XVIV JORNADAS ARCHIVISTICAS DE LA RENAIES TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA: IMPACTO EN LA ESTRUCTURA Y REGLAMENTO DE UNIVERSIDAD AUTONOMA DE SAN LUIS POTOSI

Transparencia y Acceso a la Información, obligación y derecho La transparencia es un conjunto de disposiciones y actos mediante los cuales los sujetos obligados tienen el deber de poner a disposición de las personas solicitantes la información pública que poseen y dan a conocer, el proceso y la toma de decisiones de acuerdo a su competencia, así como las acciones en el ejercicio de sus funciones Mtra. Sandra López;

“Es abrir la información de las organizaciones políticas y burocráticas al escrutinio público, mediante sistemas de clasificación y difusión de la información del gobierno, no es un acto de rendir cuentas a un destinatario específico, sino la práctica de colocar la información en la vitrina pública para que aquellos interesados puedan revisarla, analizarla y en su caso usarla como mecanismo para sancionar en caso de que haya anomalías en su interior” Mtra. Sandra López;

El acceso a la información es el derecho fundamental que tenemos los ciudadanos de solicitar al gobierno información pública y de obtener respuesta satisfactoria en un tiempo razonable, en la medida en que dicha información no es reservada por alguna excepción establecida en la ley, este derecho incluye o se relaciona con los derechos a la libertad de creación y de expresión.

El derecho de acceso a la información regula los términos legales del intercambio de información pública entre un ciudadano y una autoridad. La cualidad de transparencia se consigue cuando existe voluntad de apertura por parte del gobierno, expresada en acciones concretas y visibles que muestran la disposición de construir una relación con los ciudadanos basada en la honestidad. Mtra. Sandra López;

Esto convierte a todo ciudadano en “legitimado activamente” que sólo por afirmar la titularidad, directa o indirecta, de un derecho, que se deriva en una exigencia y se convierte en parte demandante en el proceso, en tanto que toda autoridad es un “legitimado pasivamente” pues deberá cumplir con una obligación o soportar las consecuencias jurídicas de la pretensión, por lo que le incumbe la carga procesal de comparecer en el proceso como parte demandada. Mtra. Sandra López;

Las áreas encargadas de tareas archivísticas en la estructura organizacional de la UASLP antes del año De nuestra Universidad, hace dieciocho años reconocía públicamente en el documento del Plan Institucional de Desarrollo la informalidad que tenía su organigrama, así como la carencia de manuales de políticas y procedimientos Mtra. Sandra López;

Para entonces los archivos administrativos de cada entidad, cumplían con sus funciones al igual que el Archivo de la Universidad con sus propios lineamientos y estructuras, conocidos y reconocidos al interior de la institución pero sin aprobación oficial. Mtra. Sandra López;

Para 1998 se comienzan a elaborar o actualizar, según fuera el caso, los manuales específicos de organización de todas las entidades académicas y dependencias administrativas, uno de los principales retos de ese año era superar la escasa vinculación y comunicación entre todas las unidades académicas y administrativas de la institución. Mtra. Sandra López;

El Archivo General y los Archivos Administrativos de la UASLP Mtra. Sandra López;

La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Para la década de los setentas cada entidad académica y administrativa cuenta con su propio archivo de trámite y su archivo de concentración, derivado de la materialización de sus actividades administrativa. De esta misma acción se crea el Archivo Universitario el cual es un departamento dependiente de la División de Servicios Escolares Mtra. Sandra López;

En San Luis Potosí, en el 2003 se publica la Ley de Transparencia Administrativa y Acceso a la Información Pública, esta con mucha simplicidad y carencias en materia de estructura, pero sirve para ir perfilando los siguientes trabajos en transparencia y acceso no solo en el contexto político sino también en algunas instituciones, como la UASLP comienza a hacer modificaciones significativas en la estructura organizacional de archivos, como es el cambio de nombre de Archivo Universitario a Archivo General Universitario en el Mtra. Sandra López;

