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Dra. Benita Vega de Ching Doctora en Ciencias Empresariales y Económicas Con Maestría en Gerencia Estratégica Directora de la Junta Directiva de la Asociación.

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2 Dra. Benita Vega de Ching Doctora en Ciencias Empresariales y Económicas Con Maestría en Gerencia Estratégica Directora de la Junta Directiva de la Asociación Panameña de Ejecutivos de Empresa Presidenta de APEDE Joven Es consultora en marketing relacional, CRM, RSE y servicio al cliente Tiene más de 15 años de experiencia laboral, ha ocupado diferente posiciones gerenciales, de dirección y de vice presidencia en multinacionales bancarias, empresas de la industria automotriz y tiendas de consumo masivo (retail).

3 Gestión de Compras

4 GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO 1.DEFINICIÓN, ESTRUCTURA E IMPORTANCIA DE ADMINISTRACION DE COMPRAS Administración de compra, conceptos y funciones. Importancia de la Gestión de Compras. 2.ANÁLISIS DE MERCADO, PRINCIPIO DE LA COMPRAS 3.LA NEGOCIACIÓN EN COMPRAS Objetivos y estrategia de la negociación La negociación Seguimiento 4. CONTRATOS DE COMPRAS 5. SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES Criterios para evaluar a un proveedor potencial Valoración de la motivación Identificar, tamizar e investigar proveedores Evaluación y selección Homologación de proveedores 6.ESTRATEGIAS Y MEDICION DE LA GESTION DE COMPRAS 7.GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO ( SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)

5 Compras es el proceso de adquisición de insumos, repuestos y materiales en la cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al precio conveniente, puestos a disposición de operaciones en el lugar y momento requerido Gestión de Compras

6 Consiste en suministrar de manera ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios, para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de comercialización o de producción. Deben proporcionarse en las cantidades adecuadas, en el momento solicitado, con el precio y en el lugar acordado. Gestión de Compras

7 Objetivos de Compras Continuidad del abastecimiento Negociar precios convenientes Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los suministros Definir el nivel de inventario evitando rotura de stocks y mermas por obsolescencia, deterioro, duplicidad Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de suministro en función a nuevos procesos productivos Mantener costos de adquisición y mantenimiento de stocks a niveles adecuados, acorde a la estructura de operación

8 El índice PMI (en español: Índice de Gestores de Compras) es un indicador macroeconómico que pretende reflejar la situación económica de un país basándose en los datos recabados por una encuesta mensual de sus empresas más representativas que realizan los agentes de compra. Lo elabora la empresa Markit Economics desde abril del Purchasing Managers' Index. Su mayor peculiaridad radica en la metodología, ya que no se trata de una encuesta de opinión ni de expectativas, sino que versa sobre datos reales pero sin llegar a preguntar por cifras concretas. La importancia del PMI radica en que es un inmejorable indicador de la situación y dirección de una economía. El índice PMI se obtiene a partir de las respuestas a unos cuestionarios que se remiten mensualmente a los profesionales de compras y a los ejecutivos de empresas de los sectores manufacturero y servicios.

9 Toma en cuenta: Nuevos pedidos (30%) Producción (25%) Ocupación (20%) Término de entrega de proveedores (15%) Stock de compras (10%) Si el índice PMI resultante está por encima de 50, indica una expansión; por debajo de 50, contracción y si es inferior a 42, anticipa una recesión de la economía nacional. La participación en la confección del PMI da a las empresas colaboradoras el privilegio de acceder gratuitamente a los resultados de todos los estudios publicados por Markit Group. En el caso de los EU, Markit la elabora en colaboración con el Institute for Supply Management, de donde toma el nombre de Índice ISM. Purchasing Managers' Index.

10 Gestión de Compras Planeación : Generación, planes y estrategias Ejecución: Implementar tácticas y acciones. Control y seguimiento: Mecanismos de seguimiento.

11 Las decisiones estratégicas en Compras

12 ANÁLISIS DE MERCADO

13 Estudios de los mercados de compra Deberían hablar sobre : –Evolución de los precios de los productos o materiales –Evolución de la calidad y de las mejoras en el rendimiento –Identificación de los términos comerciales más utilizados –El nivel de servicio logístico del mercado –Costos logísticos implicados en la adquisición de material

14 Negociación en compras La elección del proveedor adecuado se hará finalmente en función de la negociación de condiciones establecidas por el cliente. En todo proceso de negociación es fundamental considerar aspectos claves, tanto técnicos, económicos como logísticos, para poder ofrecer la cotización más competitiva de acuerdo a las necesidades del cliente

15 Separe las personas del problema. Céntrese en intereses no en posiciones. Genere alternativas para beneficio mutuo. Insista en criterios objetivos. Negociación integrativa en compras

16 Evaluación de proveedores El proveedor debe pasar por un proceso de homologación basado en una auditoría de planta. El Gestor de Compras debe realizar una clasificación y actualización de los perfiles de sus proveedores.

17 Evaluación de proveedores Revisión periódica, cuantitativa y cualitativa del funcionamiento de los proveedores en cuanto a resultados de los indicadores críticos definidos por la empresa. Revisión con proveedores estratégicos, uno o dos veces al año y de manera presencial. Objetivos específicos de este proceso son: – Definir prioridades para siguientes períodos, indicadores a ser utilizados, objetivos y límites – Asegurar que los objetivos del comprador y del vendedor se adaptan entre sí, a corto y largo plazo. – Construir relaciones a largo plazo

18 Evaluación de proveedores: áreas de acción Costo de los materiales, servicios y transporte Calidad de las materias primas o módulos Suministro en cantidad y tiempo Capacidad tecnológica, tanto en los procesos de los proveedores como en su participación en la innovación de los productos del cliente, Flexibilidad para adaptarse a los cambios del cliente, Estabilidad financiera o riesgo de que en el futuro problemas financieros del proveedor puedan poner en peligro su continuidad y Estilo de gestión, medido como el grado de coincidencia de la cultura y las estrategias de la empresa proveedora con los de la compradora.

19 Puntuación y evaluación del proveedor

20 Evaluación de la gestión de compras Evaluar permite darle dirección a las acciones: – Permite verificar la efectividad de las mismas, es decir que produzcan los resultados esperados – La eficiencia de las acciones, es decir que se emplee una cantidad razonable de recursos para realizar la acción – La coherencia de las acciones, es decir que los resultados de las acciones estén alineados con los objetivos globales que se quiere atender – La consistencia de las acciones, es decir, que no sean contradictorias entre sí

21 Evaluar permite diseñar y rediseñar las prácticas de trabajo de la institución Cuando existen evaluaciones negativas acerca de cómo se está haciendo, por ejemplo, la recepción y registro de materiales en bodega, se pueden tomar acciones correctivas y capacitar mejor al personal. Evaluación de la gestión de compras

22 Listado de indicadores Duración de los inventarios: es el número de días en que se consumiría los stocks disponibles de un material a los niveles de consumo promedio de la institución. Quiebres de inventario: frecuencia de casos en que una institución se queda sin inventario de un material que se mantiene en bodega. Tiempo de ciclo de compras: tiempo que transcurre entre que se solicita la compra de un material y que este es recibido en bodegas. Tiempo de despacho de la orden de compra: tiempo que transcurre entre que se solicita la compra de un material y se despacha al proveedor la orden de compra respectiva.

23 Listado de indicadores Cantidad de peticiones de oferta enviadas: corresponde al número de proveedores a los cuales se envía una petición de oferta para los procesos de cotización (para la operación en ChileCompra, corresponde al número de proveedores que son notificados de las cotizaciones vía ). Cantidad de ofertas recibidas: corresponde al número de ofertas o cotizaciones recibidas en un proceso de compra. Indicadores de satisfacción de usuarios: corresponden a una calificación de la calidad de servicio percibida por los clientes internos del área de adquisiciones, normalmente considera distintos ámbitos. Indicadores de evaluación de proveedores: corresponden a una evaluación de la calidad de servicio entregada por los proveedores. Normalmente se asocia a una clasificación de los proveedores.

24 Relación de indicadores con objetivos de gestión

25 Estrategia y medición de compras Adaptación de los objetivos de la función de compras a los objetivos de la empresa Estudios de los mercados de compra Elaboración de la estrategia de compras Organización del área de compras

26 Adaptación de los objetivos de la función de compras a los objetivos de la empresa Corporativos Integración/Desintegración – Hacer vs Comprar Centralización/Descentralización De Unidades de Negocio Objetivos de disminución tiempos desde el diseño del producto hasta su lanzamiento al mercado Aumento de flexibilidad – garantizar suministros Introducción de nuevos productos

27 Adaptación de los objetivos de la función de compras a los objetivos de la empresa Corporativos Integración/Desintegración – Hacer vs Comprar Centralización/Descentralización De Unidades de Negocio Objetivos de disminución tiempos desde el diseño del producto hasta su lanzamiento al mercado Aumento de flexibilidad – garantizar suministros Introducción de nuevos productos

28 Productos Apalancados Ofertas Competitivas Productos Rutinarios Sistema de Contratación Productos Estratégicos Alianzas con Proveedores Productos Cuello de Botella Asegurar el Suministro RIESGO DE SUMINISTRO IMPACTO DE LA COMPRA EN RESULTADOS Dimensión externa Dimensión interna Matriz de Kraljic Segmentación de productos/servicios que la empresa compra

29 Estrategia de Producto - Mercado Decisiones Organizativas Centralizar las compras + Reducir el número de proveedores: Apalancados y Cuellos de Botella Responsabilidad de la Dirección: Estratégicos y Mercados Competitivos Descentralizar: Rutinario y Mercados Fáciles

30 Todos los Proveedores se agrupan y forman una industria, que les permite competir y desarrollar sus ventajas competitivas. Industria Comunicaciones ( banda ancha, cable ) Industria Consumo ( consumo masivo ) Industria Educación ( e-learning, capacitación ) Industria Transporte ( Aéreo, Terrestre, Marítimo ) Industria Finanzas etc. ( Bancos ) Agrupación de proveedores por Industria

31 Crossdocking -Retail Adecuación de los proveedores a los estándares de almacenamiento.

32 Midiendo la gestión de compras: Indicadores de Gestión

33 Con la intención de mejorar la performance de las organizaciones se necesitan considerar diferentes indicadores específicos para cada proceso. Los indicadores de gestión están relacionados con: Mejoras en la calidad de la información Optimización en el uso de los activos fijos Optimización en el uso del capital de trabajo. Crecimiento de eficiencia Indicadores de gestión

34 Número Pedido Entregas A Tiempo Entregas Completas 0 1 Facturac. Sin Prob Entregas Perfectas %40% 60% 20% Calidad del Producto % Indicador de Pedido Perfecto

35 Quiebres de stock

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