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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON.

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1 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS MAYO DE 2004 CLAVE:

2 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: ÍNDICE Página 1 de Desarrollo (Descripción de las Actividades) Diagrama de Flujo Marco Normativo Anexos Sección de Firmas de Autorización y Cambio

3 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: Actividades Formatos 1.- Desarrollo (Descripción de Actividades) Dependencias INICIA PROCEDIMIENTO 1.-Detecta la necesidad de un cambio y lo solicita con la justificación respectiva. Las solicitudes de cambio con su respectiva justificación del Área Usuaria o cualquier otra, deben ser ingresadas a través del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos. 2.-Recibe solicitud de cambio, revisa y analiza. Presenta al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos el cambio con las alternativas de solución, en las que se analice factibilidad, estimados de costos y tiempo de ejecución y establece la necesidad de prórroga, en su caso. 3.- ¿Tiene saldo disponible en el Presupuesto de Inversión para pagar los trabajos derivados del cambio? SÍ:Continúa en la actividad No. 4A. NO:Pasa a la actividad No. 6. 4A.-Analiza el cambio presentado y determina su procedencia considerando las alternativas propuestas por la Residencia de Obras, si fuera necesario lo envía al Área Responsable de Ingeniería para su revisión, modificación y comentarios. En su caso, informa al Área Responsable de la Contratación y Área de Programación y Presupuesto. 4B.-Se entera y propone acciones pertinentes. 4C.-Se entera, verifica suficiencia presupuestal y en su caso propone acciones pertinentes. Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos, Residencia de Obras y/o Contratista Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Cédula de procedencia de cambio Residencia de Obras Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos 2 de 21

4 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: Actividades Formatos Dependencias 5.-¿Procede el cambio? SÍ: Pasa a la actividad No. 8. NO: Continúa en la actividad No Cancela la solicitud de cambio e informa a las Áreas involucradas. 7.-Recibe improcedencia del cambio, y en su caso, comunica al Contratista. TERMINA PROCEDIMIENTO 8.-Recibe visto bueno del cambio, elabora Notificación de Cambio con alcances definidos y solicita preparación de propuesta al Contratista con toda la documentación necesaria, así como en su caso, el costo estimado, tiempo de ejecución y la necesidad de prórroga. Registra la Notificación de Cambio que proceda en el Sistema Informático de Seguimiento y Control y en la bitácora, en su caso, a través del Supervisor de Obras. 9.-Elabora propuesta de cambio, incluyendo en su caso, el presupuesto, programa de ejecución y las necesidades de prórroga que procedan y envía a la Residencia de Obras. 10.-Recibe propuesta, dentro de los treinta días naturales siguientes a la solicitud, la analiza y en su caso, solicita al Área de Costos del Área Responsable de la Contratación, la autorización de Precios Unitarios Extraordinarios, debiendo dejar constancia por escrito de la aceptación de la propuesta. Ir al Procedimiento Administrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios. 11.-Ordena por escrito la ejecución de los trabajos, indepen- dientemente de la anotación en bitácora. En el caso de requerirse Precios Unitarios Extraordinarios preferentemente se buscará su autorización antes de iniciar los trabajos Inicia los trabajos. 1.- Desarrollo (Descripción de Actividades) Contratista Residencia de Obras Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Residencia de Obras Contratista Notificación de cambio Residencia de Obras 3 de 21

5 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: Actividades Formatos Dependencias Viene del Procedimiento Administrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios. 13.-Elabora Dictamen Técnico que funde y motive la justificación de cambio, incluyendo en su caso, monto y/o plazo, enviándose copia al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos. 14.-¿Cuenta con presupuesto el contrato? SÍ: Pasa a la actividad No. 18. NO: Continúa en la actividad No Recibe petición, elabora y envía solicitud de traspaso de fondos. 16.-Realiza traspaso en el Sistema Institucional de Presupuesto, redirecciona presupuesto y envía. 17.-Recibe comprobante de suficiencia presupuestal y verifica. Envía copia a la Residencia de Obras. 18.-Elabora Orden de Cambio, incluyendo todas las notificaciones y anexos que la conforman, con su monto y plazo que correspondan en su caso, registrándola en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. 19.-Integra la documentación soporte del convenio (Órdenes de Cambio, Cédula de Procedencia, Dictamen Técnico o Memoria Justificativa y en su caso Anexos Técnicos y Económicos). Solicita la elaboración del convenio correspondiente. 1.- Desarrollo (Descripción de Actividades) Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Residencia de Obras Área de Programación y Presupuesto Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Dictamen Técnico Orden de Cambio 4 de 21 Residencia de Obras

6 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: Actividades Formatos Dependencias 20.-Recibe solicitud con la documentación soporte y gestiona Convenio ante el Área Responsable de la Contratación. 21.-Recibe solicitud con la documentación soporte y registra en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. Ir al Procedimiento Administrativo para Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos. TERMINA PROCEDIMIENTO 1.- Desarrollo (Descripción de Actividades) Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Contratación 5 de 21

7 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: Contratista Residencia de Obras Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Actividades Formatos 2.- Diagrama de Flujo Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto INICIA PROCEDIMIENTO 1.-Detecta la necesidad de un cambio y lo solicita con la justificación respectiva. Las solicitudes de cambio con su respectiva justificación del Área Usuaria o cualquier otra, deben ser ingresadas a través del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos. 2.-Recibe solicitud de cambio, re- visa y analiza. Presenta al Área Responsable de la Ejecu- ción de los Trabajos el cambio con las alternativas de solu- ción, en las que se analice fac- tibilidad, estimados de costos y tiempo de ejecución y estable- ce la necesidad de prórroga, en su caso. 3.- ¿Tiene saldo disponible en el Presupuesto de Inversión para pagar los trabajos derivados del cambio? SÍ: Continúa en la actividad No.4A. NO: Pasa a la actividad No.6. 3 NO SÍ 1 I Inicio 11 A 6 de 21 2

8 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: 4A4C4B 2.- Diagrama de Flujo 4A.- Analiza el cambio pre- sentado y determina su procedencia consideran- do las alternativas pro- puestas por la Residen- cia de Obras, si fuera ne- cesario lo envía al Área Responsable de Inge- niería para su revisión, modificación y comen- tarios. En su caso, informa al Área Respon- sable de la Contratación y Área de Programación y Presupuesto. 4B.-Se entera y propone acciones pertinentes. 4C.-Se entera, verifica sufi- ciencia presupuestal y en su caso propone acciones pertinentes. 5.-¿Procede el cambio? SÍ: Pasa a la actividad No. 8. NO: Continúa en la actividad No Cancela la solicitud de cambio e informa a las Áreas involucradas. 5 SÍ NO Cédula de proceden- cia de cambio Contratista Residencia de Obras Actividades Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos 6 I I Formatos B A 7 de 21

9 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: 2.- Diagrama de Flujo 7.-Recibe improcedencia del cambio, y en su caso, comunica al Contratista. TERMINA PROCEDIMIENTO 8.-Recibe visto bueno del cam- bio, elabora Notificación de Cambio con alcances defini- dos y solicita preparación de propuesta al Contratista con toda la documentación nece- saria, así como en su caso, el costo estimado, tiempo de ejecución y la necesidad de prórroga. Registra la Notifica- ción de Cambio que proceda en el Sistema Informático de Seguimiento y Control y en la bitácora, en su caso, a través del Supervisor de Obras. 9.- Elabora propuesta de cambio, incluyendo en su caso, el presupuesto, programa de ejecución y las necesidades de prórroga que procedan y envía a la Residencia de Obras. Notifica- ción de cambio Contratista Residencia de Obras Actividades Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos I 7 Fin 8 III Formatos 8 de 21 9 B

10 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: Diagrama de Flujo 10.-Recibe propuesta, dentro de los treinta días naturales siguientes a la solicitud, la analiza y en su caso, solicita al Área de Costos del Área Responsable de la Contrata- ción, la autorización de Pre- cios Unitarios Extraordinarios, debiendo dejar constancia por escrito de la aceptación de la propuesta. Ir al Procedimiento Admi- nistrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordina- rios. 11.-Ordena por escrito la ejecu- ción de los trabajos, indepen- dientemente de la anotación en bitácora. En el caso de requerirse Precios Unitarios Extraordinarios preferente- mente se buscará su autori- zación antes de iniciar los trabajos Inicia los trabajos. Viene del Procedimiento Ad- ministrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraor- dinarios. 13.-Elabora Dictamen Técnico que funde y motive la justi- ficación de cambio, inclu- yendo en su caso, monto y/o plazo, enviándose copia al Área Responsable de la Eje- cución de los Trabajos. Dictamen Técnico Contratista Residencia de Obras Actividades Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos III 11 Formatos Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios IV 9 de Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios

11 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: Diagrama de Flujo 14.-¿Cuenta con presupuesto el contrato? SÍ: Pasa a la actividad No. 18. NO: Continúa en la actividad No Recibe petición, elabora y envía solicitud de traspaso de fondos. 16.-Realiza traspaso en el Sistema Institucional de Pre- supuesto, redirecciona pre- supuesto y envía. 17.-Recibe comprobante de suficiencia presupuestal y verifica. Envía copia a la Residencia de Obras. 18.-Elabora Orden de Cambio, incluyendo todas las notifi- caciones y anexos que la conforman, con su monto y plazo que correspondan en su caso, registrándola en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. 19.-Integra la documentación soporte del convenio (Órde- nes de Cambio, Cédula de Procedencia, Dictamen Téc- nico o Memoria Justificativa y en su caso Anexos Técnicos y Económicos). Solicita la elaboración del convenio correspondiente. Orden de Cambio Contratista Residencia de Obras Actividades Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos 16 V Formatos 1414 NO SÍ IV 10 de 21 17

12 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: Diagrama de Flujo 20.-Recibe solicitud con la docu- mentación soporte y gestiona Convenio ante el Área Res- ponsable de la Contratación. 21.-Recibe solicitud con la documentación soporte y registra en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. Ir al Procedimiento Admi- nistrativo para Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos. TERMINA PROCEDIMIENTO Contratista Residencia de Obras Actividades Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos V Formatos Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos 11 de 21 Fin

13 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: ACTIVIDAD L.O.P.S.R.M. (ARTÍCULO) R.L.O.P.S.R.M. (ARTÍCULO) POBALINES (PUNTO) 159 pfo. 874 pfo pfos. 2 y pfo XV 6.7 pfos. 2 y A pfo. 877 pfo pfo pfo pfo pfo pfo pfo pfo pfo pfo pfo.169 pfo pfo.169 pfo pfo.169 pfo pfo Marco Normativo L.O.P.S.R.M.- Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas R.L.O.P.S.R.M.- Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas POBALINES.- ´Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales 12 de 21

14 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: 4.- ANEXOS Cédula de procedencia de la notificación de cambio Notificación de cambio Dictamen técnico Orden de cambio del contrato Página 13 de 21

15 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: CEDULA DE PROCEDENCIA DE LA NOTIFICACIÓN DE CAMBIO No._______ DATOS DEL CONTRATO CONTRATO No. ____________________ CONTRATISTA: ____________________________ OBJETO DEL CONTRATO: MOTIVO DE CAMBIO: PROBLEMÁTICA ACTUAL: CAMBIO PROPUESTO: SE REQUIERE: MONTO______________ PLAZO _____________ PRÓRROGA________________ Número de Hojas presentadas como soporte: ________________ DETERMINACIÓN ACERCA DE LA PROCEDENCIA DE LA NOTIFICACION DE CAMBIO _____________________ PROCEDE _____________ NO PROCEDE ____________ ACCIONES PROPUESTAS : _______________________________________________________ _______________________________________________________________________________ DETERMINA PROCEDENCIA ÁREA RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS NOMBRE: _____________________________ FIRMA: _______________________________ 1414 C.c.p. Área responsable de la contratación. Área de programación y presupuesto. 14 de

16 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: Nombre del Formato: Cedula de Procedencia de la Notificación de Cambio No._______ INSTRUCTIVO DE LLENADO DATOSINSTRUCCIONES 1Se indica Número del contrato. 2Se indica Nombre del Contratista. 3Describir el objeto del contrato. 4Explicar el porque del cambio. 5Narrar la problemática actual. 6Se indica el cambio propuesto. 7Se indica importe del monto del contrato. 8Se indica los días del plazo requeridos por el cambio. 9Se indica los días de prorroga por el cambio. 10Se indica la cantidad de hojas del soporte. 11Se indica si procede el cambio. 12Se indica si no procede el cambio. 13Describir las acciones propuestas. 14Nombre y firma del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos. 15 de 21

17 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: NOTIFICACION DE CAMBIO CONTRATISTA:NOTIFICACION DE CAMBIO: DIRECCIÓNContrato No.: Fecha efectiva DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO: __ Proceder con el trabajo __ Requiere precios extraordinarios Planos / Datos ADJUNTOS __ Se autoriza extensión de tiempo Entregar propuesta en ____ días __________________________ Firma Autorizada del Supervisor de Obra: Nombre: Fecha: Representante de PEP (Residente): Nombre: Fecha: OFICIO DEL CONTRATISTA No. ACUSO RECIBO Y ACEPTACIÓN ACUSO RECIBO CON COMENTARIOS LA PROPUESTA SERA PRESENTADA SE ANEXA CONTRATISTA FECHA NOMBRE / CARGO EN LETRA Firma del Representate Autorizado de 21

18 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: Nombre del Formato: Notificacion de Cambio INSTRUCTIVO DE LLENADO DATOSINSTRUCCIONES 1Se indica Nombre de la Contratista 2Se indica Dirección de la Contratista 3Se indica No. de notificación de cambio ( se numera de manera progresiva) 4Se indica Número del contrato 5Se indica Fecha real de autorización 6Descripción detallada del cambio indicando el porque del mismo 7Se indica ( si o no ) se proceda con el trabajo. 8Se indica ( si o no ) requiere precios extraordinarios 9Se marca con un X, si se anexan planos / datos, de lo contrario se deja en blanco. 10Se indica ( si o no ) se autoriza extensión de tiempo. 11Se indica el ( no. de días ) en que se entregue la propuesta. 12Espacio para indicar cualquier otro requerimiento importante no indicado anteriormente. 13Se indica el Nombre, firma del Supervisor autorizado y fecha de firma. 14Se indica el Nombre y firma del Residente y fecha de firma. 15Se indica el No. de oficio de la compañía Contratista. 16Se marca con una X, si se acepta sin observaciones. 17Se marca con una X, si contiene observaciones. 18Se marca con una X, si posteriormente se anexa propuesta. 19Se marca con una X, si anexa propuesta. 20Nombre, cargo y firma del representante autorizado y fecha de firma. 17 de 21

19 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: DICTAMEN TÉCNICO NOTIFICACIÓN DE CAMBIO No.: CONTRATO No.: FECHA: DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO: FUNDAMENTO NORMATIVO: ANTECEDENTES DEL CONTRATO: JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO: DECLARACIÓN DE VERIFICACIÓN PRESUPUESTAL: DICTAMINA EL CAMBIO RESIDENTE NOMBRE: _____________________________ FIRMA: _______________________________ de 21

20 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: Nombre del Formato: Dictamen Técnico INSTRUCTIVO DE LLENADO DATOSINSTRUCCIONES 1Se indica Numero de la Notificación de Cambio. 2Se indica Numero del Contrato. 3Se indica Fecha de firma del dictamen. 4Descripción completa del cambio. 5Se indican los artículos de las Leyes, Reglamentos, Políticas, Bases y Lineamientos Internos y Criterios Normativos, para fundamentar el cambio. 6Descripción del alcance general de la obra y mencionar los convenios que se hubieran celebrado con anterioridad. 7Se detalla la modificación y cambios pretendidos, señalando los montos o plazo, así como los porcentajes respecto a las condiciones originales adjuntando en su caso, el presupuesto estimado y la modificación o actualización del programa convenido. 8Se declara que se verifico la disponibilidad presupuestal en caso de ampliación de monto. Si no existiere incremento al monto no aplica esta sección. 9Se indican Nombre y firma del Residente de obra. 19 de 21

21 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: ORDEN DE CAMBIO DEL CONTRATO CONTRATISTA: Oficio No. Contrato No.: DIRECCIÓN ORDEN DE CAMBIO No.: Fecha efectiva: Por la Presente el Contratista y la Residencia de Obra acuerdan, incorporar los cambios siguientes: Monto: Plazo: Otros: Anexos Firma Autorizada del Contratista: Fecha NOMBRE Y CARGO Oficios de solicitud ( Contratista, Supervisión, Área solicitante, etc.) Ingeniería ( planos ) Notas de Bitácora Modificación a programas Precios Unitarios Extraordinarios Sanciones de campo Análisis de precios unitarios Elaboró Supervisor Autorizó Residente Notificación(es) de cambio No(s).____ Fecha 20 de 21

22 Salir PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: REVISIÓN: 0 FECHA: 07/MAY/04 HOJA: Hoja No. Estado Revisión No. Descripción Iniciales, firma y fecha RevisóAprobó Sección de Cambios 5.- Sección de Firmas de Autorización Aprobó:Revisó:Elaboró: 21 de 21


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