ANÁLISIS DE PERSONAL NECESARIO Hotel Congreso y Hotel Meeting Manuel Pérez Zurera Tarea 2 Ud. 2 - Comercialización de eventos

CARACTERÍSTICAS HOTELES HOTEL CONGRESO HOTEL MEETING Establecimiento de grandes dimensiones situado en el área comercial y de negocios de la ciudad. Cuenta con las instalaciones y servicios necesarios para la celebración de eventos de gran magnitud, con un número de participantes importante y una duración media de 2 a 4 días. Establecimiento hotelero de dimensión más reducida. Situado en el entorno romano de la ciudad. Cuenta con instalaciones propias de un hotel con encanto; solárium, spa, baños termales, así como una sala para reuniones de empresa, u otro tipo de eventos y dos terrazas al aire libre.

HOTEL CONGRESO FUNCIONES DEL PERSONAL PLANTILLA ORGANIGRAMA

FUNCIONES DEL PERSONAL Dado el gran tamaño del hotel y que su oferta está basada en la celebración de Congresos, vamos a contar con un Operador Profesional de Congresos (OPC), encabezado por un Comité Organizador del hotel y seguido de secretarías del OPC, cuya estructura detallaremos a continuación.

FUNCIONES DEL PERSONAL Principal órgano gestor de congresos y de la organización. Seleccionador de OPC. COMITÉ ORGANIZADOR

FUNCIONES DEL PERSONAL Secretaría técnica Mantiene relaciones entre el Comité Organizador y el promotor del evento o congresista. Controla aspectos de la organización del acto relacionados con necesidades de contratación o con servicios del tipo de salas, comidas y recepción de asistentes. Controlar las reservas, facturación y recepción de los clientes. Gestión de bases de datos, página web y publicidad.

FUNCIONES DEL PERSONAL Secretaría científica Aspectos del evento en sí mismo como creación y diseño del cronograma, traducción de textos, emisión y entrega de certificados, etc. Establecer relaciones con los invitados y ponentes.

FUNCIONES DEL PERSONAL Secretaría turística Está en contacto con las agencias de viajes. Realizan gestiones previas y posteriores al evento, como alojamiento, desplazamientos, excursiones y programas sociales para acompañantes.

FUNCIONES DEL PERSONAL Staff Otras funciones como apoyo de catering, montaje y desmontaje, limpieza y lavandería, instalación, revisión y gestión de medios audiovisuales, organización de espectáculos, etc. Otras funciones como contratación de azafatas, seguridad, etc.

PLANTILLA Puesto que en este hotel se externaliza la organización de eventos dada la envergadura de estos, no podemos especificar la plantilla de las secretarías que sería necesaria contratar, ya que esta es tarea de la empresa que contratamos. Si bien, el Comité Organizador, que es el que se comunica directamente con el OPC, estará formado por un presidente, un vicepresidente, un secretario y coordinadores.

SECRETARIA CIENTÍFICA ORGANIGRAMA COMITÉ ORGANIZADOR OPC SECRETARÍA TÉCNICA SECRETARIA CIENTÍFICA SECRETARÍA TURÍSTICA STAFF

HOTEL MEETING FUNCIONES DEL PERSONAL PLANTILLA ORGANIGRAMA

FUNCIONES DEL PERSONAL Como está especializado en la organización de eventos de menor dimensión, optaremos por una organización de eventos estructurada según los departamentos propios de un hotel, encabezados por los jefes de cada departamento, además de la contratación de los servicios exteriores en caso de que sean necesarios. Los departamentos deben estar interrelacionados para establecer un buen servicio.

FUNCIONES DEL PERSONAL DEPARTAMENTO COORDINADOR DE EVENTOS El jefe de este departamento es el encargado de coordinar todos los demás departamentos para garantizar una buena organización de eventos. Cuenta con auxiliares de coordinación de eventos. Se comunica con el cliente, le realiza las reservas, y le genera presupuestos y facturas del evento. Se encarga de los aspectos más técnicos del montaje y de la organización. Gestiona la página web, así como la cartera de contactos, enviando mailings publicitarios.

FUNCIONES DEL PERSONAL DEPARTAMENTO DE RESTAURACIÓN Y COCINA Control, almacenaje y servicios de alimentos y bebidas. Los encargados de que este departamento funcione correctamente son los jefes de cocina, cocineros y camareros, entre otros. Cada uno cumplirá con su función de trabajo. El dpto. de eventos dará también las instrucciones necesarias para el evento en cuestión. Los jefes de cocina, supervisan el trabajo realizado, así como emiten las órdenes oportunas. Los cocineros elaboran la comida requerida y acatan las órdenes de los superiores. Los camareros cumplen órdenes, sirven la comida y bebida, toman notas, entre otras.

FUNCIONES DEL PERSONAL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Se ocupa del post evento principalmente: El departamento de eventos, una vez celebrado el acontecimiento, le pasa lo que hay que facturarle a los clientes, para que se les envíen las facturas a estos. Realiza la contabilidad del evento. Encargado de los trámites meramente administrativos y de papeleo. Puede realizar otras que se le crean oportunas encomendarle. Jefe de administración y auxiliares.

FUNCIONES DEL PERSONAL DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN Encargado de realizar reservas si no estuviera disponible el propio departamento de eventos. Recepción de huéspedes. Asignación de habitaciones. Ayudar a todo lo que necesite el huésped. Se encuentra el jefe de recepción, recepcionistas y ayudantes de recepción.

FUNCIONES DEL PERSONAL DEPARTAMENTO DE PISOS Se encargan de la limpieza de las salas, también de la lavandería. Mantiene estrecha vinculación con todos los departamentos, sobre todo con el superior (dpto. coordinador de eventos) para tener conocimiento de los eventos y poder gestionarlos a tiempo. Compuesto por la gobernante y sus auxiliares.

FUNCIONES DEL PERSONAL DEPARTAMENTO TÉCNICO Revisión y arreglo de las instalaciones y equipos necesarios para el desarrollo de cada evento. Cuenta con el jefe técnico y auxiliares.

FUNCIONES DEL PERSONAL SERVICIOS EXTERIORES Contratación de personal que no siendo fijo en la plantilla suele ser necesario en determinados tipo de actos. Traductores, azafatas, asesores técnicos en determinadas especialidades, alquiler de vehículos, seguridad, personal de animación, organización de viajes y excursiones.

PLANTILLA Eventos: 3 personas (1 jefe de eventos y 2 auxiliares). Administración: 3 administrativos (1 jefe y 2 auxiliares administrativos). Restauración: 10 personas (1 jefe de cocina y 1 de sala, 4 cocineros y 4 camareros en principio, para un evento mayor, se contrata personal extra) Recepción: 5 recepcionistas y 3 mozos (1 jefe de recepción, 2 recepcionistas y 2 ayudantes). Pisos: 10 personas (1 gobernanta, 9 camareras de pisos). Técnico: 3 personas (1 jefe de mantenimiento y 2 ayudantes) TOTAL PLANTILLLA NECESARIA: 37 personas.

ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO COORDINADOR DE EVENTOS DPTO. ADMINISTRACIÓN Jefe administrativo Auxiliar administrativo DPTO. RESTAURACIÓN Jefes de cocina, bar y restauración Cocineros, camareros, ayudantes DPTO. RECEPCIÓN Jefe de recepción Recepcionistas, ayudantes de recepción y mozos DPTO. PISOS Gobernanta Camarera de pisos DPTO. TÉCNICO Jefe técnico Auxiliar SERVICIOS EXTERIORES - Jefe de eventos - Auxiliar