DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Presentación del tema: "DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD"— Transcripción de la presentación:

1 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
ISO 9001:2000

2 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS POR NIVELES.
Nombre del Subproceso o etapa Entradas Salidas Responsable del proceso Nombre de los procedimientos A P H V Proceso Salida A Entrada A Etapas o Subproceso (MAPA DE PROCESO) Procedimientos

3 ¿POR QUÉ DOCUMENTAR? Nos sirve para comunicar información. Como evidencia de la conformidad de lo planificado. Para compartir conocimientos, con el fin de difundir y preservar las experiencias de la institución.

4 Manual de procedimientos Manual de instrucciones de trabajo
Niveles de documentación Manual de calidad I Manual de procedimientos del sistema de calidad II Manual de instrucciones de trabajo III Formatos y registros IV En este tipo de documentos debe reflejarse el Sistema de Calidad de acuerdo con la Norma ISO 9001:2000

5 PROCESOS O PROCEDIMIENTOS QUE SE DEBEN DOCUMENTAR
Aquellos que tienen impacto en la calidad del servicio. Los que por su complejidad deban documentarse. Los que pueden provocar insatisfacción del cliente. Los que por ley o reglamento deban existir. Los que impliquen un riesgo económico. Los que impacten en la eficiencia y eficacia. Los relacionados con la competencia del personal.

6 ¿QUÉ ES UN MANUAL? Es un documento que especifica el sistema de gestión de calidad.

7 Sección Título Contenido 0 Introducción 0.1 Generalidades
Manual de Calidad Sección Título Contenido Introducción Generalidades 0.2 Orientación a procesos 0.3 Relación con ISO 9004 0.4 Compatibilidad con otros sistemas Alcance Generalidades 1.2 Aplicaciones Referencia normativa Términos y definiciones Sistema de gestión de la calidad Requisitos generales 4.2 Requisitos de la documentación Responsabilidad de la Dirección Compromiso de la dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Política de la calidad 5.4 Planeación 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación Gestión de los recursos Suminstro de recursos 6.2 Recursos Humanos 6.3 Infraestructura 6.4 Ambiente de trabajo Elaboración del producto Planeación de la elaboración del producto 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.3 Diseño y desarrollo 7.4 Adquisiciones 7.5 Suministro para la producción y el servicio 7.6 Control de instrumentos de monitoreo y medición 8.1 Generalidades Medición, análisis y mejora Monitoreo y medición 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos 8.5 Mejora

8 ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?
Es una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente cómo una persona o más realizan un trabajo. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (3.4.5 ISO 9000:2000).

9 ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO PARA HACER
PROCEDIMIENTOS? Es una forma específica que nos dice paso a paso cómo hacer un procedimiento de trabajo.

10 Políticas de operación Diagrama de flujo Descripción del procedimiento
¿QUÉ CONTIENE UN PROCEDIMIENTO GENERALMENTE? Objetivo o propósito Alcance Políticas de operación Diagrama de flujo Descripción del procedimiento Documentos de referencia Control de registros Glosario (Términos-Siglas) Enfoque de proceso Monitoreo y/o Medición Control de cambios y mejoras Lista de distribución Anexos

11 - Aplica para el pago de proveedores .
1.- ¿QUÉ ES UN OBJETIVO ó PROPÓSITO? Determinar el objetivo o razón de ser del procedimiento. Ejemplos de preguntas guías que pueden utilizarse para hacer la definición: ¿Para qué es útil este procedimiento?, ¿Por qué es importante? y ¿Qué se logrará con él?. 2.- ¿QUÉ ES ALCANCE? Definir a qué o cuando aplica el procedimiento, hasta dónde abarca. Ejemplos: - Aplica para el trámite de solicitudes del Modelo XXX de cualquier parte de la Institución. - Aplica para el pago de proveedores .

12 Una orientación clara de que debe hacerse.
3.- ¿QUÉ SON LAS POLÍTICAS DE OPERACIÓN? Son lineamientos generales que garanticen el cumplimiento del procedimiento. Pueden ser lineamientos que faciliten la toma de decisiones en actividades rutinarias. Una orientación clara de que debe hacerse.

