FUNDAMENTOS DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA

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1 FUNDAMENTOS DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA
Requisitos ISO 9001_2000 Y NTC GP 1000_2004 Sistema de Gestión de Calidad forpo 2007

2 Objetivos Sensibilizar los conceptos de los principios de los sistemas de gestión de calidad Interpretar requisitos y estructura de las normas ISO 9001_2000 y NTC GP 1000_2004 forpo 2007

3 ¿Por que de la adoptar, mantener y mejora el S.G.C.?
La adopción debe ser una decisión estratégica. Permite estandarizar las actividades al interior de la entidad (procedimientos, instructivos, metodologías y control de documentos externos). Establece metodologías que permiten mejorar los procesos. Monitorea periódicamente la medición de lo que se hace y evaluar resultados. Es una plataforma para ser una entidad competitiva. Facilita el cumplimiento de los requisitos legales, del cliente e internos Permite la detección de desviaciones de los procesos. Controla los proceso para disminuir duplicidad de funciones, incumplimientos, quejas, reclamos, denuncias y demandas. Establece metodologías para el análisis de datos a través de técnicas estadísticas. Facilita la determinación de la satisfacción del cliente con el cumplimiento de los requisitos. Facilita el acceso para control guernamental y ciudadano de la gestión de calidad. forpo 2007

4 Orígenes de la necesidad de adoptar un SGC
Decreto 4110 de 2004 Organización y funcionamiento de las entidades. (Artículos 17 numerales 4 y 5) Ley 489/1998 Constitución política de Colombia 1991 Art. 209 Ley 872 de 2003 Sistema Gestión de calidad Publica Norma de calidad para la Gestión de calidad Pública NTC GP 1000 Obligatoriedad de: Determinar Documentar Implementar Mantener Mejorar un SGC a. Plazo máximo 4 años para su implementación (9 dic 2008) b. Obligaciones de los ordenadores del gasto Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad Publicidad a. Políticas Desarrollo Administrativo b. Programas de mejoramiento continuo en áreas de gestión c. Adaptación de nuevos enfoques para mejorar la calidad de los bienes y servicios prestados, d. Diseño de metodologías para medir la productividad indicadores de eficiencia y eficacia organismos y entidades obligadas Estalecer Implementar Mantener Revisar Mejorar No hacerlo será Causal de Mala Conducta 4 años (9 de diciembre de 2008) Máxima Autoridad Responsable SGC Constitución P. ART 209. Establece los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, los cuales constituyen los parámetros básicos para medir el desempeño administrativo de las entidades y organismos, de los directivos y de cada uno e los servidores públicos. LEY 489/98. ART 17. Políticas de Desarrollo Administrativo numeral 4 y 5. tendrán en cuenta entre aspectos como programas de mejoramiento continuo en las áreas de gestión y la adaptación de nuevos enfoques para mejorar la calidad de los bienes y servicios prestados, metodologías para medir la productividad del trabajo e indicadores de eficiencia y eficacia. Artículo 17. Políticas de desarrollo administrativo. Las políticas de desarrollo administrativo formuladas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y adoptadas por el Gobierno Nacional tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: 1. Diagnósticos institucionales. 2. Racionalización de trámites, métodos y procedimientos de trabajo. 3. Ajustes a la organización interna de las entidades, relacionadas con la distribución de competencias de las dependencias o con la supresión, fusión o creación de unidades administrativas fundamentadas en la simplificación de los procedimientos identificados y en la racionalización del trabajo. 4. Programas de mejoramiento continuo de las entidades en las áreas de gestión, en particular en las de recursos humanos, financieros, materiales, físicos y tecnológicos, así como el desempeño de las funciones de planeación, organización, dirección y control. 5. Adaptación de nuevos enfoques para mejorar la calidad de los bienes y servicios prestados, metodologías para medir la productividad del trabajo e indicadores de eficiencia y eficacia. 6. Estrategias orientadas a garantizar el carácter operativo de la descentralización administrativa, la participación ciudadana y la coordinación con el nivel territorial. 7. Identificación de actividades obsoletas y de funciones que estén en colisión con otros organismos y entidades, que hubieren sido asignadas al nivel territorial, o que no correspondan al objeto legalmente establecido de las entidades. ISO 9001/94: Sistema de aseguramiento de calidad, mediante el cual se han adoptado una serie de requisitos en busca de asegurar que las actividades desarrolladas en la organización mantengan un estándar de operación. Ley 872/2003: Por la cual las entidades del estado deben adoptar un sistema de gestión de la calidad. Decreto 4110/2004 Creación del Sistema de Gestión de la Calidad Entidades y Agentes Obligados Características del Sistema Requisitos para su implementación Funcionalidad del Sistema Normalización de calidad en la gestión Certificación de calidad Apoyo Estatal LEY 42/93. El control de gestión es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades públicas.(estatuto de control fiscal) LEY 87/93 ART 8. Estatuto Básico de Control Interno, el representante legal de cada organización deberá velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad. LEY 190/95. Por el cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. ART 48. Todas las entidades públicas diseñaran y revisaran periódicamente un manual de indicadores de eficiencia para la gestión de los servidores públicos, de las dependencias y de la entidad en su conjunto, que deberán responder a indicadores generalmente aceptados. DECRETO 2145/99. ART 12. Asigna la oficina de control interno, en relación con la planeación, la función de evaluar el proceso de planeación, que en toda su extensión implica, con base en los resultados obtenidos en la aplicación de los indicadores definidos, un análisis objetivo de aquellas variables y/o factores que se consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvío de los avances. La identificación de estas variables, su comportamiento y su respectivo análisis permite que la formulación de las recomendaciones de ajuste o mejoramiento al proceso, se realice sobre soportes y criterios validos y visibles fortaleciendo así la función asesora de estas oficinas. forpo 2007

