Administración de la implementación y acceso de usuarios INASP Cascading Workshop: Electronic Journals and Electronic Resources Library Management: Managing Implementation and User Access Administración de la implementación y acceso de usuarios Por favor asegúrese de haber leído las notas del facilitador que acompañan este ejercicio y de haber entendido completamente los objetivos, pretensiones y estructura del ejercicio/día de ellas.   Asegúrese también de que el material de este ejercicio para ser entregado está listo para su distribución y que las áreas de descanso así como las salas sean adecuadas para el trabajo de grupo que se llevará a cabo parte del día (la mayor parte de él). Copyright INASP – see: http://inasp.info/training/training-materials-copyright.html for more details. Last updated 24/03/2017 Page 1

Pretensiones y objetivos INASP Cascading Workshop: Electronic Journals and Electronic Resources Library Management: Managing Implementation and User Access Pretensiones y objetivos Obtener una visión general de los asuntos involucrados en la administración de la implementación y acceso de usuarios a recursos electrónicos Considerar qué recursos están disponibles y qué limitaciones se aplican Generar ideas para estrategias y políticas Usar su conocimiento de experto sobre las condiciones y limitaciones locales para poder desarrollar estrategias y políticas prácticas para la administración de la implementación y uso de publicaciones periódicas electrónicas. Al final del día identificaremos tres áreas de prioridad y sugeriremos un plan de acción para implementarlas. Copyright INASP – see: http://inasp.info/training/training-materials-copyright.html for more details. Last updated 24/03/2017 Page 2

INASP Cascading Workshop: Electronic Journals and Electronic Resources Library Management: Managing Implementation and User Access Visión general del día Discusión de algunos de los asuntos involucrados Trabajo de grupo en cada uno de los temas principales, que conduzca a la sugerencia de estrategias Sesión de exposición a la audiencia y discusión Generación de un plan de acción y políticas Discusión general sobre los procesos que un usuario debe atravesar mientras esté usando publicaciones periódicas electrónicas, lo que ayuda a deducir los temas involucrados en la implementación y uso de publicaciones periódicas electrónicas. Los participantes se dividen en grupos, y cada uno se enfoca en uno o más de los temas identificados arriba. De esto, desarrollaremos sugerencias para estrategias. Cada grupo expondrá las posibles estrategias que hayan generado. Formulación de la implementación sugerida y el uso de políticas de administración. Copyright INASP – see: http://inasp.info/training/training-materials-copyright.html for more details. Last updated 24/03/2017 Page 3

INASP Cascading Workshop: Electronic Journals and Electronic Resources Library Management: Managing Implementation and User Access Para obtener información de un diario electrónico los usuarios necesitan ... Conocimiento Acceso a una PC Destrezas en IT Destrezas en búsquedas Autentificación Bajada de archivos Software Impresoras, etc. ¿Qué es lo que realmente necesitamos administrar para poder proveer a los usuarios con acceso a publicaciones periódicas electrónicas? Digamos que un usuario quiere obtener información sobre un tema en particular usando publicaciones periódicas electrónicas. ¿Por qué procesos necesitan atravesar? Ellos necesitan Conocer los recursos que hay disponibles para ellos Tener acceso a una PC Saber cómo usar la PC Saber cómo buscar y encontrar el material Poder acceder al material mediante el uso de una contraseña o una dirección IP Tener una red con la capacidad de bajar el material Software que les permitirá leer el material Impresoras, discos o correo electrónico que les permita quedarse con el material si así lo desean Ayuda y soporte si tienen alguna dificultad con cualquiera de los procesos de arriba   ¿Pueden los participantes del taller pensar en otros puntos? Y soporte si es que tienen dificultades con cualquiera de las anteriores... Copyright INASP – see: http://inasp.info/training/training-materials-copyright.html for more details. Last updated 24/03/2017 Page 4

Hacer preguntas como ... ¿Situación actual? ¿Puede ser mejorada? INASP Cascading Workshop: Electronic Journals and Electronic Resources Library Management: Managing Implementation and User Access Hacer preguntas como ... ¿Situación actual? ¿Puede ser mejorada? ¿Qué recursos están disponibles? ¿Qué limitaciones existen? ¿Cómo pueden manejarse estas limitaciones? ¿Cuáles son otras fuentes de mayor información? ¿Hay algún impacto sobre los usuarios / personal de la biblioteca / administración? Las hojas de trabajo que estaremos usando contienen algunas preguntas guía que pueden ayudar a iniciar la discusión. Estas incluyen darle una mirada a ¿Cuál es la situación actual? ¿Hay campo para mejorar? ¿Qué recursos están disponibles? ¿Qué limitaciones existen? ¿Cómo pueden manejarse estas limitaciones? ¿Qué información adicional podríamos juntar que ayude en la toma de decisiones? ¿Cuáles son las implicaciones para el personal de la biblioteca y la administración? Copyright INASP – see: http://inasp.info/training/training-materials-copyright.html for more details. Last updated 24/03/2017 Page 5

