TALLER

Decidir que tipo de servicio se va a ofrecer por ejemplo: Programas Académicos de Postgrado o Pregrado en J.E o en Extensión, Proyectos de Investigación, Cursos, Talleres, Capacitaciones, Seminarios, Consultorías, Conciertos, entre otros. Es necesario delimitar el proyecto, sus objetivos, justificación, población a quien va dirigido y demás detalles que se requieran definir. TALLER PROYECTOS ESPECIALES Preguntas claves en la elaboración de la propuesta

Establecer el origen de los recursos para financiar el proyecto: Ingresos por inscripciones, matriculas, patrocinios, contratos, convenios, entre otros. Definir el Personal necesario para dirigir o trabajar en él. Detallar los Materiales, Equipos, Arrendamientos, Viáticos, entre otros que se requieran para el desarrollo del mismo. TALLER PROYECTOS ESPECIALES Preguntas claves en la elaboración de la propuesta

Definir las fechas y establecer la metodología de trabajo. En la construcción del cronograma es importante tener en cuenta los tiempos para cada trámite. Y Finalmente concretar el lugar en donde se desarrollará el proyecto: ¿En la Universidad o fuera de ella.? Teniendo definidos las anteriores aspectos se puede elaborar la Propuesta y el Presupuesto. TALLER PROYECTOS ESPECIALES Preguntas claves en la elaboración de la propuesta

EL PROPONENTE Diligencia el Formato de Presupuesto establecido para los proyectos especiales de acuerdo con la propuesta y con asesoría de la Div. Financiera. CONSEJO DE FACULTAD Aprueba el Proyecto y el presupuesto Inicial. Para solicitud de Código a)Memorando aprobatorio del Consejo de Facultad donde se recomienda el ordenador del gasto (Suele ser el proponente) y el nombre del proyecto. b)Presupuesto de ingresos y gastos en equilibrio firmado por el presidente del Consejo de Facultad. c)Copia del Registro calificado en el caso de los Programas Académicos d)Cronograma de Ejecución ó Calendario Académico Ahora puede solicitarse a la Div. Financiera el código del proyecto con la documentación descrita en el Instructivo de Proyectos Especiales incluido en el Acuerdo 21 de Ningún proyecto de extensión debe iniciarse sin diligenciar el aplicativo electrónico dispuesto para estos por la Vicerrectoría de Investigación, Innovación y Extensión. Pasos para la aprobación del presupuesto del proyecto TALLER PROYECTOS ESPECIALES

La ejecución debe realizarse de acuerdo con lo disponible en cada rubro del presupuesto aprobado. Cualquier modificación que afecte lo disponible en los rubros como: Traslado entre rubros por agotamiento de recursos Otrosí del Contrato o Convenio Debe solicitarse incluyendo la justificación a la Unidad Competente, quien comunicará el ajuste a la Div. Financiera. Ejecución del proyecto Para iniciar la ejecución de gastos es necesario que el proyecto tenga ingresos o que exista un convenio o contrato firmado que lo respalde.

TALLER PROYECTOS ESPECIALES Para abrir el programa es necesario realizar todos los trámites previos ante: el Consejo de Facultad, el Comité Central de Currículo o Postgrados según sea el caso, los Consejos Académico y Superior, las Vicerrectorías Académica y Administrativa, la División Financiera y el Centro de Registro y Control Académico. 2 semanas como mínimo el cierre de la Matricula Financiera y la Matricula Académica Enviar al Centro de Registro y Control el Calendario Académico una vez aprobado por el consejo de Facultad, este debe tener un margen de tiempo de 2 semanas como mínimo entre el cierre de la Matricula Financiera y la Matricula Académica. En el caso de programas académicos es importante… La División Financiera comunicará al Director de Proyecto con copia al Centro de Registro y Control Académico la autorización para comenzar con los trámites de inscripción, admisión y matricula del nuevo programa y su punto de equilibrio. punto de equilibrio, ajustar el presupuesto modificar el calendariodevolución de matrícula. Una vez efectuada la matrícula, La División Financiera revisará el cumplimiento del punto de equilibrio, en caso de no cumplirse se deberá ajustar el presupuesto con el nuevo punto de equilibrio o modificar el calendario, para otorgar el aval o la devolución de matrícula. La información que se proporcione a los aspirantes y estudiantes del programa debe ser clara, y actualizada permanentemente con los cambios en el calendario académico.

