Luis Jiménez Managing Director REVISTA CAPITAL: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

Presentación del tema: "Luis Jiménez Managing Director REVISTA CAPITAL: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”"— Transcripción de la presentación:

1 Luis Jiménez Managing Director ljimenez@ilhtech.com REVISTA CAPITAL: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

2 PASOS DIAGNÓSTICOANÁLISIS ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓNEJECUCIÓN Análisis interno de la organización Número de Ediciones Número de Suscriptores Plataforma IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos actuales RRHH interno IT Visión preliminar Definición objetivos estratégicos Evaluación riesgos Recursos Financiamiento Definición de indicadores de éxito Posibles mejoras de proceso Conformación de equipo Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de Contingencia Generación métricas Arquitectura Mapas proceso Asignación Roles Equipo Humano Planeación detallada y balanceada Carta Gantt SQA y testing Medición y control ROI Documentación y manuales Compromiso gerencial Implementación Migración Normalización Capacitación Cambio cultural organización Comunicación interna y externa Marketing Guía para mejora continua Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

3 PASOS DIAGNÓSTICOANÁLISIS ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓNEJECUCIÓN Análisis interno de la organización Número de Ediciones Número de Suscriptores Plataforma IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos actuales RRHH interno IT Visión preliminar Definición objetivos estratégicos Evaluación riesgos Recursos Financiamiento Definición de indicadores de éxito Posibles mejoras de proceso Conformación de equipo Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de Contingencia Generación métricas Arquitectura Mapas proceso Asignación Roles Equipo Humano Planeación detallada y balanceada Carta Gantt SQA y testing Medición y control ROI Documentación y manuales Compromiso gerencial Implementación Migración Normalización Capacitación Cambio cultural organización Comunicación interna y externa Marketing Guía para mejora continua Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

4 DIAGNÓSTICO EDICIONES E IMPRESOS S.A. Información General Equipo Análisis interno de la organización Análisis interno de la organización Número de Ediciones Número de Suscriptores Plataforma IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos actuales RRHH interno IT Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

5 DIAGNÓSTICO Número de Ediciones Análisis interno de la organización Número de Ediciones Número de Suscriptores Plataforma IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos actuales RRHH interno IT Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” ROP Circulación (No shopper) 16700 Ediciones por Año 24 Páginas emitidas internamente 2028 Columnas por página (N/A)

6 DIAGNÓSTICO Tipos de Suscripción Número de suscriptores 4000 Número de Suscriptores Análisis interno de la organización Número de Ediciones Número de Suscriptores Plataforma IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos actuales RRHH interno IT Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

7 DIAGNÓSTICO ERP actual: Trastecnia con contabilidad externa. Red interna de 25 PC. Sitio web con Outsourcing, Administrador de contenidos N.vio e Intranet. Plataforma IT Análisis interno de la organización Número de Ediciones Número de Suscriptores Plataforma IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos actuales RRHH interno IT Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

8 DIAGNÓSTICO Publicidad Suscriptores Venta de ejemplares Líneas de Ingreso Análisis interno de la organización Número de Ediciones Número de Suscriptores Plataforma IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos actuales RRHH interno IT Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

9 DIAGNÓSTICO Competencia Análisis interno de la organización Número de Ediciones Número de Suscriptores Plataforma IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos actuales RRHH interno IT Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

10 DIAGNÓSTICO La organización no cuenta con procesos definidos y documentados Procesos actuales Análisis interno de la organización Número de Ediciones Número de Suscriptores Plataforma IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos actuales RRHH interno IT Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

11 DIAGNÓSTICO Clima laboral adecuado Experiencias anteriores frustrantes Resistencia al cambio mediano La revista no cuenta con soporte interno técnico Desconfianza e incredulidad RRHH interno - IT Análisis interno de la organización Número de Ediciones Número de Suscriptores Plataforma IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos actuales RRHH interno IT Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

