Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 1 Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana.

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1 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 1 Gestión de Proyectos Master en Evaluación de Proyectos ITBA – UCEMA Semana 7: Aprovisionamiento del Proyecto

2 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 2

3 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 3 Aprovisionamiento Aprovisionamiento Estrategias y fuentes. Ciclo de requerimientos. Requerimientos, cotizaciones y propuestas. Tipos de Contratos. Cláusulas Típicas. Administración de contratos.

4 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 4 PROPOSITO llevar a cabo todos los pasos = procesos necesarios para abastecer bienes y servicios, desde el ámbito externo a la organización que lleva adelante el Proyecto Aprovisionamiento

5 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 5 APLICACIÓN está desarrollado desde la perspectiva del cliente realza el compromiso en la relación cliente proveedor en todos sus niveles y durante todo el ciclo del proyecto el aprovisionamiento será llevado a cabo por proveedores, suministradores y contratistas Aprovisionamiento

6 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 6 APLICACIÓN criticidad se destaca la criticidad de los términos del contrato, especialmente cuando :  se abastecen elementos clave  tienen alta incidencia en los costos  significan hitos en el proyecto  limitan las opciones del equipo de proyecto Aprovisionamiento

7 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 7 Estrategia La eficacia del aprovisionamiento contribuye a la rentabilidad de las empresas. Durante el proyecto la estrategia aplicada puede variar respecto de la corporativa por limitaciones específicas: restricciones tareas disponibilidad de elementos críticos requerimientos del cliente

8 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 8 Contexto MACROMACRO recesión inflación desempleo disponibilidad de crédito MICROMICRO políticas procedimientos

9 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 9 Riesgos Debido a que todo aprovisionamientos está expuesto a distintos tipos de riesgos las partes deben negociar no solo los valores de los bienes o servicios a proveer sino el modo de contratación Factores a tener en cuenta: dimensión y experiencia de quien contrata urgencia para finalizar disponibilidad de proveedores calificados

10 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 10 Planeamiento Requerimientos Selección Fuentes Administración de Contratos Cierre de Contratos Etapas Planeamiento Determinación de necesidades y plazos para su disponibilidad Documentación de necesidades de productos y servicios e identificación de posibles fuentes de abastecimiento Obtención de cotizaciones, propuestas u ofertas Elección de los responsables de la provisión de productos y servicios Gestión de la relación con proveedores Cierre formal de las etapas del contrato Aprovisionamiento

11 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 11 tipos de contrato a utilizar estimaciones criterios de evaluación relación con departamentos de la organización fuentes de información manejo provisión múltiple coordinación con otros aspecto del proyecto Plan de Gestión de Aprovisionamiento

12 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 12 Planeamiento Aprovisionamiento Definición de los límites del proyecto necesidades para el proyecto documentación  SOW  SPEC´S  WBS análisis producir o comprar hitos en el programa de aprovisionamiento estimaciones de costos aprobación para proceder

13 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 13 Especificaciones Diseñoqué debe hacerse en términos de características físicas Riesgo comprador Performancecapacidades medibles que debe cumplir el producto terminado de sus características operativas Riesgo contratista Funcionalescaracterísticas relacionados con el uso del producto Riesgo contratista

14 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 14 Producir o Comprar Falta calidad en proveedores Falta confiabilidad de proveedores Necesidad de garantía en la provisión Mantener actividad en Planta Secretos diseño o proceso Especialización Patentes Flexibilidad Control Pequeñas cantidades Capacidad

15 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 15 Requerimientos de Aprovisionamiento Especificaciones Fuentes de provisión habituales Historia de resultados Documentos para solicitar cotizaciones (habitualmente estandarizados) Proveedores calificados Criterios evaluación Manejo de cambios Sistema de Pagos Sistema reuniones con postulantes

16 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 16 RESULTADOS Pedidos de cotización Solicitud Propuestas de trabajoCondiciones Permitir respuestas adecuadas y completas Debe incluir requerimientos de trabajo (SOW) Descripción de la respuesta esperada Requerimientos contractuales Requerimientos de Aprovisionamiento

17 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 17 Ciclo de adjudicación Objetivo: negociar tipo y condiciones de contrato que signifiquen un riesgo razonable para el adjudicatario y le proporcionen al proveedor los incentivos para un aprovisionamiento efectivo y económico Elementos básicos mutuo acuerdo existe una retribución el proveedor es apto para el resultado esperado el contrato sirve a los fines legales el contrato refleja todas las obligaciones

