Proyectos de información

Presentación del tema: "Proyectos de información"— Transcripción de la presentación:

1 Proyectos de información
Lic. Patricia Allendez Sullivan

2 Información Pensamos que la información es un proceso de interiorización de datos de la realidad para organizarlos significativamente de modo que constituyen guías de acción, participación, intervención o como base de la toma de decisiones. La información se conforma con datos significativos, considerando como dato a cada una de las cosas que suceden o a cada característica captada de la realidad, por eso decimos que un dato es una unidad mínima de información que la constituye al organizarse con otros datos de modo significativo. En nuestra sociedad, La información es un proceso social cotidiano que se realiza a través de dos fases: informarse e informar.

3 Información A partir de los datos que interiorizamos de la realidad y con la organización que le damos a esos datos y de acuerdo a nuestra perspectiva podemos decir que: Primero visualizamos la realidad Comunicamos a otros nuestra visión de la realidad Damos a conocer los datos organizados Nos expresamos en torno a la representación realizada Argumentamos para convencer a otros sobre la representación realizada Entonces, consideramos que un proyecto de información es un conjunto planificado de actividades, que es objeto de gestión, destinado a crear o modificar sistema de información o algunos de sus componentes, dentro de un marco de recursos y de tiempo.

4 El proyecto de información
Los objetos de los proyectos de información son los sistemas de información, de manera que entendemos que se trata de Unidades de Información mas o menos complejas con recursos humanos especializados, equipos, instrumentos y financiamiento, cuya misión es obtener, compilar, almacenar, recuperar y diseminar tanto documentos como la información del contenido de los documentos, es decir, son entidades que transforman información a fin de hacerla accesible a los usuarios o grupos de usuarios previamente definidos.

5 Sistemas de información
Un sistema de información consiste en un conjunto de procedimientos, mecanismos e instrumentos mediante los cuales se obtiene, registra, clasifica, procesa y suministra la información mínima, necesaria y adecuada sobre la ejecución de un proyecto y en el momento y lugar oportunos, a las personas indicadas (Director, supervisor de área) indicados según el cronograma de la Unidad de Información.

6 Objetivos del sistema de información
El objetivo principal de un sistema de información para proyectos en la etapa de la puesta en marcha y ejecución de éstos es facilitarla toma de decisiones en forma rápida y acertada. Los resultados que se consideran necesarios para lograr este objetivo principal son: Transmitir en forma ordenada y oportuna los datos necesarios para conocer sobre lo que está ocurriendo y la situación general de la ejecución de los proyectos. Promover la comunicación y la participación de los usuarios y beneficiarios del proyecto así como de las personas, entidades o unidades que se relacionan directa o indirectamente con el proyecto. Organizar un registro de datos y mantener la memoria institucional de las tareas.

7 Elementos del sistema de información
Los elementos que constituyen el sistema de información son: Información: consiste en todo dato, colección de datos, referencia o detalle sobre los diferentes aspectos a desarrollar de un proyecto. Puede ser la reseña de una actividad como la de un producto o resultado, o cualquier otro dato que afecte el alcance de los objetivos esperados y sea de interés para la administración de la Unidad de Información. La información debe ser fidedigna, presentarse correctamente y oportunamente. Organización: un conjunto de personas que lleva a cabo esfuerzos para alcanzar objetivos especiales en común, a través de actividades de interés y necesidad para conocer cuáles son el desarrollo y los problemas del proyecto. Los usuarios de la información son las personas responsables de generar resultados específicos y de realizar actividades programadas dentro de la Unidad de Información, así como el público en general.

8 Elementos del sistema de información
Instrumentos: los medios a través de los cuales se obtiene la información, se remiten para su análisis y se envían al nivel administrativo que corresponda. Esquema de operación y procedimientos: consiste en la estructura organizada de los componentes y en el establecimiento de las interrelaciones y normas de su funcionamiento y operación. Mecanismo operativo: consiste en la descripción de conjunto de procedimientos, normas o instrumentos necesarios para la obtención, procesamiento, análisis, evaluación y remisión de la información a los distintos niveles de la Unidad de Información.

9 Tipos de proyectos de información
Según naturaleza de los cambios operados en el objeto del proyecto, serán las situaciones a las que éste podría responder: Crear algo nuevo, lo que es un tanto teórico porque siempre hay algo creado. Transformar algo que ya existe, aquí se abre la posibilidad de realizar proyectos de los distintos tipos.

