Presentación del seguimiento de hallazgos de auditoria externa IMNC

Presentación del tema: "Presentación del seguimiento de hallazgos de auditoria externa IMNC"— Transcripción de la presentación:

1 Presentación del seguimiento de hallazgos de auditoria externa IMNC
Marzo 30 y 31, 2009

2 OBJETIVO Dar a conocer al equipo auditor el avance de la atención a los hallazgos detectados en la auditoria de Certificación del Sistema de Gestión Integrado del IIE.

3 Estado de acciones correctivas y preventivas de auditoría externa (IMNC-nov 2008)

4 Hacer una nueva adecuación al P-RL-103 para:
NC 001 NC 002 NC 003 NC 004 NC 005 Acción Correctiva Acción Correctiva Acción Correctiva Acción Correctiva Acción Correctiva Que se ha hecho… Que se ha hecho… Que se ha hecho… Que se ha hecho… Que se ha hecho… Que falta… Que falta… Que falta… Que falta… Que falta… Hacer una nueva adecuación al P-RL-103 para: Referenciar el mapa de peligros y evaluación de riesgos así como los criterios para su actualización. Incluir los términos actividades rutinarias y no rutinarias en definiciones y desarrollo. Incluir la referencia al procedimiento P-RL-090. Terminar la elaboración del mapa de peligros y riesgos. Se reprograma el término de esta acción para el El término de la difusión se ajustará al programa general. Se detectó que la organización no ha identificado la totalidad de los peligros y evaluado los riesgos conforme a los lineamientos establecidos en el procedimiento P-RL-103 Rev. 0 de fecha Agosto de 2007, lo que no refleja la fuente o situación con el potencial de daño como son actividades rutinarias y no rutinarias, actividades de campo, las actividades de todo el personal que tiene acceso al lugar de trabajo, (incluyendo subcontratistas y visitantes) y la infraestructura en el lugar de trabajo, proporcionada por la organización u otros. Para obtener la prioridad del riesgo no son claros ni específicos los criterios para evaluar los riesgos ya que se contraponen los criterios establecidos en las normas de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social con los establecidos en el procedimiento P-RL-103 Rev. 0 de fecha Agosto de Incumpliendo con el requisito de la norma NMX-SAST-001-IMNC-2000. La organización no ha identificado la totalidad de los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios en condiciones normales, anormales y de emergencias como es requerido por la norma de referencia. Incumplimiento relacionado con el requisito: de la norma ISO 14001:2004. Preparar nueva versión del P-COC-018 para incluir la referencia (vínculo) al listado de aspectos ambientales identificados. Concluir la emisión de los procedimientos P-COC-007 rev.8 y P-COC-008 rev.4 Falta actualizar el listado de aspectos ambientales en el formato F-01/P-COC-018 rev.1 Se reprograma el término de esta acción para el 31/03/09. El término de la difusión se ajustará al programa general. La organización no ha concluido la identificación de requisitos legales y otros requisitos aplicables en materia de medioambiente y seguridad y salud en el trabajo, en el formato F01/P-RL-120. Incumplimiento relacionado con los requisitos: de la normas ISO 14001:2004 y NMX-SAST-001-IMNC-2000. Si bien, la organización cuenta con programas preventivos tanto de medioambiente, como de seguridad y salud en el trabajo, éstos no consideran a todos los aspectos ambientales significativos identificados, ni a todos los peligros y riesgos aplicables a la organización. Incumplimiento relacionado con el requisito: de la norma ISO 14001:2004 y de la norma NMX-SAST-001-IMNC-2000. Preparar una nueva versión del procedimiento P-RL-120 clarificando el tratamiento de los requisitos voluntarios. Concluir definición del medio adecuado para el acceso a los requisitos legales. Se reprograma la terminación de esta acción para el 31/03/09. Se detectó que la definición de la estructura y responsabilidades descritas en el E-COC-002 Rev. 1 de fecha febrero de 2008 del personal que maneja, desempeña y verifica las actividades que tienen efecto en los riesgos de Seguridad y Salud en el Trabajo, de las actividades, instalaciones y procesos de la organización, no facilita la administración de SST, ya que se definen responsabilidades limitadas al Responsable de Seguridad y Ambiente del IIE. Incumpliendo con el requisito de la normas ISO 14001:2004 y NMX-SAST-001-IMNC-2000. Incluir los Peligros y Aspectos Ambientales en los Programas que corresponda (27/03/2009). Definir Objetivos y Metas de Seguridad, Salud y Protección del Ambiente (27/03/2009). Evaluar si es necesario redefinir la Política del SGI, y de ser posible plantear tres políticas diferentes. la de Calidad, la Ambiental y la de Seguridad y Salud. Esto facilitará alinear los Objetivos y Metas a la Política (17/04/2009). Falta realizar la difusión de estos cambios en las responsabilidades y autoridades identificadas, a los diferentes mandos institucionales y personal operativo del IIE. Mario Huerta Flores Mario Huerta Flores Mario Huerta Flores Manuel Dovalí Ramos Nohemi Alvarado Peral

