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Control de Gestión Documental y Administración de Información.

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Presentación del tema: "Control de Gestión Documental y Administración de Información."— Transcripción de la presentación:

1 Control de Gestión Documental y Administración de Información

2 Recepción documental Revisión y Verificación Alta en el sistema Depuración e Integración Preparación Escaneo Control de Calidad Digitalización de Documentos

3 Administración de documentos electrónicos Nombramiento Indexación Resguardo Administración de documentos electrónicos Control de Calidad

4 Administración de documentos físicos Depuración e Integración de Documentos Archivo Físico de Documentos en Almacén del Cliente o de Dipex Administración, Control y Resguardo de Documentos físicos (Personal cliente o personal Dipex) Control de Calidad

5 Respaldo seguro de los documentos. Ahorro del espacio físico. Eliminar el incremento de archivo muerto por almacenamiento de documentos vencidos en su plazo de conservación. Depuración y clasificación ordenada y sistemáticamente de documentos físicos. Evitar la pérdida de documentos durante los tiempos de consulta o auditorías. Elaboración de políticas y procedimientos, apegados a la norma, para que cada área cuente con un proceso de almacenamiento y administración de sus expedientes y documentos en un mismo lugar con elevados estándares de control y seguridad. Localización expedita y eficiente de documentos electrónicos y físicos. Acceso rápido para la consulta de los documentos. con flexibilidad para ser consultado por varias personas simultáneamente, Fácil reproducción de documentos. Eficientización de la administración de los archivos. Beneficios

6 Eliminación de costos ocultos inherentes al almacenamiento del archivo muerto. Reducción de los tiempos de búsqueda y consulta de documentos mediante un Sistema de solicitud vía Web. Experiencia en los servicios ofrecidos (Infonavit, Grupo Perc, Conae, Issste, IEE, Frisa, Editorial Planeta, Ixe, etc.). Capacidad de Almacenaje de documentos electrónicos y físicos en almacenes Dipex a nivel nacional. Software propio ( DMS ) especializado en la administración y control de documentos. Solución Integral en la administración de archivos electrónicos y físicos en línea (diseño e implementación de solución llave en mano) Traslado físico de documentos con altos estándares de calidad y equipo de Dipex (personal y parque Vehicular propio). Estructura a nivel nacional para la implementación de la solución integral. tanto en equipos de digitalización masiva, como en sistemas de resguardo de información y equipos de impresión. Auditoria Permanente de Operaciones.

7 Beneficios del Sistema de Control de Gestión Documental Dipex (DMS) Implementa un sistema de código de barras para el control y monitoreo de los documentos a lo largo del servicio integral, así como en los periodos en los que dichos expedientes y cajas salen del resguardo en préstamo. Permite verificar en línea los documentos en préstamo y los documentos en resguardo en las instalaciones de la empresa o dependencia pública o en los almacenes de Dipex. Minimiza los tiempos de búsqueda y consulta de documentos mediante un Sistema de solicitud vía web. Elimina los tiempos de re-archivo de carpetas y expedientes mediante la solicitud de recolección vía web. Elimina la pérdida de documentos durante los procesos de auditoría. Atenúa el incremento del archivo muerto por almacenamiento de documentos vencidos en su plazo de conservación de acuerdo a norma.

8 Recepción Documental (alta work flow Dipex) Protocolo de recepción y saludo. Recepción física de los documentos y/o expedientes. Validación de los documentos y/o expedientes contra Base de Datos, Listados, Catálogos, etc. Revisión y Verificación Documental Colocación de los documentos en mesa de trabajo. Verificación de la naturaleza de los documentos. Verificación de la legibilidad y estado físico de los documentos. Cuantificación del número de documentos, expedientes, cajas u otros. Impresión de etiquetas con código de barras. Pegado y colocación de la etiqueta en cada documento. Captura en el sistema del dato de identificación del documento y/o expediente llave de acceso (nombre, número, clave, etc.) Elaboración, impresión y Entrega del Acuse de Recibo (opcional de acuerdo a las necesidades del cliente). Alta de Documentos en el Sistema de Control Con base en las etiquetas con código de barras, se dan de alta en el sistema los documentos que ingresan al proceso. Se imprime el reporte de documentos recibidos, por día, área, departamento, tipo de documentos, etc. Se genera el reporte de asignación de documentos para su procesamiento, indicando el nombre del responsable y del proceso a seguir.

9 Depuración e Integración Documental Traslado de los documentos a la mesa de Trabajo. Limpieza del polvo de los documentos, expedientes, cajas, etc., se utiliza un sistema de baja intensidad de aspiración y limpieza manual. Revisión individual de los documentos contra el Check List previamente definido por el cliente, identificando y separando en su caso, los documentos distintos. Captura en el sistema de los documentos contenidos en el expediente. Integración de los documentos que pertenecen a la misma referencia (llave de acceso definida por el cliente), realizando la búsqueda automática de registros en el sistema para la búsqueda física de los documentos que corresponden a la misma referencia. Compilación de los documentos de la misma referencia en un solo expediente. Clasificación y acomodo de documentos en el orden solicitado por el cliente. Asignación de nuevas etiquetas con código de barras. Elaboración del nuevo Check List, indicando el total de documentos. Captura en el sistema de los documentos que contiene el expediente, en su caso cambio de folder, carpeta, etc. Impresión y colocación en el folder o carpeta de una etiqueta con código de barras.

10 Preparación de Documentos Asignación de los documentos a preparar al personal responsable en el Sistema de Control de Documentos. Retirar folders, broches, clips, grapas, etc. Acomodo homogéneo de los documentos que pertenecen a un mismo expediente. Incorporación de un separador auto adherible por cada expediente, o en su caso hoja en blanco entre cada uno. Asignación de los documentos a escanear al personal responsable en el Sistema de Control de Documentos. Digitalización de Documentos Generación de carpeta individual por expediente en el sistema operativo del equipo de cómputo. Colocación de documentos en el alimentador automático del escáner de alto volumen, en caso de hojas maltratadas se utiliza la cama plana. Escaneo de documentos. Revisión visual de las imágenes de los documentos: calidad de imagen. Se realiza el proceso OCR para reconocimiento de caracteres. Revisión del número total de documentos escaneados contra el número total de documentos físicos. Se integran las imágenes a la carpeta correspondiente.

11 Nombramiento de Documentos Indexación Asignación de la ubicación de las imágenes en el sistema para el control y resguardo de los documentos digitales, que se realiza a través de los códigos de barras que previamente se colocaron en los documentos, expedientes, carpetas, cajas, etc. Asignación de la ubicación física de los documentos, expedientes, carpetas, cajas, etc. En el sistema de Dipex, a través de los códigos de barras que previamente se colocaron en los mismos. Recuperación de imágenes que sean solicitadas por el cliente, a través del código de barras que se utiliza como llave para realizar este proceso. Los documentos electrónicos son nombrados para su plena identificación. Generalmente el nombramiento se lleva a cabo bajo un código que identifica el tipo de documento.

12 Archivo Físico de Documentos Administración y resguardo de documentos físicos Administración del archivo físico con un inventario en línea, con el fin de controlar los préstamos y devoluciones de la documentación para consulta y auditorías, evitando pérdida de información. Almacenamiento de documentos originales. Consulta y Control de Inventario EN LINEA con marcación de color: documentos en custodia, en proceso de envío y en préstamo. Solicitud y Devolución de documentos EN LINEA vía WEB. Envío y Recolección personalizada. Depuración y Consulta de Documentos vía WEB a través del E-DOC (Licenciamiento de Software). Licenciamiento de Software D-DOC para Control de documentos en Archivos del Cliente. Resguardo de cajas y expedientes en almacenes del Cliente o de Dipex a nivel nacional. Separación física de las hojas digitalizadas para su reinserción en los expedientes, carpetas o cajas, la identificación es a través de los códigos de barras (etiquetas generadas previamente). Asignación de los documentos a archivar al personal responsable en el Sistema de Control de Documentos. Colocación de los documentos en mesas de organización y archivo de documentos digitalizados. Codificación de caja, carpeta y/o expediente. Registro y alta en BDD. Acomodo de los documentos, expedientes, carpetas, etc. en cajas para el control y resguardo físico de los mismos.

13 El control de Calidad implica desde el inicio del servicio integral, la revisión sistemática de los procesos realizados. Esta labor se asigna a supervisores en sitio y a la Mesa de Control Central operada con personal especializado. El monitoreo busca identificar desviaciones de los operadores en sitio, así como de los entregables físicos y electrónicos de los mismos. La revisión en sitio incluye: 1.Apego a procedimientos 2.Cumplimiento de tiempos de proceso establecidos 3.Respeto a normas de seguridad y confidencialidad 4.Imagen ante el cliente 5.Verificación de correspondencia entre ubicación física del documento versus ubicación indicada por el sistema. La revisión central (remota) considera: 1.Verificación de calidad en las imágenes digitalizadas 2.Calidad del nombramientos de los archivos (en su caso) 3.Respaldos de información 4.Entregables electrónicos al cliente 5.Reportes y estadísticas Nota: La mesa de control reporta desviaciones simultáneamente a la Dirección General y a la Dirección de Operaciones y genera doble respaldos de la información que considera conveniente. Control de Calidad


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