Para recordar… Cuando el Ministerio decidió implementar su sistema integrado de gestión con base en las normas técnicas NTC-GP 1000:2004 e ISO 9001:2008 , y MECI 1000: 2005, básicamente adquirió el compromiso de establecer, documentar, implementar y mantener el sistema y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad de acuerdo con los requisitos de dicha norma.

Para recordar… MANUAL OPERATIVO ALCANCE Y OBJETIVO DEL SIG Documentar el sistema, requisito principal de la norma técnica, implica identificar toda la documentación producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. LOS DOCUMENTOS MÍNIMOS, identificados en el s Sistema Integrado de Gestión Son: MANUAL OPERATIVO ALCANCE Y OBJETIVO DEL SIG HAGA CLIC HAGA CLIC HAGA CLIC CONTROL DE REGISTROS PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD HAGA CLIC HAGA CLIC

Para recordar… Manual del sistema integrado de gestión: es una guía para la acción individual y colectiva, que estandariza el conocimiento de la operación de la entidad en un lenguaje común, permitiendo fomentar el autocontrol y la autorregulación. Contiene el alcance, del SIG, las políticas, los objetivos, las normas o disposiciones internas y externas, así como los procesos y procedimientos HAGA CLIC REGRESAR

Alcance y Objetivo Alcance: El Alcance del Sistema está determinado por la prestación de servicios asociados a la formulación, adopción, dirección y coordinación de las políticas generales, en materia de desarrollo económico y social del país, relacionadas con la competitividad, integración y desarrollo de los sectores productivos, de la industria, la micro, pequeña y mediana empresa, el comercio exterior de bienes, servicios y tecnología, la promoción de la inversión extranjera, el comercio interno y el turismo; y la ejecución de políticas, planes generales, programas y proyectos de comercio exterior. Objetivo El Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo tiene como objetivo garantizar su eficiencia, eficacia y efectividad, así como la optimización de recursos y procesos. En el Sistema Integrado de gestión el cumplimiento de los requisitos de calidad está dirigido a la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus usuarios y, el cumplimiento de los requisitos del Modelo Estándar de Control Interno, MECI, a garantizar el control de la gestión en forma complementaria, entendiendo la Gestión como una sola, con un solo ciclo administrativo de planeación, ejecución, verificación y acción de mejora continua REGRESAR

Para recordar… POLÌTICA DE CALIDAD: “El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en ejercicio de sus funciones, dentro del marco de la cultura de la calidad y en desarrollo del fin constitucional de garantizar en el país un orden social y económico justo, se compromete a satisfacer las necesidades de los usuarios del Ministerio del sector Comercio, Industria y Turismo, en cumplimiento de las metas gubernamentales, mediante el mejoramiento continuo de sus procesos y la competencia de sus servidores públicos.” OBJETIVOS: 1. Determinar y aumentar el nivel de satisfacción de los usuarios del sector de comercio, industria y turismo”. 2. Liderar el cumplimiento de las metas gubernamentales del Ministerio. 3. Mantener y mejorar continuamente los procesos del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio. 4. Impulsar la adopción de mejores prácticas en el Ministerio. 5. Propender por el desarrollo integral del Talento Humano del Ministerio. REGRESAR

Para recordar… En el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio, hay 5 procedimientos que todos debemos cumplir: Establece como se aprueban, emiten, anulan y divulgan los documentos de la entidad. Establece los controles para almacenar, recuperar, retener y disponer de los registros. CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROL DE REGISTROS HAGA CLIC HAGA CLIC Establece como se programan y ejecutan las auditorias internas para saber si el sistema es conforme o no. Establece como se determinan las causas de no conformidades potenciales y reales y como se toman acciones para prevenirlas. Establece como se identifican, controlan y tratan los productos no conformes. AUDITORÍAS INTERNAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS PRODUCTO NO CONFORME HAGA CLIC HAGA CLIC HAGA CLIC REGRESAR

BUSCAR ESTA PAGINA EN EL MANUAL Para recordar… Nuestros Procesos estratégicos y sus Procedimientos los encontramos en el Manual Operativo del SIG PROCESOS BUSCAR ESTA PAGINA EN EL MANUAL DEPENDENCIAS Planeación Estratégica 16 Oficina de Planeación Sectorial Gestión de Información y Comunicación 17 Oficina de Estudios Económicos Grupo Comunicaciones Grupo Atención al Ciudadano Gestión del Desempeño 18-19 Grupo Recursos Humanos Grupo Gestión Humana Grupo Atención a Pensiones Grupo Control Interno Disciplinario Grupo Viáticos y Pasajes Gestión de Políticas Fomento y Promoción Asesoría Capacitación y Asistencia Técnica Negociación y Administración de Acuerdos Comerciales 20-21 22 23 24 Despacho Ministro Vice ministerios Direcciones - Subdirecciones Equipo Negociador Adquisición de Bienes y Servicios 25 Grupo Administrativa Grupo Contratos Gestión de Recursos Físicos 26 Grupo Almacén Grupo Zonas Francas y Bienes Inmuebles Grupo Parque Automotor Gestión de Recursos Financieros 27 Grupo Financiera Grupo Tesorería Grupo Contabilidad Gestión de Recursos Tecnológicos 28 Oficina de Sistemas de Información Gestión Documental 29 Grupo Gestión Documental Grupo Sistema Integrado de Gestión Gestión Jurídica 30 Oficina jurídica Mejora Continua y Control de Gestión 31 Oficina de Control Interno REGRESAR

CÓDIGO DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA ARCHIVO Control de Registros El Ministerio estableció el Procedimiento para el Control de Registros con el fin de proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos y para contar con controles para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros, acorde con las disposiciones legales vigentes sobre la materia. Este procedimiento está a cargo del Grupo Gestión Documental y su registro son las tablas de retención documental aprobadas por el comité de Archivo del Ministerio y por el Archivo General de la Nación. Así los identificamos en cada procedimiento No. IDENTIFICACIÓN CÓDIGO DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA ARCHIVO CÓDIGO REGISTRO NOMBRE 1 Documento externo Formato Único de hoja de vida 2 Formato Declaración juramentada de bienes y rentas 3 N/A Diplomas y certificados 4 Certificados y constancias de experiencia laboral 5 Certificado judicial 6 Certificado de antecedentes disciplinarios 7 Certificación de – Boletín de responsables fiscales 8 Copia cedula de ciudadanía 9 Copia Libreta militar 10 Exámenes médicos 11 Formato afiliación seguridad social 12 Declaración juramentada procesos por alimentos 13 Registro de inscripción en carrera administrativa 14 TH-FM-012 Acta de posesión 15 GD-FM-014 v0 Resolución 16 GD-FM-009 v0 Oficio 17 Formatos convocatoria CNSC 18 TH-FM-029 Datos funcionario y grupo familiar 19 TH-FM-031 Manifiesto de Afiliación salud y pensión REGRESAR

Para recordar… En los próximos días recibiremos la visita de SGS, entidad que ya adelantó la primera fase de auditoría de calidad y quien verificará el cumplimiento del Ministerio, frente a los requisitos de las normas ISO 9001: 2008 y NTCGP 1000:2004 Grupos Sistema Integrado de Gestión y Soporte Sistemas