5 Lanzar la campaña de difusión (10/04/2009). CERRADA
Acción Correctiva Acción Correctiva Acción Correctiva Acción Correctiva Acción Correctiva Que se ha hecho… Que se ha hecho… Que se ha hecho… Que se ha hecho… Que se ha hecho… Que falta… Que falta… Que falta… Que falta… Que falta… El personal entrevistado en todos los niveles (Directores, Gerentes, Jefes de Proyecto, Facilitadores, Mecánicos, Secretarias, etc.) no es consciente del cumplimiento con la política, los procedimientos, requisitos ambientales y de seguridad y salud en el trabajo; de las consecuencias reales o potenciales derivadas de sus actividades de trabajo, de sus funciones y responsabilidades para lograr la política, los procedimientos, los requisitos del SASST y medio ambiente, incluyendo la preparación y respuesta a emergencias. La organización no ha determinado la competencia del personal que está asociado con algún aspecto ambiental significativo y que realice actividades que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo. Incumplimiento relacionado con el requisito: de las normas ISO 14001:2004 y NMX-SAST-001-IMNC-2000 Falta completar la emisión de los procedimientos P-COC-007 y P-COC-008, la difusión se hará posterior a su emisión y esta acción se reprograma para el 17 de Abril. La organización no ha comunicado en los diferentes niveles de la organización, los aspectos ambientales ni los peligros y riesgos a los que están expuestos en sus diferentes áreas de trabajo, como lo establece el procedimiento P-COC-019 Rev. 0 febrero de Incumplimiento relacionado con los requisitos: de la normas ISO 14001:2004 y NMX-SAST-001-IMNC-2000 Revisar la campaña con el área de Comunicación y Desarrollo Social (03/04/2009). Lanzar la campaña de difusión (10/04/2009). Se detectó que la organización no ha identificado aquellas operaciones y actividades asociadas con los riesgos y los aspectos ambientales significativos identificados que requieren la aplicación de medidas de control. Incumpliendo con el requisito y de la norma ISO 14001:2004 y de la norma NMX-SAST-001-IMNC-2000. CERRADA Si bien, se cuenta con un procedimiento para la preparación y respuesta a emergencias P-RL-100 Rev. 1 de Junio 2003, así como Plan de Contingencias, éstos no incluyen la totalidad de emergencias ambientales, ni sus acciones de mitigación. El procedimiento P-RL-100 Rev. 1 de fecha junio de 2003 no considera criterios para identificar el potencial y dar respuesta a situaciones de emergencia, con el objeto de mitigar los probables riesgos de trabajo que puedan asociarse a estas situaciones. Incumplimiento relacionado con los requisitos: de las normas ISO 14001:2004 y NMX-SAST-001-IMNC-2000. Las medidas cuantitativas establecidas para la medición y vigilancia del desempeño de seguridad y salud en el trabajo, no son apropiadas a las necesidades de la organización, para vigilar el cumplimiento con el programa de prevención de accidentes, los criterios de operación y, requisitos de la legislación aplicables. Incumpliendo con el requisito de la norma NMX-SAST-001-IMNC-2000. Falta concluir lo siguiente: La emisión del procedimiento P-RL-100 rev.2. Adecuación del plan de contingencias. La terminación de esta acción se reprograma del 17/03/09 al 31/03/09. Documentar el método de medición y vigilancia del desempeño de Seguridad y Salud, adecuando el informe que se presenta a Revisión por la Dirección. Modificar el proceso IAT considerando la inclusión de estos indicadores Leticia Colín Orozco Manuel Dovalí Ramos Mario Huerta Flores Mario Huerta Flores Manuel Dovalí Ramos

