ESTÁNDARES DE COBRO

Las acciones de las Administradoras son esenciales para recuperar y depurar la cartera del Sistema.

Responsables directos del Las Administradoras son de la cartera del Sistema. cobro oportuno y eficiente. Custodios de la información

Hoy, el proceso de cobro de las Administradoras es heterogéneo y con frecuencia se aleja de las mejores prácticas.

En la práctica, las acciones de cobro de las Administradoras del SPS carecen de articulación 1

de las Administradoras no cruza información con las demás administradoras del mismo subsistema. No verifican con otras Administradoras del mismo subsistema que sus afiliados tengan múltiples afiliaciones. Fuente: Encuesta sobre prácticas cobro % 67%

2 Las prácticas de cobro del SPS no cumplen de forma homogénea con mejores prácticas.

Las Administradoras utilizan 6 tipos de acciones de cobranza persuasiva Fuente: Encuesta sobre prácticas cobro mecanismos distintos para actualizar los datos de ubicación de los aportantes Las Administradoras realizan según criterios internos: Correo electrónico, llamada, correspondencia, visita, tercerización, suspensión de servicios.

para las mismas situaciones de cobro por falta de información de esfuerzos ✚ = Desarticulado Heterogéneo 1 2 Trato diferenciado Pérdida de oportunidad Duplicidad

Los estándares de cobro son una solución para esos 2 problemas.

Hacer lo mismo y hacerlo de la mejor manera

Adaptarse a los estándares trae beneficios para las Administradoras: Se aclaran las obligaciones Se disminuye la competencia desleal ✓ La homogeneidad posibilita alianzas Administradoras de diferentes subsistemas economías de escala en el cobro entre y porque todas las Administradoras deben cumplir con los mismos mínimos a nivel del procedimiento ✓ ✓

Uso eficiente de la información Hay ingresos adicionales Se crean economías de escala ✓ ✓ ✓ Y acceso a información consolidada que antes no estaba disponible disminución de costos Por recuperación de cartera y al depurar la cartera (Pensiones) Con mayor impacto para aportes pequeños (Riesgos Laborales)

El Aviso de Incumplimiento es una de las primeras acciones estandarizadas Art. 6 Resolución 444 de 2013 Guía para el Aviso de Incumplimiento en el Pago al Aportante V.2.

El aviso de incumplimiento es una comunicación que debe enviar la Administradora al aportante deudor en un momento específico del proceso de cobro.

promover el reporte oportuno de novedades; o incentivar el pago voluntario de la acreencia antes de iniciar las acciones de cobro. Objetivos

El aviso debe ser 1 Oportuno 2 Eficiente (contenido y canal de comunicación) 3 Aprovecha Economías De Escala 4 Articulado Con Proceso De Cobro

1 Oportuno se realiza en el mes siguiente al que se presenta el incumplimiento

El aportante no aporta por el cotizante; y En el mes anterior al incumplimiento el aportante había realizado el aporte por ese cotizante El incumplimiento se presenta cuando

Por ejemplo: Hoy 10 de octubre de 2013, Alimentos Ltda. está obligado a realizar sus aportes el día 8 de cada mes. En agosto de 2013 la empresa realizó el pago de los aportes de sus empleados. En el mes de septiembre no realizó los aportes correspondientes ni reportó novedades. La Administradora está obligada a comunicarle al aportante el aviso de incumplimiento en octubre.

Por ejemplo: Hoy 10 de octubre de 2013, Enviamos S.A.S está obligado a realizar sus aportes el día 6 de cada mes. En agosto de 2013 la empresa no realizó el pago de los aportes para los meses de junio, julio y agosto. La Administradora no está obligada a comunicarle al aportante el aviso de incumplimiento en octubre.

Por ejemplo: Hoy 10 de octubre de 2013, Vigilancia S.A. está obligado a realizar sus aportes el día 3 de cada mes. En septiembre de 2013 la empresa no realizó el pago de los aportes de uno de sus 55 empleados. La empresa había realizado los aportes de ese empleado para agosto y no reportó novedades. La Administradora NO está obligada a comunicarle al aportante el aviso de incumplimiento octubre.

