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Pis…Pis… Te estaba esperando para ayudarte a manejar adecuadamente la documentación de nuestro sistema de gestión de calidad Bienvenidos….

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Presentación del tema: "Pis…Pis… Te estaba esperando para ayudarte a manejar adecuadamente la documentación de nuestro sistema de gestión de calidad Bienvenidos…."— Transcripción de la presentación:

1 Pis…Pis… Te estaba esperando para ayudarte a manejar adecuadamente la documentación de nuestro sistema de gestión de calidad Bienvenidos….

2 Este instructivo es muy fácil de manejar, sólo debes darle clic encima de la información que necesites conocer Recuerda que en nuestro SGC existen formatos y registros… Para que no confundas su manejo

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4 Haz clic encima de la información que quieres conocer: Identificación de formatos ¿Cómo acceder a los formatos? Modificar o eliminar formatos

5 Haz clic encima de la información que quieres conocer: Almacenamiento de registros Eliminar registros

6 La codificación está conformada por tres campos: Los documentos se identifican según su nombre y código, el cual está compuesto hasta por 5 letras y tres números, así: Las primeras letras y número indican el Proceso al cual pertenece el documento: -Proceso DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: DE-Proceso ADMNISIONES Y REGISTRO: AD -Proceso DISEÑO CURRICULAR: DC-Proceso FORMACIÓN PEDAGÓGICA: FP -Proceso PROYECCIÓN A LA COMUNIDAD: PC-Proceso ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS: AR -Proceso GESTIÓN DOCUMENTAL: GD-Proceso EVALUACIÓN YEJORAS: EM Las siguientes 2 letras indican el tipo de documento, que puede ser: -Manuales: (MC)-Política y Objetivos de Calidad (PO) -Caracterización de Proceso: (CP) -Procedimiento: (PC) -Instructivo: (IN)-Formato: (FO) -Listado Maestro de Documentos: (LMD)-Guía: (GU) Los dos números restantes indican el consecutivo del documento. Los consecutivos se manejan por tipo de documento, comenzando en 01. Ejemplo: – 03.

7 1. Ingresa a tu navegador de internet y digita en la barra de direcciones 2. En la página principal encuentras un icono llamado Formato docentes. Presiona clic encima de éste links para que aparezcan sus opciones. 3. Aparece una ventana, en la cual debes ingresar la contraseña dada por la líder del proceso. Recuerda que si olvidas la contraseña no podrás acceder a ningún documento del S.G.C.

8 4. Al ingresar aparece un listado con el nombre de las diferentes gestiones que componen el S.G.C; presiona clic encima del nombre de la gestión de la que se requiera documentación. 5. Espera que se habilite la ventana gráfica de descargas y presiona clic encima éste icono para encontrar rápidamente el formato que requieres.

9 PASOS PARA MODIFICAR UN FORMATO : 1.Solicita la modificación por medio del formato Solicitudes generales 2.Completa el formato Solicitudes generales y entrégaselo al líder del proceso, al cual pertenece el formato. 3.El líder del proceso analiza la sugerencia o modificación; si es aceptada le informa el cambio al líder de documentación 4.El líder de documentación actualiza el listado maestro, la portada de documentos y reemplaza el formato en la página Web. PASOS PARA ELIMINAR UN FORMATO : 1.El líder de procesos al visualizar que existe un formato que no se requiere, informa al comité de calidad para aprobar la eliminación de un formato. 2.Al aceptar esta solicitud el líder de documentación actualiza la portada del documento y lo elimina de la página Web.

10 El almacenamiento de los registros se realiza de acuerdo a las disposiciones descritas en el en el numeral 5: Archivo de Registro. Cada líder de proceso es el responsable del almacenamiento, seguridad y ubicación de los registros. Los registros deben estar protegidos de condiciones ambientales, como humedad, deterioro y de seguridad, como perdida o hurto, que garanticen su integridad y disponibilidad al momento que se requieran. Se debe generar copias de seguridad, tanto de documentos como de registros electrónicos. Para los documentos, las copias se generan cada periodo académico y para los registros cada 20 días y las copias deben reposar en la cuenta de documentos Recuerda… Conservar los formatos preestablecidos, y no modificarlos. Bajo ningún motivo se deben utilizar documentos o datos obsoletos. Siempre hacer uso de los formatos establecidos para la documentación de los procesos. No se debe fotocopiar documentos o datos, salvo autorización del Líder de Documentación.

11 PASOS PARA ELIMINAR REGISTROS 1.El líder de procesos analiza los registros que cumplieron con el periodo de almacenamiento, que se establece en el numeral 5: Archivo de registros en cada caracterización de procesos. 2.Informa al comité de calidad sobre la serie de registro que se deben eliminar o enviar a la carpeta de obsoletos 3.Al aceptar el comité de calidad ésta solicitud, el líder de documentación actualiza la portada del documento y lo elimina de la página Web.


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