Planeación de los Recursos de la Empresa Maestría en Informática Empresarial Profesora: MSc. Ing. Tania Díaz Iglesias.

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1 Planeación de los Recursos de la Empresa Maestría en Informática Empresarial Profesora: MSc. Ing. Tania Díaz Iglesias

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3 Expectativas… …

4 Sistemas ERP Objetivos de la Asignatura: Identificar los factores que llevaron al desarrollo de los sistemas ERP. Conceptos Básicos sobre los sistemas ERP. Desarrollo histórico. Describir las características distintivas de los programas de ERP. Discutir los pros y contras de la aplicación de un sistema de ERP. Analizar el funcionamiento de los sistemas ERP. El R/3 del SAP-AG. Módulos principales. Identificar las principales filosofías de gestión presentes en el Módulo de Producción y Logística del R/3.

5 Sistema de Evaluación: Asistencia 10% Participación en clases 10% Tareas Extraclases 30% Examen 50%

6 Bibliografía Avraham Shtub, A. (1999) Enterprise Resource Planning (ERP): The dynamics of operations management. Kluwer academic publishers. Monk, E. & Wagner, B. (2006). Concepts in Enterprise Resource Planning 2da ed.,Thomson. Materiales de implementación de ERP. Memorias del curso ERP: ¿Qué es?, Beneficios e impactos en las Compañías, revisado en http://www.monografias.com/trabajos29/beneficios- erp/beneficios-erp.shtml#ixzz2MnX3uHdi http://www.monografias.com/trabajos29/beneficios- erp/beneficios-erp.shtml#ixzz2MnX3uHdi

7 Conceptos Básicos: ERP Sistemas de paquetes de software de negocios de las compañías que permiten: Integrar y automatizar la mayoría de sus procesos de negocios Compartir datos comunes y prácticas en toda la empresa Producir y acceder a información en un entorno de tiempo real

8 Conceptos Básicos: ERP Es una forma de utilizar la información a través de la organización de forma más proactiva -en áreas claves- como fabricación, compras, administración de inventario y cadena de suministros, control financiero, administración de recursos humanos, logística y distribución, ventas, mercadeo y administración de relaciones con clientes.

9 ERP: Facilita la integración de los sistemas de información de la empresa, ya que cubre todas las áreas funcionales. Los sistemas que integra son bases de datos, aplicaciones, interfaces y herramientas. Sistema de gestión de información estructurado, diseñado para satisfacer de soluciones de gestión empresarial.

10 Con un sistema integrado las barreras de información entre los diferentes sistemas y departamentos desaparecen. Por ejemplo: RRHH + Finanzas (ayuda a modernizar los procesos internos y mejorar la eficiencia) proceso de auto-servicio Informe de gastos Notificación de aprobación automática @ Fondos transferidos Cuenta Bancaria Electrónicamente Sin papeleos, con muy poco trámite, el sistema es utilizado para unir diferentes elementos de la organización, por lo tanto ayuda a acelerar los procesos de negocio y hacer mejor uso de los recursos

11 Economía global y competitiva + Exigencias y Necesidades de los clientes = Complejidad en la Toma de decisiones Nuevas Herramientas Tecnológicas para poder: -Optimizar los procesos operativos - reducir los costos - ser más eficientes Mejor posicionamiento + ventajas competitivas + atracción de los cliente a lo cual contribuyen los sistemas ERP

12 Objetivos del ERP: 1. Optimizar los procesos empresariales. 2. Acceder a información confiable, precisa y oportuna. 3. Compartir información entre todos los componentes de la organización. 4. Eliminar datos y operaciones innecesarias. 5. Reducir los costes de los procesos. otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

13 Características de los Sistemas ERP INTEGRALES MODULARES ADAPTABLES

14 Características de los Sistemas ERP INTEGRALES MODULARES ADAPTABLES Permite controlar los diferentes procesos de la organización, atendiendo a que todos los departamentos se relacionan entre sí.

