San Salvador, 28 de Junio de 2011 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras Alejandro Susel

Sistema de Información vs. Informático  Sistema de Información  Sistema que tiene como fin brindar información  Sistema Informático  Automatización total o parcial de un sistema de información  Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC)  Hardware + Comunicaciones + Software + Capital Humano + Seguridad & Auditoría Informática + e-business  Hardware: Todo aquello que se puede romper con un martillo…  Software: Todo aquello que solo podemos insultar o maldecir ;-) 2 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

El mundo de las TICs - Tecnologías de la Información y Comunicaciones 3 Hardware Comunicaciones Software de Base Seguridad & Auditoría Informática E-Business Software de Aplicación Capital Humano Informático Capital Humano no informático Infraestructura Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

Gestión Estratégica de las TICs 4 DIAGNOSTICO (situación actual) OBJETIVO Alineado con la Visión y Misión de la Organización Plan Estratégico Tecnológico (Para cada componente TIC) DO Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

Ámbitos del análisis estratégico Junio de Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras Organización/Personas Flujos de Trabajo (Aplicaciones de negocio) Política, Legislación, Regulación Tecnologías habilitantes Estrategia de negocios Institucional Prestación de Servicios

¿Qué es el e-Procurement?  e-Procurement se refiere al uso de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) basadas en Internet para realizar alguna o todas las actividades del proceso de adquisición y contratación de una Institución.  Existen varias formas de e-Procurement que pueden ser vistas como soluciones completas que automatizan e integran varios de los procesos de procurement de la organización. Critical factors that influence e-procurement implementation success in the public sector - Kishor Vaidya, A. S. M. Sajeev and Guy Callender (2006) e-Procurement Instituciones Públicas Proveedores Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

¿Qué es el e-GP?  El E-Compras Gubernamentales es el mecanismo que permite al gobierno publicar, convocar y perfeccionar compras y licitaciones y a sus proveedores vender bienes y servicios a través de medios electrónicos.  El mecanismo de intercambio puede darse a través de un único portal de servicios o bien a través de variados portales o medios electrónicos.  En Latinoamérica existen diversos niveles de avance y desarrollo del e-GP, dependiendo de las realidades de cada país, por lo que más que ver quién tiene el mejor sistema, el foco debe ponerse en las estrategias y modelos de negocio de cada uno de los países, teniendo en cuenta el marco legal existente E-Government Procurement (E-GP): Solución de Eficiencia y Transparencia” – Javier Carranza Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

Beneficios del e-GP  Objetivos de eficiencia  Estandarización de proceso de contratación  Reducir costos en el manejo del gasto público  Promover el desarrollo regional y local; asegurando la competencia en los mercados de bienes demandados por el sector público, introduciendo adecuados incentivos a la participación de la comunidad, especialmente a las Pymes.  Objetivos de transparencia  Acceso a la información de manera oportuna  Aumentar el grado de transparencia en los procesos de compras y licitaciones públicas, mejorando la gobernabilidad de los actos de públicos. Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

Tipos de herramientas de e-GP Módulos Plan de Compras Registro de Proveedores Bodega Inventario Motor de búsqueda Notificaciones automáticas Notificación de ofertas Módulo Facturación Garantías Preguntas Frecuentes Licitación/ cotización Electrónica Licitación electrónica Publicación de Documentos Licitación Permitir descargar documentos Notificación Oportunidad Notificación adjudicación a través del Sitio Licitación/ cotización Inversa Licitación electrónica inversa Legislación Requerimiento de participación simultánea Licitación anónima Trazabilidad en línea Compras por catálogo Legislación Ordenes de compra Ordenes de Pago Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

Adquisición de Software  Desarrollo a medida  Software Enlatado  Enlatado Parametrizable 10 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

Adquisición de Software  Desarrollo a medida + nivel de adaptación a las necesidades + tiempo de desarrollo + riesgo de inestabilidad - Dependencia Comercial (¿quién tiene el código fuente?) - Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades - Probabilidad de cambios de versiones (no parches) + Dependencia de RRHH Críticos (¿Y si muere el gurú?) - Probabilidad de documentación útil o actualizada + Participación del usuario en el proyecto (RRHH) + El dilema del nivel de “parametrización” + Costo + Riesgo de perder el foco 11 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

