División Tableros y Forestal - Masisa Chile Manejo de la Herramienta LOYAL ISO Sistema de Gestión de Calidad.

Presentación del tema: "División Tableros y Forestal - Masisa Chile Manejo de la Herramienta LOYAL ISO Sistema de Gestión de Calidad."— Transcripción de la presentación:

1 División Tableros y Forestal - Masisa Chile Manejo de la Herramienta LOYAL ISO Sistema de Gestión de Calidad

2 Temario Manejo de la Herramienta LOYAL ISO
Inducción a Loyal ISO Loyal ISO DMS para Masisa Chile Ingreso a Loyal ISO DMS Generación de Documentos Revisión – Autorización – Publicación de Documentos Documentos Históricos

3 ETAPA I Introducción a LOYAL ISO

4 ¿Qué es Loyal ISO? Manejo de la Herramienta LOYAL ISO
Loyal ISO es un software orientado a la administración de Documentación, de Auditorias y de No Conformidades de los Sistemas de Gestión (SG). Facilita la generación y el control de documentos o procesos relacionados con las normas y procedimientos dentro de una empresa. Esta herramienta optimiza el proceso de Generación de documentos, controla los procesos de Revisión y Aprobación, y finalmente los publica para ser consultados por los usuarios del SG. Loyal ISO está conformado por dos módulos: DMS Document Management System (Gestión de Documentos). QMS Quality Management System (Gestión de Auditorias y No Conformidades).

5 Componentes LOYAL Módulo DMS
En el módulo DMS se administra la siguiente información: Generación : Documentos en Etapa de Elaboración. Publicadas : Documentos Vigentes y Publicados del Sistema de Gestión. Históricas : Documentos Obsoletos.

6 Componentes LOYAL Módulo QMS
En el módulo QMS se administra la siguiente información: Programas de Auditorias. Planes de Auditorias. Informes de Auditorias Internas y Externas. No Conformidades del Sistema de Gestión. Acciones Correctivas y Preventivas.

7 ETAPA II Módulo DMS

8 CL01 Chile Administración
Arquitectura Loyal Masisa Chile Países con Loyal ISO Tipos de Alcance Masisa Argentina CL01 Chile Administración Masisa Brasil CL02 Chile Tableros Masisa Chile CL03 Chile Maderas Masisa Venezuela CL04 Chile Forestal

9 Loyal ISO Masisa Chile CL01 Chile Administración

10 Loyal ISO Masisa Chile CL01 Chile Administración

11 Loyal ISO Masisa Chile CL01 Chile Administración

12 Loyal ISO Masisa Chile CL02 Chile Tableros

13 Loyal ISO Masisa Chile CL03 Chile Maderas

14 Loyal ISO Masisa Chile Sistema Documental MCL
Estructura de Documentación

15 Loyal ISO Masisa Chile Sistema Documental MCL
Política, Manuales, Procedimientos, Planes y Programas, Instructivos, Especificaciones Tipo de Alcance -Tipo de Doc. Número-Alcance-Ubicación CL02-INT.0001-MDF-MCL CL02-INT.0001-MDF-CTA Tipo de Documento Número Alcance Tipo de Alcance Ubicación

16 Usuarios Loyal ISO Manejo de la Herramienta LOYAL ISO
Administradores: Gerentes de Área, Coordinador SG Masisa Chile y Líderes Loyal ISO de cada Planta. Perfil Completo: Autores - Revisores – Autorizadores de Documentos (Responsables de Alcances). Perfil Lector: Visualización de Documentos, todo el personal de Masisa Chile.

17 ETAPA III Ingreso a LOYAL ISO

18 Paso 3: Cambiar Contraseña
Acceso al Sistema Manejo de la Herramienta LOYAL ISO Ingresar a Loyal productivo Paso 1: Nombre Usuario Paso 3: Cambiar Contraseña Paso 2: Contraseña para Usuarios que Ingresan por Primera Vez: password

19 Cambio de Contraseña

20 Vistas de Loyal ISO Módulo DMS
Identificador de Módulo SOLAPAS Desconexión (Log off) Indicador de Vista y Navegador seleccionado Vista Seleccionado Navegador

21 Lectura de documentos Paso 1: Publicadas
Paso 2: Seleccionar vista por “Alcance” ó por “Tipo de Documento” Paso 5: Seleccionar Abrir Paso 4: Seleccionar documento Paso 3: Seleccionar Alcance

22 Sección permanente “Archivos Anexados”
Lectura de documentos Sección Word Sección Excel Sección permanente “Archivos Anexados”

