Ministerio del Interior y de Justicia Libertad y Orden Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia PLANIFICACIÓN PARA LA ESCISIÓN DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA Marzo 3 de 2011 Ing. Edgar Franco Ruiz

Ministerio del Interior y de Justicia Libertad y Orden Ministerio del Interior y de Justicia República de Colombia Objetivo: Objetivo. Planificar y preparar la entrega y recepción de los asuntos y los recursos financieros, humanos, administrativos, documentales y tecnológicos del MIJ, utilizados para la gestión de los proceso. Ley 951 de 2005

Qué se pretende lograr una vez finalice el proceso de escisión Qué se pretende lograr una vez finalice el proceso de escisión?. 1- Que los dos Ministerios puedan arrancar sus actividades debidamente organizados y con los elementos apropiados para realizar su gestión. 2- Que los elementos que se requieran para la gestión de los procesos de la nuevas entidades sean definidos y planificados previamente. 3- Que los recursos financieros, físicos, humanos, documentales, tecnológicos, administrativos, etc, que contribuyen directamente con la gestión, se controlen apropiadamente para la entrega y recibo.

y al final del proceso…. elaborar actas de Informes de Gestión (Art y al final del proceso….???? elaborar actas de Informes de Gestión (Art. 10 de Ley 951 de 2005) Debe contener: 1. Informe resumido de la gestión realizada (avance de las actividades realizadas) a la fecha de la escisión o entrega. 2. Detalles pormenorizado de los recurso materiales, financieros , humanos y los bienes muebles e inmuebles a cargo. 3. Detalle de los Planes, Programas y proyectos y presupuestos. 4. Obras públicas y proyectos en proceso. 5. Manuales. 6. Reglamentaos 7. Procedimientos. 8.Los asuntos pendientes respecto al proceso del cual se lidera. 9. El estado de los proyectos de Cooperación Internacional 10.El estado de los proyectos con entidades Multilaterales, BID, Banco Mundial, etc. 11.Estado de los documentos a entregar (Archivo). 12.Estado de los contratos y convenios celebrados Etc. Anexo No 2 Acta de Entrega y Recibo.

Cómo lo vamos hacer? Planificación y Divulgación Aplicación de Instrumentos Seguimiento y Control a las actividades Planificadas Entrega y recibo Identificación del Proceso Actividades, Tareas y Responsables Planeación de Actividades y Tareas para la Escisión del MIJ Realizar las tareas Elaborar productos Elabora Actas de Entrega y Recibo Acto formal de entrega y recibo responsables

Quiénes son los responsables? Seguimiento y Control a las actividades Planificadas Responsable del Seguimiento y verificación y de informes de Indicadores de avance del proceso - Oficina de Control Interno Responsable. Oficina de Planeación Responsables. Ministro Viceministros Secretario General Jefes de Oficina Directores Coordinadores de Grupos . Particulares que administran asuntos del MIJ (cuando aplique) Planificación y Divulgación Aplicación de Instrumentos Entrega y recibo

MAPA DE PROCESOS - MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA -FPFD Procesos Estratégicos Comunicaciones y Divulgación Institucional Planeación y Direccionamiento Sistema Integrado de Gestión Institucional C L I E N T C L I E N T Procesos Misionales APLICACIÓN DE NORMAS FORMULACIÒN Y ADOPCIÓN POLÍTICAS DISEÑO DE NORMAS VIGILANCIA Y CONTROL Procesos de Apoyo Gestión Documental Gestión Financiera y Contable Gestión de Recursos Tecnológicos Gestión de Cooperación Internacional Gestión del Talento Humano Gestión de Asuntos Administrativos Gestión de Contratación Pública Gestión de Asuntos Jurídicos SEGUIMIENTO Y CONTROL Procesos de Evaluación Agosto 18 de 2009 V02 Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. El Cliente incluye a los Destinatarios, usuarios o beneficiarios. Puede se Interno o Externo

Planeación y Direccionamiento. María Alexandra Pérez Proyecto PENUD Planes, Programas y Proyectos Rafael Díaz Programación y Gestión Presupuestal Faiver Cleves Plan Operativo x Procesos. Indicadores por proceso. Rafael Díaz Proyectos de Inversión Proyectos de Funcionamiento Anteproyecto de Presupuesto 2012 Nombre proyecto Plan de Desarrollo Sectorial Rafael Díaz Presupuesto MinJusticia Presupuesto MinInterior Estado Actual Contratos elaborados y suscritos a los proyectos Estado de modificaciones, y autorizaciones presupuestales 2011 Actos Administrativos. Aprobación de Planes. Conformación y adopción del Plan de Desarrollo Administrativo. Proyectos en tramite Proyectos MinJusticia Proyectos MinInterior Avanece de Presupuesto 2011 Plan de Desarrollo Sectorial Estado de proyectos de viabilidad Presupuesto MinJusticia Presupuesto MinInterior Fichas EBI Archivos Organizados , foliados, Inventariados Archivos Organizados , foliados e Inventariados Archivos Organizados , foliados e Inventariados