12 PASOS DIAGNÓSTICOANÁLISIS ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓNEJECUCIÓN Análisis interno de la organización Número de Ediciones Número de Suscriptores Plataforma IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos actuales RRHH interno IT Visión preliminar Definición objetivos estratégicos Evaluación riesgos Recursos Financiamiento Definición de indicadores de éxito Posibles mejoras de proceso Conformación de equipo Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de Contingencia Generación métricas Arquitectura Mapas proceso Asignación Roles Equipo Humano Planeación detallada y balanceada Carta Gantt SQA y testing Medición y control ROI Documentación y manuales Compromiso gerencial Implementación Migración Normalización Capacitación Cambio cultural organización Comunicación interna y externa Marketing Guía para mejora continua Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

13 ANÁLISIS Visión Preliminar Visión preliminar Definición objetivos estratégicos Evaluación riesgos Recursos Financiamiento Definición de indicadores de éxito Posibles mejoras de proceso Conformación de equipo Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

14 ANÁLISIS Reducir los costos operativos a través de un ordenamiento de la operación. Automatización del proceso de suscripciones. Optimización de las tareas de los ejecutivos. Control estricto sobre número de ejemplares por edición. Gestión base de datos de clientes Generación de reportes para toma de decisiones Aumentar tasa de Retención de suscriptores. Definición objetivos Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Visión preliminar Definición objetivos estratégicos Evaluación riesgos Recursos Financiamiento Definición de indicadores de éxito Posibles mejoras de proceso Conformación de equipo

15 ANÁLISIS Falta de definición y documentación de procesos Resistencia al cambio de la organización Capacitación del personal actual Pérdida del foco original Falta de perseverancia Integridad de los datos actuales Errores de comunicación Evaluación de Riesgos Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Visión preliminar Definición objetivos estratégicos Evaluación riesgos Recursos Financiamiento Definición de indicadores de éxito Posibles mejoras de proceso Conformación de equipo

16 ANÁLISIS Determinación de recursos disponibles para implementación de la solución. Recursos - Financiamiento Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Visión preliminar Definición objetivos estratégicos Evaluación riesgos Recursos Financiamiento Definición de indicadores de éxito Posibles mejoras de proceso Conformación de equipo

17 ANÁLISIS Diseño de proceso de negocios Implementación del registro y administración de los suscriptores Oferta de segmentación real para avisadores. Modelo de datos e interfaz de administración para el modulo de reclamos Control del Inventario Manejo de Eventos Esquema y Mapa de Navegación Pago en Línea Promociones y Concursos con datos para la trazabilidad posterior Definición de indicadores de éxito Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Visión preliminar Definición objetivos estratégicos Evaluación riesgos Recursos Financiamiento Definición de indicadores de éxito Posibles mejoras de proceso Conformación de equipo

18 ANÁLISIS Involucrar a las personas del proceso Documentación del proceso Adaptar la herramienta al proceso, o el proceso a la herramienta, ¿Qué es más eficiente? Posibles mejoras de proceso Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Visión preliminar Definición objetivos estratégicos Evaluación riesgos Recursos Financiamiento Definición de indicadores de éxito Posibles mejoras de proceso Conformación de equipo

19 ANÁLISIS Asignar el equipo adecuado para el trabajo Conformación de equipo Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Visión preliminar Definición objetivos estratégicos Evaluación riesgos Recursos Financiamiento Definición de indicadores de éxito Posibles mejoras de proceso Conformación de equipo

20 PASOS DIAGNÓSTICOANÁLISIS ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓNEJECUCIÓN Análisis interno de la organización Número de Ediciones Número de Suscriptores Plataforma IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos actuales RRHH interno IT Visión preliminar Definición objetivos estratégicos Evaluación riesgos Recursos Financiamiento Definición de indicadores de éxito Posibles mejoras de proceso Conformación de equipo Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de Contingencia Generación métricas Arquitectura Mapas proceso Asignación Roles Equipo Humano Planeación detallada y balanceada Carta Gantt SQA y testing Medición y control ROI Documentación y manuales Compromiso gerencial Implementación Migración Normalización Capacitación Cambio cultural organización Comunicación interna y externa Marketing Guía para mejora continua Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

21 ESTRATEGIA Visión y Alcance Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de Contingencia Generación métricas Arquitectura Mapas proceso Asignación Roles Equipo Humano

22 ESTRATEGIA Casos de Uso Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de Contingencia Generación métricas Arquitectura Mapas proceso Asignación Roles Equipo Humano

