Tu y yo: necesidades diferentes

Presentación del tema: "Tu y yo: necesidades diferentes"— Transcripción de la presentación:

1 Tu y yo: necesidades diferentes
Tarea-2 CV

2 Hotel Congreso INSTALACIONES DE ALOJAMIENTO: 1000 habitaciones
1500 plazas de aparcamiento Piscina exterior (climatizada en invierno) 4 pistas de paddle Fitness center. Business center. Sauna 2 restaurantes a la carta 1 buffet libre Lobby bar Lounge bar Snack bar

3 Hotel Congreso INSTALACIONES PARA CONGRESOS Y REUNIONES DE EMPRESA:
1 auditorio con capacidad para 2100 pax 55 salas de reunión de eventos, de dimensiones adaptables con el uso de paneles. 35 salones con una dimensión máxima de 50 personas en teatro. 5 salones con dimensión máxima de 100 personas en teatro. 10 Salones con una dimensión máxima de 150 personas en teatro. 5 Salones con una dimensión máxima de 300 personas en teatro.

4 Hotel Congreso SERVICIOS:
Recepción de congresos personalizable e independiente de la entrada principal. Traducción simultánea. Streaming para retransmisión del evento en directo vía web. Alquiler de audiovisuales. Wifi gratuito en todo el centro: salas, espacios comunes y habitaciones Servicio de Coordinadora de eventos In House Internet Corner sin cargo Oficina de alquiler de Vehículos del propio Hotel Zona habilitada para la entrega y recogida de material Shuttle gratuito al aeropuerto Acceso gratuito a la piscina climatizada (exterior en verano) Acceso gratuito al Fitness Center Acceso gratuito a la sauna Acceso gratuito al Business Center

5 Hotel Congreso El hotel Congreso tiene grandes dimensiones y capacidad para celebrar eventos de gran volumen por lo que su departamento de eventos tendrá estructura de OPC. Se dividirá en secretarías: Secretaría científica. Secretaría técnica. Secretaría turística. Funciones de staff.

6 Hotel Congreso Comité organizador:
Es el responsable de las tareas organizativas. Es el que nombra las distintas secretarías. Es quien coordina las distintas secretarías. Junto a las demás secretarías: Es el que coordina acciones Solventa problemas. Recogen propuestas, ideas y sugerencias. Está formado por: Presidente. Vicepresidente. Secretario. Coordinadores diferentes áreas

7 Hotel Congreso Secretaría técnica:
Su función es la de estar en contacto con el promotor del evento y realizará todas las tareas para cubrir las necesidades del evento Secretaría científica: Es el encargado de apoyar al comité organizador en todo lo referente entorno al programa científico del evento así como de las relaciones con los ponentes. Secretaría turística: Realizan las gestiones antes y después del evento relacionada con los desplazamientos y los programas sociales para los acompañantes. Funciones de staff: Serán realizadas por los otros departamentos. Es el apoyo al catering, montaje y desmontaje etc.

8 Hotel Congreso Las tareas de la secretaría técnica son:
Confeccionar la base de datos. Diseñar y crear de la web, así como de la imagen, y los documentos corporativos del evento. Conseguir la máxima difusión. Diseñar y crear el boletín de inscripción. Recepción y proceso informatizado de las inscripciones, incluidas las inscripciones on- line  a través de la página web. Confirmar/anular/cambios de las inscripciones y de los servicios que se han reservado. Gestionar y controlar los pagos de las inscripciones. Enviar de toda la correspondencia que sea necesaria. Atener a todas las personas inscritas. Atender y coordinar cada ponente invitado, así como con las autoridades que presidan cualquier acto. Reuniones periódicas con el comité organizador . Coordinar y montar de las salas de reuniones. Contratar y coordinar los servicios auxiliares. Preparar y entregar de toda la documentación a los congresistas. Organizar banquetes y comidas de trabajo. Coordinar los servicios de la sede del congreso. Azafatas, obsequios

9 Hotel Congreso Las funciones de la secretaría científica:
Confección del cronograma científico. La convocatoria para presentaciones de ponencias o las invitaciones personales. La implantación del sistema on line de gestión de comunicaciones y ponencias. La coordinación con el comité organizador . La recepción e información sobre normas de envío de los trabajos y ponencias. El archivo, control y clasificación de los diferentes trabajos, una vez cerrado el plazo de presentación de solicitudes. La traducción de textos. La confirmación de aceptación/rechazo de los abstracts. La edición y publicación del programa del congreso y de libro de abstracts. La estructura del programa y su actualización constante.  Elaboración, impresión y entrega de certificados, diplomas y premios científicos. Explicar cada punto en la exposición.