6 Verificar responsabilidades P-RL-125
NC 011 NC 012 NC 013 NC 014 NC 015 Acción Correctiva Acción Correctiva Acción Correctiva Acción Correctiva Acción Correctiva Que se ha hecho… Que se ha hecho… Que se ha hecho… Que se ha hecho… Que se ha hecho… Que falta… Que falta… Que falta… Que falta… Que falta… La organización no ha concluido la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales aplicables. Adicionalmente, durante el recorrido se observaron los siguientes incumplimientos legales y la organización no documentó acciones correctivas como lo establece el procedimiento P-COC-010 Rev. 6 Febrero Ejemplos: •Falta de señalización de rutas de evacuación, extintores y riesgos en general. • Almacenes temporales de residuos peligrosos con condiciones diferentes a las requeridas en el RLGPGIR. • Almacenamiento de sustancias químicas incompatibles en talleres, bodegas, entre otros. • Derrame de aceite de transformadores a suelo natural. • Extintores y salidas de emergencia obstruidos, entre otros. Incumplimiento relacionado con los requisitos: y de la norma ISO 14001:2004 y 4.5.1, de la norma NMX-SAST-001-IMNC-2000. Preparar la lista de verificación del cumplimiento de requisitos legales. Verificar responsabilidades P-RL-125 Verificar AC de los incumplimientos reportados por el IMNC El procedimiento P-COC-010 Rev. 6 de fecha febrero de 2008, no considera que antes de su implementación, todas las acciones correctivas y preventivas propuestas, deban ser revisadas mediante el proceso de evaluación de riesgos; tampoco considera que se deban tomar acciones de mitigación cuando hay no conformidades que impactan al medio ambiente. Incumpliendo con el requisito de la norma ISO 14001:2004 y 4.5.3, de la norma NMX-SAST-001-IMNC No se mostraron evidencias de la aplicación del procedimiento P-COC-010 conforme a lo establecido en el procedimiento P-RL-104 rev. 0 de fecha agosto del 2007, para la investigación de incidentes y accidentes, incumpliendo con el requisito de la norma ISO 14401:2004 y 4.5.3, de la norma NMX-SAST-001-IMNC. CERRADA El período de implantación de esta acción termina el 30 de abril de 2009, lo cual ha sido considerado en el programa de auditorías presentado a la Coordinación de Calidad y Competitividad. La organización no ha concluido el ciclo de auditorias para medioambiente y seguridad y salud en el trabajo, es decir no se han auditado todos los requisitos de ambas normas en el programa de auditorias Incumplimiento relacionado con los requisitos: de la norma ISO 14001:2004 y de la norma NMX-SAST-001-IMNC-2000. La organización no ha concluido el programa de revisiones por la dirección para el 2008, por lo que no se han evaluado la totalidad de los datos de entrada requeridos por las normas ISO 14001:2004 y NMX-SAST-001-IMNC-2000 en el requisito 4.6. CERRADA En el listado de registros no se han incluido la totalidad de registros requeridos por la norma ISO 14001:2004. Incumplimiento relacionado con el requisito de la norma ISO 14001:2004. Se reprograma el término de esta acción para el 21/04/2009 . Mario Huerta Flores Rodolfo Márquez Vega Margarita García Martínez Luis Barrero Pérez Nohemi Alvarado Peral

7 Descripción del impacto
No tener identificados todos los peligros, así como la evaluación de riesgos en las diferentes actividades que se llevan a cabo en el IIE, impide establecer los objetivos, planes, programas y controles que eviten o reduzcan la posibilidad o severidad de afectaciones a la salud y seguridad de los trabajadores y de las instalaciones. Descripción de la causa raíz La identificación de peligros y evaluación de riesgos fue realizada como parte del desarrollo del SGI. Sin embargo, faltó actualizar la identificación de peligros y evaluación de riesgos conforme al procedimiento P-RL-103 Rev. 0, el cual fue emitido posteriormente. En el procedimiento P-RL-103 se consideraron los elementos para satisfacer el requisito de la norma NMX-SAST-001-IMNC-2000, sin embargo hizo falta incluir algunos otros elementos como la definición de “actividades rutinarias “ y “actividades no rutinarias” Definición de acciones Adecuar el procedimiento P-RL-103 considerando lo siguiente: Homologar los criterios para la evaluación de riesgos: Incorporar un mapa de peligros y evaluación de riesgos, con una revisión anual o cuando sea pertinente. Cambiar el anexo IV, el cual incorporará asociado con la primera columna de niveles de riesgo, la descripción de qué hacer para los distintos niveles de riesgo definidos. Agregar una tabla de tipos de peligros y su descripción de qué hacer en cada tipo. Definir en el punto 3 “actividades rutinarias y no rutinarias” y agregar al final del punto “Actividades rutinarias o no rutinarias”, actividades de campo y actividades de contratistas y visitantes. Con base en “b”, se debe indicar qué tipo de acción se tomará para cada nivel, por ejemplo: nivel bajo será revisión y supervisión; nivel medio, control de operación; y nivel alto, deberá considerar acciones correctivas y programas de acción. Revisar y clarificar el punto 5.2 “Responsabilidades de la Comisión de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente” Incluir la referencia hacia el procedimiento P-RL-090 “Procedimiento de Seguridad para Contratistas” Se establecerá que la Comisión de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente sea la responsable de realizar esta evaluación en todos los niveles. Se realizará la difusión de las adecuaciones al procedimiento P-RL-103 entre el personal involucrado en la aplicación del mismo.

8 Se adecuó el procedimiento P-RL-103 considerando:
La homologación de criterios para la evaluación de riesgo, estableciendo como anexo II la metodología de IPER. La elaboración del mapa de peligros y evaluación de riesgos. La inclusión de los conceptos de actividades rutinarias y no rutinarias. Los tipos de acciones apropiadas de acuerdo al nivel de riesgo (anexo II, tabla C). Se definió de manera explicita las responsabilidades de la Comisión de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente, del ASIV, así como de las gerencias.

