Ejemplo de la Universidad de Jaén Ejemplo de la Universidad de Jaén Mesa Redonda: Recogida y análisis de información para la Gestión de la Calidad Granada, 22 de abril de 2009 V Encuentro de las Unidades Técnicas de Calidad de las Universidades Andaluzas

2 Áreas prioritarias en la Gestión de la Calidad  Contrato Programa con la Junta de Andalucía – Modelo de Financiación.  Sistemas de Garantía de Calidad de los Títulos [VERIFICA].  Sistemas de Garantía de Calidad de los Centros [AUDIT].  Evaluación de la Actividad Docente del Profesorado [DOCENTIA].  Seguimiento del Plan Estratégico de la Universidad.  Contratos-Programa con los Departamentos.  Contratos-Programa con los Centros.  Sistema de Gestión por Procesos de las Unidades de Administración y Servicios.  Encuestas de satisfacción de clientes/usuarios.  Suministro de datos para los Cuadros de Mando institucionales.  Suministro de datos para la Memoria de Responsabilidad Social Universitaria y para la Memoria del Curso Académico.  Suministro de datos e información estadística para organismos externos: CRUE, Consejo de Universidades, INE, CICE.  …

3 Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas Situación actual Sistema de Información centralizado en el Servicio de Planificación y Evaluación (SPE). MECANISMOS PARA OBTENER LA INFORMACIÓN Sistema de Información Directiva DATAWAREHOUSE Acceso a principales Bases de Datos: UNIVERSITAS XXI, SICA… Encuestas Acceso a tablas de datos, documentación, estudios, informes… Solicitud de datos al responsable de la fuente

4 Situación actual Sistema de Información centralizado en el Servicio de Planificación y Evaluación (SPE). RECURSOS NECESARIOS PARA LA OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN Recoger e integrar la información de las distintas bases de datos Realizar controles de validación de datos Discriminar y establecer el “dato único” Procesar los datos y analizar la información Recoger los datos obtenidos de las fuentes Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

5 Situación actual Sistema de Información centralizado en el Servicio de Planificación y Evaluación (SPE). MECANISMOS PARA DIFUNDIR LA INFORMACIÓN NECESARIA Página WEB: Publicación de datos e información en Anuario Estadístico Página WEB: Publicación de datos e información en Anuario Estadístico Distribución en formato electrónico: , CD, formularios … RECURSOS NECESARIOS PARA DIFUNDIR LA INFORMACIÓN Distribución en formato electrónico: , CD… Página WEB Formularios oficiales: INE, CU, CRUE… Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

6 Las estructuras informativas disponibles para obtener y difundir la información son aún deficitarias. Dificultades para atender las nuevas necesidades de información demandadas de forma eficiente (VERIFICA, AUDIT, DOCENTIA, Contratos-Programa, Dirección Estratégica, Responsabilidad Social...). Muchos datos continúan dispersos en bases de datos no integradas en el Sistema. No todos los indicadores tienen una definición precisa. No todos los implicados conocen la importancia que tienen los datos que producen y que la propietaria de la información es la Universidad (no quien la produce). Las bases de datos no están totalmente actualizadas y depuradas (calidad del dato). No hay un sistema para el análisis de la información. Debilidades Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

7 Sistema de Información centralizado en el Servicio de Planificación y Evaluación (SPE). El sistema integra información de los diferentes ámbitos de la gestión universitaria. Disposición de datos únicos y validados para cada uno de los aspectos de interés. Plataforma única de acceso a la información institucional oficial. El sistema facilita el acceso a los indicadores y resultados de las diferentes actividades universitarias. Se pretende también centralizar el sistema de encuestas de la UJA en el SPE. Próxima implantación del Proyecto “Sistema de Información Institucional” de la UJA. Fortalezas Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