2 Eficiente (contenido y canal de comunicación) en un mismo aviso la Administradora depura y/o cobra

La recomienda que se comunique por vía telefónica porque es Una comunicación rápida Permite verificar y corregir reporte de novedades e incentivar el pago temprano en 1 paso

Sin embargo, la Administradora puede decidir si lo realiza por escrito Correo electrónico Correspondencia Mensaje de texto Fax *En la Guía encuentran los contenidos sugeridos para las comunicaciones

3 Aprovecha Economías De Escala porque se puede comunicar en conjunto

Los promovemos Generan eficiencia en la comunicación Avisos de incumplimiento conjuntos

4 Articulado con el proceso de cobro

Proceso de Cobro CCF Fecha de pago Aviso de Incumplimiento 10 días 16/08/13 01/07/13 Tenemos un mes y diez días para realizar el aviso

La apoyar y controlar la implementación está para

Apoyamos a las Administradoras Preguntas frecuentes Resolución Página Web En desarrollo Guías actualizadas Talleres Correo electrónico Resolver dudas

Y controlamos el correcto cumplimiento del estándar

No comunican Comunican tarde el aviso El aviso no cumple por fuera del término establecido los parámetros mínimos de contenido de la Guía el aviso de incumplimiento No tienen evidencia del envío Las Administradoras incumplen el estándar de cobro cuando:

Controlamos el cumplimiento cuando monitoreamos el registro y validamos la evidencia de la comunicación Llevar un Registro Conservar evidencia siguiendo la Guía

Las siguientes son evidencias Constancia envío mensaje de texto Guía envío de la correspondencia Constancia correo electrónico enviado Grabación de la llamada La evidencia debe ser conservada durante 5 años

El Uso Eficiente de la Información es el segundo estándar…. Art. 3-5 Resolución 444 de 2013 Guía para el Uso Eficiente de la Información del Sistema de la Protección Social V.2.

¿Cuál información? 1 Datos de ubicación y contacto del aportante Reportes consolidados de cartera Reportes desagregados de cartera 2 3

Ubicación del aportante : Dirección Ubicación del aportante : Dirección Datos de contacto: Teléfonos, correos electrónicos, etc. Datos de contacto: Teléfonos, correos electrónicos, etc. 1 Datos de ubicación y contacto del aportante

Último día hábil del mes de Noviembre de cada año Fecha de envío

El propósito del primer envío Calificar la cantidad y calidad de la información que tienen las Administradoras

Cantidad Porcentaje de aportantes con alguna información Número promedio de campos disponibles por aportante

Calidad Veracidad de la información a mayor tiempo de la última actualización, menor veracidad

Reportes consolidados y Desagregados de cartera 23

Línea base de la cartera del Sistema con mismos criterios de estimación de cartera presunta Registro homogéneo de aportantes permite identificar quienes tienen cartera en múltiples Administradoras Monitoreo Convenios de Cobro ¿por qué reportar información a la UGPP?

¿Qué debe reportar? información ¿Cómo debe reportar la ? Información ¿Cuándo debe reportar la ? Información

30 días Hoy ¿Qué debe reportar? Antigüedad información Cartera que debe reportar Debe reportarse la cartera que tenga mas de 30 días

SUGERENCIA: Promedio de los últimos 12 periodos consecutivos pagados ¿Qué debe reportar? Cartera Presunta información

SUGERENCIA: Promedio sobre el mayor número de periodos consecutivos pagados ¿Qué debe reportar? Cartera Presunta información

¿Cuándo debe reportar la Información? Enero Consolidado Febrero Consolidado Marzo Desagregado Consolidado Abril Consolidado Mayo Consolidado Junio Desagregado Consolidado Julio Consolidado Agosto Consolidado Septiembre Desagregado Consolidado Octubre Consolidado Noviembre Consolidado Diciembre Desagregado Consolidado

¿Cómo debe reportar la Reportes ubicación, consolidado y desagregado Información ? Forma de entrega del archivo: Formato TXT – Separado por un carácter PIPE | Ejemplos: EPS001|EPS Social|Enviamos SAS|NI| |2|Calle |001|11|Cundinamarca|Bogotá DC| | | | | | |01| | | | | (25 campos - EPS001|EPS Social|1|1|2|1| (7 campos - consolidado) Nombre del archivo: 3 Subsistema + 6 cód. Administradora + 4 año de reporte + 2 mes de reporte + nombre del reporte Ejemplo: EPS_230501_2013_09_contacto EPS_230501_2013_09_consolidado EPS_230501_2013_09_desagregado

¿Cómo debe reportar la Reportes ubicación, consolidado y desagregado Información? Ficha de control del Reporte: Archivo en Excel, todos los campos obligatorios Detalle Código Administradora Nombre Administradora Responsable del envío Cargo del responsable Correo electrónico Teléfono Nombre del archivo Fecha de corte Fecha de envío Número de registros del archivo Recepción de información: conexión FTP Seguro

