Gestión por Procesos Asistenciales Formación Básica

MARCO ESTRATÉGICO III Plan Andaluz de Salud Calidad total y gestión por procesos I Plan de Calidad Línea de calidad y gestión por procesos II Plan de Calidad Proceso estratégico II: garantizar la gestión de calidad de los Servicios Sanitarios. Gestión por procesos Impulsar la calidad de las políticas de protección (proceso clave 9)

MARCO ESTRATÉGICO Gestión de la Calidad Total Búsqueda de la satisfacción de los usuarios, implicación activa de los profesionales y desarrollo de las estrategias dirigidas a la mejora continua de las actividades que se realizan. Gestión por procesos Herramienta encaminada a conseguir los objetivos de “Calidad Total”. ELEMENTOS FUNDAMENTALES: Enfoque centrado en el usuario. Implicación de los profesionales Sustento en la mejor práctica clínica a través de Guías de Práctica Clínica, Vías Clínicas,… Desarrollo de un sistema de información integrado. Garantizar la continuidad asistencial

MARCO ESTRATÉGICO La gestión por procesos es un principio básico de los modelos de gestión de calidad más avanzados: Norma ISO PROCESO: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados Modelo EFQM (European Foundation for Quality Management) PROCESO: secuencia de actividades que van añadiendo valor mientras se produce un determinado producto o servicio a partir de determinadas aportaciones. Joint Commission. …

PROCESO. DEFINICIONES Secuencia de actuaciones orientadas a generar un valor añadido (JM Costa i Estany) Sucesión de actividades en el tiempo con un fin definido Organización lógica de personas, materiales, energía, equipos y procedimientos en actividades de trabajo diseñadas para generar un resultado específico (EFQM) Concatenación de las decisiones, actividades y tareas llevadas a cabo por diferentes profesionales en un orden lógico y secuencial para producir un resultado previsible y satisfactorio. (A. Arcelay)

PROCESO. DENOMINADOR COMUN A TODAS LAS DEFINICIONES Conjunto de actividades (estrategias preventivas, pruebas diagnósticas y actividades terapéuticas) destinadas a generar valor añadido para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente (incrementar el nivel de salud y el grado de satisfacción de los usuarios).

DIFERENCIAS Gestión Tradicional Gestión por Procesos Organización por Servicios o Áreas Se centra en la actividad propia del Servicio. Hay variabilidad. No contempla la continuidad asistencial. Prevalece la organización vertical. Evalúa la eficacia de la práctica clínica. Las mejoras tiene un ámbito limitado al propio servicio Orientado a satisfacer las necesidades de los usuarios. Se documentan y difunden los procedimientos para evitar la variabilidad. Contempla la integración asistencial entre niveles de atención. Existe la figura del responsable del proceso. Convive la organización vertical y horizontal. Se evalúa la efectividad y la eficiencia de forma continua. Aprendizaje y mejora continua

PROCESO versus PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTOS PROCESOS Definen la secuencia de pasos para ejecutar una tarea Transforman las entradas en salidas mediante la utilización de recursos. Existen, son estáticos Son dinámicos. Están impulsados por la finalización de la tarea. Están impulsados por la consecución de un resultado. Se implementan Se gestionan Se centran en el cumplimiento de las normas Se centran en la satisfacción de los clientes y otras personas implicadas Recogen actividades que pueden realizar personas de diferentes departamentos con diferentes objetivos Contienen actividades que pueden realizar personas de diferentes departamentos con objetivos comunes

GESTIÓN POR PROCESOS Reordenar los flujos de trabajo. REQUISITOS Reordenar los flujos de trabajo. Definición de la misión: qué, para qué, para quién. Definición de fronteras: entradas y salidas concretas. Definición de las etapas Especificar la forma de medida.

