Un antes y un después de la Orden de Servicio N° 30, de DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES UNIDAD DE SEGUIMIENTO

“Si pudiéramos conocer el resultado de nuestras acciones antes de realizarlas, no existiría el arrepentimiento.” Cantervill Cantervill “A todos nos gustaría haber sabido todo antes”. Napoleón Bonaparte Mejor que recordar es actuar siempre actuar. Dochanlu Algunas frases para comenzar DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES UNIDAD DE SEGUIMIENTO

Nace de una serie de reuniones de las jefaturas, a partir del mes de abril de 2013, en las que desde la coordinación USEG se le hicieron saber los problemas que se tenían para el seguimiento de las observaciones. V.gr. -¿Qué se entendía por una observación susceptible de seguimiento? -¿Qué acciones correctivas podrían abordarse en seguimiento? -¿Qué acciones derivadas eran de competencia de la unidad de seguimiento?. -Etc. ¿De dónde nace la O.S. N° 30, de 2014? DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES Unidad de Seguimiento

En definitiva, surge para: - Uniformar criterios en la formulación de las observaciones en la etapa de fiscalización y su debido tratamiento y cierre en el proceso de seguimiento. - Mejorar la calidad de la información disponible durante tales procesos. ¿De dónde nace la O.S. N° 30, de 2014? DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES Unidad de Seguimiento

¿Qué cambió? Etapa de formulación DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES Unidad de Seguimiento Antes -Indefinición sobre las características de una observación. -Plazos definidos a criterio de cada UCE. -Acciones correctivas y derivadas en observaciones mantenidas y subsanadas. -Imprecisión de la acción derivada. -Gran parte de las observaciones se derivaban a seguimiento. Después -Concepto de observación -Definición de plazos acotados para dar respuesta a requerimientos solicitados a las entidades. -Para cada observación mantenida se indica la acción derivada o correctiva específica. -Requerimiento preciso, verificable, y susceptible de corregir en un plazo determinado -Solo observaciones que establezca un acción correctiva específica o se requiera comprobar estado de avance. Las restantes derivar a la UTCE

¿Qué cambió? Etapa de formulación DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES Unidad de Seguimiento Antes -Observaciones con situaciones consolidadas a fase de seguimiento. -Preinformes para cada entidad examinada a pesar de tratarse de una solo auditoría. -Falta de precisión de las observaciones que se establecían en el anexo de estado de observaciones. Después -Se consideran como insumo en planificación y si ameritan una acción derivada se valida su materialización. -Preinforme a la entidad primaria y oficios de carácter confidencial a las otros servicios involucrados. -AEO solo las observaciones mantenidas que sean susceptibles de seguimiento en los plazos establecidos y coherente con las conclusiones. (Ver situación de las acciones derivadas con plazos acotados como sumarios)

¿Qué cambió? Etapa de seguimiento Antes -Seguimiento se hacía a la medida de las disponibilidades de tiempo. -Seguimiento por cada entidad señalada en el informe final. -No muestreo. -A veces se hacían nuevas observaciones. Después -Al vencimiento del plazo indicado en el informe final, la USEG oficializará el inicio del proceso de seguimiento (Ver situación de los apercibimiento). -Un solo seguimiento. -Muestreo sólo cuando es mayor a 120 casos. -No se hacen nuevas observaciones (se comunica a la UTCE)

¿Qué cambió? Otras disposiciones DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES Unidad de Seguimiento Antes. -Reconsideraciones se analizaban en los seguimientos. -Seguimiento como insumo para formular reparos. -Observaciones bajo apercibimiento de formular reparo, tratadas en el seguimiento. Dificultad de coordinación con la UCE. -Nula participación en reunión de cierre de la auditoría Después. -Son analizadas y tramitadas por las UCE y ella debe comunicar a USEG su resultado para su seguimiento en caso de no prosperar la reconsideración. -Observaciones que contengan la existencia de un perjuicio al patrimonio público deben ser corregidas por la UCE. (Ver situación de denuncias a la justicia y conocimiento al CDE). -Observaciones bajo apercibimiento de formular reparo, responsabilidad UCE -Participación obligatoria de reunión de cierre.