5 Orígenes de la necesidad de adoptar un SGC
Adopción Voluntaria Adopción Obligatoria ORIGEN INTERNACIONAL ORIGEN NACIONAL ISO Organización Internacional de Estandarización Norma serie ISO 9000 Norma ISO 9000_2000: Fundamentos y vocabulario Norma ISO 9001_2000: Directrices para la gestión de la calidad Norma ISO 9004_2000: Directrices para el mejora del desempeño DAFP Norma NTC GP 1000_2004 (decreto 4110 de 2004) d. ISO Directrices para auditorias de gestión de calidad y ambiental forpo 2007

6 Principales diferencias
ISO 9001_2000 NTC GP 1000_2004 1. Enfoque al cliente y partes interesadas 1. Enfoque al Cliente 2. Mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del SGC 2. Mejorar la eficacia del SGC 3. Identifica los procesos para su aplicación en la organización. 3. Identifica los procesos para el cumplimiento de la misión. los clasifica en misionales, apoyo, estratégico y de verificación) 4. Requiere objetivos de calidad mensurables 4. Requiere objetivos de calidad medibles 5. Requiere del diseño de puntos de control para los riesgos. 6- Establecer el cumplimiento de las disposiciones regulatorias 6. Establece el cumplimiento de los requisitos del cliente Agrega el concepto de manual de procesos y procedimientos Agrega la aplicación de los requisitos de la Ley de 2000 forpo 2007 Agrega dos principios transparencia y coordinación

7 COMPATIBILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
INDICADORES GESTIÓN INTEGRAL Armonización de los sistemas de gestión SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD SISTEMA DE PLANEACION MODELO MECI SISTEMA DE CONTROL INTERNO SISTEMA DE PERSONAL Y CAPACITACION PROCESOS MISIONALES SISTEMAS DE INFORMACIO forpo 2007

8 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
01. Enfoque por procesos Ciclo P-H-V-A DEMING LIDERAZGO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ACTUAR PLANEAR HACER CONTROLAR ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO AUTOCONTROL CULTURA forpo 2007

