EL PROCESO METODOLÓGICO PARA LA SISTEMATIZACIÓN LOS DIEZ PASOS EL PROCESO METODOLÓGICO PARA LA SISTEMATIZACIÓN

Los diez pasos La selección de la experiencia a sistematizar La reconstrucción inicial de la experiencia La definición del eje de sistematización Recopilar, ordenar y analizar la información y documentación disponible La identificación de los agentes involucrados en la experiencia Organizar un programa de entrevistas El ordenamiento y análisis de la información recabada con las entrevistas El taller grupal La redacción del informe de sistematización La estrategia de comunicación y uso

Primer paso: seleccionar la experiencia a sistematizar Objetivo Elegir la experiencia (innovación o componente de proyecto) a ser sistematizada. Criterios: potencial para extracción de aprendizajes y lecciones, viabilidad técnica y viabilidad material. Procedimiento Convocar a diversos actores en el proceso de selección Listado de experiencias a partir de lluvia de ideas u otra técnica Justificación de cada propuesta Selección por consenso de la (s) experiencia (s) más significativas.

Segundo paso: reconstruc-ción inicial de la experiencia Objetivo Contar con una primera mirada crítica de la experiencia Procedimiento Descripción de la experiencia dando respuesta a las siguientes interrogantes: ¿Cómo y por qué se inicia la experiencia? ¿Quiénes de involucraron en la experiencia de manera directa e indirecta? ¿Cómo se desarrollaron los hechos? ¿Cuál es la situación actual? ¿Qué cambios se han producido? ¿Qué lecciones y aprendizajes se puede extraer? Requisito Haber participado directamente en la experiencia a sistematizar

Tercer paso: definir el eje de sistematización Es el foco que define los aspectos específicos de la experiencia seleccionada en los cuales se concentra la sistematización Elemento central que guía el análisis crítico Se recomienda plantearlo como pregunta Si en el camino encontramos otros aspectos de la experiencia que nos parecen importantes, debemos organizar otras sistematizaciones.

Tercer paso: definir el eje de sistematización Procedimiento Conteste la siguiente pregunta: ¿Qué queremos aprender sobre la experiencia seleccionada para ser sistematizada? Resuma la naturaleza o características más saltantes de la innovación o componente seleccionado La respuesta a la pregunta será el eje de sistematización Si respondemos que el aspecto más destacado de la innovación seleccionada es la integración entre las fases de producción, organización de la comunidad y la cadena de comercialización del café El eje puede ser fraseado así ¿Cómo se produjo la interacción entre producción, organización y mercado?

Tercer paso: definir el eje de sistematización Ejemplos de eje de sistematización ¿Cómo se ha llevado a cabo el proceso de adaptación de las estrategias de intervención del programa de nutrición infantil de ADRA por el Ministerio de Salud? ¿Qué aspectos posibilitaron la vinculación exitosa de la Cooperativa ACOPAGRO a mercados dinámicos?

EJERCICIO En pequeños grupos los participantes definirán un eje de sistematización Puede escoger: Una experiencia de innovación Una experiencia en el marco de un componente del proyecto

Cuarto paso: Información y documentación disponible Objetivos Contribuir a entender las condiciones, problemas y oportunidades que dieron origen a la experiencia que se quiere sistematizar Entender las partes del proceso Enriquecer la descripción y el análisis de la experiencia No duplicar trabajos de búsqueda de información ya disponible Determinar algunos tipos y/o niveles de actores que son importantes tener en cuenta para complementar con información de fuentes primarias

Cuarto paso: Información y documentación disponible Procedimiento Hacer un catastro de toda la información disponible Trate de obtener información que le permita cuantificar aspectos clave de los actores involucrados Clasifique para que etapa (o etapas) del procedimiento general sería útil la información disponible Identifique responsables de analizar la información

Quinto paso: identificación y priorización de actores involucrados en la experiencia Objetivo Identificar los actores vinculados a la experiencia a sistematizar, según tipo de actores y niveles de importancia.