INASP Cascading Workshop: Electronic Journals and Electronic Resources Library Management: Managing Implementation and User Access ¿Qué estrategias podemos usar para facilitar la implementación y el acceso? A través de ésta y sus propias preguntas generaremos ideas acerca de las estrategias que podríamos usar para facilitar la implementación y el acceso. Las hojas de trabajo también contienen algunas citas del personal y usuarios de otras bibliotecas sobre sus propias experiencias en estos temas. Copyright INASP – see: http://inasp.info/training/training-materials-copyright.html for more details. Last updated 24/03/2017 Page 6

Gente diferente, ¿necesidades diferentes? INASP Cascading Workshop: Electronic Journals and Electronic Resources Library Management: Managing Implementation and User Access Gente diferente, ¿necesidades diferentes? Bibliotecarios Académicos Investigadores Estudiantes ¿Otros? Estas necesidades diferentes deberían tomarse en cuenta a lo largo de todo el taller. También vale la pena pensar si usuarios diferentes tendrán necesidades diferentes o no y, de ser así, qué impacto tendrán estas necesidades en el desarrollo de nuestra estrategia. Copyright INASP – see: http://inasp.info/training/training-materials-copyright.html for more details. Last updated 24/03/2017 Page 7

Horario Dividirse en grupos pequeños INASP Cascading Workshop: Electronic Journals and Electronic Resources Library Management: Managing Implementation and User Access Horario Dividirse en grupos pequeños Leer los ejercicios de las hojas de trabajo Discuta e identifique problemas/estrategias Identifique las 2 prioridades más importantes para cada problema/área Prepare una exposición a la audiencia asistente Para la siguiente sesión nos dividiremos en grupos de 4 a 7 personas y cada uno trabajará en una o dos de las áreas que hemos mencionado. El horario que se sugiere (que también está incluida en su paquete de trabajo) puede ajustarse a los tiempos de inicios locales, etc. 8.45-9.00 Lectura de notas 9.00-10.00 Identificación de áreas de necesidad, limitaciones, recursos disponibles, posibles estrategias, etc. Priorización de las áreas de necesidad para resaltar las dos más importantes 10.00-10.30 Descanso 10.30-11.00 Continuación del trabajo de grupo 11.15-11.45 Preparación de la exposición sobre los problemas e identificación de las dos prioridades más importantes 11.45-12.45 Exposición de cada grupo 12.45-13.00 Discusión de todo el grupo para identificar las tres prioridades más importantes NB. Ajuste estos tiempos de modo que reflejen las condiciones locales y los tiempos relativos de inicio/finalización. Copyright INASP – see: http://inasp.info/training/training-materials-copyright.html for more details. Last updated 24/03/2017 Page 8

Horario cont… Exponga para el grupo entero INASP Cascading Workshop: Electronic Journals and Electronic Resources Library Management: Managing Implementation and User Access Horario cont… Exponga para el grupo entero Todo el grupo debe ponerse de acuerdo sobre las tres prioridades más importantes Lluvia de ideas de estrategias/acciones potenciales Formulación de un plan de acción Identificación de los resultados que podrían ser útiles en los próximos talleres Después del descanso para el almuerzo, nosotros: 14:00-14.45 Daremos una lluvia de ideas de estrategias/acciones potenciales 14.45-15.15 Formularemos el plan de acción 15.15-15.45 Identificaremos los resultados del taller que pueden ser llevados adelante como el inicio de un plan de acción para la institución, así como ser pasadas a otras universidades 15.45-16.00 Comentarios y preguntas de cierre (Puede que valga la pena hacer recuerdo a los grupos en qué momento es tiempo de moverse de una actividad a la siguiente). Copyright INASP – see: http://inasp.info/training/training-materials-copyright.html for more details. Last updated 24/03/2017 Page 9

Materiales Las hojas de ejercicio del taller contienen: Visión general del día Instrucciones y formato, etc. ‘Hojas de problemas’ que contienen Preguntas Posibles estrategias Citas de otros usuarios/personal de bibliotecas