10 Hotel Congreso La secretaría turística se dedicará a:
Tour pre y pos congreso. Transportes ponentes y congresistas. Alojamiento. Excursiones. Programa de los acompañantes.

11 Hotel Congreso Las funciones de staff: Ornamentación y escenografía.
Catering. Montaje y desmontaje. Medios audiovisuales. Espectáculos. Spa. Limpieza. Lavandería.

12 Hotel Congreso Contratación de servicios externos:
Técnicos audiovisuales. Personal para ayudar a discapacitados. Traductores lenguaje de signos. Azafatas. Seguridad. Floristería. Lavado y planchado.

13 Hotel Meeting Instalaciones y servicios: 95 habitaciones
Piscina exterior en la azotea Gimnasio Solarium Spa Hammam y baños termales. Restaurante carta Restaurante buffet Parking WIFI Servicios de traslado (de pago) Servicio de lavado y planchado Adaptado para personas con movilidad reducida

14 Hotel Meeting Instalaciones para eventos:
Una sala de 60 metros cuadrados. Una terraza al aire libre de 70 metros cuadrados. Una terraza al aire libre de 100 metros cuadrados.

15 Hotel Meeting El hotel Meeting está especializado en la organización de eventos de menor dimensión. No es necesario organizarse en estructura de OPC con distintas secretarías. Serán los distintos departamentos tanto del mismo hotel como de la cadena los que organizarán el evento.

16 Hotel Meeting DEPARTAMENTOS COORDINADOS CON LA CADENA:
Comercial externo: este departamento se encarga de contactar con los posibles clientes para conseguir clientes. Departamentos de grupos: Facilitará al comercial externo precios para poder atraer al cliente, luego habla directamente con el cliente para averiguar sus necesidades y dar un presupuesto cerrado y adaptado a las necesidades del cliente.

17 Hotel Meeting Departamento de reservas: Será el encargado de dar precios especiales para el personal, invitados y asistentes al evento. Departamento de Marketing: se encargará de la carteleria, logos, imprenta, a la vez que la publicidad y enviar los mailling. Departamento de Web/informática: facilitará la labor al de marketing gestionando todo lo referente al evento en la red.

18 Hotel Meeting DEPARTAMENTOS A NIVEL DE HOTEL:
Departamento coordinador de eventos: Coordina todos los departamentos para que haya una buena organización. Concreta con el cliente la organizativa del evento. Cubre al 100% de las necesidades del cliente. Estará en comunicación con el cliente. Se encargará de los aspectos más técnicos del montaje y de la organización. Formará parte del comité de honor. Va ser las relaciones públicas del hotel. Facturará el evento.

19 Hotel Meeting Todos los departamentos del hotel.
Los departamentos de la central deben mantener contacto con los del propio hotel para ver las posibilidades y condiciones de este para ofrecer a los clientes y a su vez el hotel con estos departamentos para ver que condiciones han pactado. Todos los departamentos del hotel deben de estar interrelacionados para que el servicio sea perfecto.

20 Hotel Meeting El departamento de servicio técnico realizarán el montaje de los stand. El departamento de pisos se encargara de la decoración y limpieza . El departamento de restauración y cocina se encargará de todo lo referente a las comidas, coffee break , coctels , catering, banquetes etc. El departamento de recepción se encargará de la adjudicación de las habitaciones e información referente a los distintos stand , gestión de transportes. Mantener contacto con las agencias de viajes para lo que sea necesario y cargar los servicios contratados a la factura del evento. Controller se encargará de pagar a los proveedores externos y controlar el nivel de rentabilidad del evento. Los animadores gestionarán las actividades deportivas, espectáculos etc. El departamento de Spa si se han contratado este servicio. La dirección coordina y supervisa.

21 Hotel Meeting Se contratarán empresas externas:
Técnicos audiovisuales. Azafatas. Personal de ayuda a discapacitados si fuese necesario. Floristería. Seguridad.

22 Hotel Congreso Coordinador de eventos Presidente Vicepresidente
Secretario Coordinadores secretarias Secretaría técnica Secretaría científica Secretaría turística Funciones staff

23 Hotel Meeting Director general Departamentos de la cadena
Comercial externo Departamento de grupos Departamento de Reservas Departamento de Marketing Departamento de WEB / Informática Departamentos propios del hotel Coordinador de Eventos Empresas externas Cocina Restaurante Pisos SSTT Animación Spa Recepción Administración