9 01. Enfoque por procesos MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
MEJORA CONTINUA Clientes (y otras partes interesadas) Clientes (y otras partes interesadas) Responsabilidad de la dirección Gestión de los recursos Medición, análisis y mejora Realización del producto o prestación del servicio Satisfacción Salidas Productos o servicios Requisitos Necesidades y expectativas Entradas forpo 2007

10 MAPA DE PROCESOS CLIENTE CLIENTE ESTRATEGICOS GERENCIAL MISIONALES
MEJORA ESTRATEGICOS VERIFICACION Y EVALUACION GERENCIAL PLANEACION AUDITORIA RETROALIMENTACIÓN COMUNICACION MISIONALES CLIENTE CLIENTE CONTRACTUAL INDUSTRIAL VENTA DE BIENES EN DESUSO CREDITOS REQUISITOS SATISFACCIÓN PRODUCTO APOYO FINANCIERO INFORMATICO ADMINISTRATIVO forpo 2007

11 Principios de los Sistemas de Gestión de Calidad
ISO 9001_2000 NTC GP 1000_2004 Enfoque hacia el cliente Liderazgo Participación del personal Orientación para los procesos Enfoque de sistema para la gestión 9. Coordinación, cooperación y articulación 10. Transparencia El Forpo, articulará su gestión con el GSED, coordinara y cooperara con los requisitos de entes de control Mejora Continua Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones Relación mutuamente benéfica con los proveedores El Forpo, actuará con base en su principios y valores con probidad, en el manejo y control de los recursos. forpo 2007

12 objeto social (misión soporte legal)
El Fondo Rotatorio de la Policía tiene por objeto fundamental desarrollar las políticas y planes relacionados con la adquisición, producción, comercialización, representación y distribución de bienes y servicios, para el normal funcionamiento de la Policía Nacional, Sector Defensa, Seguridad Nacional y demás Entidades Estatales. Decreto 2361 de “Por el cual se organiza la Dirección General de los Fondos Rotatorios ….”. Decreto 2353 de 1971 “Por el cual se reorganizan los Fondos Rotatorios de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional” Decreto 470 de 1998 “Por el cual se establece la estructura interna del Fondo Rotatorio de la Policía y se determinan las funciones de sus dependencias.”. Acuerdo 012 de 2001 “Por el cual se adopta el estatuto interno del Fondo Rotatorio”. Resolución 0626 de 2000 “Por la cual se establecen las funciones de los grupos internos de trabajo” Resolución 1359/2007: Por la cual se establecen funciones y se designa al Representante de la Dirección para el SGC Resolución 1360/2007: La cual modifica y establece responsabilidades del subcomité de control interno forpo 2007

13 Alcance del SGC Prestación de servicios de contratación para la adquisición de bienes, servicios y obra civiles; Adquisición y nacionalización de bienes; Otorgamiento de Créditos para afiliados; Venta de Bienes en desuso; Confección de prendas de uso privado de entidades oficiales forpo 2007

14 Norma ISO 9000_2000: Fundamentos y vocabulario
3.1 TÉRMINOS RELATIVOS A LA CALIDAD 3.2 TÉRMINOS RELATIVOS A LA GESTIÓN 3.3 TÉRMINOS RELATIVOS A LA ORGANIZACIÓN 3.4 TÉRMINOS RELATIVOS AL PROCESO Y AL PRODUCTO 3.5 TÉRMINOS RELATIVOS A LAS CARACTERÍSTICAS 3.6 TÉRMINOS RELATIVOS A LA CONFORMIDAD 3.7 TÉRMINOS RELATIVOS A LA DOCUMENTACIÓN 3.8 TÉRMINOS RELATIVOS AL EXAMEN 3.9 TÉRMINOS RELATIVOS A LA AUDITORÍA 3.10 TÉRMINOS RELATIVOS AL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD PARA LOS PROCESOS DE MEDICIÓN forpo 2007

15 Norma Técnica NTC-GP-1000-2004 (ISO 9001:2000)
REQUSITOS BASICOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD REQUSITOS BASICOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Norma Técnica NTC-GP (ISO 9001:2000) c ) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces y eficientes, a) Identificar los procesos que le permiten cumplir la misión que se le ha asignado. b) Determinar la secuencia e interacción de estos procesos, e) Realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos, d) Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información g) Identificar y diseñar, con la participación de todos los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, los puntos de control sobre los riesgos. f ) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos, forpo 2007

16 Caracterizaciones – Procedimientos - Instrucciones y puntos de control
NORMA NTC GP Numeral 4 4. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 4.1. REQUISITOS GENERALES Identificar procesos Proceso A B C D Determinar su Secuencia Criterios y métodos para asegurar su eficacia Disponibilidad de Recursos e información Caracterizaciones – Procedimientos - Instrucciones y puntos de control Seguimiento, medición y análisis forpo 2007

17 Registros ESTRUCTURA DOCUMENTAL PLANES
ESTRATÉGICO – ACCIÓN – OPERATIVOS – ESPECIFICOS - RIESGOS MANUAL DE CALIDAD PROCESOS (CARACTERIZACIÓN) PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS FORMATOS Registros forpo 2007

18 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
NORMA NTC GP Capítulo 5 5. “RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN” PLANIFICACIÓN 5.4 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN 5.5 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 5.6 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN 5.1 ENFOQUE AL CLIENTE 5.2 DE CALIDAD POLÍTICA 5.3 5.4.1 Objetivos de la calidad 5.4.2 Planificación del SGC 5.5.1 Responsabilidad y Autoridad 5.5.2 Representante de la Dirección 5.5.3 Comunicación Interna 5.6.1 Generalidades 5.6.2 Información para la revisión 5.6.3 Resultados de la Revisión forpo 2007

19 de Conciencia Formación
NORMA NTC GP Capítulo 6 6. “GESTIÓN DE LOS RECURSOS” RECURSOS HUMANOS 6.2 PROVISIÓN DE RECURSOS 6.1 AMBIENTE DE TRABAJO 6.4 INFRAESTRUCTURA 6.3 Generalidades 6.2.2 Competencia, Toma de Conciencia Formación forpo 2007

20 Capítulo 7 7. “REALIZACIÓN DEL PRODUCTO”
PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 7.5 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.1 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE 7.2 DISEÑO Y DESARROLLO 7.3 COMPRAS 7.4 CONTROL DE DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 7.6 7.2.1 Deteminación de los requisitos del producto 7.2.2 Revisión de los requisitos del producto 7.2.3 Comunicación con el cliente 7.3.1 Planificación 7.3.2 Entradas 7.3.3 Resultados 7.3.4 Revisión 7.3.5 Verificación 7.3.6 Validación 7.3.7 control cambios 7.4.1 Proceso de Compras 7.4.2 Información de las Compras 7.4.3 Verificación de los productos Comprados 7.5.1 Control de la Producción 7.5.2 Validación de los Procesos 7.5.3 Identificación y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del Cliente 7.5.5 Preservación del Producto forpo 2007

21 8. “MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA”
Capítulo 8 8. “MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA” 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME 8.4 ANÁLISIS DE DATOS 8.5 MEJORA GENERALIDADES 8.1 8.2.1 Satisfacción del Cliente 8.5.1 Mejora Contínua 8.2.2 Auditoría Interna 8.5.2 Acción Correctiva 8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos 8.5.3 Acción Preventiva 8.2.4 Seguimiento y Medición del Producto forpo 2007

22 EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD El sistema de gestión de
AUDITORIA El sistema de gestión de la calidad INDICADORES SEGUIMIENTO ESTRATEGIA CULTURA RECURSOS EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCESOS ORGANIZACION ACCIONES DE MEJORA forpo 2007

23 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
Identificar procesos necesarios y su aplicación. Determinar secuencia e interacción de procesos. Determinar criterios y métodos. Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información. SGC Realizar seguimiento, medición y análisis de los procesos. Implementar acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos. forpo 2007

24 Requisitos para su implementación
Estratégicos y Críticos Estructura P1 Procesos Pn Entidad Criterios técnicos: Ley Empleados Funciones Criterios Métodos Operación Control Eficaz Usuario Beneficiario Proveedor Dueño del proceso debe identificar riesgos y puntos de control Artículo 4º. Requisitos para su implementación. Para dar cumplimiento a lo dispuesto en la presente ley, las entidades deben como mínimo: a) Identificar cuáles son sus usuarios, destinatarios o beneficiarios de los servicios que presta o de las funciones que cumple; los proveedores de insumos para su funcionamiento; y determinar claramente su estructura interna, sus empleados y principales funciones; b) Obtener información de los usuarios, destinatarios o beneficiarios acerca de las necesidades y expectativas relacionadas con la prestación de los servicios o cumplimiento de las funciones a cargo de la entidad, y la calidad de los mismos; c) Identificar y priorizar aquellos procesos estratégicos y críticos de la entidad que resulten determinantes de la calidad en la función que les ha sido asignada, su secuencia e interacción, con base en criterios técnicos previamente definidos por el Sistema explícitamente en cada entidad; d) Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurar que estos procesos sean eficaces tanto en su operación como en su control; e) Identificar y diseñar, con la participación de los servidores públicos que intervienen en cada uno de los procesos y actividades, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generen un impacto considerable en la satisfacción de las necesidades y expectativas de calidad de los usuarios o destinatarios, en las materias y funciones que le competen a cada entidad; f) Documentar y describir de forma clara, completa y operativa, los procesos identificados en los literales anteriores, incluyendo todos los puntos de control. Solo se debe documentar aquello que contribuya a garantizar la calidad del servicio; g) Ejecutar los procesos propios de cada entidad de acuerdo con los procedimientos documentados; h) Realizar el seguimiento, el análisis y la medición de estos procesos; i) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. Documentar y ejecutar Información de Necesidades y Expectativas Acciones Planificadas Mejora Seguimiento, análisis y medición forpo 2007

25 1. Principio Organización Enfocada al Cliente
Necesidades actuales y futuras Satisfacer los requisitos Exceder expectativas forpo 2007

26 Unidad de dirección de la organización
2. Principio liderazgo Unidad de propósito Unidad de dirección de la organización Crear ambiente de trabajo que permita al personal involucrarse totalmente con el logro de los objetivos de la organización forpo 2007

27 3. Principio Participación del Personal
El personal es la esencia de la organización. Involucrarlo posibilita el uso de sus habilidades en beneficio de la organización. forpo 2007

28 4. Principio Enfoque de Procesos
Los resultados se alcanzan más eficientemente cuando los recursos y actividades se gestionan a través de procesos forpo 2007

29 5. Principio Gestión Basada en Sistemas
Identificar, entender y gestionar un sistema compuesto por procesos interrelacionados, mejora la eficacia y la eficiencia de una organización forpo 2007

30 6. Principio Mejoramiento Continuo
Bajo este enfoque, debe ser un objetivo permanente de la organización forpo 2007

31 7. Principio Toma de Decisiones Basadas en Hechos
Las decisiones eficaces se basan en el análisis de datos e información forpo 2007

32 8. Principio Relaciones mutuamente beneficas con el proveedor
La organización y sus proveedores son interdependientes Una relación mutuamente beneficiosa intensifica la capacidad de ambos para crear valor forpo 2007

33 Requisitos de las Normas
ISO 9001_2000 NTC GP 1000_2004 forpo 2007

34 ISO 9001_2000 NTC GP 1000_2004 Estructura de las Normas de calidad
Prólogo Índice 0. Introducción 1. Objeto y Campo de aplicación 2. Fundamentos 3. Términos y definiciones 4. Sistema de gestión de la calidad 5. Responsabilidad de la dirección 6. Gestión de los recursos 7. Realización del producto 8. Medición, análisis y mejora Anexos Índice 0. Introducción Generalidades Objeto y Campo de aplicación 3. Términos y definiciones 4. Sistema de gestión de la calidad 5. Responsabilidad de la dirección 6. Gestión de los recursos 7. Realización del producto 8. Medición, análisis y mejora Anexos forpo 2007

35 El Manual de Calidad MC-1 V06
Documento que describe el Sistema de Calidad de una organización Manual de Calidad FORPO Verificación de: Establecido Documentado Implementado Mantenido Se presenta el Manual de Calidad de la PNV y se leen algunos de sus apartes. forpo 2007

36 El Manual de Calidad se entrega al auditor externo como soporte de la auditoria. Y dentro de su contenido le interesará observar en su contenido. forpo 2007

37 El Manual de Calidad Contenido mínimo 1. Un alcance
2. Referencia a los procedimientos 3. Identificación de los procesos necesarios 4. Descripción de la interrelación de los procesos 5. Criterios y métodos para la operación y control 6. Descripción de los recursos forpo 2007

38 Registros Mínimos Requeridos
Revisiones al S.G.C por la Dirección. Competencia del personal (educación, formación, experiencia y habilidades). De realización del producto para cumplimiento a requisitos. Los de revisión de requisitos relacionados con el Producto. Los de Diseño y Desarrollo. Resultados de evaluaciones de proveedores. Validación de los procesos y de producción. Identificación y trazablidad. Propiedad del cliente. Resultados de la auditoria. Seguimiento y medicion de los procesos. Productos no conforme. Liberación del producto. Acciones correctivas y preventivas. forpo 2007

39 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
“Máxima autoridad del Sistema de Gestión de la Calidad, quien participa en la planificación de los Objetivos y Estrategias Institucionales y de Calidad y expide las directrices correspondientes como coordinador del sistema”. Jefe OGEIN Generar una cultura de aseguramiento de la calidad y mejoramiento continuo en el desarrollo de los procesos misionales, verificando que se implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión. Función Principal Dar el soporte técnico necesario para el mantenimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. Res forpo 2007

40 DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD - Numeral 4.2.1.
Política de calidad y objetivos de calidad. Manual de calidad P H V Procedimientos documentados. A Control de documentos Control de registros Auditoría Interna Control del producto no conforme Acción correctiva Acción Preventiva Documentos necesitados para asegurar la planificación, operación y control de procesos Registros requeridos por la norma. forpo 2007

41 POLÍTICA DE CALIDAD Garantizar a nuestros clientes la entrega de bienes y servicios de calidad, apoyados en proveedores idóneos y talento humano competente, enmarcado en un esquema permanente de mejoramiento continuo. forpo 2007

42 POLITICA DE CALIDAD (Numeral 5.3)
La alta dirección debe asegurar que la política de calidad es acorde con la misión institucional, incluye el compromiso de satisfacer los requisitos del cliente y propende por el mejoramiento continuo. EN EL PLAN ESTRATEGICO: MANTENER Y MEJORAR EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, PARA ALCANZAR ALTOS NIVELES DE EFICIENCIA Y EFICACIA EN LOS PROCESOS Y PRODUCTOS. forpo 2007

43 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Num Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos. Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso que se mantengan por cualquier razón. forpo 2007

44 PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS
Procedimiento para la documentación y Control de Documentos Internos del SGC PG 0806 OGEIN Procedimiento para el Control de normas internas y externas PG-0016 OJURI forpo 2007

45 La norma determina que la Entidad debe documentar un procedimiento que evidencie el control de los documentos en los siguientes aspectos: forpo 2007