INASP Cascading Workshop: Electronic Journals and Electronic Resources Library Management: Managing Implementation and User Access Ejemplo... Prioridad: publicitar nuevos publicaciones periódicas electrónicas Limitaciones: falta de tiempo del personal, no todos los académicos tienen correo electrónico, falta de presupuesto… Recursos: periódico universitario, reuniones entre investigadores y personal de biblioteca, semanas de inducción de los estudiantes… Estrategias: publicitar nuevos recursos en el periódico, coloque anuncios en la biblioteca, presente las publicaciones periódicas electrónicas durante las semanas de inducción, etc. Por ejemplo, puede decidir que las publicaciones periódicas electrónicas no están siendo usados mucho simplemente porque la gente no sabe que están disponibles. Esto podría llevar a que una de sus prioridades sea publicitar nuevas publicaciones periódicas electrónicas para hacer que más gente los conozca. Puede ver que sus limitaciones son por ejemplo, falta de tiempo del personal, que no todo el personal tiene acceso a correo electrónico, falta de dinero o incluso resistencia entre los académicos, etc. Los recursos que tiene disponible pueden incluir un periódico de la Universidad, reuniones formales con académicos, reuniones informales con los académicos, semanas de inducción de estudiantes. Entonces sus estrategias pueden ser Resaltar los nuevos recursos en las reuniones con académicos Alentar a los académicos a desarrollar proyectos de biblioteca que involucren el uso de publicaciones periódicas electrónicas Poner notas en la biblioteca Presentar las publicaciones periódicas electrónicas durante los días de inducción Mandar por correo electrónico anuncios sobre los nuevos recursos Publicitar en el periódico de la universidad Copyright INASP – see: http://inasp.info/training/training-materials-copyright.html for more details. Last updated 24/03/2017 Page 11

INASP Cascading Workshop: Electronic Journals and Electronic Resources Library Management: Managing Implementation and User Access Lista de acciones... 1. Poner anuncios sobre publicaciones periódicas electrónicas en la biblioteca ¿Quién? – miembro del personal de biblioteca nombrado ¿Cuándo? – inmediato y siempre en curso 2. coloque el artículo en el periódico de la universidad ¿Quién? – personal de la biblioteca y del periódico ¿Cuándo? – una vez al mes 3. Presentar los publicaciones periódicas electrónicas en proyectos de estudiantes, etc. Estas ideas serían entonces presentadas al grupo durante la sesión de exposiciones y el grupo entero puede dar ‘lluvia de ideas’ de cuáles podrían conducir a una lista de Acciones como esta Lista de acciones: coloque anuncios que publiciten las publicaciones periódicas electrónicas en la sección de ‘Publicaciones Periódicas Actuales’ de la biblioteca. ¿Quién? – asigne a un miembro del personal de la biblioteca ¿Cuándo? – actualizaciones inmediatas y siempre en curso Coloque información sobre los publicaciones periódicas electrónicas en el periódico de la universidad. ¿Quién? – asigne a un miembro del personal de la biblioteca, contacte al personal del periódico ¿Cuándo? – para la siguiente edición y todas las subsiguientes Discuta la presentación de publicaciones periódicas electrónicas durante los proyectos de biblioteca y los días de inducción. ¿Quién? – Bibliotecarios, personal académico ¿Cuándo? – En la siguiente reunión del comité de biblioteca Copyright INASP – see: http://inasp.info/training/training-materials-copyright.html for more details. Last updated 24/03/2017 Page 12

Resumen Dividirse en grupos Leer las hojas de ejercicios INASP Cascading Workshop: Electronic Journals and Electronic Resources Library Management: Managing Implementation and User Access Resumen Dividirse en grupos Leer las hojas de ejercicios Identificar dos prioridades importantes para cada tema Exponer para el grupo El grupo entero identifica y da una ‘lluvia de ideas’ para las tres prioridades más importantes Formular un plan de acción Para la siguiente sesión nos dividiremos en grupos y cada uno de ellos discutirá una parte diferente del proceso de implementación y acceso. De esto desarrollaremos sugerencias para estrategias e identificaremos prioridades y expondremos estas conclusiones a todo el grupo. Finalmente tomaremos estas sugerencias, identificaremos tres prioridades importantes, es decir tres cosas que consideremos que tendrán el mayor impacto en el desarrollo de la implementación y acceso a publicaciones periódicas electrónicas, y formularemos un plan de acción práctico. Copyright INASP – see: http://inasp.info/training/training-materials-copyright.html for more details. Last updated 24/03/2017 Page 13

Gracias ¿Alguna pregunta? INASP Cascading Workshop: Electronic Journals and Electronic Resources Library Management: Managing Implementation and User Access Gracias ¿Alguna pregunta? Copyright INASP – see: http://inasp.info/training/training-materials-copyright.html for more details. Last updated 24/03/2017 Page 14