9 Descripción del impacto
No prever el impacto ambiental en las diferentes actividades que lleva a cabo el IIE, así como aquellos que resulten por la utilización de los productos y servicios que éste desarrolla, puede resultar en afectaciones serias al medio ambiente que comprometan los recursos actualmente disponibles tanto para la sociedad, como la permanencia del propio IIE. Descripción de la causa raíz Aún cuando en el SGI existe un procedimiento orientado a la identificación de aspectos ambientales (P-COC-018), se observan las siguientes causas raíz: No existe una responsabilidad explícita para Directores y Gerentes (responsables de área), para la identificación en sus respectivas áreas de los aspectos ambientales y la afectación de los mismos al medio ambiente No existe en el P-COC-018, claridad en lo que son actividades normales y anormales No se tiene una cohesión sólida entre P-COC-018 y los procedimientos de planeación (P-COC-008 y P-COC-007) Muchos proyectos de carácter administrativo (de donde se desprenden actividades sobre la infraestructura del IIE), se dieron de alta antes de que se emitieran los procedimientos antes referidos orientados al cumplimiento de requisitos del SGI (esto ocurrió en el mes de febrero de 2008), por lo que en muchos casos no se llevó a cabo la identificación de aspectos ambientales y su afectación en la planeación de dichos proyectos Ha faltado difusión y trabajo de implantación de los procedimientos referidos Definición de acciones Adecuar la documentación P-COC-018, E-COC-002, P-COC-008 y P-COC-007 para subsanar las causas que dieron origen a la no conformidad. Aplicar la metodología para la identificación de aspectos ambientales relacionados al uso de los productos y servicios del IIE. Aplicar los procedimientos actualizados en la planeación de proyectos administrativos y técnicos que se darán de alta con el inicio del nuevo año 2009. Establecer en P-COC-018 que la Comisión de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente sea la responsable de realizar esta evaluación de aspectos ambientales en todas las actividades, productos y servicios, en condiciones normales, anormales y de emergencias. Se realizará la difusión de los procedimientos P-COC-018, E-COC-002, P-COC-008 y P-COC-007 entre el personal involucrado en la aplicación de los mismos, incluyendo los aspectos ambientales identificados en sus áreas de trabajo.

10 Se realizó la identificación de aspectos ambientales
Se hicieron adecuaciones a los procedimientos: P-COC-018, E-COC-002, P-COC-008 y P-COC-007, para identificar la totalidad de los aspectos ambientales de las actividades, productos y servicios en condiciones normales, anormales y de emergencia. Se realizó la identificación de aspectos ambientales Se emitió el procedimiento P-COC-018 rev.1 y la especificación E-COC-002 rev. 2 Los documentos P-COC-007 y P-COC-008 se encuentran revisados por el COC, aun no están emitidos.

11 Descripción del impacto
Se puede incurrir en algún incumplimiento de requisitos legales o cualquier otro aplicable al IIE en materia de medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, por no tenerlo claramente identificado. Esto puede ocasionar sanciones económicas al IIE. Descripción de la causa raíz No se han terminado de identificar los requisitos legales y otros aplicables al IIE, además de que no utilizaron los formatos establecidos en el procedimiento P-RL-120 debido a la insuficiencia de recursos con la competencia para la identificación de los requisitos legales aplicables. Definición de acciones Se concluirá la identificación de los requisitos legales y otros aplicables, siguiendo el procedimiento P-RL-120 y utilizando los formatos correspondientes. Se definirá el medio adecuado para mantener disponible la información sobre los requisitos legales y otros requisitos que aplican al IIE. Se revisarán los puntos 4.1 y 5 del procedimiento P-RL-120. Se preparará personal con la competencia para la identificación permanente de requisitos legales.

12 Se está evaluando el mecanismo de acceso a utilizar.
Se terminaron de identificar y documentar los requisitos legales aplicables al IIE en los formatos correspondientes al P-RL-120 rev.0. Se está evaluando el mecanismo de acceso a utilizar. Se detectó la necesidad de separar el tratamiento de los requisitos voluntarios que requieren la aprobación del Comité de Calidad. Esto no fue considerado en la rev. 1 del procedimiento. Se incorporó al ASIV al Ing. José Manuel Ríos quien cuenta con la competencia para la identificación de requisitos legales.

13 Descripción del impacto
Existe el riesgo de que se presenten afectaciones negativas al medio ambiente o daños a la salud del personal o a las instalaciones, al no considerar en los programas preventivos todos los aspectos ambientales significativos ni todos los peligros y riesgos aplicables. Si se manifiestan los riesgos se incurrirá en gastos adicionales para remediar las afectaciones que se provoquen. Descripción de la causa raíz No está definida la aplicación de los programas y controles, debido a que los objetivos y metas que existen actualmente no se derivan de la identificación de peligros y evaluación de los riesgos aplicables así como la identificación de los aspectos ambientales en las áreas. Definición de acciones Toda vez que estén emitidas las nuevas revisiones de los procedimientos P-RL-103 que integre lo establecido en la Acción Correctiva 001/AE-IMNC/2008 y el P-COC-018 que integre lo establecido en la Acción Correctiva 002/AE/2008, se realizará lo siguiente: Con base en los resultados y análisis, derivados de la implantación de estos procedimientos, se redefinirá o replantearán los objetivos y metas, para someterlos a la aprobación del Comité de Calidad. Se elaborarán los programas preventivos que incluyan las actividades para alcanzar los objetivos y metas aprobados por el Comité de Calidad.