¿Qué cambió? Otras disposiciones DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES Unidad de Seguimiento Antes. -Reconsideraciones se analizaban en los seguimientos. -Seguimiento como insumo para formular reparos. -Observaciones bajo apercibimiento de formular reparo, tratadas en el seguimiento. Dificultad de coordinación con la UCE. -Nula participación en reunión de cierre de la auditoría Después. -Son analizadas y tramitadas por las UCE y ella debe comunicar a USEG su resultado para su seguimiento en caso de no prosperar la reconsideración. -Observaciones que contengan la existencia de un perjuicio al patrimonio público deben ser corregidas por la UCE. (Ver situación de denuncias a la justicia y conocimiento al CDE). -Observaciones bajo apercibimiento de formular reparo, responsabilidad UCE -Participación obligatoria de reunión de cierre.

Recordemos DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES Unidad de Seguimiento Ejecución (Auditoría) Seguimiento (USEG) Planificación (UTCE) Agregar Valor

Recordemos DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES Unidad de Seguimiento El ciclo es continuo. Las fases son interdependientes entre sí, cada una toma como insumo el resultado de las acciones realizadas por la etapa anterior y alimenta a la siguiente. Por lo mismo, la coordinación entre ellas y sus respectivos titulares es esencial para el éxito del modelo (Dueño de su silencio, esclavo de sus palabra) (Dueño de los efectos, esclavo de las consecuencias). Ni las unidades, ni las fases que les competen pueden entenderse de manera aislada

¿Cómo mejoramos la coordinación entre las fases del ciclo del control externo? DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES Unidad de Seguimiento UTCE – USEG -Análisis de las observaciones confusas para proponer mejoras en los planes de auditoría o programas de pruebas. -Discusión de las problemáticas en la ejecución del seguimiento para auditar acciones correctivas. -Propuestas de auditorías, basadas en seguimientos de pronunciamientos jurídicos. -Reporte de las observaciones mantenidas (Complejidad, proceso y/o materia, breve resumen de la observación, documentación, etc.). Punto 4. Capítulo III. OS. N° Remisión de oficio de respuesta a informe de seguimiento (Anexo N° 5. Guía Metodológica). -Reportes de cumplimiento por entidad auditada. Clave para la fase de planificación.

UCE – USEG Coordinación (retroalimentación permanente). Reporte del Procedimiento de validación de las observaciones en la ejecución del seguimiento ( Bimensual). Control de calidad del IF (coherencia cuerpo, conclusiones y anexo). “Las validaciones o sustento de la decisión descrita en el punto 4 del cuadro, deberá ser exhibida en las revisiones y aprobaciones del informe de seguimiento del Directivo Superior y de la Unidad Revisora de Informes, en caso de corresponder, además, deben quedar éstas en el expediente de seguimiento”. Coordinación con las direcciones o unidades de control de los servicios para la concreción de las medidas. Discusión de las acciones correctivas para realizar por la entidad en el período determinada (participación de USEG en reunión previa a aprobación del IF - Definición grado de avance de la acción correctiva ) ¿Cómo mejoramos la coordinación entre las fases del ciclo del control externo? DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES Unidad de Seguimiento

¿Cómo mejoramos la coordinación entre las fases del ciclo del control externo? DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES Unidad de Seguimiento UCE – USEG Claridad del procedimiento 3.2 del SICA 4.0 a fin de no confundir la elaboración del estado de observaciones, en el caso de las observaciones que conllevan acciones derivadas potenciales o concretas (sumarios - reparos) donde el servicio debe aportar actos o antecedentes en un período determinado. Inclusión en la AT de informe final. Ausencia de precisión de las acciones derivadas cuando existen más de dos servicios auditados. Oportunidad en la revisión de los informes. Reporte en planilla “Análisis de Observaciones” de aquellas que se mantuvieron en el informe pero que no fueron derivadas a la fase de seguimiento, pudiendo haber sido seguida. Reporte sobre cumplimiento de las instrucciones para el tratamiento y evaluación de las observaciones, en la ejecución del seguimiento.

¿Cómo mejoramos la coordinación entre las fases del ciclo del control externo? DIVISIÓN DE MUNICIPALIDADES Unidad de Seguimiento UCE – UJUR Oportunidad y precisión en la acción correctiva (plazo consignado, conocimiento o esperar a la denuncia por parte del recurrente del incumplimiento del oficio).