8 El Sistema de Información Institucional de la UJA (SIUJA) es una herramienta básica para la transparencia institucional: publicación y difusión de información. Es una herramienta que permite el análisis de la información para la toma de decisiones de los responsables de la gestión. Es una herramienta que permite disponer de la información necesaria para el seguimiento del Sistema de Garantía de Calidad. Es un sistema que da respuesta a las necesidades de información de la Universidad de forma eficaz y eficiente. Oportunidades Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

9 Que el sistema de información no cuente con la estructura e implicación necesarias. Que no haya constancia y continuidad que permitan visualizar tendencias o la evolución de los indicadores en periodos temporales. Que el sistema se inunde de datos que no son estrictamente necesarios y se convierta en un sistema ingobernable. Que la información que se obtiene no sea utilizada o analizada convenientemente. Amenazas Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

10 FINALIDAD ALCANCE Diseñar e implementar un Sistema de Información Institucional que dé respuesta a las necesidades de información de la UJA de forma eficaz y eficiente. Todos los Servicios y Unidades funcionales de la UJA, así como las bases de datos vinculadas a los mismos. Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

11 Objetivos Establecer la estructura básica operativa para el Sistema de Información. Designar al Órgano responsable del Sistema de Información y al Equipo de Despliegue. Que las personas implicadas conozcan y comprendan su cometido y responsabilidad dentro del Sistema. Determinar la información que se necesita obtener y seleccionar los datos e indicadores adecuados entre la totalidad de los datos almacenados. Identificar el origen y la fuente de los datos almacenados y de aquellos otros datos no disponibles, para los que se han de utilizar mecanismos adicionales para su consecución. Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

12 Objetivos Verificar los datos primarios y secundarios que se han determinado como necesarios. Integrar o disponer los datos para que puedan ser utilizados de forma centralizada por el administrador del Sistema de Información. Mantener operativa la aplicación Datawarehouse como Sistema de Información centralizado en la UJA. Establecer protocolos para el uso de la información, con arreglo a la legislación vigente y a las directrices de la UJA. Establecer protocolos de actuación para el aseguramiento de la calidad de los datos en origen, así como en todo su proceso de tratamiento de la información. Establecer sistemas de indicadores y cuadros de mando en los distintos niveles organizativos. Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

13 Objetivos Establecer mecanismos para la publicación y difusión de la información institucional. Establecer el Sistema de Información como un conjunto coordinado de procesos hasta su diseño como un proceso transversal. Que el Sistema integre la información procedente de los diferentes ámbitos de gestión universitaria. Que sirva de plataforma única de acceso a los resultados, informes e indicadores que constituyen la información institucional, oficial y validada. Establecer el proceso de medición, revisión y mejora continua del Sistema de Información Institucional implantado en la Universidad de Jaén. Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

14 Secuencia 1 Identificar indicadores contenidos en familias 2 Segmentar los indicadores en datos básicos 3 Identificar aspectos de los datos básicos 4 Obtención de datos e indicadores 5 Suministro de información Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

15 Identificación de indicadores Definición de indicadores Identificar indicadores contenidos en familias Identificación de datos básicos Segmentar los indicadores en datos básicos Definición de datos básicos Agrupación de datos básicos comunes Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas Secuencia

Agrupar los datos básicos por responsables Identificar aspectos de los datos básicos Indicar periodo temporal para los datos básicos Indicar fecha de obtención de datos básicos Disponibilidad de los datos básicos en el Datawarehouse (SPE) ¿datos disponi- bles? sí no 16 Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas Secuencia

Solicitud de datos al responsable de la fuente Obtención de datos e indicadores ¿datos disponi- bles? sí no Recogida de los datos básicos (SPE) Validar la calidad de los datos disponibles (SPE) ¿supera nivel calidad? sí no Solicitud de subsanación al responsable de la fuente Cálculo de indicadores y análisis de resultados (SPE) 17 Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas Secuencia

18 Distribución de la información a quien corresponda Encuesta de satisfacción post-servicio prestado Encuesta de satisfacción post-servicio prestado Suministro de la información Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas Secuencia

