UNIVERSIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO Aprovisionar es abastecer o adquirir lo necesario y comprar también significa adquirir un bien; pero en el argot empresarial.

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2 UNIVERSIDAD AUTONOMA SAN FRANCISCO

3 Aprovisionar es abastecer o adquirir lo necesario y comprar también significa adquirir un bien; pero en el argot empresarial existen marcadas diferencias entre ellas. La gestión de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales cuando tiene que realizar las actividades de fabricación. Comprende la planificación y gestión de compras, el almacenaje de los productos y la aplicación de técnicas que permitan mantener unas existencias mínimas de cada material, procurando que todo ello se realice en las mejores condiciones y al menor coste posible.

4 La empresa para conseguir una gestión óptima de aprovisionamiento debe alcanzar, entre otros, los siguientes objetivos: Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas y de suministros. Minimizar la inversión en inventarios. Establecer un sistema de información eficiente Cooperar con el departamento de compras Estos objetivos no se pueden cumplir al mismo tiempo. Por eso, es necesario buscar un equilibrio para lograr minimizar los costes asociados a cada uno de ellos.

5 1.COMPRAS 2.INVENTARIOS 3.TRANSPORTE 4.ALMACENAMIENTO 5.COMERCIO EXTERIOR IMPO / EXPO 6.DISTRIBUCIÓN FÍSICA (NAL - DFI) 7.PLANEACIÓN DE PRODUCCIÓN 8.SERVICIO AL CLIENTE 9.PROCESAMIENTO DE PEDIDOS 10.EMPAQUE 11.OUTSOURCING 12.PARTNERSHIP

6 MEJORAR SERVICIO AL CLIENTE REDUCIR COSTOS DE DISTRIBUCIÓN GENERAR UN VOLUMEN MAYOR DE VENTAS CREAR UTILIDAD DE TIEMPO Y LUGAR

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10 El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de medios materiales; así como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administración. A través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones, almacenamiento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición final

11 Los bienes obtenidos por la empresa deben ingresar físicamente por el Almacén, salvo que por su naturaleza y características propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se hará sólo con documentos fuentes (orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacén: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina así por ser éstos de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto.

12 1. Compras o Pedidos Establecer los contactos necesarios para efectuar las compras de los artículos que se soliciten, obteniendo las cotizaciones pertinentes y teniendo en cuenta las especificaciones sobre calidad, así como preocupándose por el costo de los artículos. 2. Seguimiento o Contacto Realizar las gestiones que permitan disponer con oportunidad de los materiales o servicios solicitados. 3. Oficina o Administración Confeccionar la documentación pertinente a las compras, desde la cotización hasta los informes de deberán emitirse. 4. Registro y Archivos Llevar los registros de control, tanto de proveedores como de material, manteniéndolos al día, para poder proporcionar informes sobre ellos cuando le sean solicitados. 5. Investigaciones Realizar los estudios sobre materiales, mercados, sustitutos a emplear, cálculos de costos, fuentes de aprovisionamiento, etc., teniendo en mente la calidad de los productos y la economía de la entidad. 6. Recepción y Facturas Tramitar la llegada de los materiales estableciendo los contactos concernientes y constatando la calidad y cantidad de los artículos, según las especificaciones solicitadas Visar las facturas de los proveedores para su cancelación. 7. Jefatura

13 a) PROGRAMACIÓN:  Determinación de necesidades.  Consolidación de necesidades.  Formulación del plan de adquisiciones.  Ejecución de la programación.  Evaluación de la programación. b) CATALOGACIÓN DE BIENES  Identificación de bienes no codificados.  Actualización de bienes no codificados. c) REGISTRO DE PROVEEDORES  Clasificación y registro de proveedores de bienes y suministros.  Clasificación y registro de proveedores de servicios. d) REGISTRO Y CONTROL  Desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento.  Elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores. e) CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES f) RECUPERACIÓN DE BIENES  Recolección o selección.  Reparación o reconstrucción.  Utilización.

14 g) MANTENIMIENTO Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios que presta la empresa y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en óptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la entidad. h) SEGURIDAD Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las situaciones que pueden causar daño o pérdida en las personas, información o medios naturales, a fin de evitar la paralización de los procesos productivos. i) ALMACENAMIENTO Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia. j) DISTRIBUCIÓN Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en que se cierra el círculo, y permite la satisfacción de las necesidades del usuario y/o Clientes con la entrega de los bienes o servicios solicitados. k) DISPOSICIÓN FINAL Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las diferentes dependencias de la empresa