PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO

Presentación del tema: "PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO"— Transcripción de la presentación:

1 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS M O P PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: MAYO DE 2004

2 1 de 21 ÍNDICE Página 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades) 2.- Diagrama de Flujo 3.- Marco Normativo 4.- Anexos 5.- Sección de Firmas de Autorización y Cambio

3 1.- Desarrollo (Descripción de Actividades)
Dependencias Actividades Formatos INICIA PROCEDIMIENTO 1.-Detecta la necesidad de un cambio y lo solicita con la justificación respectiva. Las solicitudes de cambio con su respectiva justificación del Área Usuaria o cualquier otra, deben ser ingresadas a través del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos. 2.-Recibe solicitud de cambio, revisa y analiza. Presenta al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos el cambio con las alternativas de solución, en las que se analice factibilidad, estimados de costos y tiempo de ejecución y establece la necesidad de prórroga, en su caso. 3.- ¿Tiene saldo disponible en el Presupuesto de Inversión para pagar los trabajos derivados del cambio? SÍ:Continúa en la actividad No. 4A. NO:Pasa a la actividad No. 6. 4A.-Analiza el cambio presentado y determina su procedencia considerando las alternativas propuestas por la Residencia de Obras, si fuera necesario lo envía al Área Responsable de Ingeniería para su revisión, modificación y comentarios. En su caso, informa al Área Responsable de la Contratación y Área de Programación y Presupuesto. 4B.-Se entera y propone acciones pertinentes. 4C.-Se entera, verifica suficiencia presupuestal y en su caso propone acciones pertinentes. Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos, Residencia de Obras y/o Contratista Residencia de Obras Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Cédula de procedencia de cambio Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto

4 1.- Desarrollo (Descripción de Actividades) TERMINA PROCEDIMIENTO
Dependencias Actividades Formatos 5.-¿Procede el cambio? SÍ: Pasa a la actividad No. 8. NO: Continúa en la actividad No. 6. 6.-Cancela la solicitud de cambio e informa a las Áreas involucradas. 7.-Recibe improcedencia del cambio, y en su caso, comunica al Contratista. TERMINA PROCEDIMIENTO 8.-Recibe visto bueno del cambio, elabora Notificación de Cambio con alcances definidos y solicita preparación de propuesta al Contratista con toda la documentación necesaria, así como en su caso, el costo estimado, tiempo de ejecución y la necesidad de prórroga. Registra la Notificación de Cambio que proceda en el Sistema Informático de Seguimiento y Control y en la bitácora, en su caso, a través del Supervisor de Obras. 9.-Elabora propuesta de cambio, incluyendo en su caso, el presupuesto, programa de ejecución y las necesidades de prórroga que procedan y envía a la Residencia de Obras.   10.-Recibe propuesta, dentro de los treinta días naturales siguientes a la solicitud, la analiza y en su caso, solicita al Área de Costos del Área Responsable de la Contratación, la autorización de Precios Unitarios Extraordinarios , debiendo dejar constancia por escrito de la aceptación de la propuesta. Ir al Procedimiento Administrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios. 11.-Ordena por escrito la ejecución de los trabajos, indepen-dientemente de la anotación en bitácora. En el caso de requerirse Precios Unitarios Extraordinarios preferentemente se buscará su autorización antes de iniciar los trabajos. 12.- Inicia los trabajos. Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Residencia de Obras Residencia de Obras Notificación de cambio Contratista Residencia de Obras Residencia de Obras Contratista

5 1.- Desarrollo (Descripción de Actividades)
Dependencias Actividades Formatos Viene del Procedimiento Administrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios. 13.-Elabora Dictamen Técnico que funde y motive la justificación de cambio, incluyendo en su caso, monto y/o plazo, enviándose copia al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos. 14.-¿Cuenta con presupuesto el contrato? SÍ: Pasa a la actividad No. 18. NO: Continúa en la actividad No. 15. 15.-Recibe petición, elabora y envía solicitud de traspaso de fondos. 16.-Realiza traspaso en el Sistema Institucional de Presupuesto, redirecciona presupuesto y envía. 17.-Recibe comprobante de suficiencia presupuestal y verifica. Envía copia a la Residencia de Obras. 18.-Elabora Orden de Cambio, incluyendo todas las notificaciones y anexos que la conforman, con su monto y plazo que correspondan en su caso, registrándola en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. 19.-Integra la documentación soporte del convenio (Órdenes de Cambio, Cédula de Procedencia, Dictamen Técnico o Memoria Justificativa y en su caso Anexos Técnicos y Económicos). Solicita la elaboración del convenio correspondiente. Residencia de Obras Dictamen Técnico Residencia de Obras Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área de Programación y Presupuesto Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Residencia de Obras Orden de Cambio Residencia de Obras

6 1.- Desarrollo (Descripción de Actividades) TERMINA PROCEDIMIENTO
Dependencias Actividades Formatos 20.-Recibe solicitud con la documentación soporte y gestiona Convenio ante el Área Responsable de la Contratación.   21.-Recibe solicitud con la documentación soporte y registra en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. Ir al Procedimiento Administrativo para Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos. TERMINA PROCEDIMIENTO Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Contratación

7 6 de 21 2.- Diagrama de Flujo INICIA PROCEDIMIENTO
Contratista Residencia de Obras Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Actividades Formatos INICIA PROCEDIMIENTO 1.- Detecta la necesidad de un cambio y lo solicita con la justificación respectiva. Las solicitudes de cambio con su respectiva justificación del Área Usuaria o cualquier otra, deben ser ingresadas a través del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos. 2.- Recibe solicitud de cambio, re-visa y analiza. Presenta al Área Responsable de la Ejecu-ción de los Trabajos el cambio con las alternativas de solu-ción, en las que se analice fac-tibilidad, estimados de costos y tiempo de ejecución y estable-ce la necesidad de prórroga, en su caso. 3.- ¿Tiene saldo disponible en el Presupuesto de Inversión para pagar los trabajos derivados del cambio? SÍ: Continúa en la actividad No.4A. NO: Pasa a la actividad No.6. Inicio Inicio Inicio 1 1 1 2 NO 3 A SÍ I

8 Cédula de proceden-cia de cambio
2.- Diagrama de Flujo Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Contratista Residencia de Obras Actividades Formatos I 4A 4B 4C 4A.- Analiza el cambio pre-sentado y determina su procedencia consideran-do las alternativas pro-puestas por la Residen-cia de Obras, si fuera ne-cesario lo envía al Área Responsable de Inge-niería para su revisión, modificación y comen-tarios. En su caso, informa al Área Respon-sable de la Contratación y Área de Programación y Presupuesto. 4B.-Se entera y propone acciones pertinentes. 4C.-Se entera, verifica sufi-ciencia presupuestal y en su caso propone acciones pertinentes. 5.-¿Procede el cambio? SÍ: Pasa a la actividad No. 8. NO: Continúa en la actividad No. 6. 6.- Cancela la solicitud de cambio e informa a las Áreas involucradas. Cédula de proceden-cia de cambio SÍ 5 B NO A 6 II

9 TERMINA PROCEDIMIENTO
8 de 21 2.- Diagrama de Flujo Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Contratación Contratista Residencia de Obras Área de Programación y Presupuesto Actividades Formatos II 7 7.- Recibe improcedencia del cambio, y en su caso, comunica al Contratista. TERMINA PROCEDIMIENTO 8.- Recibe visto bueno del cam-bio, elabora Notificación de Cambio con alcances defini-dos y solicita preparación de propuesta al Contratista con toda la documentación nece-saria, así como en su caso, el costo estimado, tiempo de ejecución y la necesidad de prórroga. Registra la Notifica-ción de Cambio que proceda en el Sistema Informático de Seguimiento y Control y en la bitácora, en su caso, a través del Supervisor de Obras. 9.- Elabora propuesta de cambio, incluyendo en su caso, el presupuesto, programa de ejecución y las necesidades de prórroga que procedan y envía a la Residencia de Obras.   Fin B 8 Notifica-ción de cambio 9 III

10 9 de 21 2.- Diagrama de Flujo III 10
Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Contratación Contratista Residencia de Obras Área de Programación y Presupuesto Actividades Formatos III 10 10.-Recibe propuesta, dentro de los treinta días naturales siguientes a la solicitud, la analiza y en su caso, solicita al Área de Costos del Área Responsable de la Contrata-ción, la autorización de Pre-cios Unitarios Extraordinarios, debiendo dejar constancia por escrito de la aceptación de la propuesta. Ir al Procedimiento Admi-nistrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraordina-rios. 11.-Ordena por escrito la ejecu-ción de los trabajos, indepen-dientemente de la anotación en bitácora. En el caso de requerirse Precios Unitarios Extraordinarios preferente-mente se buscará su autori-zación antes de iniciar los trabajos. 12.- Inicia los trabajos. Viene del Procedimiento Ad-ministrativo para Autorización de Precios Unitarios Extraor-dinarios. 13.-Elabora Dictamen Técnico que funde y motive la justi-ficación de cambio, inclu-yendo en su caso, monto y/o plazo, enviándose copia al Área Responsable de la Eje-cución de los Trabajos. Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios 11 11 12 Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios 11 13 Dictamen Técnico IV

11 10 de 21 2.- Diagrama de Flujo IV
Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Contratista Residencia de Obras Actividades Formatos IV 14.-¿Cuenta con presupuesto el contrato? SÍ: Pasa a la actividad No. 18. NO: Continúa en la actividad No. 15. 15.-Recibe petición, elabora y envía solicitud de traspaso de fondos. 16.-Realiza traspaso en el Sistema Institucional de Pre-supuesto, redirecciona pre-supuesto y envía. 17.-Recibe comprobante de suficiencia presupuestal y verifica. Envía copia a la Residencia de Obras. 18.-Elabora Orden de Cambio, incluyendo todas las notifi-caciones y anexos que la conforman, con su monto y plazo que correspondan en su caso, registrándola en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. 19.-Integra la documentación soporte del convenio (Órde-nes de Cambio, Cédula de Procedencia, Dictamen Téc-nico o Memoria Justificativa y en su caso Anexos Técnicos y Económicos). Solicita la elaboración del convenio correspondiente. SÍ 14 NO 11 15 16 17 Orden de Cambio 11 18 11 19 V

12 TERMINA PROCEDIMIENTO
11 de 21 2.- Diagrama de Flujo Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Contratista Residencia de Obras Actividades Formatos V 20.-Recibe solicitud con la docu-mentación soporte y gestiona Convenio ante el Área Res-ponsable de la Contratación. 21.-Recibe solicitud con la documentación soporte y registra en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. Ir al Procedimiento Admi-nistrativo para Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos. TERMINA PROCEDIMIENTO 11 20 11 21 Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos Fin

13 12 de 21 3.- Marco Normativo ACTIVIDAD L.O.P.S.R.M. (ARTÍCULO)
R.L.O.P.S.R.M. POBALINES (PUNTO) 1 59 pfo. 8 74 pfo. 1 6.7 pfos. 2 y 3 2 84 - XV 6.7.2 4A 6.7.6 8 70 9 10 77 pfo. 1 6.7.7 pfo.2 11 77 pfo. 2 6.7.7 pfo. 1 12 13 69 pfo. 1 6.7.3 15 74 pfo. 2 16 17 18 19 59 pfo.1 6.7.1 20 6.7.8 21 6.7 pfo.4 L.O.P.S.R.M.- Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas R.L.O.P.S.R.M.- Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas POBALINES.- ´Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales

14 13 de 21 4.- ANEXOS Página 4.1.- Cédula de procedencia de la notificación de cambio 4.2.- Notificación de cambio 4.3.- Dictamen técnico 4.4.-Orden de cambio del contrato

15 CEDULA DE PROCEDENCIA DE LA NOTIFICACIÓN DE CAMBIO No._______
DATOS DEL CONTRATO CONTRATO No. ____________________ CONTRATISTA: ____________________________ OBJETO DEL CONTRATO: MOTIVO DE CAMBIO: PROBLEMÁTICA ACTUAL: CAMBIO PROPUESTO: SE REQUIERE: MONTO______________ PLAZO _____________ PRÓRROGA________________ Número de Hojas presentadas como soporte: ________________ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 DETERMINACIÓN ACERCA DE LA PROCEDENCIA DE LA NOTIFICACION DE CAMBIO _____________________ PROCEDE _____________ NO PROCEDE ____________ ACCIONES PROPUESTAS : _______________________________________________________ _______________________________________________________________________________ 11 12 13 DETERMINA PROCEDENCIA ÁREA RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS NOMBRE: _____________________________ FIRMA: _______________________________ 14 14 C.c.p. Área responsable de la contratación. Área de programación y presupuesto.

16 INSTRUCTIVO DE LLENADO
Nombre del Formato: Cedula de Procedencia de la Notificación de Cambio No._______ DATOS INSTRUCCIONES 1 Se indica Número del contrato. 2 Se indica Nombre del Contratista. 3 Describir el objeto del contrato. 4 Explicar el porque del cambio. 5 Narrar la problemática actual. 6 Se indica el cambio propuesto. 7 Se indica importe del monto del contrato. 8 Se indica los días del plazo requeridos por el cambio. 9 Se indica los días de prorroga por el cambio. 10 Se indica la cantidad de hojas del soporte. 11 Se indica si procede el cambio. 12 Se indica si no procede el cambio. 13 Describir las acciones propuestas. 14 Nombre y firma del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.

17 NOTIFICACION DE CAMBIO
CONTRATISTA: NOTIFICACION DE CAMBIO: DIRECCIÓN Contrato No.: Fecha efectiva DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO: __ Proceder con el trabajo __ Requiere precios extraordinarios Planos / Datos ADJUNTOS __ Se autoriza extensión de tiempo Entregar propuesta en ____ días __________________________ Firma Autorizada del Supervisor de Obra: Nombre: Fecha: Representante de PEP (Residente): 1 3 2 4 5 6 7 10 8 11 9 12 13 14 OFICIO DEL CONTRATISTA No. ACUSO RECIBO Y ACEPTACIÓN ACUSO RECIBO CON COMENTARIOS LA PROPUESTA SERA PRESENTADA SE ANEXA CONTRATISTA FECHA NOMBRE / CARGO EN LETRA Firma del Representate Autorizado 15 16 17 18 19 20

18 INSTRUCTIVO DE LLENADO
Nombre del Formato: Notificacion de Cambio DATOS INSTRUCCIONES 1 Se indica Nombre de la Contratista 2 Se indica Dirección de la Contratista 3 Se indica No. de notificación de cambio ( se numera de manera progresiva) 4 Se indica Número del contrato 5 Se indica Fecha real de autorización 6 Descripción detallada del cambio indicando el porque del mismo 7 Se indica ( si o no ) se proceda con el trabajo. 8 Se indica ( si o no ) requiere precios extraordinarios 9 Se marca con un “X,” si se anexan planos / datos, de lo contrario se deja en blanco. 10 Se indica ( si o no ) se autoriza extensión de tiempo. 11 Se indica el ( no. de días ) en que se entregue la propuesta. 12 Espacio para indicar cualquier otro requerimiento importante no indicado anteriormente. 13 Se indica el Nombre, firma del Supervisor autorizado y fecha de firma. 14 Se indica el Nombre y firma del Residente y fecha de firma. 15 Se indica el No. de oficio de la compañía Contratista. 16 Se marca con una “X”, si se acepta sin observaciones. 17 Se marca con una “X”, si contiene observaciones. 18 Se marca con una “X”, si posteriormente se anexa propuesta. 19 Se marca con una “X”, si anexa propuesta. 20 Nombre, cargo y firma del representante autorizado y fecha de firma.

19 18 de 21 DICTAMEN TÉCNICO NOTIFICACIÓN DE CAMBIO No.: CONTRATO No.:
FECHA: DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO: FUNDAMENTO NORMATIVO: ANTECEDENTES DEL CONTRATO: JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO: DECLARACIÓN DE VERIFICACIÓN PRESUPUESTAL: 1 2 3 4 5 6 7 8 DICTAMINA EL CAMBIO RESIDENTE NOMBRE: _____________________________ FIRMA: _______________________________ 9 9

20 INSTRUCTIVO DE LLENADO
Nombre del Formato: Dictamen Técnico DATOS INSTRUCCIONES 1 Se indica Numero de la Notificación de Cambio. 2 Se indica Numero del Contrato. 3 Se indica Fecha de firma del dictamen. 4 Descripción completa del cambio. 5 Se indican los artículos de las Leyes, Reglamentos, Políticas, Bases y Lineamientos Internos y Criterios Normativos, para fundamentar el cambio. 6 Descripción del alcance general de la obra y mencionar los convenios que se hubieran celebrado con anterioridad. 7 Se detalla la modificación y cambios pretendidos, señalando los montos o plazo, así como los porcentajes respecto a las condiciones originales adjuntando en su caso, el presupuesto estimado y la modificación o actualización del programa convenido. 8 Se declara que se verifico la disponibilidad presupuestal en caso de ampliación de monto. Si no existiere incremento al monto no aplica esta sección. 9 Se indican Nombre y firma del Residente de obra.

21 ORDEN DE CAMBIO DEL CONTRATO
CONTRATISTA: Oficio No. Contrato No.: DIRECCIÓN ORDEN DE CAMBIO No.: Fecha efectiva: Por la Presente el Contratista y la Residencia de Obra acuerdan, incorporar los cambios siguientes: Monto: Plazo: Otros: Anexos Firma Autorizada del Contratista: Fecha NOMBRE Y CARGO Oficios de solicitud ( Contratista, Supervisión, Área solicitante, etc.) Ingeniería ( planos ) Precios Unitarios Extraordinarios Notas de Bitácora Sanciones de campo Modificación a programas Análisis de precios unitarios Notificación(es) de cambio No(s).____ Elaboró Supervisor Autorizó Residente Fecha Fecha

22 5.- Sección de Firmas de Autorización
Aprobó: Revisó: Elaboró: Sección de Cambios Hoja No. Estado Revisión No. Descripción Iniciales, firma y fecha Revisó Aprobó