Quinto paso: identificación y priorización de actores involucrados en la experiencia TIPOS DE ACTOR Directos: Participan en la toma de decisiones Aportan recursos materiales, humanos o financieros Reciben beneficios o efectos negativos directos Indirectos: Sus decisiones tienen influencia sobre la experiencia

Clasifíquelos en cuatro categorías: Quinto paso: identificación y priorización de actores involucrados en la experiencia NIVELES Clasifíquelos en cuatro categorías: A. Participación indispensable B. Participación útil C. Participación solo si hay tiempo y recursos D. Participación prescindible, no tan necesaria Procedimiento Identifique cada actor en forma precisa Identifique los representantes de cada actor que se propone sean entrevistados

Sexto paso: Programa de entrevistas Objetivo Definir un programa de entrevistas, considerando las siguientes preguntas ¿A quiénes vamos a entrevistar? ¿Quiénes los van a entrevistar? ¿Sobre qué temas los vamos a entrevistar?

Sexto paso: Programa de entrevistas Procedimiento Revise el eje de sistematización Revise el cuadro de actores identificados Recuerde que es necesario obtener opiniones y puntos de vista de cada tipo de actor sobre los siguientes cinco temas: La situación inicial y su contexto, antes del inicio de la experiencia El proceso de la experiencia y su contexto La situación final o actual y su contexto Los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones Las lecciones aprendidas

Sexto paso: Programa de entrevistas Procedimiento Para cada tipo de actor a entrevistar haga una guía con preguntas que cubran adecuadamente cada uno de los cinco temas. Decida si trabajará con entrevistas individuales o grupos de discusión, en cada caso. Defina quien estará a cargo de hacer cada entrevista o facilitar los grupos de discusión. Recuerde La entrevista o grupo de discusión no debe durar más de 90 a 120 minutos. Contar con una grabadora para registrar la conversación, además de un cuaderno para ir tomando apuntes. Si el uso de la grabadora no es posible o no es recomendable, es preferible que sean dos entrevistadores

FASE DE CAMPO A partir del paso 6 iniciamos la fase de campo Esta incluye: Entrevistas Grupo Focal Observación Testimonios – registro audiovisual Fotografías Taller Grupal GF O

Séptimo paso: Ordenamiento y análisis de la información Objetivo Ordenar y analizar la información obtenida. Háganse preguntas como las siguientes: ¿Qué tan amplia es la variedad de perspectivas y puntos de vista en cada uno de los temas incluidos en las entrevistas? ¿Cuáles son los principales consensos en cada uno de esos temas? ¿Cuáles son las principales diferencias en cada uno de esos temas? ¿Por qué se iniciaron esos procesos? ¿Cómo se desarrollaron ciertos procesos? ¿Por qué hay diversas interpretaciones de una misma experiencia? ¿Por qué el consenso es tan fuerte?

Séptimo paso: Ordenamiento y análisis de la información Procedimiento Pase en limpio sus apuntes o transcriba las grabaciones de las entrevistas Repase y ordene la información Junte los puntos de vista y opiniones Una vez reunida la información de todos los entrevistados, identifique los acuerdos y los desacuerdos

Séptimo paso: Ordenamiento y análisis de la información Entrev Nº 1 Entrev Nº2 Nº 3 Nº ... Situación Inicial Procesos Situación final o actual Lecciones aprendidas Hallazgos, conclusiones, recomendaciones

Séptimo paso: Ordenamiento y análisis de la información Ideas con acuerdo Ideas sin acuerdo Situación Inicial Procesos Situación final o actual Lecciones aprendidas Hallazgos, conclusiones, recomendaciones

Séptimo paso: Ordenamiento y análisis de la información Procedimiento Prepare una presentación para devolverla al grupo. Dicha presentación debe contener al menos los siguientes puntos: La interpretación de su grupo de sistematización respecto a la situación inicial, el proceso y la situación actual. Las conclusiones, recomendaciones, lecciones aprendidas y hallazgos (opcional), que surgen de la reflexión critica de los datos. Los acuerdos y disensos que hay entre los grupos de actores, si los hubiera respecto a los dos puntos arriba precisados. Complementar información faltante.

