Buenas prácticas en materia de unidades de transparencia Mtro. Víctor Manuel Sánchez Valdés

Estabilidad  Relación positiva entre la permanencia del titular de la unidad de transparencia por varios periodos y su capacidad para cumplir con las tareas del área  En cambio se advirtió una baja en las calificaciones cuando hubo cambios en varias organizaciones  Se generan conocimientos para resolver problemas de la manera más óptima y se preserva el saber de dichos procesos  Profesionalización y efectos positivos de la especialización  En Distrito Federal cabildeo informal para que los titulares sean ratificados  Incentivos, es decir no sólo se trata de mantenerlos en sus puestos, sino de mejorar los salarios y su posición en el organigrama

Empoderamiento institucional de las unidades de transparencia  Experiencia del Distrito Federal  Estrategia impulsada por Marcelo Ebrard para los organismos que conformaban el Poder Ejecutivo  Nivel mínimo de Director de Área  Depende directamente del superior jerárquico  Equipamiento de oficina  Mejorar los sueldos  Colaboradores en función del tamaño de la organización y la cantidad de solicitudes  Procesos de formación

Especialización en las tareas  Hace un par de años entrevisté a 26 titulares de unidades de transparencia de Coahuila, para un trabajo académico  De los 26, sólo una persona se dedicaba de manera exclusiva a las tareas de la unidad de transparencia y el resto debía combinarlo con otras funciones  En la inmensa mayoría de los casos las otras funciones eran la prioridad  Es decir, en situaciones de urgencia, las tareas relativas al derecho a la información y a la protección de datos eran dejadas a un lado  Con los nuevos criterios aprobados por el Sistema Nacional de Transparencia, van a tener tanta información que procesar, que ya no será viable no tener una persona que se dedique de manera exclusiva a dicha tarea  Los titulares de las organizaciones públicas deben estar enterados del trabajo que se tendrá que realizar en la materia

El órgano garante como aliado de las unidades de transparencia  Las unidades se enfrentan a necesidades y a problemas en los que el órgano garante puede ayudar a resolverlos  No sólo se trata de asistencia técnica o apoyo en materia de capacitación  También se puede dar cabildeo informal con los titulares de las organizaciones para tratar cuestiones específicas  Si bien se debe ser cuidadoso en los problemas en los que se puede intervenir, se pueden resolver muchas cuestiones  En especial, agilizar los flujos de información de las diferentes áreas o atender necesidades materiales urgentes

El trabajo no es exclusivo de las unidades de transparencia  Coordinan los esfuerzos de sistematización y publicación de la información  Pero no son los encargados de generar y resguardar la información  Las áreas deben conocer sus responsabilidades en el tema  La capacitación en la materia debe incluir a los servidores públicos que trabajan en dichas áreas  Detección de información que no se esté generando  Generar enlaces dentro de cada área para agilizar el flujo de información  Esquemas internos de coordinación, por ejemplo, el establecimiento de tiempos internos, que se den antes de que venzan los plazos  Sistemas de oficios o medios de comunicación interna

Sensibilizar en el tema a todos los miembros de la organización  Debido a que se requiere la colaboración de todos los miembros de la organización y que los mismos tengan conocimientos en la materia se puede pensar en procesos de capacitación más extensos  Estrategia del Distrito Federal para todos los trabajadores de estructura  Transparencia, datos personales y ética pública  Generar conocimientos  Sensibilizar en el tema  Disminuir la resistencia al cambio  Aprender procesos  Delimitar tareas

Sistemas de capacitación en línea  No todos los funcionarios pueden estar en las capacitaciones presenciales  Útil para estados muy extensos como Coahuila  Método flexible, que se puede utilizar a cualquier hora  Exámenes automatizados  Gran oferta de cursos  Materiales en línea  Foros de discusión e interacción  Exámenes contrarreloj y de oportunidades limitadas  Ahorro de tiempo y dinero

Sancionar a los funcionarios responsables  Existe una práctica común en muchas entidades de que cuando se generan faltas a las leyes de acceso a la información pública, éstas se imponen al personal de las unidades de transparencia  Pero no en todos los casos son responsables de las faltas cometidas  Hay otro funcionarios que pueden tomar decisiones que impiden el ejercicio de los derechos establecidos en las normas de la materia  Cuando se generan faltas se deben delimitar responsabilidades  Evitar que los trabajadores de las unidades de transparencia se conviertan en responsables de faltas ajenas

Uso de sistemas automatizados  Ayuda a homologar los formatos en los que se presenta la información  Ahorro de tiempo y de recursos  Disminuye la cantidad de errores en el llenado  Formatos completos  Se puede conocer la información en tiempo real  Envío de informes de solicitudes de información  Desarrollados por INFODF

La función de los comités de información  No sólo debe ser la instancia que decida acerca de la clasificación de la información cuando existan dudas  También en el caso del Distrito Federal hubo un efecto positivo no planeado: en la reuniones el titular de la unidad de transparencia tenía contacto con quien encabezaba la organización y con otros actores clave de la misma, a los cuales les podía plantear sus inquietudes y necesidades  Es decir, generas un ambiente en el que los asuntos de la unidad de transparencia los tienen que conocer los funcionarios que toman las decisiones dentro de cada organización  Sin embargo, esta característica no la encontramos en la Ley General o en la Ley Local

Transparencia en los criterios de evaluación  Dan a conocer y piden su opinión sobre los criterios de evaluación  Se pueden descargar desde internet  Consultas a expertos  Desarrollo de más de 1,200 criterios de evaluación  Lógica incremental de los criterios de evaluación  Dicho trabajo ha sido recogido por el Sistema Nacional de Transparencia  Van a aplicar en todas las organizaciones públicas del país  Aproximadamente en seis meses tendrán la evaluación con los nuevos criterios

Mayor retroalimentación en las evaluaciones  Deben ser públicas las evaluaciones  Se debe ver a las evaluaciones no como un mecanismo para exhibir a las organizaciones, sino como un medio para propiciar un mejorar en la cantidad y la calidad de la información disponible  Es decir, las evaluaciones deben ser ante todo un ejercicio de retroalimentación, donde se le explique a las organizaciones, qué les faltó y cómo pueden subsanarlo para siguiente ejercicios  Informe pormenorizado  Comparativos de la calificación  Derecho de audiencia

El gobernante en turno como aliado de la transparencia  Premiación de las mejores prácticas de transparencia y de protección de datos personales  Premios a la innovación  Reformas legales y apoyos presupuestales  Llamadas de atención a las organizaciones con peores calificaciones  Reconocimiento a las organizaciones mejor evaluadas  Impulso de estrategias  Trabajo en conjunto con el órgano garante