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NO SOMOS UN SERVICIO MAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS Paula Villacis Gerente de Operaciones.

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Presentación del tema: "NO SOMOS UN SERVICIO MAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS Paula Villacis Gerente de Operaciones."— Transcripción de la presentación:

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2 NO SOMOS UN SERVICIO MAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS Paula Villacis Gerente de Operaciones

3 Estadísticas

4 Explosión de la documentación

5 Problemas Falta de control de los documentos y su localizaci ó n Falta de control de los documentos y su localizaci ó n Altos í ndices de demoras, errores y extrav í o Altos í ndices de demoras, errores y extrav í o Espacios improductivos ocupados con archivos pasivos o vencidos Espacios improductivos ocupados con archivos pasivos o vencidos Ausencia de convicci ó n de disponer la totalidad de los documentos Ausencia de convicci ó n de disponer la totalidad de los documentos P é rdida de oportunidades de negociaci ó n por la demora de obtener informaci ó n P é rdida de oportunidades de negociaci ó n por la demora de obtener informaci ó n

6 Soluciones Valorar el orden Valorar el orden Cuantificar el valor del archivo Cuantificar el valor del archivo Comprometers e con la tarea Comprometers e con la tarea Invertir tiempo Invertir tiempo

7 Cajas Diners Club Cajas especialmente diseñadas para archivos internos de Diners. Cajas especialmente diseñadas para archivos internos de Diners. Espacio para pegar la descripción de la caja. Espacio para pegar la descripción de la caja.

8 Empaque

9 Formulario Guía de Remisión Departamento Departamento Numero de Caja Numero de Caja Descripción Descripción Enviado Por Enviado Por Fecha Fecha Enviado Por Enviado Por Firma Firma Recibido Por Recibido Por Firma Firma

10 La mejor manera de empacar

11 La mejor forma de archivar Back Office Notas de Crédito Notas de Crédito Certificados Certificados Comprobantes de cheque Comprobantes de cheque Notas de Crédito mes enero del Notas de Crédito mes enero del Certificados de …. enero del Certificados de …. enero del Comprobantes de cheques ….. enero Comprobantes de cheques ….. enero 2006.

12 La mejor forma de archivar Control Interno Estados de Cuentas Estados de Cuentas Cheques Cheques Memos Memos Estados de Cuentas enero Estados de Cuentas enero Cheques de …. enero Cheques de …. enero Memos ( de) ….. mes y año. Memos ( de) ….. mes y año.

13 La mejor forma de archivar Datacard Cuadre de Tarjetas Cuadre de Tarjetas Memos Memos Socios Nuevos Socios Nuevos Cuadre de tarjetas mes … año... Cuadre de tarjetas mes … año... Memos (de ) ….. mes y año. Memos (de ) ….. mes y año. Socios Nuevos mes… año…. Socios Nuevos mes… año….

14 La mejor forma de archivar RR-HH Nominas Nominas Comprobantes de pagos Comprobantes de pagos Documentación de gerencia. Documentación de gerencia. Roles de pago mes de enero del 2005 Roles de pago mes de enero del 2005 Comprobantes de pago enero del Comprobantes de pago enero del Cartas del año 2004 Cartas del año 2004 Contratos firmados enero 2007 Contratos firmados enero 2007

15 La mejor forma de archivar Contabilidad Comprobantes de diario Comprobantes de diario Balances Balances Asientos Contables Asientos Contables Comprobantes de diario de enero del 2007 Comprobantes de diario de enero del 2007 Balances enero del 2007 Balances enero del 2007 Asientos Contables enero 2007 Asientos Contables enero 2007

16 La mejor forma de archivar Riesgos Balances Balances Flujos Flujos Manuales Manuales Balances del mes de enero 2005 Balances del mes de enero 2005 Flujos de …. Enero del 2005 Flujos de …. Enero del 2005 Manuales de …. Enero del 2005 Manuales de …. Enero del 2005

17 La mejor forma de archivar Recordar que la mayoría de documentos tiene tiempo de retención. Recordar que la mayoría de documentos tiene tiempo de retención. Siempre que exista duda consultar la tabla de retención de documentos. Siempre que exista duda consultar la tabla de retención de documentos. Lo mínimo de años para mantener archivo inactivo son 5 años hasta 10 años y un día. Lo mínimo de años para mantener archivo inactivo son 5 años hasta 10 años y un día. Mantener siempre limpio el archivo respetando los tiempos de retención. Mantener siempre limpio el archivo respetando los tiempos de retención.

18 Empaque No mezclar en una caja diferentes documentos No mezclar en una caja diferentes documentos No sobrepasar el limite de altura de la caja No sobrepasar el limite de altura de la caja No escribir nada en el exterior de la caja No escribir nada en el exterior de la caja No forzar la caja al momento de ser llenada No forzar la caja al momento de ser llenada No archivar diferentes departamentos en la misma caja No archivar diferentes departamentos en la misma caja

19 Sugerencias Ser preciso al momento de tomar nota del contenido de la caja Siempre archivar de la misma forma No colocar archivos de diferentes años en la misma caja Para la fecha de fin de almacenamiento se debe tomar la ultima fecha conocida

20 Consultas

21 Consulta: recomendaciones No modificar el contenido de la caja No modificar el contenido de la caja Devolver la caja al terminar de utilizarla Devolver la caja al terminar de utilizarla No escribir nada en el exterior de la caja No escribir nada en el exterior de la caja

22 Evolución de FileStorage 2000 Construcción 2003 Guayaquil 2002 GIGA 2004 Sistema FILE File Web

23 Gracias a todos

24 Gracias a Todos

25 Gracias a todos

26 FileStorage S.A. La solución para Administrar Administrar Almacenar Almacenar Ordenar Ordenar Depurar Depurar Transportar Transportar Destruir Destruir Digitalizar Digitalizararchivos

27 Ubicación de las Bodegas Quito: San Isidro del Inca Y Calderón Guayaquil: Vía Daule

28 Seguridad Codificación de las cajas Codificación de las cajas Vigilancia las 24 Hs Vigilancia las 24 Hs Control de accesos Control de accesos Sist. de prevención de incendios Sist. de prevención de incendios Alarma con monitoreo Alarma con monitoreo Control de plagas y roedores Control de plagas y roedores

29 Cajas Cajas especialmente diseñadas para archivos. Cajas especialmente diseñadas para archivos. Construidas bajo normas ISO Construidas bajo normas ISO Permiten precintos de seguridad. Permiten precintos de seguridad. Medidas: alto 27 largo 42 ancho 37 Medidas: alto 27 largo 42 ancho 37

30 Empaque

31 Formulario Guía de Remisión Empresa Empresa Departamento Departamento Numero de caja Numero de caja Fecha de vencimiento Fecha de vencimiento Fecha hasta Fecha hasta Fecha desde Fecha desde Subdescripción Subdescripción Descripción Descripción

32 Formulario Guía de Remisión Empresa Empresa Departamento Departamento Numero de caja Numero de caja Fecha hasta Fecha hasta Fecha desde Fecha desde Subdescripción Subdescripción Descripción Descripción OPCIONAL

33 Preguntas Agenda PREGUNTAS

34 FIN


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