14 Se analizó el IPER para establecer los objetivos y metas.
Se analizó el documento “Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (IPER)” y se identificaron los programas en los que se debe incluir su atención: Programa Anual de Obra Pública, Programa Anual de Mantenimiento y Programa Preventivo de Seguridad e Higiene. Se verá con Miguel Ángel Betancourt lo concerniente a los programas de Obra Pública y de Mantenimiento. Mario Huerta hará los ajustes al Programa preventivo de Seguridad e Higiene. Se analizó el IPER para establecer los objetivos y metas. Se está analizando el documento “Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales (IEAA)”, con el propósito de determinar en que programas se debe de incluir su atención: Programa Anual de Obra Pública, Programa Anual de Mantenimiento o Programa Preventivo de Protección Ambiental.

15 Descripción del impacto
El personal puede sufrir un accidente o enfermedad o provocarlos cuando no cumple con lo que le corresponde realizar ante situaciones de riesgo o emergencias. La definición inadecuada de las responsabilidades del personal que maneja, desempeña o verifica las actividades que tienen efecto en los riesgos de SST ocasiona confusión y la acción inapropiada ante los riesgos y emergencias. Descripción de la causa raíz Las responsabilidades para la administración de SST fueron asignadas al área funcional responsable de la seguridad y vigilancia, la cual se ha encargado de establecer los programas de seguridad e higiene así como de atender las inspecciones de la STPS, ignorando roles importantes para la SST del personal que maneja, desempeña y verifica las actividades que tienen efecto en los riesgos de SST. Definición de acciones Identificar las responsabilidades y autoridades requeridas en los diferentes procesos que constituyen el SGI, en lo relacionado con seguridad, ambiente y salud en el trabajo Adecuar la especificación E-COC-002. Difundir las responsabilidades y autoridades identificadas a los diferentes mandos institucionales y personal operativo del IIE.

16 Se adecuó y se emitió la especificación E-COC-002 rev. 2
Se identificaron las responsabilidades y autoridades requeridas en los diferentes procesos que constituyen el SGI, en lo relacionado con seguridad, ambiente y salud en el trabajo. Se adecuó y se emitió la especificación E-COC-002 rev. 2

17 Descripción del impacto
La falta de conciencia de todo el personal inhibe la implantación del SGI en los aspectos relacionados con ambiente, seguridad y salud laboral. Por otro lado, al no determinarse las competencias del personal asociado con los aspectos ambientales, de seguridad y salud en el trabajo se puede incurrir en incumplimientos legales. Descripción de la causa raíz La difusión de los procedimientos nuevos para el cumplimiento de las normas ambientales y de seguridad, no fue suficiente y en las acciones de difusión realizadas no se involucró la participación de todos los directores y gerentes. La adecuación efectuada en las competencias del personal para los procesos del SGI no precisó en forma clara y suficiente, la definición de las competencias requeridas para el personal involucrado en la realización de actividades que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo y los aspectos ambientales. Definición de acciones Se involucrará al Comité de Calidad para establecer la estrategia adecuada para que el SGI permeé en todos los niveles de IIE. Se establecerá la difusión del SGI a través de toda la organización para que el personal conozca los beneficios individuales, organizacionales y sociales, relacionados con el medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo. Se revisarán las competencias definidas para los procesos del SGI y los lineamientos establecidos en el procedimiento P-COC-007 para identificar las competencias requeridas para el personal involucrado en la realización de actividades que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo y aspectos ambientales. Se revisarán los procesos de Infraestructura y Ambiente de Trabajo y de Recursos Humanos respecto de la elaboración y ejecución de los programas de capacitación en materia de medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo.

18 Se establecerá la difusión del SGI a través de toda la organización para que el personal conozca los beneficios individuales, organizacionales y sociales, relacionados con el medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo. El contenido del material que se prepara para la difusión del SGI tendrá énfasis en que el personal conozca los beneficios individuales, organizacionales y sociales relacionados con el medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo. Se hicieron adecuaciones al procedimiento P-COC-008 y en él se hicieron adiciones sobre las competencias, Se hicieron modificaciones al P-COC-007 para hacer referencia a las competencias que se deben de considerar al realizar un proyecto ya sea técnico o administrativo. Se revisaron los procesos de Infraestructura y Ambiente de Trabajo y de Recursos Humanos y se encontraron adecuados Se revisó el programa de capacitación institucional, con Jefe de ASIV para incorporar los cursos de seguridad, salud ocupacional y protección ambiental que se requieran en PROCAP institucional.

