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Secretarías y Unidades Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM.

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Presentación del tema: "Secretarías y Unidades Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM."— Transcripción de la presentación:

1 Secretarías y Unidades Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM

2 BIENVENIDA LOGRAR LA CALIDAD ES UNA TAREA DONDE TODOS TENEMOS QUE VER 2

3 MISIÓN Colaborar con el Titular de la Entidad o Dependencia Universitaria en la planeación, organización y en el establecimiento de los sistemas, normas y procedimientos tendentes a optimizar los recursos humanos, financieros y materiales, a fin de facilitar el cumplimiento de las funciones asignadas. 3

4 VISIÓN Proporcionar una administración ágil y coordinada que brinde un apoyo eficaz y eficiente a las actividades sustantivas de la UNAM, que promueva la calidad de los servicios institucionales que presta y disminuya los trámites y tiempos de respuesta, con la participación activa de los Secretarios y Jefes de Unidad Administrativa. 4

5 POLÍTICA DE CALIDAD POLÍTICA DE CALIDAD Las Secretarías y Unidades Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM, estamos comprometidas a proporcionar servicios administrativos de calidad que satisfagan las necesidades de nuestros usuarios, cumpliendo con la normatividad aplicable, a través de la mejora continua de los procesos de las áreas de Personal, Bienes y Suministros Presupuesto y Servicios Generales. 5

6 OBJETIVOS DE CALIDAD Gestionar en tiempo y forma los trámites y/o servicios solicitados. Ejercer y controlar oportunamente el ejercicio del presupuesto asignado. Registrar y administrar con oportunidad los ingresos extraordinarios. Incrementar la confiabilidad en el control de los almacenes e inventarios. Disminuir las incidencias de fallas en instalaciones, mobiliario y equipo. Mejorar la satisfacción del usuario. 6

7 La COMISIÓN TÉCNICA, en cumplimiento al requisito de la Norma ISO 9001:2000, nombra como Representante de la Dirección al: NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DE LA DIRECCIÓN Dr. Salvador Castro Huerta Director General de Servicios Administrativos 7

8 RESPONSABILIDADES Asegurar que se establecen, implementan, mantienen y mejoran los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad. Promover el enlace entre el Sistema de Gestión de la Calidad y el personal de las Secretarías y Unidades Administrativas. Informar a la Alta Dirección (Comisión Técnica), sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora. Promover la toma de conciencia de los requisitos del usuario en todos los niveles de la Institución. Representar a la Alta Dirección con las organizaciones externas en los asuntos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN 8

9 ALCANCE DEL SGC El Sistema de Gestión de la Calidad delimita el alcance del mismo, en 132 Secretarías y Unidades Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM, a través de la identificación de procesos que se da en tres vertientes: 12 PROCESOS BÁSICOS: En las áreas de: MECANISMOS DE CONTROL: Gestión del Sistema, Medición y Análisis, y Mejora Continua. PROCESOS DE SOPORTE: Recursos Humanos y Sistemas. PersonalPresupuesto Bienes y Suministros Servicios Generales 9

10 ESQUEMA DE ROLES Comisión Técnica Representante de la Dirección Equipo Auditor Coordinador del SGC Subcomisión Técnica Grupos de Trabajo Se definen enlaces para actividades específicas Directores Generales de Áreas Centralizadoras Director General de Servicios Administrativos Secretarios y Jefes de Unidad Administrativa Personal de las Secretarías y Unidades Administrativas, que cumplen los requerimientos definidos en el Perfil correspondiente. Ejecutores del SGC 10

11 1. MODELO DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS DEL ÁREA DE PERSONAL PROCESOS DE SOPORTE MECANISMOS DE CONTROL Acciones preventivas Acciones correctivas Acciones de Mejora Control de Documentos Control de Registros Planeación Política de Calidad Objetivos de Calidad Auditorías internas Revisión de la Dirección Control del servicio no conforme GESTIÓN DEL SISTEMA MEDICIÓN Y ANÁLISIS MEJORA CONTÍNUA PROCESOS BÁSICOS ESTÍMULOS PRESTACIONES Y SERVICIOS SISTEMAS RECURSOS HUMANOS REQUERIMIENTOS DEL USUARIO SATISFACCIÓN DEL USUARIO MOVIMIENTOS DEL PERSONAL PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES DIR. GENERAL DE ASUNTOS DEL PERSONAL ACADÉMICO DIRECCIÓN GENERAL DE FINANZAS 14 DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL PROCESOS EXTERNOS DIRECCIÓN GENERAL DE PRESUPUESTO

12 2. MODELO DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS DEL ÁREA DE BIENES Y SUMINISTROS MECANISMOS DE CONTROL Acciones preventivas Acciones correctivas Acciones de Mejora Control de Documentos Control de Registros Planeación Política de Calidad Objetivos de Calidad Auditorías internas Revisión de la Dirección Control del servicio no conforme GESTIÓN DEL SISTEMA MEDICIÓN Y ANÁLISIS MEJORA CONTÍNUA PROCESOS BÁSICOS INVENTARIOSALMACÉN SATISFACCIÓN DEL USUARIO ADQUISICIONES PROCESOS DE SOPORTE SISTEMAS RECURSOS HUMANOS 15 PROCESOS EXTERNOS DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO DIR. GENERAL DE PROVEEDURÍA DIR. GENERAL DE SERVICIOS GENERALES REQUERIMIENTOS DEL USUARIO