23 Lectura de documentos Paso 6: Vista Tipo Texto Paso 7: Vista Word

24 Paso 9: Salir de Word y volver a Loyal ISO
Lectura de documentos Paso 8: Lectura en Word Paso 9: Salir de Word y volver a Loyal ISO

25 Paso 10: Imprimir “Copia No Controlada” ó “Vista Preliminar”
Lectura de documentos Paso 13: Salir Paso 10: Imprimir “Copia No Controlada” ó “Vista Preliminar” Paso 12: Seleccionar orientación de la Información (vertical u horizontal) Paso 11: Seleccionar orientación de la “Plantilla” o formato del documento (vertical u horizontal) Paso 13: Aceptar

26 ETAPA IV Generación de Documentos

27 Generación de documentos
Paso 1: Generación Paso 2: Hacer Clic Nuevo

28 Generación de documentos
Paso 3: Buscar Codificación CL Seleccionar Tipo de documento a generar Paso 4: Seleccionar Plantilla a Utilizar

29 Generación de documentos Propiedades del Documento
Paso 5: Asignar Nombre al documento Paso 6: Hacer Clic en Alcance

30 Generación de documentos Propiedades del Documento
Paso 8: Seleccionar Alcance del documento (sólo un alcance) Paso 7: Seleccionar Tipo de Alcance del documento Paso 9: Aceptar

31 Generación de documentos Propiedades del Documento
Paso 10: Seleccionar NO en visualización Pública Paso 11: Seleccionar Casilla Notificación Paso 12: Asignar 30 días para notificación de caducidad del documento Paso 13: Seleccionar Fecha de Publicación del documento Paso 14: Seleccionar Fecha de Vigencia

32 Paso 15: Hacer Clic en Puntos de la Norma
Generación de documentos Propiedades del Documento Paso 15: Hacer Clic en Puntos de la Norma

33 Generación de documentos Propiedades del Documento
Paso 17: Seleccionar cláusulas de la Norma Relacionada con el documento Paso 18: Aceptar Paso 16: Seleccionar Norma Relacionada con el documento Paso 19: Hacer Clic en “Categorías”

34 Generación de documentos Propiedades del Documento
Paso 20: Seleccionar Categoría. La Categoría debe ser igual al Alcance definido previamente. Paso 21: Aceptar

35 Paso 23: Guardar Documento
Generación de documentos Propiedades del Documento Paso 22: Verificar Datos Paso 23: Guardar Documento

36 Generación de documentos Propiedades del Documento
Paso 24: Seleccionar Solapa Documento Paso 25: Hacer clic en Casilla Word

37 Generación de documentos Contenido del Documento
Paso 26: Se abre plantilla del documento donde se debe cargar el contenido

38 Paso 27: Pegar el Documento y Guardar
Generación de documentos Contenido del Documento Paso 27: Pegar el Documento y Guardar

39 Generación de documentos Contenido del Documento
Paso 28: Guardar

40 Generación de documentos Asignar Workflow
Paso 29: Seleccionar Solapa Workflow Paso 30: Hacer clic en nombre

41 Paso 31: Seleccionar Workflow Predefinido
Generación de documentos Asignar Workflow Paso 31: Seleccionar Workflow Predefinido

42 Paso 32: Seleccionar Revisor
Generación de documentos Asignar Workflow Paso 32: Seleccionar Revisor Predeterminado Predeterminado Predeterminado

43 Generación de documentos Asignar Workflow
Paso 33: Seleccionar Notificación Paso 34: Asignar días para revisión Paso 35: Buscar Revisor(es) Paso 36: Asignar Revisor(es) Paso 37: De los revisores asignados, elegir cuantos aprueban el documento Paso 38: Aceptar

44 Generación de documentos Asignar Workflow
Paso 39: Guardar

45 Generación de documentos Envío del documento al Revisor
Paso 41: Hacer Clic en Acciones Seleccionar “Enviar al Revisor” Paso 40: Seleccionar Solapa Propiedades

46 Paso 42: Ingresar Comentario para Revisor
Generación de documentos Envío del documento al Revisor Paso 42: Ingresar Comentario para Revisor Paso 43: Hacer clic en OK

