NO SOMOS UN SERVICIO MAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS Paula Villacis Gerente de Operaciones.

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2 NO SOMOS UN SERVICIO MAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS Paula Villacis Gerente de Operaciones

3 Evolución de FileStorage 2000 Construcción 2003 Guayaquil 2002 GIGA 2004 Sistema FILE 2.0 2001 File Web 1.0 2008

4 Gracias a todos

5 Gracias a Todos

6

7 Gracias a todos

8 Estadísticas

9 Explosión de la documentación

10 Problemas Falta de control de los documentos y su localizaci ó n Falta de control de los documentos y su localizaci ó n Altos í ndices de demoras, errores y extrav í o Altos í ndices de demoras, errores y extrav í o Espacios improductivos ocupados con archivos pasivos o vencidos Espacios improductivos ocupados con archivos pasivos o vencidos Ausencia de convicci ó n de disponer la totalidad de los documentos Ausencia de convicci ó n de disponer la totalidad de los documentos P é rdida de oportunidades de negociaci ó n por la demora de obtener informaci ó n P é rdida de oportunidades de negociaci ó n por la demora de obtener informaci ó n

11 Soluciones Valorar el orden Valorar el orden Cuantificar el valor del archivo Cuantificar el valor del archivo Comprometerse con la tarea Comprometerse con la tarea Invertir tiempo Invertir tiempo

12 FileStorage S.A. La solución para Administrar Administrar Almacenar Almacenar Ordenar Ordenar Depurar Depurar Transportar Transportar Destruir Destruir Digitalizar Digitalizararchivos

13 Bodegas 4.500 metros de depósitos. 4.500 metros de depósitos. Estacionamiento. Estacionamiento. Salas de consulta. Salas de consulta. Áreas administrativas. Áreas administrativas. Áreas de almacenaje Áreas de almacenaje

14 Ubicación de las Bodegas Quito: San Isidro del Inca Calderón y Granados Guayaquil: Vía Daule

15 Seguridad Codificación de las cajas Codificación de las cajas Vigilancia las 24 Hs Vigilancia las 24 Hs Control de accesos Control de accesos Sist. de prevención de incendios Sist. de prevención de incendios Alarma con monitoreo Alarma con monitoreo Control de plagas y roedores Control de plagas y roedores

16 Cajas Cajas especialmente diseñadas para archivos. Cajas especialmente diseñadas para archivos. Construidas bajo normas ISO 9001. Construidas bajo normas ISO 9001. Permiten precintos de seguridad. Permiten precintos de seguridad. Medidas: alto 27 largo 42 ancho 37 Medidas: alto 27 largo 42 ancho 37

17 Empaque

18 Formulario Guía de Remisión Empresa Empresa Departamento Departamento Numero de caja Numero de caja Fecha de vencimiento Fecha de vencimiento Fecha hasta Fecha hasta Fecha desde Fecha desde Subdescripción Subdescripción Descripción Descripción

19 Formulario Guía de Remisión Empresa Empresa Departamento Departamento Numero de caja Numero de caja Fecha hasta Fecha hasta Fecha desde Fecha desde Subdescripción Subdescripción Descripción Descripción OPCIONAL

20 Formulario Solicitud de Servicio Empresa Nombre Apellido Cedula de Identidad Nivel de acceso Firma del autorizante Firma del autorizado

21 Herramientas www.file.com.ec

22 Empaque No mezclar en una caja diferentes documentos No mezclar en una caja diferentes documentos No sobrepasar el limite de altura de la caja No sobrepasar el limite de altura de la caja No escribir nada en el exterior de la caja No escribir nada en el exterior de la caja No forzar la caja al momento de ser llenada No forzar la caja al momento de ser llenada No archivar diferentes departamentos en la misma caja No archivar diferentes departamentos en la misma caja

23 Sugerencias Ser preciso al momento de tomar nota del contenido de la caja Siempre archivar de la misma forma No colocar archivos de diferentes años en la misma caja Para la fecha de fin de almacenamiento se debe tomar la ultima fecha conocida

24 Consultas

25 Servicio de Consultas Consultas puerta a puerta Consultas puerta a puerta Consultas Urgentes Consultas Urgentes Revisión personal Revisión personal Entregas o retiros programados Entregas o retiros programados Consulta E-MAIL Consulta E-MAIL Consulta FAX Consulta FAX

26 Solicitud de Cajas pedidos@file.com.ec pedidos@file.com.ec info@file.com.ec info@file.com.ec 1-800-ARCHIVO 1-800-ARCHIVO www.file.com.ec www.file.com.ec Solo Personas autorizadas Solo Personas autorizadas

27 Consulta: recomendaciones No modificar el contenido de la caja No modificar el contenido de la caja Devolver la caja al terminar de utilizarla Devolver la caja al terminar de utilizarla No escribir nada en el exterior de la caja No escribir nada en el exterior de la caja No retirar las etiquetas identificatorias No retirar las etiquetas identificatorias

28 Preguntas Agenda PREGUNTAS

29 FIN