Adquisición de Software  Software Enlatado - nivel de adaptación a las necesidades - tiempo de desarrollo - riesgo de inestabilidad + Dependencia Comercial (no tengo el código fuente) + Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades + Probabilidad de cambios de versiones (no parches) - Dependencia de RRHH Críticos (Y si muere el gurú?) + Probabilidad de documentación útil o actualizada - Participación del usuario en el proyecto (RRHH) - El dilema del nivel de “parametrización” - Costo - Riesgo de perder el foco 12 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

Adquisición de Software  Software Enlatado Parametrizable +/- nivel de adaptación a las necesidades +/- tiempo de desarrollo +/- riesgo de inestabilidad + Dependencia Comercial (no tengo el código fuente) + Tiempo para incorporación de mejoras y nuevas funcionalidades +/- Probabilidad de cambios de versiones (no parches) +/- Dependencia de RRHH Críticos (Y si muere el gurú?) + Probabilidad de documentación útil o actualizada + Participación del usuario en el proyecto (RRHH) - El dilema del nivel de “parametrización” +/- Costo +/- Riesgo de perder el foco 13 Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

PlanificarDiseñarDesarrollarCapacitarDesplegar Transición a la operación Implementar una herramienta de e-GP  La implementación de un sistema de compras electrónicas gubernamentales es un proceso de cambio organizacional que requiere un tiempo considerable. Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

¿Por qué fracasan los proyectos TIC?  No contar con una planificación adecuada  Falta de compromiso y apoyo de todas las partes involucradas  Concentrar el rol liderazgo del proyecto, administración del proyecto y líder tecnológico en la misma persona.  Quemar etapas en el ciclo de vida de un desarrollo tecnológico  Falta de un interprete/traductor  Entender que a veces lo mejor es enemigo de lo bueno  Por la mala calidad y/o escasez de recursos humanos y/o materiales  Desestimar la tecnología instalada  Mala estimación de los tiempos y costos (métricas)  Cambio de la realidad y en consecuencia de las necesidades 15

16 Riesgos de un proyecto: Modelo DICE  Esta es una metodología que permite medir la probabilidad de que un proyecto sea exitoso:  Duración [ D ]  Idoneidad [ I ]  Compromiso  Compromiso de la Alta Dirección [ C1 ]  Compromiso a Nivel Local [ C2 ]  Esfuerzo [ E ]  A cada una de las variables se le asigna una nota de 1 a 4, siendo 1 la mejor nota PUNTAJE DICE = D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

17 Riesgos de un proyecto: Modelo DICE  Ejemplo 1:  Proyecto duración de 6 meses: D = 1  Se cuenta con personal idóneo: I = 1  Existe Compromiso de los Altos Directivos: C1 = 1  Existe compromiso a nivel del Ente rector: C2 = 1  El Esfuerzo requerido es menor: E = 1  Ejemplo 2:  Proyecto duración de 2 años: D = 4  Se cuenta con personal idóneo: I = 2  Existe Compromiso de los Altos Directivos: C1 = 2  Existe Compromiso a nivel del Ente rector: C2 = 1  El Esfuerzo requerido es razonable: E = 1 PUNTAJE DICE 7 = 1 + (2 x 1) + (2 x 1) PUNTAJE DICE 14 = 4 + (2 x2) + (2 x 2)

18 Riesgos de un proyecto: Modelo DICE Triunfo Desgracia Preocupació n Puntaje DICE Altamente Fallido Altamente Exitoso Resultado Posible

Factores críticos de éxito  Contar con un plan estratégico de tecnologías alineado con los objetivos del negocio  Como es un proyecto de largo aliento, es necesario generar sub- proyectos que permitan mostrar Quick Wins  Tener un claro entendimiento de los requerimientos del negocio y la funcionalidad necesaria  Establecer indicadores de desempeño y medir una línea base inicial contra la que se pueda medir los resultados obtenidos  Lograr cambios en la cultura de los compradores y de los proveedores del Estado  Entender que el proceso implica una gestión del cambio constante  Identificar los líderes del cambio al interior de las organizaciones y darles las herramientas para que generen el cambio de cultura en las organizaciones Reformas en Compras Públicas y el Rol de los Sistemas Electrónicos de Compras

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