ANEJUD CHILE

PROTOCOLO ANEJUD CHILE

Organización de ceremonias. El Protocolo es un conjunto de normas y reglas de aceptación general que se observan en la práctica oficial. Los responsables de la organización deben crear un esquema claro y completo de todo el desarrollo de la ceremonia.

¿Qué son estas disciplinas?: El Protocolo: es un conjunto de normas y reglas de aceptación general que se observan en la práctica oficial. Está basado en el llamado principio de cortesía internacional.

Ceremonial: es un conjunto de formalidades que reglamenta las relaciones entre altas autoridades y personalidades en las ceremonias y actos, de acuerdo a un principio de igualdad jurídica, dando a cada uno de los participantes el privilegio. El Ceremonial es un elemento de orden creado para evitar fricciones y resolver divergencias.

Previo a la realización de una ceremonia o acto, la Comisión responsable del mismo deberá determinar: 1.Considerar su planificación con un plazo prudente. 2.Fecha y hora de realización, 3.R eserva oportuna de espacios físicos, estacionamientos, equipamientos y dependencias a utilizar.

4. Determinar el listado de invitados: 5. Plazo de envío de invitaciones, no debe ser menor a 30 días, nunca 15 días antes, ya que denota falta de organización. 6. La invitación puede ser enviada por correo privado, correo oficial, o personal independiente (secretaria o estafeta).

7. Enviar propósito de invitación por escrito a autoridad invitada, especificando si se desea que ésta haga uso de la palabra. 8. Las invitaciones deben ser cuidadosamente redactadas, y con el adecuado uso de marca corporativa (Anejud Chile), indicando teléfono y correo electrónico correspondiente para la confirmación.

9. Confirmar la asistencia o inasistencia de los invitados. 10. Confeccionar libreto, en él quedarán los detalles de la ceremonia. Preparar vocativos para autoridades. (pausas, aplausos y otros). 11. Reservar estacionamientos para invitados. 12. Definir uso de testera y confirmar la presencia de los convocados a ésta.

13. Ordenar, revisar y disponer requerimientos finales; etiquetas, agua, vasos, banderas, ornamentos. 14. Determinar la realización de la recepción, siempre post ceremonia, (comida, cóctel o banquete), y si éste se requiere, definir lugar, banquetero y espacios que utilizará el contratado.

Paralelamente, la Comisión Organizadora tendrá las siguientes responsabilidades: Determinar y reservar lugar de realización de la actividad, en base a objetivo de la ceremonia y categoría del acto y de los invitados. Es conveniente tener claridad sobre el número de invitados, para ubicar el lugar más adecuado, de modo que no quede gente de pie o, por el contrario, los espacios queden vacíos.

-Deberá formar una comisión de a lo menos dos o tres personas, para la recepción de los invitados. -En caso de autoridad invitada, por ejemplo Presidente de Corte de Apelaciones, nunca dejarlo sólo, acompañarlo antes de la ceremonia. - El inicio de la ceremonia no debe demorar mas de 15 minutos una vez llegada la máxima autoridad invitada (Presidente de la Corte de Apelaciones)

Salón: se deben tener en cuenta algunas necesidades básicas de comodidad física, funcionalidad protocolar (que cuente con varias entradas para el público, autoridades), facilidad de evacuación, que permita instalar equipos de sonido, que permita al área técnica moverse con comodidad. - Siempre debe existir una coordinación directa entre el moderador con el encargado del área técnica.

Adecuación de la sala: -Ornamentación: tarimas o estrados revestidos o en excelentes condiciones, alfombras, vaso de agua para el maestro de ceremonias y para él o los oradores. - Director de ceremonial: es quien dirige el acto y se ubica libremente, es la única persona que se puede desplazar. Deberá saber claramente cuál es la finalidad de la reunión o ceremonia.

-Tarjetas de ubicación: además de colocar las tarjetas de ubicación se debe acompañar a los invitados a su lugar. - Ante la ausencia de un invitado deben retirarse todas las tarjetas y silla del ausente y volver a tarjetear de acuerdo con las reglas de derecha y proximidad o si ya los invitados están sentándose se quita solo la tarjeta de éste y se corre un lugar todas las tarjetas restantes.

Básicamente todo acto, recepción o ceremonia se desarrolla en tres fases: a.Recepción de los invitados b.Ceremonia y discursos c.Homenajeados d.Juramento nuevo Directorio.

Reglamento de Ceremonial ANEJUD CHILE

1.El moderador dará la bienvenida a los invitados según el libreto ya estudiado y chequeado. 2.Entonar el Himno Nacional 3.Leer excusas de importancia de autoridades invitadas que no asisten. 4.Saludo del Directorio Nacional (video o texto) 5.Discurso del Presidente Regional

6. Discurso de la autoridad externa de mayor rango que esté presente. 7 Juramento del nuevo Directorio Regional. 8. Palabras del nuevo presidente que asume. 9. Entregar testimonios a quienes sean designados por la Comisión, ya sea por años de servicio o resaltar una gestión determinada.

10. Discurso del Presidente Nacional o Director Nacional de Anejud Chile presente en la ceremonia. 11. En la hora del postre, se dejará cualquier otra premiación: - deportiva - reinados - etc.

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