exitosas Reuniones por Thais Wilson Solicitar que los participantes hablen sobre las reuniones más desagradables que han tenido, así como las reuniones exitosas.

Apertura Realizar una actividad de apertura

Facilitador@ / Presentador@ Introducción de el/la Facilitador@ / Presentador@ Introducción del presentador

Reuniones exitosas! 2+ Personas Conferencias Productivas Eficaces ^ Eficaces Productivas Solicitar que los participantes hablen sobre las reuniones más desagradables que han tenido, así como las reuniones exitosas. Dinámicas

La agenda de hoy

Reuniones exitosas Objetivos de reuniones Agendas para reuniones. - Apertura de reuniones. 3. Roles de los participantes de una reunión: - Facilitador Presentación de la agenda

Comenzamos con el contenido…

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Objetivos de las reuniones Solicitar que los participantes nombren los distintos objetivos que pueden tener las reuniones.

Objetivos de las reuniones Dar información Coordinación/ Planificación Tomar decisiones Seguimiento Discutir un tema Obtener ideas Aprendizaje Nota: Estamos aprendiendo constantemente.

¿Cuál es el objetivo de esta reunión? Presentar un tema/ escuchar sus opiniones y experiencias

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Agendas de Reuniones Apertura Normas, acuerdos del grupo, introducción o comentarios sobre el trabajo del facilitador, introducciones de los participantes. Revisión y aprobación de la agenda. Presentación de los diferentes tópicos de acuerdo al tiempo necesario para cada tópico y de acuerdo a la energía del grupo. Recesos. Detalles de las próximas reuniones. Evaluaciones. Cierre. Tiempo transcurrido en la reunión Energía de los participantes en la reunión http://www.treegroup.info/topics/A2-agenda_planning.html http://treegroup.info/ -Tree Bressen - Eugene, Oregon,

Apertura de reuniones

Apertura de reuniones Actividades de apertura: Enfocan al grupo. Juntan al grupo. Fomentan la unidad del grupo. Deben ser rápidas (y alegres). La actividad de apertura puede ser realizada por el facilitador de la reunión o por alguna otra persona. Preferiblemente se debe ensayar la actividad antes de la reunión y las instrucciones deben ser lo más claras posibles. http://www.treegroup.info/topics/A3-openers.html http://treegroup.info/ -Tree Bressen - Eugene, Oregon,

Actividades para la apertura de reuniones Pueden ser: Una canción, un himno, una oración, la lectura del estatuto de una organización, pintar algo individualmente o juntos, visualizaciones, meditaciones, ejercicios de respiración y enfoque, un momento de silencio, algún ritual del grupo. Revisión o “Check-in” Novedades y buenas noticias personales. Cosas Resaltantes/ Retos Algo que aprecien de alguien más o de la organización. Juegos para conocerse. Intervención de los participantes ¿Cuál es el método de apertura de reuniones que te llama más la atención?

Es una de las aperturas utilizadas más comúnmente en reuniones. Revisión o “Check-in” Es una de las aperturas utilizadas más comúnmente en reuniones. Le da a cada persona unos minutos para decir cómo se sienten, qué resalta últimamente, y algún punto que pueda interferir en su enfoque sobre la agenda de la reunión. Le da a cada persona la atención del grupo. Alerta a los otros miembros del grupo en qué necesitan ser particularmente sensibles con alguien. http://treegroup.info/ -Tree Bressen - Eugene, Oregon,

Roles en reuniones

Roles en una reunión Participantes (hablan y escuchan) Presentador Planificador de la agenda Escriba Apilador Cronometrador Portero Detector de “vibras” Facilitador El apilador, del inglés “stacker”, lleva el orden de las personas que van a hacer alguna intervención. El portero da la bienvenida y da un resumen a los que llegan después de que haya comenzado la actividad.

Para que los procesos en grupos sean productivos: “ Deben usar roles y compartirlos cuando sea posible: - Funciones típicas incluyen: facilitador, registrador, cronometrador. - El rol del facilitador puede ser compartido, aunque haya un líder “oficial”. - Compartir funciones ayuda a crear el sentido de que todos los miembros son valorados igualmente. - Encontrar maneras de desarollar confianza y un sentido de responsabilidad en común. Sugerencias para llevar a cabo reuniones eficaces. ©2008, University of Vermont and PACER Center

Facilitador

FACILITADOR = SERVIDOR (Líder servidor) = SERVIDOR (Líder servidor) = Neutral = Democrático

1. Contribuye a la buena Comunicación El Facilitador 1. Contribuye a la buena Comunicación Asegura que cada persona sea escuchada. “Refleja” lo que las personas digan. -

El facilitador “refleja” lo que los participantes dicen: El participante dice: X Y Z W Facilitador X Y Z W Participantes

1. Contribuye a la buena Comunicación El Facilitador 1. Contribuye a la buena Comunicación Asegura que cada persona sea escuchada. “Refleja” lo que las personas digan. Aclara/ reformula una idea o pensamiento. Sintetiza/ formula concisamente los pensamientos principales. Reúne los puntos comunes. Registra el orden de los que van a hablar. Evita las conversaciones excluyentes.

2. Administra la Reunión El Facilitador Revisa el espacio físico y los implementos necesarios. Se asegura de que se cumplan los objetivos de la reunión. Controla la agenda. Define los procesos del grupo.

3. Mantiene un Ambiente Armonioso: El Facilitador 3. Mantiene un Ambiente Armonioso: Detecta la energía del grupo (las “vibras”). Cuando sea necesario, interviene y/o ayuda a resolver conflictos. Fomenta/ crea/ mantiene la paz.

¿Cómo podemos mejorar nuestras reuniones? ¿Algo para llevar? ¿Cómo podemos mejorar nuestras reuniones? Intervenciones de los participantes

Fuentes Red de Información Humanitaria para América Latina y el Caribe ID_320_UD_Redhum-Global-Folleto-Como_facilitar_reuniones_-_Separata-20080429.pdf http://www.redhum.org Tree Bressen, facilitadora y profesora, ha asistido procesos de grupo en comunidades intencionales, organizaciones sin fines de lucro y otras organizaciones desde 1994. http://www.treegroup.info University of Vermont and PACER Center Sugerencias para llevar a cabo reuniones eficaces. ©2008 PCL Módulo 5 Modulo_5_Sugerencias_para_llevar_a_cabo_reuniones_eficaces.ppt http://www.uvm.edu/ Nota: Las imágenes utilizadas son de dominio público

Evaluación Aspectos positivos Aspectos a mejorar Evaluación de la presentación

Gracias por su participación

Cierre Realizar actividad de cierrre