10 Transformar lo que ya existe
De reemplazo: cambios de partes de un objeto por otras como, por ejemplo, un sistema de catálogo en línea, reemplazando los catálogos manuales De reorganización: es el caso de una fusión de diversos servicios o departamentos De racionalización: por ejemplo, cuando utilizando la misma base de datos y equipos se cambian los flujos de trabajo a fin de mejorar el servicio de consulta y optimizar el uso de los recursos De ampliación: en este caso, típico del contexto de tecnología de la información, cuando se decide ampliar el sistema computacional a fin de contar con más terminales, más capacidad de memoria y mayor agilidad en el accedo

11 Transformar lo que ya existe
De diversificación: por ejemplo, el servicio de consulta a datos estadísticos genera CD ROM para distribuir a las unidades u ofrecer conexiones para consulta en línea en una red local de información De integración: tal es el caso cuando pequeñas Unidades de Información dispersas hacen lo mismo por lo que se centraliza el procesamiento de datos integrando secciones con fines similares De traslado: es esta situación el proyecto estará encaminado a conseguir recursos para efectuar el cambio de la Biblioteca a otro sector De cierre: por ejemplo, ante la necesidad de cerrar una unidad de información en un plazo de dos años, se necesita formular un proyecto que considere las partes de la colección que se pueden descartar; la redistribución de personal en otras dependencias de la organización y las colecciones que se trasladarán a otros sectores de acuerdo al tema de interés

12 La implementación del proyecto
Planificar el cambio, es decir, una serie de cambios organizativos que hay que considerar cuidadosamente para tomar las decisiones adecuadas Para poder planificar es fundamental seguir una metodología adecuada, en la que se consideraran puntos como: Analizar la situación de partida Definir los objetivos que se desea conseguir Determinar las acciones y actividades que contribuirán a ello Prever una evaluación que permite hacer un seguimiento del desarrollo del plan que hemos implementado, comprobando logros y errores y rectificando si fuera necesarios las estrategias empleadas Tomar decisiones desde el comienzo de la planificación

13 Transformando la Unidad de Información
Automatizar la Unidad de Información, implica, entre otras cosas, realizar un diagnóstico adecuado de las necesidades de la misma, de la comunidad a la que se dirige y de los recursos con lo que cuenta o con los que puede llegar a contar en el corto plazo. Objetivos Mejorar la gestión de la Unidad de Información para ofrecer nuevos servicios Ampliar la difusión, así como los recursos con los que se cuenta Ahorrar tiempo a través de la integración de redes bibliotecarias Posibilitar el acceso a información de otras Unidades de Información, por medio de la firma de convenios con las mismas Ofrecer nuevas herramientas y oportunidades para aprender, investigar e informarse

14 Gastos de inversión Los principales gastos de inversión se relacionan con la adquisición de un software adecuado, equipos informáticos, capacitación del personal, mientras que los gastos de mantenimiento se relacionan con el funcionamiento adecuado de los equipos adquiridos por medio de revisiones periódicas de su correcto funcionamiento, capacitación continua del personal, actualizaciones del software empleado, etc. El proyecto en sí, debe ser consensuado entre todo el personal y debe constituirse en un documento escrito que guíe todo el proceso. Partir de una valoración de la situación inicial y de las posibilidades y recursos reales así como las demandas del entorno Es necesario ser realista en al etapa de planificación, pues lo importante es diseñar un mecanismo útil y eficaz que siente la base para conseguir en el futuro objetivos más ambiciosos Es aconsejable formular objetivos e iniciativas realistas, es decir, posibles de alcanzar, de forma clara y precisa, con el fin de poner en práctica el proyecto así como su futura evaluación

15 Análisis FODA

16 Análisis FODA El análisis FODA consta de dos partes: una interna y otra externa. La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos sobre los cuales usted tiene algún grado de control. La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aquí usted tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales usted tiene poco o ningún control directo.

17 Selección del proyecto adecuado
Cada Unidad de Información debería desarrollar su propia forma de dirigir este proceso para asegurarse de que la cartera total de proyectos activos no requiera más fondos o recursos de los que puedan proporcionarse para conseguir el éxito. Todo proceso de selección lleva a la formulación de algunas preguntas del tipo: ¿Qué beneficio obtendrá la Biblioteca al implementar ese proyecto? ¿El usuario recepcionará bien los cambios? ¿Es correcto utilizar parte del presupuesto en un proyecto de esa envergadura?

18 La importancia del equipo de trabajo
Un equipo de trabajo es un conjunto de personas, organizadas en torno a un objetivo común que interactúan en un contexto determinado. De esta definición surgen muchos análisis posibles, pero el principal es que un grupo de gente, por sí solo, no es un equipo de trabajo. Esta confusión es uno de los factores que producen los fracasos en los proyectos. Quien debe lograr un equipo a partir de un grupo, es el líder del proyecto. Aunque hoy sea un espacio común escuchar que las Unidades de Información son la gente y es totalmente cierto, podemos aplicar esta definición y asegurar "el proyecto es la gente", por lo tanto, el proyecto es el equipo.