Si no se especifica día de actualización del dato, se debe incluir el primer día del mes EJEMPLO 1 – Datos de Ubicación y contacto: Persona natural con 2 datos (dirección 1 y teléfono 1). La dirección de residencia no tiene fecha de actualización y el teléfono fue actualizado en febrero de FORMA DE ENTREGA ARCHIVO: Formato TXT – Separado por un carácter PIPE | EPS001|EPS Social|Carolina Velásquez García|CC| | |Calle 26 #19-34 apto.201|001|11|Cundinamarca|Bogotá DC| | | | | | |01| | | | | | | (25 campos) NOMBRE DE ARCHIVO: EPS_230501_2013_09_contacto

EJEMPLO 2 – Datos de ubicación y contacto: Persona jurídica 4 datos (dirección 1, teléfono fijo 1, celular 1 y correo electrónico 1). Todos los datos tienen fecha de actualización con detalle día, mes y año. FORMA DE ENTREGA ARCHIVO: Formato TXT – Separado por un carácter PIPE | EPS001|EPS Social|Enviamos SAS|NI| |2|Avenida 5#45-01|001|11|Cundinamarca|Bogotá DC| | | | | | |01| | | | | (25 NOMBRE DE ARCHIVO: EPS_230501_2013_09_contacto

¿Cómo debe reportar la Reporte Consolidado Información? FORMA DE ENTREGA ARCHIVO: Formato TXT – Separado por un carácter PIPE | EPS001|EPS Social|1|1|2|1| (7 campos) NOMBRE DE ARCHIVO: EPS_230501_2013_09_consolidado

¿Cómo debe reportar la Reporte Desagregado Información? FORMA DE ENTREGA ARCHIVO: Formato TXT – Separado por un carácter PIPE | EPS001|EPS Social | Enviamos SAS|NI| |2|1|1| | | |5|5| (14 campos) NOMBRE DE ARCHIVO: EPS_230501_2013_09_desagregado

No enviar la Enviar la incompleta o inexacta Enviar la en formato diferente Enviar la después del plazo establecido Incumplimiento de los Estándares Información

La apoyar y controlar la implementación está para

La información enviada Apoyamos a las Administradoras Planes de Mejora de la Información para las Administradoras que lo requieran Calificamos Acordamos

Se acuerda para el siguiente año con metas trimestrales que supervisaremos trimestralmente El Plan de Mejora de la Información

Las Acciones Persuasivas Tercer estándar de cobro a revisar Art. 8 Resolución 444 de 2013 Guía de Acciones Persuasivas y Criterios para Iniciar el Cobro Coactivo/Judicial

El cobro persuasivo: Son todas las comunicaciones que deben realizar las Administradoras, una vez cuenten con un título que preste mérito ejecutivo.

incentivar el pago voluntario de la acreencia y evitar el desgaste generado por las acciones de cobro judicial o coactivas. Objetivos:

El cobro persuasivo debe ser: Articulado con el Proceso de Cobro Oportuno Eficiente (contenido y canal de comunicación)

1 Oportuno Se deben realizar dos comunicaciones Una de las dos comunicaciones debe ser escrita. La primera comunicación se deberá realizar dentro de los 15 días siguientes a la firmeza del título ejecutivo El segundo contacto se deberá realizar dentro de los 30 días siguientes a la firmeza del título ejecutivo

2 Eficiente (contenido y canal de comunicación) En las comunicaciones que se remiten, se cobra el valor determinado en el título ejecutivo y recuerdan a los deudores cómo deben realizar los pagos.

La recomienda que las comunicaciones se realicen: 2da comunicación: Llamada telefónica 1ra comunicación: De forma escrita

3 Articulado con el proceso de cobro Las comunicaciones persuasivas NO reemplazan la constitución en mora ni las demás actuaciones exigidas por Ley, para cada Subsistema.

Las Administradoras incumplen el estándar de cobro persuasivo cuando: No tienen evidencia del envío No realizan las dos comunicaciones de cobro persuasivo Comunican tarde Las comunicaciones por fuera de los términos Establecidos para las dos comunicaciones No cumplen los parámetros mínimos de contenido de la Guía No tienen evidencia del envío

Las Administradoras pueden realizar acciones persuasivas adicionales a las definidas en los estándares. Los criterios que establezcan las Administradoras para insistir en el Cobro Persuasivo antes de adelantar el Cobro Coactivo/ judicial deben quedar documentadas para su posterior verificación. Acciones Adicionales de Cobro Persuasivo