TIPO DE PROCESOS PROCESOS ESTRATÉGICOS O DE GESTIÓN PROCESOS OPERATIVOS O CLAVE PROCESO DE APOYO O SOPORTE Guían a la organización para incrementar la calidad en los servicios que presta a los clientes. Engloba todas las actividades que generan valor añadido y tienen mas impacto sobre la satisfacción del usuario Generan los recursos que precisas los demás procesos Plan estratégico Planes de Calidad … Proceso clínico-asistencial Gestión de pacientes Farmacia Mantenimiento

PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS OPERATIVOS CLIENTE CLIENTE PROCESOS DE APOYO

DEFINICIÓN DE PROCESOS OPERATIVOS O CLAVES Análisis de las fuentes disponibles en la Consejería de Salud: Distribución de altas por GRDs más frecuentes. Datos del Registro de Demanda Quirúrgica. Estadísticas de Mortalidad Evitable. Otros Constitución de grupos de expertos. Criterios de priorización: Alta prevalencia; impacto social; aportación de valor añadido a los usuarios; factibilidad para abordar el proceso. Sistema Sanitario Público de Andalucía

PROCESOS OPERATIVOS O CLAVES

DISEÑO DE PROCESOS. Metodología Definición global del proceso Definición funcional del proceso. Límites del proceso: entrada, marginal y final. Responsable del proceso Destinatarios y objetivos del proceso Destinatarios y expectativas del proceso. Objetivos y flujos de salida. Características de calidad Componentes del proceso Elementos que intervienen y recursos del proceso. Actividades del proceso. Características de calidad. Representación gráfica del proceso Diagrama de flujos del proceso Indicadores Estructura de indicadores del proceso

REPRESENTACIÓN GRÁFICA SIRVE PARA: Visualizar globalmente el proceso: niveles de actuación asistencial, profesionales implicados y recursos necesarios. Identificar funciones, responsabilidades y competencias de los participantes. Relacionar las vías críticas con las puramente organizativas Identificar puntos donde se puede medir la efectividad y la eficiencia del proceso.

REPRESENTACIÓN GRÁFICA ARQUITECTURAS ARQUITECTURA NIVEL 0 Representación global y única para todos los procesos del SSPA

REPRESENTACIÓN GRÁFICA ARQUITECTURAS ARQUITECTURA NIVEL 1 Representación de un proceso de atención concreto. Figuran los distintos niveles asistenciales. Aporta una visión global y están identificados los procesos estratégicos, los operativos y los de soporte.

REPRESENTACIÓN GRÁFICA ARQUITECTURAS ARQUITECTURA NIVEL 2 Representación de los subprocesos. Requiere la elaboración de varios esquemas gráficos para cada uno de los subprocesos que integran el PAI. Presentación en caja y se centra en los procesos operativos

REPRESENTACIÓN GRÁFICA ARQUITECTURAS ARQUITECTURA NIVEL 3 Se desglosan las actividades en función de quien las realiza. Presentación como diagrama de flujo

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DIAGRAMA DE FLUJOS (ICONOS) ACTIVIDAD PUNTO DE DECISIÓN INICIO / FIN DOCUMENTO CONECTOR FLECHAS MÚLTIPLES SALIDAS ALMACENAMIENTO EN BASE DE DATOS ENLACE DE COMUNICACIÓN

REPRESENTACIÓN GRÁFICA ARQUITECTURAS ARQUITECTURA NIVEL 4 Es la representación operativa del proceso adaptada a la realidad de cada centro

DISEÑO DE PROCESOS. Metodología Definición global del proceso Definición funcional del proceso. Límites del proceso: entrada, marginal y final. Responsable del proceso Destinatarios y objetivos del proceso Destinatarios y expectativas del proceso. Objetivos y flujos de salida. Características de calidad Componentes del proceso Elementos que intervienen y recursos del proceso. Actividades del proceso. Características de calidad. Representación gráfica del proceso Diagrama de flujos del proceso Indicadores Estructura de indicadores del proceso

INDICADORES SIRVEN PARA: Evaluar la calidad de los procesos Para hacer una evaluación de la calidad de los procesos, es necesario disponer de patrones de referencia: CRITERIO O NORMA: regla a la que se debe ajustar la atención sanitaria para ser considerada de calidad. (es lo que se debe hacer). ESTÁNDAR: grado de cumplimiento exigible a un criterio.(medida subjetiva sobre el nivel de actuación que podría conseguirse) INDICADOR: instrumento de medida utilizado para monitorizar los aspectos más importantes de las diferentes áreas y actividades del Sistema Sanitario. (valoración objetiva de lo que se está haciendo). Se expresan como “proporción”