Sistema Integrado de Gestión Institucional Edgar Franco Ruiz Análisis de Procesos Decreto 4530 de 2008 Resoluciones Grupos 3598 y los modificatorios Actualización de la Documentación Plan de Racionalización de Tramites 2010 Código de Ética Mapa Procesos Plan de Racionalización de Tramites Sectorial Procesos Evaluados Política y Objetivos de Calidad MI Política y Objetivos de Calidad MJ Plan de Racionalización de Tramites del MIJ Documentos Actualizados Documentación Min Interior Documentación MinJusticia Plan de Racionalización de Trámites del MinInterior Plan de Racionalización de Trámites del MinInterior Listado Maestro Documentos MI Listado Maestro Documentos MJ Hojas de Tramites SUIT MinInterior Hojas de Tramites SUIT MinJusticia Mapa de Riesgos Actos Administrativos MECI-CALIDAD Proceso de Revisión y Certificación SIGI Archivos Organizados , foliados e Inventariados

Sistema Comunicación y Divulgación Comunicaciones Quejas Reclamos y Sugerencias Programa para la Atención de Quejas, Reclamos y sugerencia. Ver Nuevo Código Contencioso Administrativo Noticias Plan de Estado de Quejas reclamos y sugerencias Queja Reclamos y sugerencias del MinJusticia Queja Reclamos y sugerencias del MinInterior Noticias MinJusticia Noticias MinInterior Diseñar Dependencia de Servicio al Ciudadano- Minjusticia- MinInterior Noticias Direcciones del Riesgo, Derechos Humanos. Acceso a la Justicia Elaborar Resoluciones- Atención Quejas, Reclamos, Derechos de Petición Archivos Organizados , foliados e Inventariados Archivos Organizados , foliados e Inventariados

Proceso Gestión Documental Documentos Archivo de Gestión Documentos Archivo Central Correspondencia Interna y Externa Remisión de Correspondencia a Entes Externos Direcciones de: Derechos Humanos, Gestión del Riesgo. Proyectar Tablas de Retención Documental Minjusticia-MinInterior Inventario de Documentos Organizados Foliados y Depurados Mejorar procedimiento de correspondencia Int y Ext. Mejorar procedimiento de correspondencia Int y Ext. Documentos organizados, foliados y depurados- Planos- videos , etc. Elaborar Tablas de Valoración Documental Preparar Mecanismos para la organización del equipo de trabajo en el Min Interior - MinJusticia Preparar Mecanismos para la organización del equipo de trabajo en el Min Interior - MinJusticia División Escisión del Fondo Documental . Acuerdo 02 de 2004, Ley 594 art. 20. Formato Inventario DocumentalGD-P-02-F-02 Inventario de Documentos. Formato Inventario DocumentalGD-P-02-F-02 Preparar los elementos técnicos para la revisión y distribución de la correspondencia. Programa de Gestión Documental Preparación de Elementos para la Consulta MinJusticia-MinInterior Diseñar Proyecto de Dependencia Diseñar Dependencia

Proceso Gestión Financiera SIFII PRESUPUESTAL TESORERIA CONTABLE FONDOS-FIDUCIAS Anteproyecto de Presupuesto Min Interior . Min Justicia Equipos para SIFF Informes sobre PAC anual y mensual izado Preparar los mecanismos para El Registro de la Actividad Contable Informes sobre estado financiero de Fiducias. Informes de Ejecución Presupuestal Capacitación en SIFF Estado de pagos y Obligaciones del MIJ. Informes Contables FONSECON DDHH etc Tramite de Claves – Firma Digital Definición de Proyecciones de Ingresos y Gatos Preparar Apertura de Cuentas Corrientes Balance General Estado de valores , documentos o Instrumentos negociables. Preparar Pólizas de Seguros Informes Fiscales, Presupuestales, contables, de tesorería, y patrimoniales Actualizar Guía Metodológica Política Contable MI-MJ

Proceso Recurso Tecnológico WEB BASES DE DATOS MANTENIMIENTO SOPORTE TÉCNICO ESTRUCTURA TECNOLÓGICA Planificar los portales web del Min Interior - Min Justicia Elaborar Plan de Mantenimiento MinJusticia- MinInterior Evaluar la Información de MinJusticia-MinInterior Mecanismo para atender al MinJusticia y a MinInterior Análisis y Situación Actual Ubicación y Distribución de Servidores Elaborar listado de Información para MinJusticia- MinInterior Preparar Apertura de Cuentas Corrientes Publicar Información el los portales web del Min Interior - Min Justicia Distribución de Redes Capacitación A servidores públicos para la aplicación de software Preparar Pólizas de Seguros Trámite de Claves – Firma Digital