18 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 18 Caminos hacia la adjudicación Licitaciones públicas o privadas Negociaciones Proveedores exclusivos

19 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 19 RESULTADOS Criterios de evaluación de capacidades de nuevas fuentes Costos / precios relativos Comprensión de la necesidad Costo ciclo total Capacidad Técnica Capacidad Gerencial Capacidad Financiera Actualización de requerimientos de Trabajo Caminos hacia la adjudicación

20 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 20 Antecedentes Posición Competitiva Posición de Liderazgo Alta Dirección Orientación al cliente o al producto Capacidad respuesta: global y particular Compromiso con la Calidad Situación Financiera Manejo RRHH Relaciones Cliente Proveedor Conocer al Proveedor Areas Críticas

21 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 21 Información Financiera Información Operativa Información Gerencial Información de Desempeño Calificación del Proveedor

22 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 22 Evaluación Desempeño

23 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 23 Orientado al cliente que evalúa Confiable Que cubra todos los aspectos de desempeño Claro para el evaluador y el evaluado Que brinde resultados representativos Que posibilite la oportunidad de mejorar el desempeño del proveedor Fácil de procesar Costo razonable Evaluación de Proveedores Características de un buen sistema

24 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 24 Relaciones - Empresas

25 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 25 B máximo dispuesto a pagar mínimo esperado a pagar mínimo dispuesto a cobrar máximo esperado a cobrar Zona Negociación A Ejemplo: Determinación del Precio A=Cliente potencial B=Proveedor Zonas de Negociación

26 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 26 B Zona Negociación APOSITIVAS: Apoyan Refuerzan Sustentan Potencian Facilitan NEGATIVAS Impiden Dificultan Obstaculizan Rechazan Antagonizan + - Precio = Componentes Técnicos Campos de Fuerza Negociación

27 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 27 Compromiso Compatibilidad Flexibilidad Complementariedad Credibilidad Voluntad de agregar valor durante toda la relación Realista Mutuo conocimiento Riesgos compartidos Apertura en la comunicación Manejo equilibrado de situaciones no previstas Alianzas con Proveedores

28 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 28 Selección tipo de contrato Basado en: monto total y grado de riesgo conjunto tipo y complejidad del requerimiento grado de competencia de precios análisis costo / precio urgencia período que abarca responsabilidad del proveedor sistema información contable del proveedor contratos en curso con el proveedor grado de subcontratación del proveedor

29 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 29 Tipos de Contrato Precio Fijo más: premios fórmula ajuste Tiempo y Materiales Costo más: tasa porcentaje o tasa fija máximo garantizado máximo más ahorros compartidos Premios

30 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 30 Elementos selección tipo contrato Flexibilidad Fijar rentabilidades Permitir rápido inicio Permite cambios Fija costos máximos Asegura rápida información acerca de variaciones Provee incentivos Mínima auditoría Reduce negociación de precios Incentiva reducción de costos Grado definición de elementos

31 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 31 Descripción del Proyecto Alcance del Servicio Administración del Contrato Términos de pago Obligaciones Items que se proveen-cronograma y especificaciones Garantías y Garantes Check list Contratos

32 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 32 Límites de responsabilidad Tasas Patentes Información confidencial Provisiones-previsiones Cambios Extras Check list Contratos

33 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 33 Demoras Requerimientos de seguros Manejo de disputas Plazo de rescisión Arbitros Check list Contratos

34 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 34 ELEMENTOS Contratos Resultados Requerimientos de cambio Facturas Administración de Contratos

35 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 35 OPERADORES Sistema de medición de eficacia de cumplimiento Sistema de Pagos Sistema de control de cambios del contrato Administración de Contratos

36 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 36 RESULTADOS Documentación / Correspondencia Cambios en el contrato Ordenes de Pago Administración de Contratos

37 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 37 ELEMENTOS Documentación de Contratos Contrato Documentos de Programación Cambios requeridos y aprobados Documentación técnica Resultados Facturas y registros de pagos Cierre de Contratos

38 Master en Evaluación de Proyectos Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo 38 HERRAMIENTAS / TECNICAS Revisiones o auditorías del proceso de aprovisionamiento RESULTADOS Archivo completo del Contrato Identificación de éxitos y fallas Cierre de Contratos