19 Descripción del impacto
Al no comunicarse los aspectos ambientales ni los peligros y riesgos a los que está expuesto el personal del IIE, se puede incurrir en situaciones de riesgo e impactar negativamente al medio ambiente, la salud e integridad física de los empleados así como la seguridad de las instalaciones. Descripción de la causa raíz Algunos de los lineamientos establecidos en el procedimiento P-COC-019 referentes a la comunicación de los riesgos de seguridad, salud y ambientales no se cumplieron debido a que no se definieron mecanismos específicos que aseguren su cumplimiento, por ejemplo, que el Área de Seguridad Industrial y Vigilancia se entere del ingreso de personal nuevo o de reingreso, becarios, personal de honorarios, contratistas y visitantes, para que programe las sesiones de inducción. Definición de acciones Se revisarán las actividades relacionadas con las acciones de comunicación de los riesgos de seguridad, salud y ambientales, establecidas en el procedimiento P-COC-019, para definir los mecanismos que aseguren que todo el personal que labora o que visita el Instituto, conozcan tanto los riesgos a los que están expuestos, dependiendo de las áreas donde laboran o que visitan, como la forma de responder ante situaciones de emergencia.

20 Se le solicitó al área de Comunicación y Desarrollo Social, la elaboración de una campaña de difusión para dar a conocer a toda la comunidad del instituto, los peligros y aspectos ambientales que se han identificado como parte del SGI. Se envió el documento IPER_IIE_2009.xls de Peligros a esta área.

21 Descripción del impacto
No tener identificadas y bajo control las operaciones y actividades asociadas con los riesgos y los aspectos ambientales significativos, puede resultar en afectaciones serias al medio ambiente que comprometan los recursos actualmente disponibles tanto para la sociedad, como la permanencia del propio IIE. Descripción de la causa raíz En los procedimientos P-RL-103 y P-COC-018 hace falta definir cuando se elabora un programa o cuando se establece un control operacional en las actividades asociadas con los riesgos y aspectos ambientales significativos. Definición de acciones Actualizar los procedimientos P-RL-103 y P-COC-018 para considerar los criterios que determinen la aplicación de controles operacionales en las operaciones y actividades asociadas con los riesgos y los aspectos ambientales significativos. Aplicar los controles operacionales que se establezcan de acuerdo con los criterios definidos.

22 Se hicieron las adecuaciones para considerar los criterios que determinen la aplicación de controles operacionales en las operaciones y actividades asociadas con los riesgos y los aspectos ambientales significativos en los procedimientos P-RL-103 rev.1 y P-COC-018 rev.1. En la tabla “C” del anexo II del P-RL-103 se estableció que los controles operacionales se aplican a los riesgos de nivel medio. Se cuenta con las IPER donde se han indicado en la columna de recomendaciones los controles operacionales requeridos. En el punto 4.3 del P-COC-018 se estableció que los controles operacionales se aplican al nivel medio de impacto del aspecto ambiental. En la evaluación de aspectos ambientales no se identifica ningún caso que requiera de controles operacionales.

23 Descripción del impacto
El IIE pudiera enfrentar una situación de emergencia ambiental o de seguridad no contemplada en el Plan de Contingencias y por lo tanto no se contará con la adecuada y eficaz acción o acciones ante esta situación. Al no tener identificados el potencial de riesgo y acciones de mitigación, el impacto al medio ambiente o el impacto a las instalaciones y personal del IIE ante una situación de emergencia, pudieran ser mayores. Descripción de la causa raíz No se contemplaron las emergencias ambientales, ni se determinaron las acciones de mitigación ante situaciones de emergencia, dentro del procedimiento P-RL-100, ni dentro del Plan de Contingencias, debido a que el procedimiento está enfocado a cuestiones de seguridad. Definición de acciones Modificar el procedimiento P-RL-100 para que se incluyan las emergencias ambientales y se incluyan acciones de mitigación ante cualquier situación de emergencia e incluir la referencia al Plan de Contingencias. Adecuar el Plan de Contingencias para identificar el potencial de las emergencias ambientales y dar respuesta a las mismas.

24 Se tiene en preparación la versión 2 del P-RL-100 donde se están considerando las emergencias ambientales, acciones de mitigación y referencia al plan de contingencias. Se está trabajando en la adecuación del plan de contingencias para identificar el potencial de las emergencias ambientales y dar respuesta a las mismas.

25 Descripción del impacto
Que el IIE no cuente con una medición y vigilancia adecuada y completa del desempeño en materia de seguridad y salud en el trabajo (SST), repercute en que las situaciones de seguridad y salud de riesgo medio y bajo, se conviertan en situaciones de riesgo alto. Por otra parte, la falta de mediciones adecuadas del desempeño de los programas de SST en la revisión por la dirección afecta la toma de decisiones orientadas a la mejora de la prevención de accidentes, los criterios y controles de operación así como del cumplimiento de los requisitos legales aplicables en los procesos del SGI. Descripción de la causa raíz En el desarrollo del SGI se consideró que el “Informe de ambiente, seguridad y salud”, definido como entrada para la revisión por la dirección, incluiría el reporte del desempeño y no se establecieron, en un procedimiento específico, los lineamientos para la medición y vigilancia del desempeño de seguridad y salud. Definición de acciones Elaborar un documento específico para considerar la medición y vigilancia del desempeño de seguridad y salud (adecuar el informe de seguridad que se presenta a revisión por la dirección). Revisar los indicadores del proceso de Infraestructura y Ambiente de Trabajo para analizar la conveniencia de incluir estas mediciones.