13 ... Se describe gráficamente la secuencia del procedimiento. 1 si no
4.- ¿QUÉ ES EL DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO? Se describe gráficamente la secuencia del procedimiento. Responsable 1 (nombre del puesto) Responsable 2 Responsable 3 ... Responsable N 1 Actividad 2 SECUENCIA Actividad 1 3 si Actividad no 4 5 Actividad Actividad no 1 si 6 Actividad

14 Hacer referencia a todos los registros que genere cada actividad.
5.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Tomar como base el diagrama de flujo para describir detalladamente las actividades que permitan conseguir el objetivo del procedimiento. Establecer en cada uno de los pasos del procedimiento : QUIÉN (HACE), QUÉ (HACE), y cuando aplique DÓNDE, CÓMO Y/O CUÁNDO (LOS HACE). Redactar los procedimientos en un lenguaje sencillo, de forma clara y precisa. Hacer referencia a todos los registros que genere cada actividad. SECUENCIAS DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE

15 6.- ¿QUÉ ES LA DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA?
Son aquellos documentos generados por otros sistemas u otras dependencias internas, o entidades externas a la institución y que pueden ser utilizados como apoyo. Ejemplo: Manual de organización, leyes, normatividad entre otros. DOCUMENTO CÓDIGO

16 7.- ¿QUE ES UN REGISTRO ? Son todos aquellos formatos o documentos que se utilizan periódicamente para registrar información relacionada con el sistema de trabajo de la institución. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas (3.7.6 ISO 9000:2000). Nombre del registro Tiempo de conservación Disposición de los registros Responsable de almacenarlo Lugar de almacén Código

17 Definir claramente los objetivos del formato.
¿CÓMO PODEMOS ELABORAR UN BUEN FORMATO? Definir claramente los objetivos del formato. Solicitar en todos los cuadros o renglones del formato sólo información útil y comprensible, en lenguaje sencillo. Un buen formato es aquel que se llena al 100% y no tiene información de más ni de menos facilitando la comunicación entre las personas de diferentes áreas.

18 Evaluar la cantidad de copias que realmente se necesitan.
¿CÓMO PODEMOS ELABORAR UN BUEN FORMATO? Evaluar la cantidad de copias que realmente se necesitan. Evitar la repetición de formatos similares. Definir el tiempo de conservación del registro, así como su disposición. Destruir los registros o formatos obsoletos.

19 Se hace referencia al significado de las siglas y acrónimos.
8.- ¿A QUÉ SE REFIERE CON GLOSARIO? Distribuir y establecer el significado de aquellos términos técnicos, de calidad y/o administrativos que se requieran, así como las definiciones que son utilizadas en la aplicación del procedimiento, para un mejor entendimiento y comprensión. Se hace referencia al significado de las siglas y acrónimos.

20 Producto, salida o resultados Necesidades o expectativas del usuario
9.- ¿QUÉ ES EL ENFOQUE DE PROCESO? Es uno de los ocho principios de gestión de la calidad sobre los que se basa la norma ISO 9000:2000. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Insumos o entradas Proveedor Producto, salida o resultados Cliente o usuario Necesidades o expectativas del usuario

21 10.- MONITOREO Y MEDICIÓN Identificar claramente cuáles son los pasos del procedimiento que requieren monitoreo y/o medición. Hay que hacer referencia a los parámetros, especificaciones o atributos con sus tolerancias; frecuencia de muestreo y base estadística, así como los dispositivos o equipos de monitoreo o medición adecuados y su calibración, en caso justificado. Indicar las técnicas estadísticas aplicables para el análisis de los datos que demuestren la capacidad de los procedimientos y el cumplimiento de las características del producto o servicio.

22 Descripción de la modificación y mejora
11.- ¿A QUÉ SE REFIERE EL CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS? El registro de los cambios y mejoras, sólo se genera cuando se modifican los procedimientos. Nivel de revisión Fecha de modificación Descripción de la modificación y mejora Sección y/o página

23 12.- LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Es un registro en el cual se especifica la distribución de las copias controladas y el responsable de éstas. 13.- ANEXOS Es un listado de tablas y otro documentos que se utilicen en el procedimiento como referencia.

24 “Lo que necesita una organización no es sólo gente buena.
Necesita gente que esté mejorando continuamente su educación.” W. Eduards Deming. GRACIAS POR SU ATENCIÓN