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NO SOMOS UN SERVICIO MAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS Flavio Tepper Gerente General.

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Presentación del tema: "NO SOMOS UN SERVICIO MAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS Flavio Tepper Gerente General."— Transcripción de la presentación:

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2 NO SOMOS UN SERVICIO MAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS Flavio Tepper Gerente General

3 Estadísticas

4 Explosión de la documentación

5 Problemas Falta de control. Falta de control. Demoras, errores y extrav í o. Demoras, errores y extrav í o. Espacios improductivos. Espacios improductivos. Ausencia de convicci ó n de disponer la totalidad de los documentos Ausencia de convicci ó n de disponer la totalidad de los documentos P é rdida de oportunidades de negociaci ó n. P é rdida de oportunidades de negociaci ó n.

6 Soluciones Valorar el orden Valorar el orden Cuantificar el valor del archivo Cuantificar el valor del archivo Comprometerse con la tarea Comprometerse con la tarea Invertir tiempo Invertir tiempo

7 FileStorage S.A. La solución para Administrar Administrar Almacenar Almacenar Ordenar Ordenar Depurar Depurar Transportar Transportar Destruir Destruir Digitalizar Digitalizararchivos

8 Ubicación de las Bodegas

9 Seguridad Codificación de las cajas Codificación de las cajas Vigilancia las 24 Hs Vigilancia las 24 Hs Control de accesos Control de accesos Sist. de prevención de incendios Sist. de prevención de incendios Alarma con monitoreo Alarma con monitoreo Control de plagas y roedores Control de plagas y roedores

10 Cajas Cajas especialmente diseñadas para archivos. Cajas especialmente diseñadas para archivos. Construidas bajo normas ISO Construidas bajo normas ISO Permiten precintos de seguridad. Permiten precintos de seguridad. Medidas: alto 27 largo 42 ancho 37 Medidas: alto 27 largo 42 ancho 37

11 Empaque

12 Formulario Guía de Remisión Empresa Empresa Departamento Departamento Numero de caja Numero de caja Fecha de vencimiento Fecha de vencimiento Fecha hasta Fecha hasta Fecha desde Fecha desde Subdescripción Subdescripción Descripción Descripción

13 Formulario Guía de Remisión Empresa Empresa Departamento Departamento Numero de caja Numero de caja Fecha hasta Fecha hasta Fecha desde Fecha desde Subdescripción Subdescripción Descripción Descripción OPCIONAL

14 Formulario Solicitud de Servicio Empresa Nombre Apellido Cedula de Identidad Nivel de acceso Firma del autorizante Firma del autorizado

15 Formulario Entrega de Insumos

16 Formulario Servicios Realizados

17 Empaque No mezclar en una caja diferentes documentos No mezclar en una caja diferentes documentos No sobrepasar el limite de altura de la caja No sobrepasar el limite de altura de la caja No escribir nada en el exterior de la caja No escribir nada en el exterior de la caja No forzar la caja al momento de ser llenada No forzar la caja al momento de ser llenada No archivar diferentes departamentos en la misma caja No archivar diferentes departamentos en la misma caja

18 Sugerencias Ser preciso al momento de tomar nota del contenido de la caja Siempre archivar de la misma forma No colocar archivos de diferentes años en la misma caja Para la fecha de fin de almacenamiento se debe tomar la ultima fecha conocida

19 Herramientas

20 Consultas

21 Servicio de Consultas Consultas puerta a puerta Consultas puerta a puerta Consultas Urgentes Consultas Urgentes Revisión personal Revisión personal Entregas o retiros programados Entregas o retiros programados Consulta Consulta Consulta FAX Consulta FAX

22 Solicitud de Cajas ARCHIVO ARCHIVO Solo Personas autorizadas Solo Personas autorizadas

23 Consulta: recomendaciones No modificar el contenido de la caja No modificar el contenido de la caja Devolver la caja al terminar de utilizarla Devolver la caja al terminar de utilizarla No escribir nada en el exterior de la caja No escribir nada en el exterior de la caja No retirar las etiquetas identificatorias No retirar las etiquetas identificatorias

24 Preguntas Agenda PREGUNTAS

25 FIN


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