23 ESTRATEGIA Análisis FODA Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas FODA Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de Contingencia Generación métricas Arquitectura Mapas proceso Asignación Roles Equipo Humano Organización Sencillez SeguridadEficienciaFidelización

24 ESTRATEGIA Definir y documentar procesos Preparar e involucrar el personal para lograr el cambio por convicción y no por imposición. Capacitación del personal actual Instancia de control periódicas, y detección de desvío tempranamente. Motivación entender que toda mejora requiere un esfuerzo adicional. Crear flujo de comunicación con interlocutores válidos y responsables. Plan de Contingencia Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de Contingencia Generación métricas Arquitectura Mapas proceso Asignación Roles Equipo Humano

25 ESTRATEGIA Determinación de hitos en las fases y etapas a cumplir. Medir progreso en base a avance del desarrollo y los entregables. El control sin medición no existe Generación métricas Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de Contingencia Generación métricas Arquitectura Mapas proceso Asignación Roles Equipo Humano

26 ESTRATEGIA Topología Arquitectura Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de Contingencia Generación métricas Arquitectura Mapas proceso Asignación Roles Equipo Humano

27 ESTRATEGIA Mapas de Proceso Mapas procesos Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de Contingencia Generación métricas Arquitectura Mapas proceso Asignación Roles Equipo Humano

28 ESTRATEGIA Asignar los recursos de la empresa para la mejor utilización de los empleados Asignación Roles Equipo Humano Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de Contingencia Generación métricas Arquitectura Mapas proceso Asignación Roles Equipo Humano

29 PASOS DIAGNÓSTICOANÁLISIS ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓNEJECUCIÓN Análisis interno de la organización Número de Ediciones Número de Suscriptores Plataforma IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos actuales RRHH interno IT Visión preliminar Definición objetivos estratégicos Evaluación riesgos Recursos Financiamiento Definición de indicadores de éxito Posibles mejoras de proceso Conformación de equipo Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de Contingencia Generación métricas Arquitectura Mapas proceso Asignación Roles Equipo Humano Planeación detallada y balanceada Carta Gantt SQA y testing Medición y control ROI Documentación y manuales Compromiso gerencial Implementación Migración Normalización Capacitación Cambio cultural organización Comunicación interna y externa Marketing Guía para mejora continua Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

30 PLAN DE ACCIÓN Determinar variables del proyecto Descripción de las tareas Hitos Etapas Planeación detallada y balanceada Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Planeación detallada y balanceada Carta Gantt SQA y testing Medición y control ROI Documentación y manuales Compromiso gerencial

31 PLAN DE ACCIÓN Carta Gantt Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Planeación detallada y balanceada Carta Gantt SQA y testing Medición y control ROI Documentación y manuales Compromiso gerencial

32 PLAN DE ACCIÓN Documento de SQA SQA y testing Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Planeación detallada y balanceada Carta Gantt SQA y testing Medición y control ROI Documentación y manuales Compromiso gerencial

33 PLAN DE ACCIÓN Reporte Avance proyecto Visibilidad para todos los interesados Medición y control Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Planeación detallada y balanceada Carta Gantt SQA y testing Medición y control ROI Documentación y manuales Compromiso gerencial

34 PLAN DE ACCIÓN ROI Retorno de la inversión ROI Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Planeación detallada y balanceada Carta Gantt SQA y testing Medición y control ROI Documentación y manuales Compromiso gerencial

35 PLAN DE ACCIÓN Manual Partnet Capital Documentación y manuales Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Planeación detallada y balanceada Carta Gantt SQA y testing Medición y control ROI Documentación y manuales Compromiso gerencial

36 PLAN DE ACCIÓN Apoyo de los líderes o gerencia de la organización Compromiso de todo el equipo de trabajo Compromiso gerencial Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Planeación detallada y balanceada Carta Gantt SQA y testing Medición y control ROI Documentación y manuales Compromiso gerencial

37 PASOS DIAGNÓSTICOANÁLISIS ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓNEJECUCIÓN Análisis interno de la organización Número de Ediciones Número de Suscriptores Plataforma IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos actuales RRHH interno IT Visión preliminar Definición objetivos estratégicos Evaluación riesgos Recursos Financiamiento Definición de indicadores de éxito Posibles mejoras de proceso Conformación de equipo Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de Contingencia Generación métricas Arquitectura Mapas proceso Asignación Roles Equipo Humano Planeación detallada y balanceada Carta Gantt SQA y testing Medición y control ROI Documentación y manuales Compromiso gerencial Implementación Migración Normalización Capacitación Cambio cultural organización Comunicación interna y externa Marketing Guía para mejora continua Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

38 EJECUCIÓN http://capital.partnetcrm.cl Inicio de actividades Implementación Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Implementación Migración Normalización Capacitación Cambio cultural organización Comunicación interna y externa Marketing Guía para mejora continua

39 EJECUCIÓN Se realizaron 3 sesiones (6 personas C/U) Se preparó a todo el personal involucrado. Se entregó la documentación para consulta Capacitación Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Implementación Migración Normalización Capacitación Cambio cultural organización Comunicación interna y externa Marketing Guía para mejora continua

40 EJECUCIÓN Generar actitud positiva Mentalidad del cambio Charlas sobre el cambio Comunicación interna y externa Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Implementación Migración Normalización Capacitación Cambio cultural organización Comunicación interna y externa Marketing Guía para mejora continua

41 EJECUCIÓN Las personas son la diferencia. Creatividad, e innovación. Nuevas oportunidades, líneas de negocio, diferenciación en la oferta. Generación de valor agregado Concursos, eventos, acciones, insertos, estudios de mercado. Marketing Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Implementación Migración Normalización Capacitación Cambio cultural organización Comunicación interna y externa Marketing Guía para mejora continua

42 EJECUCIÓN Sistema de gestión financiera y contable Control del proceso de ventas Gestión para avisadores Actualizaciones y mejoras. Guía para mejora continua Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Implementación Migración Normalización Capacitación Cambio cultural organización Comunicación interna y externa Marketing Guía para mejora continua

43 PASOS DIAGNÓSTICOANÁLISIS ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓNEJECUCIÓN Análisis interno de la organización Número de Ediciones Número de Suscriptores Plataforma IT Líneas de Ingreso Competencia Procesos actuales RRHH interno IT Visión preliminar Definición objetivos estratégicos Evaluación riesgos Recursos Financiamiento Definición de indicadores de éxito Posibles mejoras de proceso Conformación de equipo Visión y Alcance Casos de Uso FODA Plan de Contingencia Generación métricas Arquitectura Mapas proceso Asignación Roles Equipo Humano Planeación detallada y balanceada Carta Gantt SQA y testing Medición y control ROI Documentación y manuales Compromiso gerencial Implementación Migración Normalización Capacitación Cambio cultural organización Comunicación interna y externa Marketing Guía para mejora continua Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

44 SOLUCIÓN Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

45 RESULTADOS Ediciones Ahorro por reducción de pérdida de ejemplares sin destino conocido Estrategia web para determinar comportamiento del lector. Mayor exactitud en Tiraje Manejo de inventarios de canjes y ediciones anteriores. Suscriptores Disminución en Tiempo y Personal asignado a tareas de suscripción Mejor atención al cliente con rápida respuesta / solución reclamos Disminución en deserciones de suscriptores Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Correo Ejecución de órdenes de trabajo automatica Integración con courier Ahorra ejemplares devueltos y re enviados Puntos de ventaEficiencia en la facturación Posibilidad de crear y administrar nuevos canales Inteligencia en distribución Encuestas y concursos Análisis de resultados Nueva oferta a avisadores con estudios de mercado Estrategia para captar nuevos avisadores. Inclusión en base de datos corporativa Eventos Plataforma para administrar relación con clientes. Creación de eventos para Envío masivo de correos Reportes de gestión

46 CONCLUSIONES Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores” Una renovada organización con nuevas metas y exigencias. Fidelización de suscriptores con un valor agregado Control en tiempo real, sobre la operación de la revista. Mejor servicio a mis lectores y avisadores Disminución de costos

47 CASO DE ÉXITO REVISTA CAPITAL Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

48 CASO DE ÉXITO REVISTA CAPITAL Revista Capital: “Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”