En 2006, se nombra al Lic. Gorgonio Flores Morales jefe del Archivo General Universitario, cabe destacar que el nombramiento es de Jefe Departamental, mas no de Encargado de Archivo. En julio del mismo año se presenta un Plan de Reestructuración del Departamento de Archivo General Universitario en el que se propone la contratación de bibliotecólogos para realizar la organización del archivo Mtra. Sandra López;

Las leyes y lineamientos: cambios estructurales explícitos para los entes obligados Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública de nuestro estado en el año A sabiendas que como institución autónoma y obligada, con un importante fondo documental derivado de la materialización de sus actividades administrativa, nuestra universidad comienza a realizar algunas acciones sustentadas en las disposiciones legales, particularmente las que regulan el establecimiento de nuevos elementos en su estructura organizacional Mtra. Sandra López;

La ley (2007) determinó que para garantizar la transparencia y el acceso a la información pública los entes obligados integrarán según sus artículos 58 y 64, dos elementos nuevos al interior de su estructura organizacional; una la Unidad de Información y la otra el Comité de Información. Ambos elementos quedaron integrados e incorporados legalmente a la Universidad aquel día 23 de agosto de 2008

El 30 de noviembre de 2009, el H. Consejo Directivo Universitario aprobó su Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en el mismo se reconoce a los dos elementos, dándoles la denominación de Unidad de Enlace, Transparencia y Acceso a la Información Pública y Comité de Información Pública.

Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado. En 17 de julio de 2008 se publican los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado como resultado de las atribuciones que la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública le otorgo al Sistema Estatal de Documentación y Archivo, con ellos se pretendía que los entes obligados organizaran y sistematizaran la integración, administración y resguardo de sus archivos.

La Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí 20 de octubre de 2012 se publica Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí con el objeto de establecer los mecanismos de regulación, organización, difusión y conservación de la documentación o información generada o bajo resguardo de los entes obligados. Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado, se incorporó la obligación de crear los archivos administrativos e históricos.

La estructura organizacional que exige las disposiciones legales al interior de los entes obligados Mtra. Sandra López;

Estado de estructura orgánica de la UASLP en materia de archivos, transparencia y acceso a la información pública Las disposiciones legales en materia de archivos con énfasis para incorporar nuevas áreas y responsables a la estructura organizacional de la UASLP se encuentra todavía en un estado incipiente. Reconocer que lo concerniente a los elementos que establece integrar la legislación de transparencia y acceso a la información pública, hoy día están definidos a la estructura organizacional de la UASLP.

Para lo concerniente a los elementos que hay que integrar en la estructura orgánica que atenderá lo concerniente a la gestión de documental y archivos, dado que representa todo un sistema que exige la incorporación de personal profesional en el área, el establecimiento y remodelación de espacios físicos que comiencen a funcionar como verdaderas unidades documentales, la homogenización de los procesos de la gestión documental y los propios archivísticos, la definición de todo un Sistema Institucional de Archivos, capacitaciones, tecnologías, entre otros aspectos más. Mtra. Sandra López;

Prospectiva hacia el 2023 de la UASLP La Universidad Autónoma de San Luis Potosí, en estas últimas décadas ha contado con instrumentos de planeación que han orientado la toma de decisiones y los procesos de superación institucional en todos los ámbitos de su actividad, entre ellos los planes de acción de las dependencias de gestión, y para ello se busca aplicar políticas generales enfocadas a la actualización permanente de la estructura organizacional, implementando un programa interno y externo buscando la formulación y evaluación permanente del Modelo de Responsabilidad Social con la implementación de proyectos y actividades que contribuya a que la universidad sea un referente de transparencia, acceso a la información y rendición de cuentas. Mtra. Sandra López;

Se pretende implementar estrategias que promuevan una gobernabilidad institucional, esto solo se logra con programas que aseguren la transparencia, el acceso a la información y rendición de cuentas a la sociedad, en relación al cumplimiento de sus funciones institucionales y el uso adecuado de sus recursos públicos puestos a dispersión de la Universidad Mtra. Sandra López;

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