PORTAL WEB Manual de Usuario Perfil Autorizador

Portal WEB OFIXPRES S.A.S El acceso al Portal Web de OFIXPRES S.A.S se hace por la dirección http://www.ofixpres.com/

Uso del Sitio Web Primer Ingreso En este campo ingrese el Usuario y la Contraseña asignada. Debe hacer clic en el botón IR Recuerde digitar completo el nombre de usuario. Durante el primer Ingreso, el Portal de OFIXPRES S.A.S Solicitará cambio de clave. Para esto tenga a mano el Nit de la compañía, digite su nueva clave y se solicitará repetirla. Recuerde: La contraseña debe tener mínimo 8 caracteres, debe estar conformada por un carácter alfabético y un carácter numérico. Puede contener caracteres especiales como (. - _ @ $). Es posible que la configuración de cliente maneje el esquema de tiempo de vida de claves y repetición de las mismas, por lo cual el sistema puede validar que no se repitan claves recientemente usadas.

Uso del Sitio Web Ingresar como Centro de Costos En este campo ingrese el Usuario y la Contraseña asignada. Debe hacer clic en el botón IR Recuerde digitar completo el nombre de usuario. Una vez validado el ingreso del usuario, en la página aparecerá la información con la cual se creó la cuenta: Recuerde: Al realizar 3 intentos de acceso con una clave errada la cuenta de usuario quedará bloqueada. Para habilitar de nuevo la cuenta de usuario es necesario contactar con el Administrador del Sistema

Uso del Sitio Web Primer Ingreso Puede asignar un nombre de usuario personalizado a su cuenta así: Haga login en el portal Haga clic en el botón ubicado a la derecha El sistema solicitará ingresar el usuario personalizado así. Usted debe digitarlo y el sistema validará si está disponible. Si el usuario es valido, el sistema informa que fue agregado con éxito. Ahora, usted puede usar este usuario personalizado para ingresar al portal, con la misma clave que ha usado.

Uso del Sitio Web El sitio web presenta la combinación de funcionalidades para el Perfil Autorizador Así: 1 Menú Inicial: provee Acceso a las funciones principales para el Perfil Autorizador. Como consulta de Reportes, Autorizar Pedidos, Estado de Pedidos. Menú Herramientas: Acceso a funcionalidades adicionales como consulta Catálogo Compañía, Pedidos Autorizados, Mi Cuenta entre otros. 2 3 Motor de Búsqueda: Funcionalidad de búsqueda de productos en el catálogo asignado al Autorizador Nosotros: Información sobre OFIXPRES S.A.S. y contacto Web. 5 4 2 1 5 Funcionalidades de Navegación: Botón inicio, Información de OFIXPRES S.A.S. 3 4 V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Reportes Consulta de Información Para Consultar información de reportes siga los siguientes pasos: Ubique en los botones principales de la página el botón Está en la pantalla así: Haga Clic aquí V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Reportes de Consumo Para generar el reporte de consumo antes de autorizar, haga clic en el botón Seleccione la categoría Reporte de Consumo haciendo clic en el circulo y finalice con clic en el botón Aceptar La opción Reporte de Consumo permite generar el reporte Consumo por producto antes de autorizar. Con este reporte el autorizador visualiza por producto las cantidades solicitadas por Centros de Costo y el total solicitado. Para generar el reporte, seleccione el reporte haciendo clic en el circulo y clic en el botón Generar V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Reportes de Consumo Se genera el siguiente reporte con información de productos en ordenes antes de autorizar. También se ofrece la descarga, seleccionando el formato (Excel o PDF) y haciendo clic Export V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Reportes de Pedido Para generar el reporte de consumo antes de autorizar, haga clic en el botón Seleccione la categoría Reporte de Pedido haciendo clic en el circulo y finalice con clic en el botón Aceptar La opción Reporte de Pedido permite generar el reporte Fechas de Elaboración y aprobación. Con este reporte el autorizador visualiza por orden y centro de costos las fechas de elaboración y autorización de las ordenes. Para generar el reporte, seleccione el reporte haciendo clic en el circulo y clic en el botón Generar V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Mis Centros de Costo El Autorizador, tiene capacidad de visualizar la información de los Centros de Costo por medio de dos opciones así: Clic en el botón Mis Centros de Costo. 2. En el Menú Herramientas clic en la opción Mi Cuenta Y luego clic en la opción Actualizar Datos Centros de Costo V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Mis Centros de Costo El portal desplegará una página en la cual se listan los Centros de Costo relacionados al Autorizador así: Para visualizar la información de una de las cuentas de Centro de Costo, haga clic en el Nombre de Centro de Costo a consultar, con lo cual se presenta toda la información del Centro de Costo seleccionado V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Mis Centros de Costo Al visualizar la información de Centro de Costos, el autorizador tiene capacidad de cambiar la clave de acceso para la cuenta asignando la nueva clave en el campo Contraseña y en el campo Repita Contraseña, luego clic en el botón Si se desea volver a la lista de Centros de Costo, se debe hacer clic en el botón Y para finalizar la consulta de datos clic en el botón V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Autorizar Pedidos La funcionalidad Autorizar Pedidos consiste en verificar, aprobar y enviar o rechazar las ordenes generadas por los Centros de costo a OFIXPRES S.A.S para ser despachadas. Opción A Opción B Clic aquí. Clic aquí 15