26 Se está analizando el IPER_IIE_2009 para definir los indicadores adecuados para evaluar el desempeño de seguridad y salud, y considerarlos dentro del informe trimestral que el área de Seguridad Industrial y Vigilancia presenta a la Dirección Ejecutiva dentro de la Revisión por la Dirección. Se está analizando su inclusión dentro de los indicadores de eficacia del proceso IAT.

27 Descripción del impacto
Se ocasionan daños a la salud, a las instalaciones o al medio ambiente cuando se incumplen los requisitos legales aplicables a las actividades del IIE. Estamos en riesgo de ser sancionados por la autoridad ya que se detectaron varios incumplimientos legales. Es probable que los incumplimientos detectados solo representen una parte de todos los incumplimientos actualmente existentes y que ni somos conscientes de cuáles son ni de su gravedad. En los casos reportados, no se había reconocido el incumplimiento. Si no se toman las acciones correctivas para cada incumplimiento, es posible que se sigan presentando (para cada incumplimiento señalado por los auditores del IMNC debe documentarse una acción correctiva). Descripción de la causa raíz No se cuenta con la identificación completa de los requisitos legales aplicables de acuerdo con el procedimiento P-RL-120. Falta de recursos para la aplicación de lo establecido en el procedimiento P-RL-125 “Verificación del Cumplimiento de los Requisitos legales”. Definición de acciones Una vez atendida la Acción Correctiva 003/AE-IMNC/2008, la Comisión de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente (CSH) deberá verificar el cumplimiento de los requisitos legales, siguiendo el procedimiento P-RL-125 y documentar las Acciones Correctivas y Preventivas en los casos en que se detecten No Conformidades. También deberá documentar las Acciones Correctivas y Preventivas necesarias para atender los incumplimientos señalados como ejemplo, en esta No Conformidad (ver la descripción de la No Conformidad). Se revisarán los recursos requeridos por el Área de Seguridad Industrial y Vigilancia para cumplir con las funciones del SGI.

28 A partir del listado de requisitos legales aplicables al IIE identificados, se preparará lista de verificación para que el ASIV identifique el estado de cumplimiento de requisitos Se verificará que el procedimiento P-RL-125 establezca las responsabilidades de los involucrados La gerencia de Recursos Materiales estableció las AC para los incumplimientos reportados Se revisaron y documentaron los requerimientos de recursos necesarios con el gerente para que se cumpla con las funciones. Se incorporó al Ing. José Manuel Ríos

29 Análisis del impacto Al aplicar Acciones Correctivas y Preventivas sin antes evaluar los riesgos o sin considerar la aplicación de acciones de mitigación, se pueden ocasionar daños a la salud, a las instalaciones, al medio ambiente y probables sanciones económicas. Análisis de la causa raíz El procedimiento P-COC-010 no contempla la evaluación de riesgos, aspectos ambientales y acciones de mitigación. En los procedimientos P-RL-103, P-RL-104 y P-COC-018 no están establecidos los criterios adecuados para la aplicación del procedimiento P-COC-010. Definición de acciones Adecuar el P-COC-010 para dar cumplimiento a los requisitos de la norma ISO 14001:2004 y 4.5.2, de la norma NMX-SAST-001-IMNC-2000. Revisar y adecuar los procedimientos P-RL-103, P-RL-104 y P-COC-018 especificando los casos en los que será necesario aplicar el P-COC-010.

30 Se hizo la modificación del procedimiento P-COC-010, emitiendo la revisión 7.
Se hizo la modificación del procedimiento P-RL-103, emitiendo la revisión 1. Se hizo la modificación del procedimiento P-RL-104, emitiendo la revisión 1. Se hizo la modificación del procedimiento P-COC-018, emitiendo la revisión 1. Sin embargo, se había omitido incluir la referencia a la aplicación del P-COC-010, por lo cual se preparó una notificación de cambio.

31 Descripción del impacto
No haber completado el ciclo de auditorias, no permite conocer el estado actual del sistema. Descripción de la causa raíz El programa de auditorias 2008 no consideró el total de requisitos de las normas de ambiente y seguridad, debido a que varios de los requisitos son comunes con la norma ISO 9001:2000 por lo que no fueron abordados en la auditoria interna, la cual fue enfocada a los cambios introducidos en el MGI para la integración de las tres normas. Definición de acciones Incluir dentro del programa de auditorías 2009: a. La revisión de los requisitos de las normas de calidad, ambiente y seguridad. b. Verificación de la eficacia de la implantación de las Acciones Correctivas que darán atención a las no conformidades reportadas en la auditoría externa del SGI (AE/01/08). Ejecutar el programa de auditorias.

