NO SOMOS UN SERVICIO MAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS

Presentación del tema: "NO SOMOS UN SERVICIO MAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS"— Transcripción de la presentación:

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2 NO SOMOS UN SERVICIO MAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS
Paula Villacis Gerente de Operaciones

3 Estadísticas

4 Explosión de la documentación

5 Problemas Falta de control de los documentos y su localización
Altos índices de demoras, errores y extravío Espacios improductivos ocupados con archivos pasivos o vencidos Ausencia de convicción de disponer la totalidad de los documentos Pérdida de oportunidades de negociación por la demora de obtener información

6 Soluciones Valorar el orden Cuantificar el valor del archivo
Comprometerse con la tarea Invertir tiempo

7 Cajas Diners Club Cajas especialmente diseñadas para archivos internos de Diners. Espacio para pegar la descripción de la caja .

8 Empaque

9 Formulario Guía de Remisión
Departamento Numero de Caja Descripción Enviado Por Fecha Firma Recibido Por

10 La mejor manera de empacar

11 La mejor forma de archivar Back Office
Notas de Crédito Certificados Comprobantes de cheque Notas de Crédito mes enero del 2006. Certificados de …. enero del 2006. Comprobantes de cheques ….. enero 2006.

12 La mejor forma de archivar Control Interno
Estados de Cuentas Cheques Memos Estados de Cuentas enero 2006. Cheques de …. enero 2006. Memos ( de) ….. mes y año.

13 La mejor forma de archivar Datacard
Cuadre de tarjetas mes … año... Memos (de ) ….. mes y año. Socios Nuevos mes… año…. Cuadre de Tarjetas Memos Socios Nuevos

14 La mejor forma de archivar RR-HH
Nominas Comprobantes de pagos Documentación de gerencia. Roles de pago mes de enero del 2005 Comprobantes de pago enero del 2005. Cartas del año 2004 Contratos firmados enero 2007

15 La mejor forma de archivar Contabilidad
Comprobantes de diario de enero del 2007 Balances enero del 2007 Asientos Contables enero 2007 Comprobantes de diario Balances Asientos Contables

16 La mejor forma de archivar Riesgos
Balances Flujos Manuales Balances del mes de enero 2005 Flujos de …. Enero del 2005 Manuales de …. Enero del 2005

17 La mejor forma de archivar
Recordar que la mayoría de documentos tiene tiempo de retención. Siempre que exista duda consultar la tabla de retención de documentos. Lo mínimo de años para mantener archivo inactivo son 5 años hasta 10 años y un día. Mantener siempre limpio el archivo respetando los tiempos de retención.

18 Empaque No mezclar en una caja diferentes documentos
No sobrepasar el limite de altura de la caja No escribir nada en el exterior de la caja No forzar la caja al momento de ser llenada No archivar diferentes departamentos en la misma caja

19 Sugerencias Ser preciso al momento de tomar nota del contenido de la caja Siempre archivar de la misma forma No colocar archivos de diferentes años en la misma caja Para la fecha de fin de almacenamiento se debe tomar la ultima fecha conocida

20 Consultas

21 Consulta: recomendaciones
No modificar el contenido de la caja Devolver la caja al terminar de utilizarla No escribir nada en el exterior de la caja

22 Evolución de FileStorage
2005 2004 Sistema FILE 2.0 2003 Guayaquil 2002 GIGA 2001 File Web 1.0 2000 Construcción

23 Gracias a todos

24 Gracias a Todos

25 Gracias a todos

26 FileStorage S.A. La solución para Administrar Almacenar Ordenar
Depurar Transportar Destruir Digitalizar archivos

27 Ubicación de las Bodegas
Quito: San Isidro del Inca Y Calderón Guayaquil: Vía Daule

28 Seguridad Codificación de las cajas Vigilancia las 24 Hs
Control de accesos Sist. de prevención de incendios Alarma con monitoreo Control de plagas y roedores

29 Cajas Cajas especialmente diseñadas para archivos.
Construidas bajo normas ISO 9001. Permiten precintos de seguridad. Medidas: alto 27 largo 42 ancho 37

30 Empaque

31 Formulario Guía de Remisión
Empresa Departamento Numero de caja Fecha de vencimiento Fecha hasta Fecha desde Subdescripción Descripción

32 Formulario Guía de Remisión
Empresa Departamento Numero de caja Fecha hasta Fecha desde Subdescripción Descripción OPCIONAL

33 Preguntas PREGUNTAS Agenda

34 FIN