Uso del Sitio – Autorizar Pedidos El portal presentará un formulario para ingresar los criterios de búsqueda de las ordenes así: Centros de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costos específico a consultar o la opción Todos. Fecha Inicio; Fecha Fin (obligatorio): Indican el rango de fechas para realizar la búsqueda de ordenes. Criterios de presentación de información: Ordenado por: Los resultados pueden estar ordenados por número de orden (por defecto) o por nombre de Centro de Costos Cantidad de Ordenes: Cantidad de registros a presentar en la consulta. Para comenzar la búsqueda, clic en el botón Buscar. V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Autorizar Pedidos Al hacer clic en el botón Buscar, el portal filtrará las ordenes de acuerdo a los criterios indicados así (para el presente manual se seleccionó el estado TODOS): Se visualiza la inforamción relacionada con las ordenes pendientes por autorizar que se encontraron según los criterios de búsqueda indicados. Es posible realizar Autorización o Rechazo de múltiples ordenes, solo debe seleccionar, por página, las ordenes haciendo clic en la casilla de selección a la izquierda de la orden y haciendo clic en el botón Autorizar o Rechazar. Para visualizar el detalle de una orden se debe hace clic sobre el Número de Orden

Uso del Sitio – Autorizar Pedidos Cuando visualiza el pedido, el autorizador puede cambiar cantidades en la columna Cantidad o eliminarlas (colocando cero en la casilla cantidad); Luego debe hacer clic en el botón También puede rechazar todo un pedido, en este caso la orden queda cancelada haciendo clic en el botón Para autorizar el pedido hace clic en el botón Si se desea realizar autorización masiva, debe ingresar a los detalles de las ordenes, realizar los cambios, clic en el botón Actualizar y clic en el botón Volver para continuar revisando las ordenes resultado de la búsqueda. Recuerde siempre hacer clic en el botón Actualizar luego de modificar cantidades de productos.

Uso del Sitio – Autorizar Pedidos Al finalizar y autorizar una orden, el autorizador visualizará la siguiente información Cuando se realiza la autorización orden por orden, es necesario iniciar los pasos para la consulta de ordenes pendientes por autorizar El portal presenta la información sobre la orden autorizada, indicando el Número de Orden y así OFIXPRES S.A.S recibe la solicitud de pedido.

Uso del Sitio – Adicionar productos a las Ordenes por Autorizar El autorizador podrá adicionar los productos desde el Catálogo Compañía, Visualizar Catálogo o desde el Motor de Búsqueda. Consulta por código de producto o palabra clave. Acceso al Catálogo de productos

Uso del Sitio – Adicionar productos a las Ordenes por Autorizar Al presentar la información de los productos, el portal . El autorizador escoge el centro de costos al cuál le va a adicionar producto. Es necesario que el Centro de Costo haya creado y enviado una orden para autorización Selecciones el producto y lo escoge como si estuviera haciendo un pedido asignando cantidades a solicitar Hace clic acá para adicionarlo a la orden del centro de costos seleccionada