Proceso Gestión Humana DESARROLLO Y PROTECCIÓN DEL TALENTO HUMANO REGISTRO Y CONTROL TALENTO HUMANO Evaluación del Desempeño Pago de Nómina Evaluación del Desempeño Equipos y Software para la liquidación de Nómina Incentivos Capacitación Institucional Capacitación Funcionarios para la liquidación de Nómina Concertación y acuerdos de Gestión Viaticos – MinInterior - MinJusticia Salud Ocupacional Estado de Certificaciones Laborales Comisión de Personal Comité Paritario de Salud Ocupacional Ingreso y Retiro de Funcionarios Programación de Inducción y re inducción . Prima Técnica Hojas de Vida

Proceso Asuntos Administrativos GESTIÓN BIENES GESTIÓN DE SERVICIOS Estado actual del Plan de Compras Servicio de Biblioteca- MIJ- Dir. del Riesgo Programa Control de Inventarios Pago de Servicios Públicos Min Interior y Min Justicia Inventario Bienes en Almacén Ingreso de Bienes al Almacén Estado de avance el Plan de Mantenimiento de bienes muebles e inmuebles del MIJ Salidas de Bienes del Almacén Baja de Bienes Mantenimiento parque automotor Traslados de Almacén Estado de los seguro de los Activos del MIJ Vehículos – MIJ- DDHH Inmuebles Armas

Proceso Cooperación Internacional Grupo de Cooperación Internacional Gestión entes Multilaterales Convenios suscritos Estado de los Proyectos de Cooperación Estado de Proyectos Banco Mundial Esto de Proyectos propuestos Estado de Proyectos BID Estado de Proyectos USAID Estado de Proyectos FMI Estado de Proyectos GTZ Estado de Proyectos Unión Europea

Grupo de Actuaciones Administrativas Gestión de lo Contencioso Proceso Jurídico Grupo de Actuaciones Administrativas Gestión Contractual Gestión de lo Contencioso Consultas ante el Consejo de Estado. Sistema de Información de Pleitos de la Nación LITIGOB Estado de Licitaciones, concursos y contratación Directa Estado de Actos Administrativos para la fiema del Ministro Comité de Conciliación del Ministerio del Interior y de Justicia. Estado de Contratos y Convenios Estado de elaboración de Decretos – Gober/Alcaldes Estado de Proyectos a las respuestas a consultas y derechos de petición en materia contractual Alcaldes Demandas presentadas por acciones constitucionales Sistema Único de Información Normativa –SUIN actualizado Estado de reconocimiento de la personería jurídicas a las iglesias, Demandas presentada acciones de repetición en representación del MIJ que no sean competencia de otra dependencia Estado actual de la liquidación de los contratos Registro público de Entidades Religiosas Estado actual sobre la supervisión de los contratos Estado de Actos de Inscripción de Representante Legal Procesos de Jurisdicción Coactiva. Estado inscripción de las personas jurídicas extranjeras sin ánimo de lucro Estado de peticiones y consultas Reformas estatutarias que soliciten las personas jurídicas extranjeras – S.A.L.

Gestión de Auditorias de Calidad Gestión de Evaluación y Seguimiento Seguimiento y Control Gestión de Auditorias de Calidad Gestión de Evaluación y Seguimiento Plan de Auditorias de Calidad 2011, MIJ-FPDA Evaluación de los Riesgos del MIJ y FPFD Programa y realización de evaluaciones Independientes Informes: Presidencia, Contraloría General, DAFP Planes de Mejoramiento. Definir las estrategias y políticas orientadas al Fortalecimiento del Sistema de Control Interno del Ministerio y del Sector Evaluación de aspectos internos y externos que puedan representar amenazas para el MIJ. Realización de Auditorias de Calidad Herramientas propuestas para la sensibilización e interiorización del Autocontrol y Autogestión Revisión al Plan de Racionalización de Trámites, Plan de seguimiento al MECI, SISTEMA DE Gestión de Calidad y Sistema de Desarrollo Administrativo.

. Despacho del Ministro. Oficina Asesora de Planeación: Planes Estratégicos, Planes, Programas y proyectos, Indicadores estratégicos y de procesos, Documentos del Sistema de Gestión de Calidad, presupuesto 2011, etc. Oficina de Control Interno: Planes de Auditorias, Planes de mejoramientos para el Ministerio del Interior y el Ministerio de Justicia y del Derecho, Informes, etc. Oficina de Asuntos de Cooperación Internacional: Convenios suscritos, Estado de Proyectos de Cooperación, Estado de Proyecto Banco Mundial. Etc. Oficina de Asuntos legislativos; Proyectos de Ley en trámite, en proceso etc…

Dirección de Asuntos Indígenas Minorías y ROM. Vice del Interior. Dirección de Asuntos Indígenas Minorías y ROM. Expedición de Certificaciones de Existencia y representación Legal. Constitución y Novedades de Asociaciones de Autoridades Tradicionales y/o cabildos Indígenas. Estudios Etnológicos Denuncias Estado de resoluciones de conflictos. Organización de espacios de participación para los pueblos Indígenas. Otras actividades Dirección de Comunidades Negras Raizales y Palenqueras. Solicitudes de Impugnación. Registro Único de Consejos comunitarios Certificaciones como miembro de poblaciones Afrocolombianas Solicitudes de cupos y/o descuentos especiales Asesorías técnicas. .

PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Y TAREAS PARA LA ESCISIÓN DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA.

Cómo diligenciar el formato? Elabore un listado de las actividades que considere realiza su proceso y que debe preparar para la escisión. Pregúntese: ¿Cómo debo preparar a los servidores públicos y que actividades debo planificar, para que una vez se haya dado la división de los Ministerios, entren inmediatamente en funcionamiento?.   ¿Cuáles son las actividades por las cuales debe mi dependencia responder? Ver anexo No. 1 y revisar el siguiente listado el cual contiene algunos productos o servicios que generan los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de seguimiento y control.

“Planeación de Actividades y Tareas para la Escisión Cómo diligenciar el formato “Planeación de Actividades y Tareas para la Escisión SI-G-03-F01. . Las casillas a diligenciar son. 1. Proceso: Coloque el nombre del proceso o subproceso del cual es usted el líder o responsable: Ejemplo: Proceso / subproceso: Planeación y Direccionamiento 2. Actividad:. Ejemplo: Dividir en dos (2) el plan estratégicos del MIJ. Plan del Ministerio del Interior y Plan del Ministerio de Justicia y del Derecho. Ejemplo: Preparar mecanismos para la organización de las Tesorerías de MinJusticia – MinInterior Ejemplo: Preparar mecanismos para organización de la Contratación de MinJusticia – MinInterior Ejemplo: Preparar estado general de los centros de conciliación y/o arbitraje .

Elaborar el proyecto de presupuesto para el año 2012. 10% 3 Peso %. El porcentaje o peso, hace referencia al grado de dificultada o de trabajo que conlleva una actividad específica. Puede ser del 100%, si es uno solo. Podrá asignar un valor a cada actividad, si son varias de acuerdo a su criterio. Ejemplo: En el proceso de Planeación y Direccionamiento se planea hacer tres grandes actividades a los cuales se le asignan los siguientes pesos: Dividir en dos (2) el plan estratégicos del MIJ, para definir los planes del Ministerio del Interior y Ministerio de Justicia. 50% Dividir en dos (2) los proyectos de inversión del MIJ, para definir los que corresponde al Ministerio del Interior y al Ministerio de Justicia. 40% Elaborar el proyecto de presupuesto para el año 2012. 10% Total siempre deberá ser del: 100%. .

4. Tareas a realizar: Tareas a realizar: De acuerdo con la actividad que usted y su grupo desean realizar defina una o varias tareas a realizar, es decir describa lo que va hacer. Ejemplo: Actividad: Dividir en dos (2) el plan estratégicos del MIJ, para definir los planes del Ministerio del Interior y Ministerio de Justicia Tareas a realizar: Definir la metodología a seguir para la elaboración de los planes estratégicos del Ministerio del Interior – Ministerio de Justicia. Elaborar el Plan estratégico del MinJusticia. Elabora el Plan estratégico de MinInterior. Socializar los planes estratégicos con los responsables. Preparar los documentos para su entrega tanto MinInterior – MinJusticia. .

. 5. Responsables: Considerando que la definición de las actividades es un proceso concertado con todos los Servidores Públicos, que contribuyen a la ejecución de los procesos, en cada una de las dependencias, y previa la definición de las actividades y tareas a realizar, se debe definir claramente el responsable de elaborar el entregable. En algunos casos se trabajará en grupo, para el logro concertado, sin embargo, deberá seleccionarse un líder que responda por la tarea asignada.

6. Fecha de Inicio – Fecha Final: Fecha de Inicio: Defina el día/mes/año en la cual deberá iniciar la ejecución de las tareas a realizar.. Fecha Final Defina el día/mes/año en la cual deberá entregar lo planificado.

Productos Planificados 20 6. Indicador: El Nombre del Indicador propuesto para realizar el seguimiento al plan es: % de Avance de Entregables Planificados La formula: (No. de entregables elaborados y finalizados / No. de entregables planificados) por 100 Productos entregados 10 Productos Planificados 20 Resultado 0.50 por 100 50% de avance . Productos entregados 10 50% Productos Planificados 20 100%

Hay un pasado que se fue para siempre, pero hay un futuro que todavía es nuestro. F. William Robertson

. Gracias