32 Se incluyó dentro del programa de auditorías 2009:
Auditoría clave AI/01/09 para la revisión de los requisitos de las normas de calidad, ambiente y seguridad. Auditoría clave AI/02/09 para la verificación de la eficacia de la implantación de las Acciones Correctivas que darán atención a las no conformidades reportadas en la auditoría externa del SGI (AE/01/08). De acuerdo con la propuesta del programa de auditorias 2009, las auditorías AI/01/09 y AI/02/09 se ejecutarán en el mes de abril.

33 Descripción del impacto
Las decisiones que ha tomado el Comité de Calidad en las revisiones del SGI no han considerado toda la información de entrada relevante en lo relativo a ambiente, seguridad y salud, lo que limita la mejora de la eficacia del sistema. Descripción de la causa raíz El procedimiento para la revisión del SGI por la dirección ejecutiva, P-DE-009 establece un proceso de revisión por partes que se completa una vez cada año y no se anticipó la necesidad de mostrar el ciclo completo para la auditoría externa. Definición de acciones Preparar todos los elementos de entrada requeridos por las normas ISO 14001:2004 y NMX-SAST-001-IMNC-2000 en el requisito 4.6, para las Revisiones por la Dirección en el transcurso del primer semestre de 2009. Revisar el procedimiento P-DE-009 para verificar que se incluyan de manera explícita los elementos de entrada establecidos en el requisito de la norma ISO y el 4.6 de la NMX-SAST-001. Realizar la reunión de Revisión por la Dirección.

34 Se prepararon y se incluyeron todos los elementos de entrada requeridos por las normas ISO 14001:2004 y NMX-SAST-001-IMNC-2000 en el requisito 4.6, para las Revisiones por la Dirección. Se actualizó el procedimiento P-DE-009 y se verificó que estén incluidos, de manera explícita, los elementos de entrada establecidos en el requisito de la norma ISO y el 4.6 de la NMX-SAST-001. Se incluyó: Cambios que podrían afectar al SGI incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros requisitos aplicables al IIE Informe sobre Seguridad, Salud y Protección ambiental: Desempeño ambiental Desempeño en la seguridad y salud en el trabajo Riesgos ambientales y de seguridad Comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas Se realizó la reunión de Revisión por la Dirección en la que se revisaron los elementos faltantes sobre las normas ISO 14001:2004 y NMX-SAST-001-IMNC-2000 en el requisito 4.6. Con ello se completó un ciclo completo de revisión por la dirección, de todos los requisitos de las normas mencionadas.

35 Descripción del impacto
No se puede demostrar de manera clara y precisa la implementación y eficacia del SGI. Descripción de la causa raíz La revisión del procedimiento de control de registros inició con la integración de un listado de los registros requeridos por las normas de calidad, ambiente y seguridad, sin embargo, durante el proceso de aprobación se omitió la comprobación contra dicha lista. Definición de acciones Modificar el procedimiento P-COC-012, para incluir todos los registros exigidos por la norma ISO 14001:2004 y la NMX-SAST-001.

36 Se encuentra en revisión el procedimiento debido a que no se ha concluido en su totalidad los cambios en los documentos involucrados en el SGI.

37 Auditoría IMNC/2008: Oportunidades de Mejora
Descripción Proceso / Área Fecha del hallazgo Fecha comprometida de atención Responsable de la acción Estado de la acción Fecha de cierre del hallazgo Referencia Planteamiento de la Acción Seguimiento y Evaluación Analizar los criterios establecidos para la evaluación de aspectos ambientales. SGI nov 30/01/2009 M.Huerta Cerrada 26/02/2009 016/AE-IMNC/2008 Considerar el establecimiento de objetivos, metas e indicadores proveniente del resultado de la evaluación de riesgos y de sus aspectos ambientales significativos. 17/03/2009 Reprogramada Abierta 017/AE-IMNC/2008 Asegurar que se especifique en el anexo técnico los requisitos legales y reglamentarios aplicables a cada proyecto, de manera clara. 27/02/2009 Reprogramada: 30/04/2009 J.Martínez 018/AE-IMNC/2008 Evaluar la conveniencia de formalizar la documentación de la metodología aplicada para la planificación de la capacitación institucional. - J.C.Cordero 019/AE-IMNC/2008 Asegurar el establecimiento claro de los elementos de entrada para el diseñó y desarrollo en términos que la verificación y validación de éste se ejerza de manera más objetiva. 11/03/2009 020/AE-IMNC/2008 Evaluar la conveniencia de la aplicación del producto no conforme desde el control sobre insumos y diseño. 30/04/2009 27/02/2009 021/AE-IMNC/2008 Clarificar la diferencia en la metodología para la aplicación de acciones correctivas y preventivas. 04/03/2009 Reprogramada 30/04/2009 P.Lagunas 022/AE-IMNC/2008

38 Gracias por su atención
Salvaguardar el medio ambiente. . . Es un principio rector de todo nuestro trabajo en el apoyo del desarrollo sostenible; es un componente esencial en la erradicación de la pobreza y uno de los cimientos de la paz. Kofi Annan La insignificancia es siempre una garantía de seguridad. Esopo