15 Características de los Sistemas ERP INTEGRALES MODULARES ADAPTABLES Entiende que una empresa es un conjunto de departamentos interrelacionados por la información que comparten. ERP está estructurado por módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo a los requerimientos del cliente

16 Características de los Sistemas ERP INTEGRALES MODULARES ADAPTABLES Están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Da la posibilidad de asimilar otros software que la organización emplee y que se integren incluso por internet.

17 Principales proveedores de ERP 1. Empresa alemana SAP-AG: Su principal producto es el R/3. Es un sistema integrado cliente/servidor (www.sap.com)www.sap.com 2. American Software. Se centra en la administración de la cadena de suministros (www.amsoftware.com).www.amsoftware.com 3. The Baan Company: Aplicable a la producción por procesos y discreta (www.baan.com)www.baan.com 4. 12 Technologies: Permite la realización de pronósticos y la planeación y control del flujo de fabricación (www.12.com).www.12.com 5. Manugistics: Permite optimizar las funciones de la logística (www. Manugistics.com) 6. Oracle: Es un sistema proveedor de bases de datos (www.oracle.com)www.oracle.com 7.PeopleSoft: Posee varias aplicaciones, siendo un sistema cliente/servidor (www.peopledoft.com)www.peopledoft.com

18 Precios del software ERP Mínimo de 300 000 dólares para empresa pequeñas Hasta cientos de millones de dólares para compañías de carácter mundial. El costo del software muchas veces es solo el 10% del costo total del proyecto de implantación.

19 Ventajas y desventajas del ERP

20 Ventajas integra la cadena de suministro, el proceso de producción y el administrativo. sistema de bases de datos común. Incentiva “los mejores procesos” Aumenta la comunicación y la colaboración mundial. integra múltiples sitios y unidades de negocios. ventaja estratégica sobre los competidores. Es flexible para la incorporación de resultados obtenidos con otros software, fundamentalmente los de optimización, pronósticos y administración de proyectos. Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones. Desventajas Es muy caro de adquirir e incluso más costoso de personalizar. Su implantación requiere grandes cambios en la compañía y en sus procesos. La razón anterior implica que muchas compañías no pueden adaptarse al mismo. El proceso de implementación debe ser continuo, lo que implica que siempre debe ser mejorado. En muchas ocasiones su instrumentación supera sustancialmente las fechas y costos previstos.

21 Desarrollo histórico del ERP Hasta 1960: Etapa de la Planeación y Control de la Fabricación (Sistemas MPC) y el Punto de Reorden Desde 1960 hasta 1990: Etapa de los Sistemas de Planeación de los Requerimientos Materiales (MRP) y Planeación de los Recursos de Fabricación (MRP II) Desde 1990 hasta nuestros días: Etapa del ERP

22 Desarrollo histórico del ERP Hasta 1960: Etapa de la Planeación y Control de la Fabricación (Sistemas MPC) y el Punto de Reorden Desde los primeros días de la revolución industrial existieron los sistemas de planeación y control de la producción y así mismo comenzaron a darle importancia a los sistemas de Punto de Reorden, siendo ambas automatizados a finales de 1950. Poco desarrollo de la computación por lo muchas compañías no tuvieron acceso a estos sistemas automatizados. El entorno empresarial con una demanda relativamente estable y predicciones más o menos seguras.

23 Desarrollo histórico del ERP Desde 1960 hasta 1990: Etapa de los Sistemas de Planeación de los Requerimientos Materiales (MRP) y Planeación de los Recursos de Fabricación (MRP II) Los sistemas MRP comenzaron a sustituir a los ROP con una búsqueda hacia delante y un enfoque basado en la demanda para la planeación y orden de la manufactura de los productos y del inventario. A mediados de los 70, los sistemas MRP II comenzaron a reemplazar al MRP agregando la planeación de los requerimientos de capacidad (CPR). El MRP II fue evolucionando, asimilando otras funciones empresariales, ante el comportamiento diferente del entorno empresarial y el desarrollo acelerado de las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones

24 Desarrollo histórico del ERP Desde 1990 hasta nuestros días: Etapa del ERP Desde finales de los 80, los avances de las tecnologías de la información y los cambios del entorno empresarial mundial fue necesario el desarrollo de software que dieran respuestas a este entorno cada vez más dinámico. La idea principal del ERP es habilitar a las empresas hacia una directriz global de la mejora continua de los procesos de cadena con el proveedor a través de una administración flexible con el cliente. Cada una de estas etapas no están tan marcadas las fronteras entre ellas, ya que unos sistemas han dado lugar a otros y de hecho han convivido varios en la misma etapa

25 Gerencia alta MercadeoVentasManufacturaLogísticaFinanzas y Contabilidad Flujo de Información Flujo de material y Producción Flujo de información en el modelo de funciones del negocio Monk, E & Wagner, B. (2006). Concepts in Enterprise Resource planning.2nd ed., Thomson.

26 Gerencia alta Finanzas & Contabilidad Cuentas a pagar Cuentas a cobrar Mercadeo & Ventas AdquisicionesManufacturaLogística ProveedoresClientes Flujo de Información ProveedoresConversión Almacenamiento & acarreo Materiales & Flujo del producto Flujo de información y materiales en el proceso del modelo de negocio

27 EJEMPLO DE FUNCIONAMIENTO DEL ERP 1. Un vendedor de la empresa Diamantes Centroamericanos introduce un pedido en el ERP de 8000 unidades (Función de Ventas). 2. Los datos instantáneamente aparecen en la planta de fabricación (Función de Producción). 3. Se revisa si están disponibles las 8000 unidades en inventario o una parte de las mismas (Función de Logística). Para la parte no disponible la planta emite la notificación con la futura fecha de entrega. La marcha del pedido puede ser seguida por cualquier área de la empresa o incluso por el cliente desde INTERNET.

28 ALGUNOS APUNTES SOBRE EL EJEMPLO Se eliminan las contradicciones entre las funciones empresariales (pe: Producción y Ventas) Lleva implícito una filosofía de gestión (se reconoce que no es solo Ventas quien fija la fecha de entrega) Funciona la empresa de manera integrada manejando todas las funciones la misma información. Se obtiene la información en tiempo real. El software empleado está personalizado para la empresa.

29 EJEMPLO DE ERP EN LA COMPAÑÍA BENETTON (TOMADO DE HAIZER AND RENDER, 2001). La compañía italiana de confecciones Benetton envía diariamente alrededor de 30 000 cajas de artículos con los pedidos adecuados a los almacenes de sus 5000 tiendas ubicadas en 60 países, utilizando solamente 19 personas gracias al ERP. Sin ERP necesitaría 400 empleados. Funciona de la siguiente manera: 1. Pedidos: Una vendedora de un país determinado nota que se le agota cierto artículo y hace el pedido en el software ERP. 2. Disponibilidad: El módulo de inventario de ERP detecta que la mitad del pedido está disponible en Italia y se envía, mientras que el resto se fabrica y se hace llegar en 4 semanas. 3. Producción: La parte que debe ser fabricada diseñada por un sistema CAD (Computer Aided Design), se realiza en una máquina tejedora automática que recibe las especificaciones. 4. Almacenaje: El producto se empaqueta con un código de barras y se sitúa en el almacén de Italia donde un robot lo detecta como preparado, lo carga y envía al cliente del país que originó el pedido. 5. Seguimiento del pedido: La vendedora localiza su pedido por INTERNET a través de la lista del ERP y ve que viene en camino. 6. Planificación: Basándose en el módulo de finanzas y de previsión del ERP, el jefe de compras de Benetton puede detectar que es un pedido con alta demanda y proponer en consecuencia ampliar su surtido.

30 APUNTES SOBRE EL EJEMPLO DE BENETTON 1)El ERP puede funcionar para compañías que operan en varios países. 2) El ERP puede hacer uso de la INTERNET, E- Bussiness y otras tecnologías 3) Su máximo rendimiento se alcanza cuando todas las operaciones están automatizadas 4) La compañía debe decidir qué implantar del ERP (algún(os) módulo(s), procedimientos a emplear y la filosofía de gestión) 5) Para que se utilice eficientemente el ERP generalmente hay que hacer cambios estructurales y de gestión en la compañía (NUNCA DEBEN AUTOMATIZARSE SISTEMAS INEFICIENTES, DEBE PERFECCIONARSE ANTES EL SISTEMA)

31 ESTRUCTURA CLIENTE-SERVIDOR DEL SAP R/3 Servidor de aplicaciones R/3 Terminal del servidor R/3 Servidor de base de datos.