Uso del Sitio – Estado de Pedidos Por medio de Estado de Pedidos el Centro de Costos puede consultar sus pedidos en OFIXPRES S.A.S. si se encuentran despachados o en espera de envío así: La aplicación presentará el formulario para ingresar los criterios de búsqueda así: Número de orden: Número Que la página asigna al finalizar la orden Número de Pedido Oracle: Número que OFIXPRES S.A.S. Asigna para el despacho del pedido. O puede buscar sin usar criterio de búsqueda Fecha Inicial, Final: fecha desde la cual se realiza la búsqueda. La fecha final es la del día. Clic en el botón Ver Pedidos. V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Estado de Pedidos Al visualizar la información del Estado de Pedidos, se tiene acceso al detalle del mismo y de la guía del transportador como Coordinadora. Durante la visualización, se tiene información de los pedidos de acuerdo a los criterios de búsqueda. Al hacer clic sobre el Número de Pedido, se visualizará la información detallada de la orden seleccionada. Al hacer clic sobre el número de la Guía y dependiendo del transportador, se podrá visualizar la guía, con sus respectivas fechas e información relevante. En el ejemplo se visualiza una guía del transportador Coordinadora V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Pedidos Autorizados Es opción permite la consulta de los pedidos que han sido autorizados permitiendo filtrar la búsqueda por un Centro de Costos específico o todos y en un determinado rango de fechas así: Clic en la opción Ingrese los criterios de búsqueda y finalice haciendo clic en el botón Buscar En pantalla usted verá los 5 últimos pedidos realizados por el Autorizador con su respectivo estado, dependiendo de las convenciones en colores que se indican en la página V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Pedidos Autorizados El portal presentara la información de las ordenes que coinciden con los criterios de búsqueda indicados en el paso anterior, adicional, haciendo clic sobre el número de pedido, el portal presentará el detalle de la orden seleccionada así: Para ver el detalle de la orden, clic en el número de orden V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Crear Orden Para Centro de Costos Esta opción permite que el autorizador digite un pedido a nombre de un Centro de Costos que dependa de él como autorizador. Dicho pedido queda pendiente para inicio del ciclo de autorización: En el menú Herramientas, clic en la opción Crear Orden Para CC. Con esto se desplegará la ventana de selección del centro de costos V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Crear Orden Para Centro de Costos Luego de hacer clic, el autorizador debe seleccionar el Centro de Costos para el cual se diligenciará el pedido. El catálogo desde el cual se seleccionarán productos corresponde estrictamente al catálogo que el Centro de Costos seleccionado tenga asignado. Luego de seleccionar el Centro de Costos, Clic en Iniciar orden De esta forma, el autorizador navegará el catálogo del Centro de Costos y tramitará su carro de compras, aplicando presupuestos (si usa la opción) V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Crear Orden Para Centro de Costos 1. Seleccionar por el catálogo, seleccionar los productos requeridos, indicar cantidades y hacer clic en el botón Adicionar 2. El carro de Compras presentará la información resumen de la orden para el Centro de Costos. El contenido es visible haciendo clic en el botón Detalle V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Crear Orden Para Centro de Costos 1. Al visualizar el detalle del Carro de Compras, el autorizador podrá hacer clic en Continuar para avanzar en la orden 2. El sistema presentará la información de Número de Pedido al igual que los datos de despacho. Para finalizar clic en el botón Enviar V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Mi Cuenta El Autorizador, está en capacidad de consultar su propia información y de igual forma administrar su clave de Acceso así: En el Menú Herramientas se hace clic sobre la opción Mi Cuenta. Se visualiza la ventana de Mis Datos. Al hacer clic sobre la opción Actualizar Mis Datos, se abrirá una nueva ventana, en la cual se encuentran los datos del Autorizador. El Autorizador está en capacidad de cambiar solamente su Clave. La edición de información adicional, como Contacto, Dirección debe ser por medio del Administrador del Cliente. En el ejemplo se visualiza datos de la cuenta creada para el Autorizador. Recuerde: La contraseña debe tener mínimo 8 caracteres, debe estar conformada por un carácter alfabético y un carácter numérico. Puede contener caracteres especiales como (. - _ @ $) V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio – Devoluciones El Autorizador puede consultar las devoluciones tramitadas con OFIXPRES S.A.S. que hayan sido Cerradas así: Clic en la opción Consulta Devoluciones Se presenta el formulario de búsqueda para el uso de criterios de búsqueda como Número Devolución, Número Pedido Oracle, Rangos de Fecha o Autorizador Clic en el Botón Consultar y se despliega la ventana de resultado de la búsqueda. V. 2.0 - 2010 31

Uso del Sitio - Devoluciones Para mayor información en una devolución , clic en la columna N° Devolución Con lo cual el Portal Web presentara el detalle así: V. 2.0 - 2010

Uso del Sitio - Contáctenos El Portal Web de OFIXPRES S.A.S. provee para los usuarios la opción Contáctenos, por la cual el cliente puede dirigir mensajes de preguntas, comentarios y sugerencias para OFIXPRES S.A.S. En el menú Herramientas el Centro de Costos encuentra la opción Contáctenos. Al hacer clic presentará el siguiente formulario Web: Puede seleccionar el tipo de soporte necesario como Problemas Técnicos, solicitar Información de Productos, Quejas y Reclamos, Consultas Sobre Ordenes, Contenido Web u Otros. V. 2.0 - 2010