PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS: LINEAMIENTOS NORMATIVOS Y TÉCNICOS

Archivística La archivística es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.

Documentos Código Procesal Civil Artículo  192.- Medios probatorios típicos.- Son medios de prueba típicos: 1.  La declaración de parte; 2. La declaración de testigos; 3. Los documentos; 4. La pericia; y 5. La inspección judicial. Centic 2007

Documentos Persona Natural o Jurídica Clasificados Privada o Pública Archivo Documentos Acumulados Persona Natural o Jurídica Privada o Pública Clasificados Servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Principios generales de la función archivística FINALIDAD - Documentos como medio de poder. - Documentos como medio de prueba - Archivos como memoria - Archivos como institución

Principios generales de la función archivística RESPONSABILIDAD Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

Principios generales de la función archivística ADMINISTRACIÓN Y ACCESO Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley.

Principios generales de la función archivística MODERNIZACIÓN El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.

Principios generales de la función archivística FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

Principios generales de la función archivística Finalidad de los Archivo Importancia de los Archivos Responsabilidad Disponer de la Documentación ORGANIZADA Con miras a la RECUPERACIÓN para su USO ADMINISTRATIVO Administración Son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia administrativa su valor es Patrimonial y Cultural. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Centic 2007

Ciclo de vida del documento de archivo 1ra. Edad: circulación y tramitación. Consulta muy frecuente (archivo de gestión). 2da. Edad: Conservación para consulta eventual (archivo central). 3ra. Edad: Valor histórico. Conservación indefinida (archivo histórico). La duración de cada edad varía según las series documentales. 11 Centic 2007 11

Ciclo vital del documento ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO Documentación Activa Documentación Semi-activa Documentación Inactiva Valores Primarios Valores secundarios Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico Histórico Cultural Investigación Científico

Aspectos o Facetas del Valor Primario Administrativo Legal Contable Es análogo al valor Legal, pero solo para el ámbito interno de la Institución. Poseen éste valor mientras sustentan derechos y obligaciones. Todo doc. tiene un valor Legal: Los doc. que afecten a la organización en su orden general. Los doc. testimoniales. Contratos. Actos administrativos Existe en los documentos que expresan un movimiento de Dinero.

Documento Código Procesal Civil Artículo  233.- Documento.- Es todo escrito u objeto que sirve para acreditar un hecho.

Documento Electrónico Un documento electrónico (informático o digital) es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico, y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de medios técnicos.

Documento Electrónico Código Procesal Civil. Artículo  234.- Clases de documentos.- Son documentos los escritos, públicos o privados, los impresos, fotocopias, planos, cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas cinematográficas y otras reproducciones de audio o video, la telemática en general y demás objetos que recojan, contengan o representen algún hecho, o una actividad humana o su resultado.(*) (*) Artículo sustituido por el Artículo 5 de la Ley Nº 26612, publicada el 21-05-96, cuyo texto es el siguiente: Son documentos los escritos públicos o privados, los impresos, fotocopias, facsímil o fax, planos, cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas cinematográficas, microformas tanto en la modalidad de microfilm como en la modalidad de soportes informáticos, y otras reproducciones de audio o video, la telemática en general y demás objetos que recojan, contengan o representen algún hecho, o una actividad humana o su resultado".

Decreto Legislativo 681 MICROFORMA: Imagen reducida y condensada, o compactada, o digitalizada de un documento, que se encuentra grabado en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico, electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original. Están incluidos en el concepto de microforma tanto los documentos producidos por procedimientos informáticos o telemáticos en computadoras o medios similares como los producidos por procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan los requisitos establecidos en la presente ley.

Decreto Legislativo 681 Artículo 2°.- Se rigen por esta ley los efectos legales y el mérito probatorio de las microformas, de las copias fieles autenticadas de ellas y de sus microduplicados, siempre que en su preparación se cumplan los requisitos prescritos en los artículos que siguen.

Decreto Legislativo 681 Artículo 3°.- Son competentes para actuar como funcionarios de la fe publica, para los efectos de esta ley: a) Los notarios públicos. b) Los fedatarios públicos y particulares juramentados

¡Cuidado! Téngase presente la Ley Nº 28186 (publicada el 05 de marzo de 2004), el cual señala en su Artículo 1° lo siguiente: “Artículo 1.- Conservación de documentos con contenido tributario No podrán destruirse, aun cuando se hubieren conservado mediante microformas, de acuerdo al Decreto Legislativo Nº 681, normas modificatorias, ampliatorias y reglamentarias, los originales de los documentos, información y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias así como toda otra documentación relacionada con hechos que determinen tributación, mientras el tributo no esté prescrito.”

Decreto Legislativo 681 Artículo 19°.- La falsificación, y la adulteración de microformas, microduplicados y microcopias, sea durante el proceso de grabación o en cualquier otro momento, se reprime como delito contra la fe pública, conforme a las normas pertinentes del Código Penal.

…Haciéndolo desde diversas fuentes Valor legal con -> firma digital Escáneres Faxes MFs Directorio de Red PROCESO Email CAPTURAR CLASIFICAR EXTRAER VALIDAR ENTREGAR eForms

Flujo Estándar – Línea de Digitalización Preparación de Documentos Recepción de Lotes INICIO Apertura y Clasificación Digitalización Indexación QA Imágenes Conversión Fotografía y Video a Digital Empaquetado y Devolución Fedateo Gestión Documental Si es con Valor Legal Grabación y Almacenamiento DVD Bóveda Certificada FIN Si es con Valor Legal Preparación de Output y Almacenamiento

Digitalización Beneficios NOTAS:

Podemos… TRANSFORMAR LA INFORMACIÓN EN UNA VENTAJA GERENCIAR, ADMINISTRAR Y TRABAJAR SIN PAPEL ADMINISTRACIÓN INTELIGENTE DE LA INFORMACIÓN 25

Áreas de oportunidad Es una solución para: Gerencia: Finanzas Obtener más tiempo productivo de sus equipos Mejorar ciclos y calidad de proceso Lograr el cumplimiento de plazos legales y objetivos Finanzas Reducir costos directos (papel, fotocopias, toner) Costos Indirectos (Courier, servicio técnico)

Áreas de oportunidad Empleados Es una solución para: Recursos Humanos: Medir indicadores de productividad y rendimiento Garantizar que los procesos estén alineados y no se queden sin atender Reducción de horas extra Empleados Encontrar rápida y fácilmente documentos Manejarlos solo con el mouse, transferirlos con un botón

¿Por qué conviene digitalizar? Reduce Costos de Mantenimiento, Aumenta la Rentabilidad COSTO Se siguen los lineamientos normativos CUMPLIMIENTO Auditoría y Seguridad en la Integridad (No alteraciones) SEGURIDAD Disponible, Distribuida, Correcta, Integrada DATA

¿Por qué buscar una solución? Retorno de Inversión Obtener el mayor valor de su contenido creándolo una sola vez y compartiéndolo a través de la Organización a través de múltiples canales, interna y externamente Eficiencia Disminuir los costos e incrementar la eficiencia operativa al automatizar procesos de negocio y Asegurar la distribución de contenido a usuarios correctos en el tiempo correcto. Cumplimiento y Control Asegurar el cumplimiento de leyes, regulaciones y estándares impuestos por políticas y procesos Internos o externos Colaboración Mejorar la eficiencia y la toma de decisiones permitiendo a los equipos de trabajo compartir Ideas e información a través de la organización

G. Patricia Gamio Franco MBA – Abogada Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática Presidencia del Consejo de Ministros Centic 2009