47 ETAPA V Revisión - Autorización - Publicación

48 Revisión de Documentos

49 Revisión de Documentos
Función: Revisar la forma y el fondo de aquellos documentos que se encuentran en estado de “Revisión”. Este rol es asignado por el autor del documento, dentro de los usuarios configurados en el workflow como revisores. Estado de los Documentos Los diversos estados por los que pueden pasar los documentos están determinados por el Workflow seleccionado, a excepción de los estados Inicial y A Publicar que están siempre presentes en cualquier Workflow. Así los estados posibles son los siguientes: Inicial Obligatorio Bibliotecario Opcional Revisión Opcional Autorización Opcional A Publicar Obligatorio Inicial: En este estado se encuentran todos los nuevos documentos cuando son redactados por el Autor. Cuando el documento se encuentre en este estado, el autor puede solicitar a los usuarios Opinadores que emitan su opinión sobre el nuevo documento o consultar a los Bibliotecarios por la confección de dicho documento. Para ello debe de haberse asignado un Workflow con el paso Opinadores para el primer caso y con el paso Bibliotecario para el segundo ejemplo. En Bibliotecario: El documento se encuentra en un estado intermedio de corrección. El usuario que desempeñe este rol podrá colaborar con el autor del documento en la carga de su contenido. Recuerde que los usuarios Autor y Bibliotecario son los únicos que pueden editar el documento. Revisión: Aquellos documentos que tengan finalizada su redacción son enviados para ser revisados a este paso. El encargado de la revisión, el Revisor, podrá ingresar comentarios y decidir si el documento es enviado para su Autorización o Devuelto al autor. Autorización: Una vez que concluyó la revisión, el documento es enviado a esta instancia. Aquí los usuarios involucrados deberán autorizar la publicación del documento o bien, devolverlo al autor para que ejecute las correcciones necesarias y recomience el circuito nuevamente. Publicar: El documento pasará al estado cuando haya sido cumplida la autorización. Según se haya especificado en el Workflow, el documento será publicado por un usuario Publicador designado o se hará por un proceso de Publicación Automática. Existe una fecha prevista para la publicación del documento, pero esta se podrá realizar igualmente si la misma se hubiera excedido. Durante el recorrido de los pasos del Workflow desde la generación del documento hasta que están listos para su publicación, los usuarios podrán devolverlos al autor para éste efectué modificaciones.

50 Revisión de Documentos
Notificación

51 Revisión de Documentos
Paso 1: Generación Paso 5: Abrir el documento Paso 4: Seleccionar documento Paso 2: Pendientes Propios Paso 3: Buscar estado “Revisión”

52 Paso 6: Revisar Documentación
Revisión de Documentos Paso 6: Revisar Documentación

53 Paso 6: Revisar Documentación
Revisión de Documentos Paso 6: Revisar Documentación

54 Revisión de Documentos
Paso 8: Cerrar Paso 7: Luego de revisar el documento, las acciones son: Devolver al Autor Si hay comentarios; ó - Enviar al Autorizador.

55 Autorización de Documentos

56 Autorización del Documento
Función: Aprobar aquellos documentos que se encuentran en estado de “Autorización”. Este rol esta dado por definición al “Responsable del Alcance” al que pertenece el documento.

57 Autorización del Documento
Notificación

58 Autorización del Documento
Paso 1: Generación Paso 5: Abrir documento Paso 4: Seleccionar Paso 3: Buscar estado “Autorización” Paso 2: Pendientes Propios

59 Paso 6: Revisar Documentación
Autorización del Documento Paso 6: Revisar Documentación

60 Autorización del Documento

61 Autorización del Documento
Paso 7: Luego de revisar el documento, las acciones son: - Devolver al Autor si hay comentarios; ó - Documento OK: Enviar a publicación, el documento queda publicado automáticamente.

62 Documentos Publicados

63 Publicadas En el módulo Publicadas se podrán visualizar todos los documentos que han sido publicados, luego de cumplir todos los pasos del Workflow. Además, aquí se realiza el seguimiento y control de las copias controladas. Para acceder haga clic en la solapa Publicadas del navegador del módulo.

64 Documentos Publicados
Paso 1: Seleccionar “Publicadas” Paso 3: Abrir carpeta Chile Paso 5: Abrir documento Paso 4: Seleccionar Alcance Paso 2: Seleccionar “Documento por Categoría”

65 ETAPA VI Documentos Históricos

66 Históricas En esta sección se encuentran todos los documentos que han sido removidos de la sección Publicadas o Generación, tales como documentos obsoletos o los que han cambiado de versión. Puede ser visualizada por todos los usuarios. Para acceder haga clic en la solapa “Históricas”.

67 Históricas Paso 1: Seleccionar “Históricas”
Paso 5: Abrir documento Histórico Paso 4: Seleccionar documento buscado Paso 2: Seleccionar Tipo de Vistas Paso 3: Buscar documento por Código, Alcance, Referencias, Tipo y Autor.

68 Muchas Gracias!