Observaciones de las auditorias al proceso de adquisición 1

Objetivo La auditoria buscó analizar y confirmar la adquisición de bienes, obras y servicios así como la implementación del proyecto. Se realizó una revisión documental de los procedimientos de adquisiciones y la inspección física de los bienes adquiridos. 2

El manual de operación para el Proyecto de Desarrollo Rural Sustentable establece:  Solicitud por escrito de cotizaciones: 1) incluir especificaciones técnicas de los equipos, cantidad, plazos, lugar de entrega, soporte técnico, forma y condiciones de pago, servicios extra y periodo de garantía; 2) no deben solicitarse marcas determinadas; 3) indicar los términos comerciales en que se deberán proponer los costos de los equipos.  Cuadro comparativo de cotizaciones: se debe contar con 3 cotizaciones por escrito.  Propuesta de adjudicación. 3

Observaciones La documentación no cubre el aspecto de calidad: Las cotizaciones son muy generales (no cubren las especificaciones técnicas, plazos, lugares de entrega, soporte técnico, forma y condiciones de pago, servicios extra, garantía de los bienes). Las cotizaciones son heterogéneas y –en ocasiones- carecen de fecha y firma. Las propuestas de adjudicación son escuetas y no definen los motivos que sustentan la adjudicación. 4

En la comparación de cotizaciones se “equiparan ofertas que no son comparables” ya que tienen características técnicas diferentes, tomándose –en la mayoría de los casos- sólo se considera el precio. Se cumple en forma con el cuadro comparativo pero solo se analizan precios. A pesar de la existencia de las 3 cotizaciones, por lo general, la decisión es tomada antes. Si una empresa o consorcio abarca la adjudicación de varios proyectos (biodigestores), pueden existir complicaciones respecto al tiempo de entrega. 5 Observaciones

En las cotizaciones participa un reducido numero de proveedores. Explicación: 1) Los bienes son innovaciones tecnológicas, por lo que no existe una oferta amplia; 2) Se buscan proveedores locales o regionales para una respuesta más rápida de mantenimiento o reparación; 3) Los beneficiarios toman como referencia la experiencia de subproyectos ya realizados en su Estado, para considerar proveedores “efectivos” en contrataciones anteriores. Deterioro de equipos: 1) falta de mantenimiento en los equipos instalados; 2) dificultades para el servicio de mantenimiento y reparación y 3) resguardo inadecuado del equipo. Escasa disponibilidad de proveedores. 6 Observaciones

Recomendaciones I. Como parte de las funciones de supervisión y verificación, el auditor debe estar autorizado para examinar los documentos (solicitud del productor, oficio de autorización, convenio, acta de entrega – recepción e identificación de quien recibe el apoyo) que conforman la evidencia de que los apoyos sujetos a desembolso, cumplieron con la normatividad federal establecida. Lo anterior permitirá: 1.- Verificar que el apoyo se haya autorizado de acuerdo con las bases y criterios de elegibilidad. 2.- Cotejar que los aportes gubernamentales y del beneficiario sean correctos. 3.- Exista evidencia de que quien recibió el apoyo corresponda al autorizado. 4.- Correcta verificación de las partidas presentadas a desembolso. 5.- Apoyos destinados a la población objetivo. 7

II. La factura original contenga la leyenda de que fueron apoyados por un crédito externo. Obtener la copia e indicar que es una copia fiel de la original y ser firmada por el beneficiario. Lo anterior permitirá: 1.- Evitar que las facturas sujetas a desembolso se utilicen para obtener diversos apoyos adicionales. 2.- Mejorar el control sobre la documentación soporte de los desembolsos. 8 Recomendaciones

III.Tanto el personal de FIRCO como los asesores externos poseen gran experiencia en la implementación de programas en el sector agropecuario y para la evaluación técnica y ambiental de los proyectos, sin embargo, es necesario reforzar los conocimientos sobre procedimientos de adquisición. IV.La comparación tendría que observar criterios de costo/beneficio. V.Asesores técnicos brinden orientación objetiva a los agronegocios sobre las tecnologías más convenientes para cada caso. 9 Recomendaciones

Aspectos positivos El proyecto ha tenido resultados positivos en la aplicación de energías renovables. Los beneficiarios mostraron su agrado con los resultados del proyecto. Se pudo contar con infraestructura de módulos demostrativos para la divulgación de la tecnología. Existe asesoría técnica, difusión y promoción del programa. Se constató el adecuado registro y archivo de la información y documentación de los proyectos en los expedientes simplificados. Los productores conocen las características de los equipos. 10

Se cuenta con un acervo de capital humano especializado en la materia. Compromiso por parte del personal de FIRCO y los asesores externos. Se constató la existencia física de lo adquirido y su congruencia con las especificaciones requeridas. Ante las experiencias obtenidas, se demuestra que el aprovechamiento de las fuentes de energía renovable se consolida como una opción viable para su aplicación en los procesos productivos de los agronegocios. 11 Aspectos positivos

Gracias por su atención 12