13 3. MODELO DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS DEL ÁREA DE PRESUPUESTO MECANISMOS DE CONTROL Acciones preventivas Acciones correctivas Acciones de Mejora Control de Documentos Control de Registros Planeación Política de Calidad Objetivos de Calidad Auditorías internas Revisión de la Dirección Control del servicio no conforme GESTIÓN DEL SISTEMA MEDICIÓN Y ANÁLISIS MEJORA CONTÍNUA PROCESOS BÁSICOS REGISTRO Y CONTROL DE LOS INGRESOS EXTRAORDINARIOS SATISFACCIÓN DEL USURIO ELABORACIÓN, REGISTRO, EJERCICIO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO PROCESOS DE SOPORTE SISTEMAS RECURSOS HUMANOS DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROL E INFORMÁTICA DIRECCIÓN GENERAL DE FINANZAS 16 PROCESOS EXTERNOS DIRECCIÓN GENERAL DE PRESUPUESTO REQUERIMIENTOS DEL USUARIO

14 4. MODELO DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS DEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES MECANISMOS DE CONTROL Acciones preventivas Acciones correctivas Acciones de Mejora Control de Documentos Control de Registros Planeación Política de Calidad Objetivos de Calidad Auditorías internas Revisión de la Dirección Control del servicio no conforme GESTIÓN DEL SISTEMA MEDICIÓN Y ANÁLISIS MEJORA CONTÍNUA PROCESOS BÁSICOS SERVICIOS DE APOYO MANTENIMIENTO REQUERIMIENTOS DEL USUARIO SATISFACCIÓN DEL USURAIO SEGURIDAD PROCESOS DE SOPORTE SISTEMAS RECURSOS HUMANOS PROCESOS EXTERNOS DIRECCIÓN GENERAL DE OBRAS Y CONSERVACIÓN DIR. GENERAL DE SERVICIOS GENERALES 17

15 1 Manual de Gestión de la Calidad 1 Manual de Planeación de la Calidad 6 Procedimientos Normativos (ISO) 2 Procedimientos Generales 52 Procedimientos Operativos 9 Instrucciones de Trabajo 9 Instrucciones de Trabajo Registros de Calidad Registros de Calidad ESTRUCTURA DOCUMENTAL

16 LOS DOCUMENTOS ORIGINALES LOS RESGUARDA LA SUBDIRECCIÓN DE ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS. CONSULTA DE DOCUMENTOS LOS DOCUMENTOS QUE SE CONSIDERAN AUTORIZADOS Y VIGENTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, SON LOS QUE SE CONSULTAN EN EL PORTAL DE CERTIFICACIÓN. TODO DOCUMENTO EXTRA IMPRESO SE CONSIDERA NO VÁLIDO PARA EFECTOS DE CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. TODO CAMBIO A UN DOCUMENTO O FORMATO DEBE SER COMO LO INDICA EL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS. 19

17 OFICIALIZACIÓN DEL SGC INSTITUCIONAL ACTIVIDADES INMEDIATAS OFICIALIZACIÓN DEL SGC POR CADA ENTIDAD Y DEPENDENCIA 24 DE MAYO DE MAYO DIFUSIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SGC AL PERSONAL 30 DE MAYO AL 10 DE JUNIO 13 AL 18 DE JUNIO PREPARACIÓN DE AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD 27 DE JUNIO AL 8 DE JULIO PREPARACIÓN DE COORDINADORES DEL SGC LA FECHA LÍMITE PARA ENTREGAR OFICIO CON EL NOMBRE DE LOS CANDIDATOS PARA AMBOS ROLES ES EL 30 DE MAYO. 20

18 IMPLANTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CERTIFICACIÓN DIFUSIÓN DE POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD MEDICIÓN DE INDICADORES PREAUDITORÍA DE CERTIFICACIÓN DOCUMENTACIÓN DE SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 21

19 4 FACTORES ESCENCIALES PARA EL SGC 1. ESCRIBIMOS LO QUE HACEMOS Mediante la elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo. 2. HACEMOS LO QUE ESCRIBIMOS Según Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, y lo registramos en formatos. 3. MEJORAMOS LO QUE HACEMOS Proponiendo ideas y actualizando la documentación. 4. DEMOSTRAMOS LO QUE HACEMOS Presentando evidencia objetiva en la Auditoría de Certificación. 22

20 LOGRAR LA CALIDAD ES UNA TAREA DONDE TODOS TENEMOS QUE VER 23

21 COORDINADOR DEL SISTEMA REQUISITOS: Ser personal de confianza. Puesto de Responsable de Área. Haber participado en el Curso de Interpretación de la Norma ISO 9001:

22 AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD REQUISITOS: Tener un año laborando en alguna de las áreas de Personal, Bienes y Suministros, Presupuesto y Servicios Generales (personal de confianza). Escolaridad mínima: nivel medio superior (Bachillerato). Haber participado en el curso de Interpretación de la Norma ISO 9001:2000. Asistir al Taller de Formación de Auditores Internos de Calidad y haber obtenido una puntuación mínima de 80 puntos. 12

23 Entidad o Dependencia Candidatos para Auditores Facultades2 Escuelas1 C.C.H.1 Coordinaciones2 Institutos1 Direcciones1 AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD 13


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