19 Base de datos que contiene el Catálogo de Indicadores y Datos Básicos del SIUJA

20 Portada de la página web que contiene el Anuario Estadístico de la UJA

21 Etapas 1ª etapa Identificación de datos 2ª etapa Obtención de datos 3ª etapa Suministro de información Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

22 1ª etapa Identificación de datos 1ª etapa Identificación de datos Identificación de indicadores contenidos en familias: Identificación de indicadores. Definición de indicadores 14 familias: Plan Estratégico UJA, AUDIT, Contrato Programa Junta de Andalucía-UJA, VERIFICA, DOCENTIA, Contrato Programa Departamentos, Anuario estadístico, CRUE, Consejo Universidades, INE, INE-Residuos, Criterio 6 VERIFICA, Contrato Programa Centros, Responsabilidad Social Universitaria indicadores: código, familia, denominación, definición, periodo temporal, fecha límite, tipo de indicador (primario/secundario). Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

23 1ª etapa Identificación de datos 1ª etapa Identificación de datos datos básicos: código, denominación, definición, responsable, disponibilidad (en SPE), fuente de datos (DWH/UXXI), formato, fecha de referencia, fecha tope recepción. Segmentación de los indicadores en datos básicos: Identificación y definición de datos básicos. Agrupar los datos básicos comunes. 19 responsables: Servicio de Gestión Académica, Servicio de Personal y Organización Docente, Servicio de Atención y Ayudas al Estudiante, Servicio de Informática, Biblioteca, Servicio de Planificación y Evaluación, Servicio de Gestión de la Investigación, Autoinforme del PDI, Secretariado TIC, Servicio de Obras, Mantenimiento y Vigilancia de las Instalaciones, Servicio de Contabilidad y Presupuestos, Servicio de Deportes, Servicio de Información y Asuntos Generales, Secretaría General, Consejo Social, Gabinete de Prensa, Unidad de Actividades Culturales, Sección de Publicaciones. Identificación de los aspectos de los datos básicos: Agrupar por responsables. Indicar periodo temporal. Indicar fecha de obtención de datos. Disponibilidad de datos en DWH. Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

24 2ª etapa Obtención de datos 2ª etapa Obtención de datos Obtención de datos e indicadores no disponibles en DWH: Solicitud de datos al responsable de la fuente. Recogida de datos. Verificar calidad de datos. Subsanación por responsable (en su caso). Cálculo indicadores por SPE y análisis de resultados (en su caso). Pendiente: (1) Establecimiento de protocolos para la recogida de información. (2) Necesidad de una aplicación informática centralizada. (3) Establecimiento de protocolo de actuación para el aseguramiento de la calidad de los datos. Obtención de datos e indicadores disponibles en DWH: Verificar la calidad de los datos por SPE. Solicitud de subsanación al responsable (en su caso). Cálculo de indicadores por SPE y análisis de resultados (en su caso). Pendiente: (1) Establecimiento de protocolos para la recogida de información. (2) Necesidad de una aplicación informática centralizada. (3) Establecimiento de protocolo de actuación para el aseguramiento de la calidad de los datos. Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

25 3ª etapa Suministro información 3ª etapa Suministro información Distribución de la información a quien corresponda Encuesta de satisfacción post-servicio prestado Pendiente: Establecimiento de protocolos para el uso de la información. Pendiente: Sistematizar la encuesta de satisfacción post-servicio prestado a toda la demanda de solicitudes de datos estadísticos realizados al Vicerrectorado/Servicio de Planificación y Evaluación. Situación DAFO Objetivos Secuencia Etapas

26 “Sólo lo que se puede medir, se puede gestionar” [ Tom Peters ] “Sólo lo que se puede medir, se puede gestionar” [ Tom Peters ]

27 JACINTO FERNÁNDEZ LOMBARDO Jefe del Servicio de Planificación y Evaluación Edificio Rectorado, Dependencia B1-105 Teléfono: JACINTO FERNÁNDEZ LOMBARDO Jefe del Servicio de Planificación y Evaluación Edificio Rectorado, Dependencia B1-105 Teléfono: