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Publicada porFrancisco José Moya Méndez Modificado hace 8 años
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. Módulo IV Gestión y Administración de Recursos Humanos y Financieros D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Misión de Fundación Merced Contribuir al desarrollo integral de las personas que viven en condiciones de pobreza en México, especialmente los niños y jóvenes, y de su entorno, por medio del apoyo y promoción de instituciones comprometidas con los valores éticos que generen un impacto social positivo en la comunidad.
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Objetivo del módulo Dotar a los asistentes de las herramientas necesarias para la formulación de una estrategia eficaz y eficiente para el manejo de recursos humanos y financieros en las organizaciones de la sociedad civil.
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Ejercicio 1 Breve auto-presentación de los asistentes, nombre, organización en la que trabajan, actividad dentro de la organización, tiempo y expectativas del curso-taller Oferta personal de actitud, disposición y talentos para ofertar al grupo durante el curso-taller
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. Ubicación
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Concepción del Desarrollo educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Asistencialismo Dar Dar del tener Paternalismo Dependencia Exonera de la gestión Desarrollo Participar Participar del ser Compromiso Responsabilidad Promueve la gestión Status Quo Cambio Social
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Formas de Organización de la Sociedad Civil Visión del Centro Mexicano para la Filantropía educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Tema 1 Organización de las OSC’s educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Subtemas educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN 1.Planeación estratégica 2.Planeación operativa 3.Estructura organizacional 4.Administración y finanizas 5.Procuración de fondos 6.Legal y fiscal 7.Población atendida 8.Evaluación de impacto 9.Programas/proyectos 10.Gobierno institucional 11.Recursos humanos 12.Voluntariado
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Autodiagnóstico PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Misión y visión. Objetivos y metas Definición de valores Definición de fuerzas, oportunidades, debilidades y amenazas Alianzas y redes estratégicas nacionales e internacionales. Información estratégica nacional e internacional. Contactos relevantes. PLANEACIÓN OPERATIVA Planeación a corto, mediano y largo plazo. Evaluación de los resultados. Registro y sistematización Sistemas de información educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Autodiagnóstico ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Organigrama Definición de puestos Perfiles de puesto Registro de procesos y procedimientos Políticas y reglamentos organizacionales Sistemas formales de comunicación ascendente y descendente ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Manejo de recursos monetarios Planeación financiera Administración de activos Control y planeación de compras institucionales Selección y cultivo de proveedores Control de inventarios Manejo de tecnología educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Autodiagnóstico PROCURACIÓN DE FONDOS Base de datos de donantes Estructura básica de las actividades de la procuración de fondos Personal dedicado a la procuración de fondos Evaluación y seguimiento de la procuración de fondos LEGAL Y FISCAL Contabilidad institucional. Constitución Legal. Obligaciones con la JAP (en el caso del DF y algunos estados de la República) Otras obligaciones (Registro en SEDESOL derivado de la Ley de Fomento) educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Autodiagnóstico POBLACIÓN ATENDIDA Conocimiento. Segmentación. Mecanismos de retroalimentación. EVALUACIÓN DE IMPACTO Diseño de mecanismos de evaluación de impacto Estadísticas de evaluación en cumplimiento con la misión Comparación con estadísticas nacionales Cálculo de costo-beneficio de la inversión social Datos históricos/sistematización de experiencias exitosas educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Autodiagnóstico PROGRAMAS Y PROYECTOS Definición de los programas institucionales Delimitación de alcances del programa, cambios esperados Personal capacitado para diseño, implementación, evaluación, seguimiento y rendición de cuentas de los programas. Modelo de atención Sistematización de aprendizajes GOBIERNO INSTITUCIONAL Organización y funciones Formación del Órgano de Gobierno Motivación y desarrollo Selección del Órgano de Gobierno Evaluación y seguimiento del Órgano de Gobierno educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Autodiagnóstico RECURSOS HUMANOS Política general de contratación y remuneraciones. Apoyo de alumnos universitarios de servicio social. Voluntarios estratégicos y operativos Selección, motivación y rotación del personal. Capacitación. Evaluación del desempeño. VOLUNTARIADO Selección e incorporación del voluntariado Motivación al voluntariado Capacitación del voluntariado. Evaluación del desempeño. educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Ejercicio 2 Diagnóstico de la organización 1.Junto con tu(s) compañero(a)(s) de organización, responder el cuestionario que se presenta a continuación. 2.Al finalizar, llenar la gráfica de acuerdo con los valores que obtuvieron. Con ella lograrán identificar la “fotografía” de su organización. 3.Dividir las áreas que tienen un puntaje menor a 50 como oportunidades y las áreas que tuvieron un puntaje mayor a 75 como fortalezas.
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Área de fortalecimiento sustentable 0%25%50%75%100% Muy malMalRegularBienMuy bien Planeación estratégica Planeación operativa Estructura organizacional Administración y finanzas Procuración de fondos Legal y fiscal Población atendida Evaluación de impacto Programas/proyectos Gobierno Institucional Recursos Humanos Voluntariado
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AUTODIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL
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LECTURA DE GRÁFICA ORGANIZACIONAL HUMANO
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Visualizar su organización OportunidadesFortalezas
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Acciones F ortalezas Oportunidades
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PLENARIO INTERCAMBIO DE EXPERIENCIAS Y REFLEXIONES
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. Tema 2 Liderazgo y Órganos de Gobierno educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Subtemas 1.Funciones del Órgano de Gobierno 2.Clasificación de los Órganos de Gobierno 3.Ámbitos de acción del Órgano de Gobierno 4.Selección y Formación del Órgano de Gobierno. 5.Motivación del Órgano de Gobierno 6.Capacitación del Órgano de Gobierno. 7.Evaluación y seguimiento del Órgano de Gobierno. 8.Desarrollo de definiciones de puesto por escrito 9.Desarrollo de un organigrama.
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Ejercicio 3 Juego de papeles 1.Dividir al grupo en cuatro equipos de 10 a 12 personas 2.En cada equipo cada uno de los miembros asumirá un papel: uno será el presidente de la organización, tres serán consejeros, uno será el director general de la organización, uno el director de desarrollo y tres serán operativos.( se pondrán un gafete con los nombres de sus papeles). El resto asumirá el rol de miembros de la asamblea. 3.Una vez organizados, el ponente les presentará situaciones de conflicto en donde los participantes deberán enfrentar la situación de acuerdo al rol que tienen asignado. 4.Los observadores retroalimentarán al grupo comentando sus puntos de vista en relación a la viabilidad de las soluciones y con el grupo sopesarán las interacciones que se realizaron de acuerdo al rol establecido.
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Primera situación de conflicto Estamos a finales del mes de septiembre y los recursos de la organización se agotaron. No se planificaron las fuentes de financiamiento anual y es necesario cubrir sueldos. La organización es propietaria de sus instalaciones y cuenta como patrimonio con una casa habitación que se renta. ¿Interactuar como integrantes de la Organización para encontrar salidas a esta situación ?
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Segunda situación Se requiere realizar una campaña de recaudación para la construcción de un nuevo edificio. Los donantes de esta campaña serán los empresarios de la región ¿Quién diseña la campaña? ¿Cuáles son las acciones de los consejeros? Cuáles son las responsabilidades del Director General y del Director de Desarrollo? ¿Cómo participa el personal operativo?
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Funciones del Órgano de Gobierno 1.Formulación de políticas 2.Diseño de estrategias 3.Seguimiento y evaluación educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN El Órgano de Gobierno debe delegar la parte operativa
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Clasificación de los Órganos de Gobierno 1.Patronato 2.Consejos 3.Asamblea 4.Mesa directiva 5.Asamblea de socios educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Ámbitos de Acción del Órgano de Gobierno Determinar misión y propósito Seleccionar al Director Ejecutivo Apoyar y evaluar al Director Ejecutivo Planeación eficaz Garantizar suficiencia de recursos Garantizar y supervisar una Administración eficiente educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Ámbitos de Acción del Órgano de Gobierno Determinar y supervisar los programas y servicios Promover la visibilidad Asegurar la integridad legal y ética Reclutar y orientar a los nuevos miembros del Órgano de Gobierno Evaluar su propio desempeño educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Selección y Formación del Órgano de Gobierno Los criterios de selección generalmente son arbitrarios, es importante que esto deje de ser así y que cada organización haga un esfuerzo por regular el procedimiento a seguir, los requisitos que deben cumplir los miembros que se inviten a formar parte del Órgano de Gobierno, asi mismo, dejar muy claro las responsabilidades que contraen al integrarse al mismo. educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Motivación y Desarrollo del Consejo El programa institucional de desarrollo del Consejo debe considerarse en la Planeación estratégica, considerando los intereses, expectativas y motivaciones de sus miembros. educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Capacitación del Órgano de Gobierno Se debe llevar a cabo un proceso de inducción a los miembros que ingresen a este órgano. Se debe contar con un programa que detecte y atienda las necesidades de capacitación entre los integrantes del Órgano de Gobierno. educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Evaluación y Seguimiento del Órgano de Gobierno Revisar periódicamente los logros respecto a metas y objetivos. Atender fallas y celebrar éxitos. Revisar cumplimiento de sus responsabilidades de los integrantes. Reflexionar sobre las áreas de trabajo que necesiten ser mejoradas y/o reforzadas. educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Organigrama Se debe contar con un organigrama del Órgano de Gobierno que establezca las líneas de autoridad, responsabilidad y comunicación. Este material deberá encontrarse en un documento que considere también las capacidades e intereses de los consejeros. educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Definiciones de Puestos Capacidad de liderazgo y promoción Autoridad moral en la comunidad Relaciones con los ámbitos económico, político y social Tiempo y disposición para trabajar en el O. de G. Experiencia en el ámbito empresarial, manejo de instituciones o trabajo en OSCs. Mística de servicio educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Ejercicio 4 Evaluación del Órgano de Gobierno Evalúa el funcionamiento de tu Órgano de Gobierno (Consejo, Comité o Asamblea). Con el instrumento que se te presenta a continuación describe el estado de tu Órgano de Gobierno. En él te pedimos que analices los puntos explicados anteriormente y las acciones que ha desarrollado tu institución en el trabajo del Órgano de Gobierno.
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Acciones de trabajo del Órgano de Gobierno No se tiene contemplado Se tiene información, pero no se ejecuta Se tienen instrumentos diseñados para ello Se ejecutaSe ejecuta, se evalúa y se le da seguimiento Organización y funciones del Órgano de Gobierno Ámbitos de acción del Órgano de Gobierno Formación del Órgano de Gobierno. Motivación y desarrollo del Órgano de Gobierno. Selección del Órgano de Gobierno. Capacitación del Órgano de Gobierno. Evaluación y seguimiento del Órgano de Gobierno. Desarrollo de un organigrama. Desarrollo de definiciones de puesto por escrito
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Visualizar su Órgano de Gobierno oportunidadesfortalezas
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Oportunidades Acciones F ortalezas
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. Tema 3 Administración de Recursos Humanos y Financieros educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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UBICACIÓN Las Organizaciones cumplen sus propósitos con visión y método para alcanzar el éxito
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FUNCIONES BÁSICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
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FUNCIONES BÁSICAS PlaneaciónQué hacer en la organización OrganizaciónCómo hacer las actividades DirecciónCómo se ordena la actividad ControlQuién y cómo se supervisa
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1.- División del trabajo 2.- Autoridad 3.- Disciplina 4.- Orden 5.- Equidad 6.- Iniciativa 7.- Espíritu de equipo PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS
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1.- División del trabajo Dividir el trabajo según el tipo de actividad y las capacidades reales de las personas que lo van a realizar.
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2.- Autoridad Ejercer el poder y el derecho de mandar en la empresa para DAR órdenes y que se cumplan.
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3.- Disciplina Se refiere a cuidar que las reglas y normas establecidas en la empresa se cumplan.
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4.- Orden Lograr tener un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
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5.- Equidad Igualdad y justicia para todas las personas en la empresa.
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6.- I niciativa Las personas deben tener libertad y facilidades para llevar a cabo sus planes, proyectos y formular ordenadamente sugerencias de mejora continua
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7.- Espíritu de equipo Que las personas trabajen en equipo para obtener los resultados deseados.
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Ejercicio 5 Dividimos al grupo en 7 equipos. El grupo nombrará a un relator que anotará las conclusiones finales y las circulará por e-mail entre los miembros del grupo. Cada uno de los equipos debe trabajar en uno de los principios básicos de administración y hacer cinco recomendaciones de “cómos- prácticos y realistas” para que se apliquen estos principios en las OSC’s. Al final, en plenaria, se discutirán las conclusiones
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. educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Administramos Recursos humanos Recursos económicos Infraestructura
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Administración de los recursos financieros de la organización
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Administración Financiera Es el ordenar y organizar los bienes en general, en cuando a sus valores en dinero Referidos a una OSC implica el poder cuantificar sus operaciones en forma ordenada por expresarlas en sus valores monetarios e informar así sobre ellos.
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Las circunstancias que enfrenta la administración financiera INTERNAS EXTERNASEXTERNAS EXTERNASEXTERNAS
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Administración financiera en OSC’s En su operación, las OSC’s no pueden sustraerse de la cantidad de los ingresos y egresos necesarios para llevar a cabo su operación Se refiere a la asignación de los recursos económicos en la organización para cumplir la misión en un tiempo determinado: misión visión Objetivos de la organización programas TODO CUESTA herramienta
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La administración de los recursos financieros de una OSC implica... Diseñar presupuestos anuales Presentar y evaluar estados financieros y estados de resultados mensuales Nómina Control de ingresos y egresos Catálogo de cuentas Obligaciones fiscales
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Ejercicio 6 Catálogo de cuentas En plenaria, realicen una lista de los principales gastos de la organización. Con la lista, analicen los resultados y elaboren un catálogo de cuentas para la administración de las OSC’s
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Costos de administración de la organización 1.Personal de administración (secretaria, contador, director general, intendencia) 2.Alquiler de instalaciones 3.Servicios prestados por terceros 4.Luz, agua, predial 5.Comunicaciones, Relaciones Públicas y Promoción 6.Honorarios diversos (abogado, contador, traducción, etc.) 7.Compra equipamientos (computadoras, fax, mobiliario) 8.Memoria anual 9.Impuestos 10.Auditoría 11.Recaudación de fondos 12.Impuestos educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Costos de operación de la organización 1.Personal que trabaja a favor de los beneficiados (maestros, promotores, capacitadores, médicos, etc.) 2.Materiales que se usan en el desarrollo de los programas 3.Viáticos necesarios para operar programas 4.Sistematización de la experiencia 5.Evaluación de impacto educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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ObjetivoMetasProgramasCosto por añoFuentes de financiamiento Monto por fuente Probabilidad 200520062007 PLANEACIÓN POR OBJETIVOS
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Transparencia de las Organizaciones Evaluar el impacto social de las obras y compararlo con la utilización de los ingresos para satisfacción de los donantes en cuanto al resultado obtenido con su aportación COSTO - BENEFICIO educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Mecanismos de Información Financiera Determinar las necesidades de información que deberán ser suficientes, pero no excesivas para: 1.Controlar y administrar 2.Llevar la contabilidad 3.Informar a terceros 4.Cumplir con las obligaciones fiscales educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Preparación de Estados Financieros Los estados financieros que deben incluir la información operativa necesaria para relacionarla con las cifras presupuestales. educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Año 2004Presupuestado 2005Ejercido mes de octubre 2005 Gastos Gastos administrativos Salarios Servicios Comunicaciones Gastos de operación de programas Educación Salud Proyectos productivos Total de gastos Ingresos Ingresos no etiquetados Ingresos fuente A Ingresos fuente B Ingresos fuente C Ingresos por actividades productivas Ingresos para administración Total de ingresos estimados Diferencia total entre ingresos y gastos Diferencia entre ingresos y egresos de administración Estados financieros
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Presupuestos Los presupuestos deben reflejar los ingresos necesarios para realizar las operaciones de la organización y los gastos que derivan de esas operaciones. Los presupuestos se deben realizar de forma anual y revisar mes con mes su cumplimiento. educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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. Tanto el presupuesto de ingresos como de gastos se prepararán en forma mensual y se complementarán con una estimación de entradas y salidas de efectivo, también mensual, para así tener la posibilidad de anticipar las necesidades mensuales de efectivo. educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Presupuestos
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Eficiencia en la Asignación de Recursos ¿En cuántos impactamos realmente? ¿Cuáles son los cambios permanentes que dejan nuestras acciones? ¿Cómo podemos hacer más y mejor las cosas? educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Gastos del año/número de beneficiados que egresan=
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Ejercicio 7 A continuación te solicitamos que obtengas el costo de lo que se enuncia y al final, en plenaria, responde a la pregunta que te solicitamos Costo por cada beneficiado Costo total del servicio proporcionado a los beneficiados Costo por egresado de la institución Costo por cada beneficiado que logró obtener cambios permanentes en su vida ¿Tiene mi organización una administración adecuada?
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Recursos Humanos Es la interacción dinámica entre las funciones del área personal y los objetivos de la organización. educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN PERSONAL NECESARIO CUMPLIMIENTO DE LA MISIÓN OBJETIVOS METAS ESTRATEGIAS
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Ejercicio 8 Necesidades de personal de la organización 1.Junto con tu(s) compañera(o)(s) de organización realiza una lista de las principales actividades que realizan en su organización (no importa si las realizan voluntarios o personal remunerado) 2.Revisar si para las actividades existe suficiente personal o es excesivo. En plenaria comentaremos los resultados
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Suficiencia de personal ActividadPersonal
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Suficiencia de personal Actividad 1.Manejo administrativo 2.Procuración de fondos 3.Diseño de programas/proyecto s 4. 3Educadores de campo Personal 1.Contador 2.Procurador 3.Desarrollador de proyectos 4.3 Maestros
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2 Reglas básicas del éxito de la organización 1.Encontrar la persona adecuada para el puesto adecuado 2.La riqueza de la organización está en los colaboradores educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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El manejo del recurso humano implica Diseño de puestos Procesos Diagramas de flujo de la organización Mecanismos de evaluación Perfiles de puestos educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Puestos comunes en las organizaciones Presidente Consejeros (vicepresidentes, secretario, tesorero, coordinadores de comisiones). Director General Director o gerente de Desarrollo Director o gerente de operaciones o programas Personal de administración (secretarias, contadores, intendencia) Personal de operación de programas (promotores, educadores, médicos, evaluadores, sistematizadores, etc.). educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Presidente (a) Funciones del puesto 1.Dirección estratégica de la organización 2.Coordinar las actividades del órgano de gobierno 3.Evaluar la administración y operación de la institución 4.Ser representante legal 5.Ser la figura pública de la organización 6.Facilitar la procuración de fondos Perfil 1.Hombre o mujer 2.Conocimiento global de los ámbitos económico, político y social del país 3.Con contactos en el sector empresarial, social y gubernamental 4.Con formación en administración 5.Fuerte liderazgo 6.Sensibilidad con respecto al sector 7.Con trayectoria destacada en su actividad profesional
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Procurador de fondos Funciones del puesto 1.Diseña y aplica estrategias para buscar recursos 2.Llevar las relaciones públicas estratégicas 3.Rendición de cuentas 4.Manejo de bases de datos 5.Desarrollo para el crecimiento institucional 6.Evaluación de impacto de programas de desarrollo social Perfil 1.Sensibilidad social 2.Experiencia probada en procuración de fondos 3.Excelente manejo de relaciones públicas 4.Manejo de herramientas de evaluación de programas 5.Sentido de la oportunidad 6.Que trabaje en función de resultados 7.Ética y transparencia en el desarrollo de sus actividades
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Gerencia de proyectos sociales Funciones del puesto 1.Diseña, implementa y evalúa programas de desarrollo social 2.Maneja instrumentos de recolección de información 3.Búsqueda de contactos y oportunidades de desarrollo social 4.Sistematización de aprendizajes 5.Manejo de personal y administración de cada programa 6.Coordinar actividades con la dirección general 7.Cumplir con las metas anuales 8.Manejo estadístico de información 9.Contacto con la población atendida Perfil 1.Experiencia de trabajo de desarrollo social directo con la población atendida. 2.Capacidad de síntesis 3.Manejo de formatos e instrumentos de desarrollo de proyectos 4.Ética y transparencia en el desarrollo de sus actividades 5.Conocimientos de metodologías de trabajo comunitario 6.Manejo y motivación de grupos de trabajo 7.Buena redacción
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Elaboración de Perfiles En colaboración de los jefes inmediatos y sus colaboradores se necesita hacer un análisis detallado de las funciones que se deben realizar en un puesto. El perfil se realiza con base en el análisis del puesto y sus actividades y no de la persona que actualmente ocupa. educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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La estructura de la organización se refleja en el organigrama CONSEJO GERENCIA DE PROCURACIÓN PROCURADOR SEGUIMIENTO A DONATIVOS EVENTOS PROYECTOS PRODUCTIVOS COMERCIALIZACIÓN PRODUCCIÓN GERENCIA DE PROGRAMAS PROYECTO 1 PROYECTO 2 GERENCIA DE COMUNICACIÓN MEDIOS MASIVOS DISEÑO DE IMAGEN PRESIDENCIA
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Ejercicio 9 Líneas de mando Junto con compañero(a)(s) de su organización, muestra el organigrama de ella. Respondan a la siguientes preguntas: ¿El organigrama refleja la estructura de trabajo de su organización? ¿El organigrama refleja de manera muy clara las líneas de mando?
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Los procesos ordenan la vida de la organización Los procesos son los procedimientos para realizar las actividades donde se involucran los miembros de la organización. Dan cuenta de: Las actividades que se realizan y sus tiempos Los documentos que se generan La información necesaria Los mecanismos e indicadores de evaluación del rendimiento educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Proceso para gestión del proyecto Pasos 1.Elaboración del proyecto 2.Seguimiento a la asignación de recursos 3.Firma de convenio 4.Contratación del personal operativo 5.Definición de puestos 6.Definición de tiempos 7.Asignación de los recursos 8.Cronograma de ejecución del proyecto educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN 9. Etapas del proyecto Diagnóstico Diseño (materiales, metodología, instrumentos) Ejecución de las actividades 10. Evaluación parcial (informe a fuente de financiamiento) 11. Implementación de mejoras 12. Ejecución de las actividades 13. Cierre de trabajo con la población atendida 14. Evaluación final 15. Informe interno 16. Informe a la fuente de financiamiento
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Importancia de la Inducción Adecuada Es muy importante proporcionar las herramientas necesarias para el sano desarrollo personal al interior de nuestra organización. Existe un doble compromiso: uno va del nuevo prestador de servicios a la institución; el otro es de la organización al prestador de servicios. educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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Capacitación y desarrollo Capacitación Todo personal de una organización requiere capacitarse y actualizar sus conocimientos permanentemente Desarrollo El crecimiento que las personas tengan dentro de una organización va en relación directa al crecimiento de la organización
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Reconocimiento La realización del trabajo de todo empleado o voluntario, debe ser reconocida periódicamente por las personas a quienes reporta dentro de la organización. La organización debe desarrollar incentivos de reconocimiento: Diplomas, distintivos, reconocimientos por antigüedad, por calidad y mérito en el servicio.
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Comunicación La comunicación es fundamental para el adecuado funcionamiento en la organización. Se requiere institucionalizar la comunicación sin que pierda su sentido humano educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Premisas Básicas Sin confianza no puede haber comunicación
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Premisas Básicas Lo que NO se comunica NO existe
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Ejercicio 10 En equipos de 10 personas, los participantes desarrollarán un boceto de cada una de las herramientas de comunicación contenida en la “caja de herramientas”. Puden usar todos los materiales y formas que les de la imaginación. Al final, cada equipo expondrá el uso de su caja de herramientas.
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Manual de inducción. Esquema General Bienvenido: Nuestra historia Cultura institucional Misión de la organización Objetivos Visión Filosofía institucional Compromisos institucionales Valores Clima de trabajo Estrategias de trabajo Prestaciones y beneficios Reglamento interior de trabajo Caja de Herramientas No. 1
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Horarios Días/formas de pago Puntualidad y asistencia Incapacidades, vacaciones Prima vacacional Días de descanso Prestaciones Aguinaldo Pago cuota IMSS Fondo de ahorro Vales de despensa Seguros Sistema de ahorro para el retiro Especiales Manual de inducción
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Manual del Consejero 1.- Carta de bienvenida por el presidente del Órgano de Gobierno. 2.- Presentación institucional. Misión de la organización. Visión valores objetivos. Filosofía institucional. Compromisos institucionales. 3.- Documentos base. 4.- Planeación estratégica. Caja de Herramientas No. 2
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Manual del Consejero 5.- Programas de trabajo. 6.-Comités del Órgano de Gobierno. 7.- Directorios de : Miembros. Donantes. Órgano de Gobierno. Staff. 8- Calendario anual de actividades.
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Directorios de los medios. El directorio es una herramienta indispensable para mantener contacto permanente con los medios. Datos relevantes: MedioJefe de información DirectorContacto Teléfono/e-mail/FaxSección DirecciónPuesto PeriodicidadTeléfono/e-mail/Fax Hora de cierre Caja de Herramientas No. 3 Primera parte
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Síntesis informativas y monitoreo de medios Detectar y determinar los medios de interés para la organización. Conocer la imagen de la organización en los medios y en la opinión pública. Identificar problemas de percepción en el público de lo que es y hace la organización.
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Guía para entrevistas. IDENTIFICAR A LOS VOCEROS INSTITUCIONALES, FUERA DE ELLOS NADIE DEBERA DE RESPONDER A LOS MEDIOS. Se sugiere hable el presidente del Órgano de Gobierno. Algún consejero o patrono con tradición y prestigio. El director de la institución. El responsable de comunicación. Caja de Herramientas No. 3 Segunda parte
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Guía para entrevistas Plantear como debemos de presentar la misión visión y valores de la organización a la opinión pública. Tópicos y temas en los que debemos de incidir cada que tenemos presencia pública. Políticas generales de la organización. Hablar de las principales aportaciones a la comunidad empleos directos, logros trascendentes, obstáculos vinculación con la problemática social, entre otros. Temas colaterales a tratar.
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Kit promocional 1.- Determinar qué materiales deben incluirse (dependerá de lo que le interese promover a la organización). 2.- Notas ya publicadas, reportes, fotografías, artículos, presentación institucional. Caja de Herramientas No. 4
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3.- Nota informativa, biografía, artículo, boletín de prensa, historia o testimonio particular. 4.- Identifica todos tus materiales con el nombre de la organización, el responsable del envío, teléfono, fax y correo electrónico. 5.- Saca copias de los materiales incluidos en el kit, de manera que sepas claramente qué le has enviado a cada medio. Kit promocional
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Realización de juntas efectivas 1 1.- Propósito de las juntas. Comunicar. Resolver problemas. Planear y delegar responsabilidades. Dar seguimiento a diversos asuntos. 2.- ¿Cómo lograr una junta eficaz? Selección de un lugar dónde no interrumpan. Determinar la hora y el día apropiado. Establecer metas para la reunión, preparación de la agenda. Avisar a los participantes con anticipación. La reunión no deberá exceder las dos horas. Distribuir con anticipación los documentos de importancia que se van a utilizar para que los participantes los revisen con antelación. Comenzar y terminar puntualmente. Evitar apartarse de la agenda, determinar quién vigilará el tiempo y el estricto cumplimiento de la agenda. Allegarse los materiales necesarios que se utilizarán. Caja de Herramientas No. 5
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3.- ¿ Cómo establecer los objetivos y la agenda de la reunión ? Usar el formato convencional y anotar asistentes, objetivos, planes de acción/delegación/seguimiento. Asignar periodos específicos para cada tema. Evaluación de la reunión y recapitulación de tareas y responsabilidades de cada participante. 4.- ¿ Cómo dirigir la junta ? Comunicación.- Quien dirige la junta deberá señalar con precisión a los participantes cuándo atender y cuándo participar. Resolución de problemas.- Identificar problemas y soluciones, crear planes de acción/delegación/seguimiento. Delegación.- Quien dirige la junta deberá delegar las tareas a las personas más aptas, cuidando que la gente no se sobrecargue de trabajo. Seguimiento.- Quien dirige la junta deberá revisar las tareas delegadas y anotar cuándo se harán los seguimientos.
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN. Tema 4 Procuración de Fondos y Sustentabilidad
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN. Subtemas 1.Sustentabilidad de la causa y de la organización 2.El sector no lucrativo 3.Tendencias generales de financiamiento 4.Proceso estratégico para lograr la sustentabilidad 5.Identificando las fuentes de financiamiento 6.¿De dónde podemos obtener recursos? 7.Financiamiento por donativos y aportaciones 8.Proyectos productivos para la sustentabilidad financiera 9.Casos de éxito 10.10 recomendaciones para no obtener recursos 11.10 recomendaciones para construir una causa sustentable
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Sustentabilidad de la Causa y de la Organización Una organización se sustenta por que la comunidad lo necesita La organización puede hacer lo que la sociedad necesita. –Cómo se logra: Comunicación Transparencia Movilización de recursos Creatividad e innovación
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Ejercicio 11 Presentación institucional Reúnanse en equipos de diez personas, es importante que en el mismo equipo no coincidan los miembros de su organización. Cada miembro del equipo presentará oralmente su institución y convencerá, en dos minutos, al resto del equipo de la importancia de su labor, de la relevancia de su misión y los programas. Entre todos discutan y la claridad de los discursos y explicarán los por qué. Al final, en plenaria, se mostrarán las presentaciones más exitosas.
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN El Sector no Lucrativo TENDENCIAS EN MÉXICO: Profesionalización del sector Diversificación de fuentes de ingresos Formalización de los programas empresariales Alianzas estratégicas Uso de nuevas tecnologías Integración de programas de voluntariado Exigencia gubernamental: registro
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Tendencias Generales de Financiamiento Tendencia mundial: La gran mayoría de los recursos provienen de donaciones de individuos (80% de los recursos) en pequeños montos Situación en México: Poco conocimiento por parte de los ciudadanos Desconfianza generalizada Búsqueda de “grandes “ donativos Personas tradicionales ya están saturadas de causas
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Proceso Estratégico para lograr sustentabilidad Mostrando cómo su causa es importante. Mostrando cómo el trabajo de la organización es importante. Convocando a la comunidad a participar y ayudar a cumplir con la misión que la organización ha planteado orientada a la causa.
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Ejercicio 12 Recursos de la organización Responda de manera colectiva las siguientes preguntas: ¿Para qué necesitamos recursos? ¿Cuántos recursos necesitamos? ¿De dónde podemos obtenerlos? ¿Cómo podemos obtenerlos? ¿Qué hay que hacer después de obtenerlos? Discutir en plenaria para concluir sobre las necesidades de las organizaciones.
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Identificando las Fuentes de Financiamiento Fuentes de financiamiento: Los donativos Generación de recursos. Portafolio de fuentes de financiamiento: Es la mezcla de todos los fondos de los cuales la organización puede disponer, para cubrir el total de sus requerimientos de recursos.
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¿De dónde podemos obtenerlos?
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Ejercicio 13 Fuentes de financiamiento Diversificación de las fuentes de financiamiento En parejas, con los miembros de su organización, hacer una lista de las fuentes de financiamiento de su organización. Con ella, elaborar una una gráfica de pie en donde se muestre la diversificación de los ingresos en porcentajes (%),
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Financiamiento por donativos Se deben ajustar a las convocatorias, mecanismos, tiempos, formas de seguimiento y rendición de cuentas de las instancias financiadoras. Gobierno Coinversión Fundaciones Proyectos Donantes Programas Individuos Campañas Negocio Ventas
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PROYECTOS PRODUCTIVOS PARA LA SUSTENTABILIDAD FINANCIERA Renta de espacios e infraestructura Asesorías especializadas –Venta de productos solidarios –Micro y medianas empresas de apoyo –Venta de servicios –Mano de obra especializada Fuente: Fundación Majjocca, A.C.
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EMPRESAORGANIZACIÓNALIANZA TIENDA PARA DIABETICOS Proveedores y Banco PRODUCTOS SOLIDARIOSUN KILO DE AYUDASupermercados TARJETAS SOLIDARIASUNICEFServicio postal SERVICIOS MEDICOS ESP.KALNEMIDif, Congreso MICROEMPRESADAUNISProveedores SERVICIOS A ONGSF. MERCEDCorporativos YOGURT IMAGEN SOCIALDANONECasa de la Amistad Fuente: Fundación Majjocca, A.C. CASOS DE EXITO
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Costo beneficioProductos de interés popular ConocimientosAcercarlos al consumidor ExperienciaFácil tratamiento PersonalConsumo permanente EspacioMercadotecnia social GananciasTRANSPARENCIA Clientes Investigación de las empresas que están cerca de usted y los productos y servicios para complementarlas. Fuente: Fundación Majjocca, A.C. PARA EL DISEÑO DE PROYECTOS PRODUCTIVOS
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Proceso Estratégico Hoy Mañana Planeación SUSTENTABLE
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Ejercicio 14 Proyección anual Te pedimos que te reúnas con tu compañero de organización Elabora una lista de las acciones que puedes realizar, por año, para procurar recursos para tu organización. Señala nombre del responsable de ejecutarlo. 200520062007
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Si la organización no muestra solidez, transparencia y eficiencia en la operación de sus proyectos No accede a los recursos...
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La fórmula de una campaña sustentable... Se construye sobre la planificación y diversificación de las fuentes de financiamiento
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10 recomendaciones para no obtener recursos 1.Mostrar problemas y no resultados 2.Mostrar presupuestos no claros 3.Entregar los informes fuera de tiempo 4.Aplazar las citas con los donantes 5.Presentar proyectos no relacionados con nuestra misión 6.Presentar gastos de administración mayores al 10% 7.Presentar proyectos con una sola fuente de financiamiento 8.Creer que el donante tiene obligación de otorgarnos recursos 9.No cumplir con las metas de los proyectos 10.La población atendida no tiene mejoras sensibles en su calidad de vida
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10 recomendaciones para construir una causa sustentable 1.Mostrar solidez en la organización 2.Diversificar las fuentes de ingreso 3.Planear financieramente cuando menos a 3 años 4.Mostrar resultados cuantitativos y perdurables 5.Informar claramente de los resultados financieros y en calidad de vida 6.Buscar financiamiento en los pequeños donativos 7.Presentar proyectos claros y bien construidos 8.Presentar proyectos que muestren resultados de egreso donde la población atendida no necesite a la institución 9.La organización debe demostrar que recibe fondos del gobierno, de la empresa, de otras fundaciones y de recursos propios. 10.La organización debe resolver problemas sociales con resultados comprobables
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Ejercicio 16 Sociodrama Dividirse en cuatro equipos de 10 personas. Cada equipo presentará un proyecto de autosustentabilidad Equipo 1 Equipo 2 Equipo 3 Equipo 4 Equipo 5
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Los equipos tienen 30 minutos para imaginar-diseñar su propuesta que presentarán al comité de evaluación. Los representantes del equipo realizan una representación de su propuesta en 10 minutos. El equipo de evaluación debe dictaminar sobre la viabilidad de los proyectos. Al final, en plenaria, el grupo debe refleccionar cuáles fueron las deficiencias y aciertos de las presentaciones. Se deben proponer mejoras para conseguir realizar las propuestas.
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN. Tema 5 Transparencia, Rendición de Cuentas y Materiales de Referencia
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Subtemas 1.Desarrollo de proyectos de Desarrollo Social 2.Mecanismos de Rendición de Cuentas 3.Implementación de Mecanismos de Transparencia 4.Evaluación de Impacto de Proyectos 5.Preparación de informes 6.Publicación de Informes Anuales 7.Ética 8.Códigos de Ética y conducta
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Desarrollo de proyectos de Desarrollo Social Hoy en día la tendencia es que los proyectos sean transparentes a la hora de presentar los resultados financieros. Se debe definir en dónde, son quién y en qué se gastaron los recursos.
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Ejercicio 17 Mecanismos de transparencia y rendición de cuentas Discutir, en plenaria, bajo la modalidad de lluvia de ideas, las siguientes preguntas: ¿Cuáles son los mecanismos que implementa mi organización para rendir cuentas y demostrar a la sociedad que se realiza un trabajo transparente? ¿Cuáles son los problemas que mi organización ha enfrentado por no tener claros los mecanismos de transparencia?
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Mecanismos de Rendición de Cuentas Se carece de un común denominador pero para llevarlo a cabo se presentan desde los estados financieros hasta la publicación del modelo de intervención.
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Implementación de Mecanismos de Transparencia Los mecanismos pueden ser variados, desde transmitir resultados y auscultar opinión sobre la calidad de los servicios hasta abrir canales para acceder expeditamente a los procesos de la administración y operación. El primer paso que se debe dar hacia los mecanismos de transparencia es romper el paradigma de antaño de hacer las cosas de puro corazón y pasar a la profesionalización de los servicios.
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN. Evaluación de Impacto de Proyectos Es importante diseñar mecanismos e instrumentos por medio de los cuales la organización pueda medir los resultados de su trabajo, por medio de variables lo mas cuantificable y observables que sea posible
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Preparación de informes Identidad Actores Programas Modelos de intervención Estados Financieros Resultados Expectativas
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Publicación de Informes Anuales Su publicación es el máximo esfuerzo de una organización por ponderarse como una organización. El informe anual es un recuento de la labor de una organización a lo largo del año, un historiograma que sirve para identificar a la organización y su labor.
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Códigos de Ética Guían el actuar de las organizaciones de acuerdo a sus valores en la construcción de un bien común. Principios Máximas Lemas Decálogo Códigos de conducta Son conjuntos de normas que buscan regular la manera con que las personas se comporten en su vida y acciones. Reglamentos Internos Comisiones de Justicia
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Ejercicio 18 Con el objetivo de concluir, elaborar individualmente una breve síntesis que contenga aquellos elementos revisados durante el curso-taller, que se consideran mas importantes, útiles e inútiles. Elaborar y si se desea, compartir lista de acciones y compromisos para aplicar inmediatamente.
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Currículo Leticia Martínez Gil Estudió la licenciatura en Periodismo y Comunicación Colectiva y Maestría en Comunicación en la UNAM y los diplomados en Mercadotecnia por la Universidad Anáhuac y el Diplomado Líderes Sociales, Programa de Gerenciamiento para las Organizaciones de la Sociedad Civil del ITESM. Como docente fue catedrática en distintas universidades como la UNAM, Universidad Anáhuac, Universidad Claustro de Sor Juana, Universidad de Florida, Universidad del Valle de México, entre otras. Ha impartido conferencias sobre Comunicación Educativa, Nuevas Tecnologías, Opinión Pública, Fortalecimiento Institucional y Profesionalización para las Organizaciones de la Sociedad Civil, en diversos Estados del país entre otros. Como investigadora colaboró de investigación para la UNAM, Universidad de Florida, Universidad Anáhuac y Editorial Contornos, con los temas de Nuevas Tecnologías de Comunicación e Información, Comunicación Educativa por Computadora, Estudios de Migración y Estudios Históricos respectivamente. En su trabajo filantrópico ha coordinado grupos de formación y fortalecimiento institucional para 5800 personas de 2300 OSC’s a nivel nacional. Es miembro de la Comisión de Certificación de CERTEZA, programa de certificación para OSC’s. Ha desarrollado materiales impresos y digitales que apoyan el trabajo del tercer sector. Fue Vicepresidenta de Comunicación en la Red por la Infancia, miembro de la Red de Desarrollo Rural Sustentable y de la Red de Salud Mental. Actualmente es Directora de Formación en Fundación Merced y Directora General de Zícaro, Consejera de Cinco Panes y Dos Peces, A.C. y Presidenta de Fundación Zícaro.
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Currículo Mauricio Guerrero Licenciado en Comunicación y Estudios de Maestría en Sociología por la Facultad de Ciencias Políticas y Sociales de la Universidad Nacional Autónoma de México, Maestría en Comunicación Institucional por el Centro Avanzado de Comunicaciones “Eulalio Ferrer”A.C. Acreditó el Curso de Formación de la Unión Social de Empresarios de México A.C. y obtuvo el Diplomado en Liderazgo Social ITESM UV. Fue Reportero en la Dirección de Comunicación Social en la Secretaria de Salud, fue Director de la Escuela de Comunicación y Relaciones Públicas en la Universidad Latinoamericana, fue Director de Recursos Humanos y del Centro Avanzado de Comunicación en el Grupo Ferrer, Coordinador de Comunicación Organizacional en la Universidad Anáhuac y Director de Promoción del Centro Mexicano para la Filantropía Es Vicepresidente de Fundación Merced y de Fundación Porvenir, ha sido miembro del Consejo Directivo de diversas organizaciones profesionales y de la sociedad civil. Ha dictado mas de 150 cursos y conferencias. Es Consultor en temas de Comunicación y Mercadotecnia Social, dirige desde 2001 CMS Consultores.
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educacion@fmerced.org.mxeducacion@fmerced.org.mx D IPLOMADO N ACIONAL DE P ROFESIONALIZACIÓN Dudas y comentarios... diplomado@fmerced.org.mx
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