CARACTERÍSTICAS DE LOS INDICADORES Relevancia. Capaces de valorar aspectos fundamentales de la asistencia dentro del proceso en estudio. Basados en evidencias científicas Priorizados de acuerdo a la fuerza de la evidencia que lo sustenta y la influencia en el resultado. Agilidad Flexibilidad Fiabilidad Integrados con los sistemas de información existentes Comparables

CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES Según el tipo de información que suministran Según la fase de la atención sanitaria CENTINELA Mide un resultado grave y a menudo evitable. (Ej. Mortalidad materna) ESTRUCTURA Miden aspectos relacionados con el coste y la utilización de recursos BASADO EN ÍNDICES Mide un suceso de la asistencia que sólo requiere su valoración si el resultado está desviado. (Ej. Prevalencia de ITU en pacientes sondados) PROCESO Mide actividades intermedias del proceso haciendo referencia a puntos críticos. (Ej. Tiempo de respuesta; demoras; adherencia a Guías;…) TRAZADOR Refleja de forma fiable la globalidad de la asistencia. (Ej. ACV tratados de acuerdo al protocolo) RESULTADO Mide los resultados atribuibles a una actividad. (Clínicos; Centrados en el paciente; económicos)

IMPLANTACIÓN DE PROCESOS Definir un programa de implantación para cada proceso en cada institución que deberá incluir: PLAN OPERATIVO: Tomando como referencia la arquitectura III definida en el proceso se hará un análisis de la situación real en el hospital. Definir los cambios organizativos y las necesidades de recursos Elaboración de la arquitectura IV que deberá incluir las respuestas a qué, quién, cómo, cuando, donde y por qué PLAN DE GESTIÓN: Constituir una estructura organizativa. Grupos de desarrollo e implantación. Identificación del “Responsable del Proceso” Definir las necesidades de formación PLAN DE COMUNICACIÓN ESTABLECER UN CRONOGRAMA DE LAS ACTUACIONES

NECESIDADES EN LA IMPLANTACIÓN DE PROCESOS PROFESIONALES IMPLICADOS. CREACIÓN DE GRUPOS DE IMPLANTACIÓN Y MEJORA Participantes en los grupo de elaboración de los PAIs (grupo de referencia a nivel autonómico). Sus funciones son: Actualización anual de los procesos. Revisión e incorporación de evidencia científica actualizada. Revisión y actualización anual de las Normas de Calidad para los procesos. Evaluación de los resultados alcanzados. Propuestas de mejora. Responsables de la implantación y mejora en el hospital. Sus funciones son: Formación de los grupos de implantación y mejora en los centros. Adaptación de los procesos al entorno concreto. Evaluación de resultados de procesos en el nivel de área. Propuesta de acciones de mejora a los equipos de dirección.

NECESIDADES EN LA IMPLANTACIÓN DE PROCESOS IMPLICACIÓN DE DIRECTIVOS ADECUACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN DESARROLLO DE ESTRUCTURAS DE CALIDAD EN LOS CENTROS INCORPORACIÓN A LOS CONTRATOS PORGRAMA INCORPORACIÓN A LOS OBJETIVOS DE LAS UNIDADES DE GESTIÓN CLÍNICA

CONTROL Y MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS Valorar la eficiencia y efectividad Establecer un Plan de Mejora Calidad cientificotécnica y la calidad percibida por los usuarios Diseñar la estrategia de intervención. Matriz DAFO Realizar auditorías y técnicas de benchmarking

CONTROL Y MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS Identificar y listar situaciones mejorables. • Priorizarlas. • Asignar responsabilidades y definir equipos de mejora. • Revisar los resultados. • Monitorizar. • Reiniciar el ciclo. Analizar las causas. • Considerar posibles soluciones. • Escoger las soluciones factibles. • Establecer mecanismos de control. • Detectar y analizar las resistencias al cambio. Aplicar soluciones. • Controlar el proceso de su aplicación. • Detectar y paliar las resistencias al cambio. • Considerar soluciones alternativas.

MAPA DE PROCESOS QUE DESARROLLARÁ EL ÁREA (DISTRITO-HOSPITAL) DURANTE EL AÑO 2007