46 DOCUMENTOS DEL SGC forpo 2007

47 Manual de Calidad Estructura de Documentación Tratados Internacionales
Constitución Política de Colombia, Leyes, Sentencias, Decretos, Ordenanzas, Circulares, Directivas y Resoluciones Presidenciales o Mindefensa Manual de Calidad Acuerdos, resoluciones, convenios, Reglamentos internos y planes Procesos, Subprocesos y Procedimientos, Instructivos, Directivas Circulares Registros y datos forpo 2007

48 Caracterización del proceso
Procedimientos Instructivos Formatos Protocolo forpo 2007

49 CONTROL DE LOS REGISTROS
Num Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como la operación eficaz del SGC. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. forpo 2007

50 PROCEDIMIENTOS CONTROL DE REGISTROS
Procedimiento Implementación de Tablas de Retención Documental forpo 2007

51 CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
Num. 8.3 La Entidad debe asegurarse que el producto que no sea conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir una utilización o entrega no intencionada. forpo 2007

52 AUDITORIA INTERNA Num La organización debe llevar a cabo de forma periódica auditorias internas para determinar si el sistema de gestión de la calidad: Es conforme con los preparativos planificados con los requisitos de la norma y los establecidos por la organización. Se ha implantado y se mantiene de manera eficaz. Procedimiento documentado para Auditoria Interna del Sistema de Gestión de Calidad forpo 2007

53 ACCION CORRECTIVA Y PREVENTIVA Num. 8.5.2 y 8.5.3
Acción tomada para eliminar la causa de una No conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción tomada para eliminar la causa de una No conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Procedimiento para la solución de problemas Implementación de acciones Correctivas, preventivas y de mejora forpo 2007

54 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE PROCESOS (Numeral 8.2.3)
La Entidad debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento y medición de los procesos, demostrando la capacidad para alcanzar los resultados planificados Cuando no se alcancen los resultados planificados se deben llevar a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente. forpo 2007

55 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE PROCESOS (Numeral 8.2.3)
Análisis de resultados Plan de acción Planes operativos PLAN ESTRATÉGICO Seguimiento procesos Mapas de riesgos Evaluación del desempeño del proceso Plan Sisteda forpo 2007

56 MEJORA CONTINUA (Numeral 8.5.1) Procedimiento Solucion de problemas,
La Entidad debe mejorar continuamente la eficacia del SGC mediante el uso de la política de calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la Dirección. ACCIONES CORRECTIVAS ACCIONES PREVENTIVAS ACCIONES DE MEJORA Procedimiento Solucion de problemas, forpo 2007

57 Oportunidades de Seguimiento
QUE ES UN PROCESO PROVEEDOR CLIENTE Conjunto de Actividades (subprocesos) mutuamente Relacionadas o que interactúan entre si PROCESO ENTRADAS insumos Información Normas R.H. Tecnología equipos Eficacia = resultado RESULTADOS Productos y/o Servicios Eficiencia = Resultado / recurso P Oportunidades de Seguimiento y medición: Métodos de Control, Indicadores, etc. A H V forpo 2007

58 P1 P2 P4 P4 P5 P5 Dirección Subdirección Area A Area B Area C Area D
forpo 2007

59 Partes interesadas ? SOCIEDAD Que Espera Una Administración Responsable OPINION PUBLICA a través de los medios de comunicación. ORGANISMOS DE CONTROL quienes supervisan, valoran y verifican la gestión y resultados del FORPO. EL ESTADO Que Espera rendimiento de la inversión que se realiza. forpo 2007

60 QUIENES ESTAN INTERESADOS EN EL DESEMPEÑO DEL FORPO ?
Clientes ? LA POLICIA que espera una respuesta oportuna del FORPO frente a sus requerimientos. EL POLICIA Y SU FAMILIA al obtener unos productos y servicios de excelente calidad y en un tiempo mínimo. OTRAS ENTIDADES que esperan el cumplimiento de los contratos y convenios suscritos. forpo 2007

61 Gracias forpo 2007