Octavo paso: el taller grupal Objetivo Involucrar a los participantes en la construcción de visiones compartidas Momento clave de todo el proceso de sistematización. Momento de aprendizaje y no como un espacio para "recolectar" información Pero sirve también para ratificar, completar y aclarar la información previamente recolectada con las entrevistas.

Octavo paso: el taller grupal Procedimiento: Informar los resultados de las entrevistas individuales y grupales Ratificación de los acuerdos principales sobre los tres primeros temas (situación inicial, el proceso y situación actual) Discusión de los desacuerdos sobre los tres primeros temas, puede seguir esta ruta: El facilitador da lectura al desacuerdo, señalando cuales son las posiciones que existen sobre el tema en discusión. El facilitador ofrece la palabra para sustentación de puntos de vista. El facilitador resume los argumentos y, si es posible, ofrece una fórmula de acuerdo.

Octavo paso: el taller grupal Procedimiento: Los hallazgos, las conclusiones, las recomendaciones y las lecciones aprendidas. Podemos seguir dos procedimientos distintos. Utilizar el mismo procedimiento que se uso para presentar las etapas anteriores, presentando elementos ya definidos para la discusión. Construir en ese momento y de manera colectiva, los hallazgos, conclusiones, recomendaciones y lecciones. Los participantes presentarán al grupo sus ideas. Terminado el listado deberá darse un espacio para comentar, analizar y llegar a acuerdos sobre las mismas.

Noveno paso: Redacción del Informe “Maestro” Objetivo Elaborar el informe del proceso de sistematización, incorporando los temas y secciones recomendadas en las guías anteriores. Considérelo un documento de trabajo Procedimiento - estructura sugerida: Identificación de la experiencia sistematizada Eje de la sistematización Situación Inicial Proceso de intervención Resultados de la experiencia (situación final o actual) Lecciones aprendidas Hallazgos, Conclusiones y Recomendaciones Anexos

Noveno paso: Redacción del Informe “Maestro” Recomendaciones sobre el estilo Determinar quiénes van a leer el reporte. Encuentre un balance entre la descripción y la interpretación. Escribir en oraciones cortas, con un lenguaje objetivo y claro. Evitar la jerga científica muy especializada u obscura. Usar en lo posible testimonios de los actores, cuadros, gráficos, recuadros, fotografías, o algún soporte visual para hacer más clara y amena la lectura. Hacer encabezados usando diferentes tipos de letra y subtitulado. Comunicar los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de manera directa y clara

Décimo paso: la estrategia de comunicación Objetivo Diseñar un plan de comunicación y uso de los resultados de la sistematización. FIDAMERICA y PREVAL promueven el uso de medios audiovisuales como herramienta para la comunicación de las experiencias de los proyectos FIDA

Décimo paso: la estrategia de comunicación Otros medios Informe maestro con resumen ejecutivo. Resumen ejecutivo con conclusiones, recomendaciones y lecciones aprendidas. Resúmenes ejecutivos para diferentes audiencias e intereses. Informes finales sectoriales o temáticos a elaborarse opcionalmente para audiencias específicas, según sea su interés y requerimiento. Presentación en Power Point con resumen, gráficos y tablas Presentación en cd multimedia con videos y testimonios sobre el proceso de sistematización y sus resultados. Difusión a través de memos, cartas, internet, etc. Impresos: brochures (folletos de presentación); boletines internos y externos del proyecto y del sector. Formatos masivos: afiches, banderolas, cuñas radiales.