32 MÓDULOS DEL SAP I. Contabilidad Financiera II. Recursos Humanos III. Manufactura y Logística IV. Ventas y Distribución

33 I. Contabilidad Financiera Permite llevar la contabilidad y las finanzas de una empresa y ofrece todo tipo de reportes e informes. Comprende tres partes básicas, que son: 1. Finanzas - Cuentas por pagar - Cuentas por cobrar - Asientos en cuentas - Inversiones de capital - Estados financieros - Balance general y otros 2. Control - Estimación de costos - Análisis de rentabilidad - Sistema de costos basados en la actividad (ABC) - Estimación de costos de proyectos. - Asignaciones de recursos y otros. 3. Administración de Activos - Administración de activos fijos y arrendados - Administración de inversiones de capital - Administración de efectivos y fondos de la compañía (Tesorería)

34 II. Recursos Humanos Ofrece todas las posibilidades para administrar, programar, remunerar y contratar a las personas. Incluye también tres partes esenciales, que son: 1. Recursos Humanos. - Nóminas - Planeación del desarrollo del personal - Administración de tiempos - Planeación de la fuerza de trabajo - Planeación de turnos y horarios -Representación de organigramas con la distribución de responsabilidades. 2. Flujo de trabajo del negocio 3. Soluciones industriales

35 III. Manufactura y Logística Es el módulo mayor y el más complejo de todos. Está formado por cinco partes esenciales: 1. Administración de materiales (Abarca todo lo relacionado con la cadena de suministros) 2. Planeación y control de la producción 3. Administración de proyectos (para administrar proyectos grandes y complejos) 4. Mantenimiento de planta 5. Administración de la calidad (se basa en la norma ISO 9001)

36 1. Administración de materiales. Abarca todo lo relacionado con la cadena de suministros Sistema de Planeación de Requerimientos de Materiales Manufactura sincrónica (Teoría de las Restricciones) Sistemas Justo a Tiempo Administración de inventarios Evaluación de proveedores Adquisiciones y verificación de facturas.

37 2. Planeación y control de la producción Planeación y control de trabajos repetitivos Planeación y control de trabajos configurados por pedido Interfase con sistemas CAD Explosión e implosión de materiales Lista de materiales (BOM: Bill of Material) Órdenes de trabajo (generadas por pedido de Ventas o por nexos con sitios web)

38 3. Administración de proyectos Para administrar proyectos grandes y complejos. Monitoreo de fechas y recursos Planeación de proyectos a grandes rasgos (global) Planeación detallada Autorización, Ejecución y Financiamiento Control de proyectos

39 4. Mantenimiento de planta Planeación y ejecución del mantenimiento Mantenimiento Preventivo Planificado Medición de las actividades de mantenimiento y sus costos.

40 5. Administración de la calidad se basa en la norma ISO 9001 Inspección Aseguramiento de la calidad Puntos de inspección

41 IV. Ventas y Distribución Administración de clientes Administración de la distribución Administración de órdenes de ventas Embarques y transporte Facturación, cobro y reembolso Pronósticos

42 ASPECTOS A CONSIDERAR PARA IMPLANTAR UN ERP Del conocimiento integral del sistema ERP se deriva que su implantación total o parcial resulta un aspecto complejo, pero que siempre que se tome la decisión de implantarlo para garantizar su éxito es importante considerar los elementos siguientes: 1.- El ERP (proveedor del sistema y si se aplicará total o parcialmente). 2.- Las personas y la cultura de la organización. 3.- La estrategia. 4.- El hardware. 5.- Los procesos. 6.- El resto de aplicaciones de gestión existentes en la organización y las que deben ser incorporadas.

43 Tarea Extraclase por equipos: Cada equipo analizará un estudio de caso y lo expondrá en el próximo encuentro