Criterios para iniciar el cobro Coactivo o Judicial Cuarto estándar Art. 9 Resolución 444 de 2013 Guía de Acciones Persuasivas y Criterios para Iniciar el Cobro Coactivo/Judicial

Las acciones persuasivas no son apropiadas para todas las deudas por razones de oportunidad. Las Administradoras pueden establecer principios internos y sustentados, para no ejecutar las acciones persuasivas. Con estos se delimitan parámetros que deben adoptar todas las Administradoras para darle un tratamiento igual a situaciones similares. Principios para iniciar el cobro Coactivo o Judicial sin agotar el Cobro Persuasivo

NO se deben agotan las acciones persuasivas cuando existe un riesgo alto de no recuperar la cartera. Riesgos

Existe un Riesgo Alto, cuando: La cartera tiene una antigüedad que puede afectar la oportunidad de Cobro La deuda con la Administradora supera un monto mínimo determinado por la misma que puede generar una prioridad para ejercer el Cobro judicial o Coactivo El aportante se encuentra en proceso de naturaleza concursal o liquidatorio. El aportante ha manifestado que no va a pagar la deuda. El aportante fue expulsado (Cajas de Compensación)

Documentación y Formalización Criterios definidos para la recuperación de la cartera Quinto estándar Artículo 10 Resolución 444 de 2013 Guía de Documentación y Formalización de Criterios definidos para las acciones de recuperación de cartera

Al interior de las Administradoras conozcan el proceso de cobro y las políticas establecidas para unas adecuadas acciones de recuperación de cartera. e Incorporar las políticas escogidas por cada Administradora. Propósito de la Documentación y Formalización de los criterios

Las Administradoras deberán documentar, implementar y divulgar al interior, los mecanismos determinados para el proceso de cobro en cumplimiento de cada uno de los estándares establecidos en la Resolución 444 de Condiciones generales

Las Administradoras no deberán formalizar criterios para el cobro que contravengan lo dispuesto en la Resolución 444 de 2013 y sus guías. Las Administradoras de naturaleza pública podrán adicionar su Reglamento Interno de Cartera, incorporando las prácticas que desarrollan el estándar. La documentación y formalización del proceso de cobro deberá estar actualizada. Condiciones generales

La recomienda que la documentación y formalización se realice en un manual interno que contenga: Tabla resumen con los criterios seleccionados para las diferentes etapas Cronograma de cartera donde se especifiquen plazos, acciones y responsables Políticas y reglas que la Administradora desarrolló para no agotar la etapa persuasiva Criterios para mantener los procesos en etapa persuasiva Métodos de comunicación escogidos para el aviso de incumplimiento y las acciones persuasivas Disposiciones legales que regulan cada uno de los procedimientos de cobro En la Guía de Formalización y documentación de criterios encontrará más recomendaciones

Las Administradoras incumplen el estándar de documentación y formalización cuando: No tienen evidencia del envío No documentan sus procesos de cobro No se evidencie que existe formalización al interior de la Administradora sobre los estándares de cobro y los parámetros escogidos La documentación no este disponible cuando la UGPP la solicite - Dentro del proceso de cobro Dentro del proceso de cobro no se incluyen los contenidos mínimos que sugieren las guías.

Convenios para adelantar Acciones de Cobro Sexto estándar Artículo 11 Resolución 444 de 2013 Guía de Convenios para adelantar las acciones de cobro

Buscan aprovechar economías de escala en el cobro de aportantes que son morosos con múltiples Administradoras. Surgen de la aplicación de los principios de economía y eficiencia Son especialmente relevantes para cobrar deudas que son pequeñas si se cobran por separado, pero rentables si se cobran conjuntamente. Propósito de los convenios

Objetivos y alcance de los convenios: Permiten que un agente (sea una Administradora o un tercero) cobre en representación de una o varias Administradoras Facilita las acciones de Cobro judicial o Coactivo El alcance del convenio deberá ser establecido en el texto del acuerdo que se firme entre las partes. La UGPP respeta las condiciones establecidas por las partes y la libertad de configuración de los negocios de cada una. La participación de una o varias Administradoras en convenios no la(s) exime de la responsabilidad de cumplir con los estándares

La recomienda que las Administradoras establezcan las siguientes condiciones mínimas: Objeto del convenio Valor de los honorarios Plazo del convenio Distribución del recaudo En la Guía de Convenios para adelantar las Acciones de Cobro encontrará lineamientos que desarrollan las condiciones mínimas expuestas. Obligaciones del Contratista y Contratante Causales de incumplimiento, multas y sanciones Forma de pago Garantías Resolución de Conflictos Cesión Confidencialidad de la información

Gracias