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Gerente de Operaciones. FileStorage La solución para Administrar – Almacenar – Ordenar Depurar – Transportar - Digitalizar archivos.

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Gerente de Operaciones. FileStorage La solución para Administrar – Almacenar – Ordenar Depurar – Transportar - Digitalizar archivos.

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Presentación del tema: "Gerente de Operaciones. FileStorage La solución para Administrar – Almacenar – Ordenar Depurar – Transportar - Digitalizar archivos."— Transcripción de la presentación:

1 Gerente de Operaciones

2 FileStorage La solución para Administrar – Almacenar – Ordenar Depurar – Transportar - Digitalizar archivos

3 Estadísticas

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5

6 TOMEMOS CONCIENCIA Seamos ordenados y utilicemos menos papel

7

8 información archivo digital archivo físico

9 La solución para Administrar Almacenar Ordenar Depurar Transportar Depurar Digitalizar archivos FileStorage S.A.

10 Instalaciones Quito: San Isidro del Inca, Calderón y Granados Guayaquil: Vía Daule

11 Servicios Seguridad Capacidad Capacitación Seguro Facturación detallada Acceso vía web Consultas ARCHIVOS

12 Instituciones públicas y privadas Bancos y entidades financieras Aseguradoras Industrias Importadores Farmacéuticas Empresas de servicios Comercios Clientes+250

13 Gracias a todos

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17 Archivos

18 Problemas Falta de control de los documentos y su localización Altos índices de demoras, errores y extravío Espacios improductivos ocupados con archivos pasivos o vencidos Ausencia de convicción de disponer la totalidad de los documentos Pérdida de oportunidades de negociación por la demora de obtener información

19 Soluciones Valorar el orden Cuantificar el valor del archivo Comprometerse con la tarea Invertir tiempo

20 Seguridad Codificación de las cajas Vigilancia las 24 Hs Control de accesos Sist. de prevención de incendios Alarma con monitoreo Control de plagas y roedores

21 Cajas Cajas especialmente diseñadas para archivos. Construidas bajo normas ISO Permiten precintos de seguridad. Medidas: alto 27 largo 42 ancho 37

22 Empaque

23 Guía de Remisión Empresa Departamento Numero de caja Fecha de vencimiento Fecha hasta Fecha desde Subdescripción Descripción

24 Guía de Remisión Empresa Departamento Numero de caja Fecha hasta Fecha desde Subdescripción Descripción OPCIONAL

25 Solicitud de Servicio Empresa Nombre Apellido Cedula de Identidad Nivel de acceso Firma del autorizante Firma del autorizado

26 Empaque No mezclar en una caja diferentes documentos No sobrepasar el limite de altura de la caja No escribir nada en el exterior de la caja No forzar la caja al momento de ser llenada No archivar diferentes departamentos en la misma caja

27 Sugerencias Ser preciso al momento de tomar nota del contenido de la caja Siempre archivar de la misma forma No colocar archivos de diferentes años en la misma caja Para la fecha de fin de almacenamiento se debe tomar la ultima fecha conocida

28 Herramientas

29 ARCHIVO

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39 Consultas

40 Servicio de Consultas Consultas puerta a puerta Consultas Normales Consultas Urgentes Consultas en File Revisión personal Entregas o retiros programados Consulta Consulta FAX

41 Solicitud de Cajas ARCHIVO Solo Personas autorizadas

42 Recomendaciones No modificar el contenido de la caja Devolver la caja al terminar de utilizarla No escribir nada en el exterior de la caja No retirar las etiquetas identificatorias

43 Facturacion

44 Facturación Se realiza un corte mensual (día 20) Los insumos y servicios de empaque (mes vencido) El servicio de Custodia y administración se factura por mes adelantado. Se entrega una detalle por unidad de costos

45 Preguntas Agenda PREGUNTAS

46 FIN MUCHAS GRACIAS


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