TALLER PROYECTOS ESPECIALES Promoción y Difusión Apalancamiento Financiero. En caso de requerir recursos para la Promoción y Difusión, se puede solicitar ante el Consejo de Facultad o la Vicerrectoría Administrativa Apalancamiento Financiero. Inscripciones suficiente anticipación Si el proyecto se encuentra entre los servicios de educación no formal como cursos, seminarios, diplomados entre otros, se recomienda que las Inscripciones inicien con suficiente anticipación a fin de recaudar un número considerable de inscritos un mes antes de su realización asegurando el punto de equilibrio y recursos para ejecutar otros gastos. Ejemplo: Reservas de salones, compra de tiquetes (debe realizarse con 15 días de anticipación para mejores precios y reserva de vuelos), viáticos, apoyo logístico, entre otros. Aspectos a tener en cuenta al momento de ejecutar el proyecto Para lograr el recaudo de inscripciones antes de la realización del evento se pueden utilizar estrategias de Descuento por pago anticipado. Estos descuentos deben tenerse en cuenta en el presupuesto.

TALLER PROYECTOS ESPECIALES La contratación del personal requerido debe realizarse de acuerdo con el Instructivo de Unidad de Cuentas, las Tablas de Bonificación del Acuerdo 21 de 2007 y Salarial para el Personal Administrativo. Es indispensable llenar todas las especificaciones de Compra de Equipo y anexar las cotizaciones necesarias para realizar una compra exitosa o licitación en caso de ser requerida. El Ordenador del Gasto debe realizar las respectivas reservas presupuestales antes de recibir el producto o servicio, teniendo en cuenta las cotizaciones realizadas con anterioridad al evento. Si el proyecto está respaldado por un contrato o convenio firmado, tendrá un Apalancamiento Directo. Aspectos a tener en cuenta al momento de ejecutar el proyecto

TALLER PROYECTOS ESPECIALES Llevar a la negociación la Propuesta Económica y NO el formato de presupuesto establecido por la Administración. Esta debe presentar los costos globales en donde se contemplen implícitamente todas la obligaciones que debe cubrir el proyecto incluyendo el 20% para Administración, Investigación, Biblioteca y Gastos Generales; al igual que utilidades, descuentos, contraprestaciones e imprevistos. Para la negociación de un contrato o convenio se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Los aportes institucionales (20%) y las contrapartidas no son negociables

TALLER PROYECTOS ESPECIALES El proponerte debe realizar los trámites de legalización de el/los contrato(s) o convenio(s) que soportan el proyecto ante la Unidad de Cuentas, la Secretaría General y la Rectoría. Para la negociación de un contrato o convenio se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Se debe enviar copia del contrato o convenio debidamente legalizado a la División Financiera antes de iniciar con la ejecución de gastos.

TALLER PROYECTOS ESPECIALES Realizar la certificaciones y pago de los compromisos faltantes (ya reservados). Gestionar las actas de liquidación de los contratos o convenios firmados y enviar una copia a la Unidad de Cuentas. Enviar a la Unidad Competente un informe donde haga constar el comportamiento de los ingresos y egresos, y los beneficios académicos. Una vez realizado el evento… Finalmente la Unidad respectiva evaluará los beneficios académicos y económicos del proyecto, y enviará un informe final a la Vicerrectoría correspondiente. El Ordenador del Proyecto debe: