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SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS TRABAJOS DE MEJORA DEL SGC 2º SEMESTRE 2007.

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Presentación del tema: "SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS TRABAJOS DE MEJORA DEL SGC 2º SEMESTRE 2007."— Transcripción de la presentación:

1 SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS TRABAJOS DE MEJORA DEL SGC 2º SEMESTRE 2007

2 Instrucciones SUB-COMISIÓN TÉCNICA Para ver esta presentación es necesario que: 1.- Cuando aparezca la flecha de color azul 2.- Dirige el cursor del Mouse sobre la flecha y oprimas el botón izquierdo del ratón.

3 Orden del día SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Bienvenida Acuerdos de la Comisión Técnica Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia Mantenimiento y mejora del SGC Programa de trabajo de Sub-Comisión Técnica Programa de trabajo de Secretarías y Unidades Administrativas Comentarios

4 Acuerdos de la Comisión Técnica SEGUIMIENTO A ESTUDIOS DE CASO MEJORA DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS FOROS DE INTERCAMBIO DE MEJORES PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS MEJORAR EL CONTROL DE PROCESOS EXTERNOS IMPLEMENTACIÓN DEL SIIE GESTIÓN DE LA RENOVACIÓN DEL EQUIPO DE COMPUTO SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

5 Acuerdos de la Comisión Técnica Objetivo: Mejorar el SGC mediante los estudios de caso desarrollados en el diplomado en Sistemas de Gestión de la Calidad de la Administración Universitaria Mejorar los formatos de servicios generales Mejorar la aplicación de acciones correctivas, preventivas y seguimiento del servicio no conforme Implementar mejoras en el método de la revisión por la dirección específica Fortalecimiento de la comunicación con el usuario, incluyendo sus quejas Implementar mejoras para el fortalecimiento del ambiente laboral Mejorar la integración de expedientes SEGUIMIENTO A ESTUDIOS DE CASO SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

6 Acuerdos de la Comisión Técnica Objetivo: Mejorar los servicios Administrativos DECLARAR LOS SERVICIOS QUE SE OTORGAN EN CADA UNA DE LAS 132 SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNAM Y DETERMINAR REQUISITOS; TOMANDO COMO REFERENCIA LA NORMATIVIDAD UNAM, NECESIDADES DE USUARIOS Y DISPONIBILIDAD DE RECURSOS DE LA ENTIDAD O DEPENDENCIA MEJORA DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

7 Acuerdos de la Comisión Técnica Objetivo: Actualización de procedimientos de acuerdo a lo definido en los documentos del SGC. Se trabajará en equipos constituidos por personal responsable de los procesos básicos, tomando en consideración los comentarios que hagan llegar al Representante de la Dirección ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

8 Acuerdos de la Comisión Técnica Objetivo: Intercambiar las mejores prácticas administrativas de las 132 Secretarías y Unidades Administrativas Se realizarán foros de los temas en los que la administración de las 132 Secretarías y Unidades Administrativas tienen mayor oportunidad de mejora FOROS DE INTERCAMBIO DE MEJORES PRACTICAS ADMINISTRATIVAS SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

9 Acuerdos de la Comisión Técnica Objetivo: Fortalecer al SGC con la ayuda de los procesos externos Se están realizando diagnósticos a las centralizadoras, con el propósito de conocer cuales son los vínculos directos con el SGC y establecer acuerdos de operación, tomando como referencia la normatividad UNAM MEJORAR EL CONTROL DE PROCESOS EXTERNOS SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

10 Acuerdos de la Comisión Técnica Objetivo: Implementar el Sistema Integral de Ingresos Extraordinarios en las Entidades y Dependencias que lo requieren pero que carecen del mismo. Por medio del levantamiento de inventario de Hardware y Software en las 132 Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM, se podrá conocer que Entidades y Dependencias no tienen el SIIE y se establecerá un programa de Implementación del sistema IMPLEMENTACIÓN DEL SIIE SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

11 Acuerdos de la Comisión Técnica Objetivo: Gestionar por parte de las Secretarías y Unidades Administrativas el equipo de computo necesario para satisfacer a los Usuarios tomando como herramienta el SGC. Por medio del levantamiento de inventario de Hardware y Software en las 132 Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM se podrá conocer que equipo de computo requieren las Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM, estableciendo un programa de gestión de los equipos GESTIÓN DE LA RENOVACIÓN DEL EQUIPO DE COMPUTO SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

12 Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia Oportunidades de Mejora 1. Control de circulares 2. Clarificar las acciones de mejora 3. Comunicación Interna 4. Forma de evidenciar la competencia del personal 5. Evidencia del impacto de la capacitación 6. Medidas de seguridad en almacenes 7. Percepción del cliente 8. Aplicación de formatos 9. Analizar indicador de SG 10. Determinación de no conformidades DIRECCIÓN DE TEATRO DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURÍA CENTRO DE CIENCIAS APLICADAS Y DESARROLLO TECNOLÓGICO (CCADET) INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ANTROPOLÓGICAS Cero No Conformidades SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

13 Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia Oportunidades de Mejora 1. Control de circulares 2. Clarificar las acciones de mejora 3. Comunicación Interna 4. Forma de evidenciar la competencia del personal 5. Evidencia del impacto de la capacitación 6. Medidas de seguridad en almacenes 7. Percepción del cliente 8. Aplicación de formatos 9. Analizar indicador de SG 10. Determinación de no conformidades FACULTAD DE CIENCIAS INSTITUTO DE INVESTIGACIONES JURIDICAS DGDC ENP 9 PEDRO DE ALBA INSTITUTO DE INVESTIGACIONES BIOMEDICAS Cero No Conformidades SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

14 Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia Oportunidades de Mejora 1. Control de circulares 2. Clarificar las acciones de mejora 3. Comunicación Interna 4. Forma de evidenciar la competencia del personal 5. Evidencia del impacto de la capacitación 6. Medidas de seguridad en almacenes 7. Percepción del cliente 8. Aplicación de formatos 9. Analizar indicador de SG 10. Determinación de no conformidades DIRECCIÓN GENERAL DE BIBLIOTECAS ENAP ENP 6 ANTONIO CASO ENP 8 MIGUEL E. SCHULTZ SECRETARIA DE SERVICIOS A LA COMUNIDAD Cero No Conformidades SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

15 Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia Oportunidades de Mejora 1. Control de circulares 2. Clarificar las acciones de mejora 3. Comunicación Interna 4. Forma de evidenciar la competencia del personal 5. Evidencia del impacto de la capacitación 6. Medidas de seguridad en almacenes 7. Percepción del cliente 8. Aplicación de formatos 9. Analizar indicador de SG 10. Determinación de no conformidades CENTRO DE CIENCIAS DE LA ATMOSFERA ENP 1 GABINO BARREDA DGAPA DEFENSORÍA DE LOS DERECHOS UNIVERSITARIOS FACULTAD DE INGENIERÍA Cero No Conformidades SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

16 Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia Oportunidades de Mejora 1. Control de circulares 2. Clarificar las acciones de mejora 3. Comunicación Interna 4. Forma de evidenciar la competencia del personal 5. Evidencia del impacto de la capacitación 6. Medidas de seguridad en almacenes 7. Percepción del cliente 8. Aplicación de formatos 9. Analizar indicador de SG 10. Determinación de no conformidades INSTITUTO DE BIOLOGÍA INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ECONÓMICAS INSTITUTO DE MÁTEMÁTICAS INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ESTÉTICAS Cero No Conformidades SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

17 MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGC Acuerdos con la Comisión Técnica SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

18 MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGC Acuerdos con la Comisión Técnica Propuestas del RD SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

19 MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGC Acuerdos con la Comisión Técnica Propuestas del RD Trabajos de Sub-Comisión Técnica SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

20 MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGC Acuerdos con la Comisión Técnica Propuestas del RD Trabajos de Sub-Comisión Técnica Aportación de todo el Personal del SGC Aportación de todo el Personal del SGC SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

21 Programa de trabajo de Sub-Comisión Técnica CONFORMACIÓN DE EQUIPOS 1.Coordinación de equipos de trabajo para actualización de Procedimientos Operativos 1 2.Revisión de casos de estudio 2 3.Revisión del MC-01 y otros asuntos del SGC 3 4.Análisis de mejoras propuestas por Secretarías y Unidades Administrativas auditadas en 3ª vigilancia 4 8 integrantes 15 integrantes 3 integrantes 10 integrantes SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

22 ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 1.- Solicitud de comentarios de los procedimientos operativos 2.- Revisión de los comentarios por el proceso de Gestión de la Calidad 3.- Agrupación de comentarios por tipo de asunto 4.- Conformación de equipos de trabajo Preparación de información SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

23 ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Fase I SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

24 ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 1.- Sesionar los comentarios 2.- Analizar comentarios 3.- Adecuar comentarios 4.- Enviar adecuaciones a las 132 Secretarías y Unidades Administrativas 5.- Recibo de comentarios de adecuaciones 6.- Sesionar nuevamente los comentarios Inicio de actualización SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

25 ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Fase IFase II SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

26 ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 1.- Aprobación de adecuaciones 2.- Entrega de adecuaciones al Representante de la Dirección Aprobación de actualizaciones SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

27 ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Fase IFase IIFase III SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

28 1.- Establecimiento de equipos 2.- Definición de caso de estudio 3.- Recolección de datos 4.- Utilización de técnicas estadísticas 5.- Análisis de la información 6.- Entrega de resultados del caso de estudio Equipos de trabajo Revisión de casos de estudio SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

29 Revisión de casos de estudio Generación del Caso de estudio SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

30 Generación del Caso de estudio Revisión de casos de estudio Adecuación y pilotaje del Caso de estudio Adecuación y pilotaje del Caso de estudio de estudio SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

31 Generación del Caso de estudio Adecuación y pilotaje del Caso de estudio Aprobación Sub-Comisión Técnica Revisión de casos de estudio SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

32 Revisión del MC-01 y otros asuntos del sgc 1.- Propuestas de modificación del personal de Proceso de Gestión de la Calidad 2.- Propuestas de personal de las 132 Secretarías y Unidades Administrativas 3.- Agrupación de propuestas 4.- Entrega a la Sub-Comisión Técnica las propuestas. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

33 Revisión del MC-01 y otros asuntos del sgc 1.- Revisión y análisis de las propuestas de modificación 2.- Modificaciones a los documentos 3.- Envío de modificación a los documentos a las 132 Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM 4.- Recepción de comentarios de las 132 Secretarías y Unidades Administrativas 5.- Elaboración de cambios en documentos 6.- Entrega al Representante de la Dirección los documentos realizados. Fase I SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

34 Revisión del MC-01 y otros asuntos del sgc Fase I Fase II SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

35 Análisis de mejoras 1.- Recepción de la información generada por las Secretarías y Unidades Administrativas que propusieron mejoras. 2.- Análisis de las propuestas 3.- Adecuaciones, si es necesario 4.- Visto bueno y entrega de propuestas al Representante de la Dirección para ser implementadas SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

36 Programa de trabajo de Sub-Comisión Técnica SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

37 Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Mejora de Identificación de requisitos. Actualización de procedimientos operativos. Comentarios de MC-01 y procedimientos normativos y generales.

38 Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS Implementación del SIIE Gestión de la renovación de equipo de computo Foros

39 Declaración de requisitos de servicios 1.- Declarar el servicio otorgado. 2.- Desglosar los requisitos para prestar el servicio siempre y cuando ya estén determinados por la Normatividad UNAM. 3.- Desglosar los requisitos para prestar el servicio declarando los tiempos y forma, de acuerdo a la capacidad de cumplimiento de la Secretaría o Unidad Administrativa. 4.- Sugerir la forma en que deberían estar declarados con la intención de que sean manejables para los usuarios y para quienes prestan los servicios. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

40 Declaración de requisitos de servicios 5.- Para los servicios en los que el usuario establezca los requisitos, como es el caso de servicios generales y bienes y suministros; se debe ser claro con el usuario y declarar cuales son las capacidades de prestación de los servicios. 6.- Cada Secretaría y Unidad Administrativa debe entregar su listado de servicios y requisitos de los mismos al Representante de la Dirección. SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

41 Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas 2007 SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

42 Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas 2007 SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS

43 Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas 2007 SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS 4ª Auditoría de Vigilancia CUARTA DE VIGILANCIA Centro de Investigaciones sobre América del Norte Instituto de Investigaciones Filológicas Instituto de Ingeniería Facultad de Contaduría y Administración Dirección General de Servicios Médicos Dirección General de Personal CCH Plantel Naucalpan Centro Universitario de Estudios Cinematográficos Dirección General de Atención a la Comunidad Universitaria Instituto de Investigaciones Sociales

44 Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas 2007 SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS 4ª Auditoría de Vigilancia CUARTA DE VIGILANCIA Coordinación del Consejo Académico del Bachillerato ENP Plantel 2 Erasmo Castellanos Quinto Oficina del Secretario General Instituto de Investigaciones Históricas Instituto de Astronomía Instituto de Ciencias del Mar y Limnología Facultad de Química Centro de Enseñanza de Lenguas Extranjeras

45 Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas 2007 SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS 4ª Auditoría de Vigilancia CUARTA DE VIGILANCIA Dirección General de Actividades Cinematográficas Dirección General de la Escuela Nacional Preparatoria Instituto de Geofísica Instituto de Fisiología Celular Centro Universitario de Teatro Oficina del Secretario Administrativo

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