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Oficina de Proyectos en Acción Jorge Mario Añez Ruiz Jorge Mario Añez Ruiz III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS.

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Presentación del tema: "Oficina de Proyectos en Acción Jorge Mario Añez Ruiz Jorge Mario Añez Ruiz III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS."— Transcripción de la presentación:

1 Oficina de Proyectos en Acción Jorge Mario Añez Ruiz Jorge Mario Añez Ruiz III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI – Marzo 10 y 11 de Bogotá

2 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Falta de Trabajo en Equipo Objetivos ambiciosos o no definidos Mal manejo del riesgo Planeación de proyecto no efectiva Pobre administración de la calidad Pobre administración de los proveedores Reporte de progreso poco confiable Pobre dirección del programa Liderazgo Ineficaz ¿Porqué fallan los proyectos? El Desafío

3 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS El Desafío Resultados de la encuesta relacionada con el grado de madurez de las organizaciones en relación a la Gerencia de Proyectos: Encuesta realizada por PricewaterhouseCoopers a 198 funcionarios a nivel mundial. Mayo – Agosto de 2004

4 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Perfil del encuestado

5 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Usualmente cuál es su Rol en el proyecto?

6 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Cubrimiento por continente

7 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Cuántos proyectos implementa su organización al año?

8 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Qué naturaleza de proyectos son los que con más frecuencia realizan en su organización?

9 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Qué porcentaje de sus proyectos son exitosos?

10 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Cuáles son las principales causas de falla o cancelación de proyectos?

11 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Qué nivel en Gerencia de Proyectos desea su compañía alcanzar estratégicamente?

12 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Su compañía posee una metodología global de Gerencia de Proyectos? En que metodología se basan?

13 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Cómo evalúa usted el éxito formal de sus proyectos (Múltiples respuestas)

14 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Su organización utiliza técnicas o metodologías para Gerencia de Programas de proyectos para coordinar todos los proyectos?

15 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Los proyectos y Beneficios generados por estos son continuamente monitoreados?

16 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Su organización cuenta con una Oficina de Proyectos para soportar los proyectos?

17 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Su organización cuenta con software especializado para el manejo de proyectos?

18 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Cuáles de los siguientes software utiliza (multiples respuestas)

19 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS La Solución Se requiere un proceso que le permita a la gerencia la administración efectiva de todo el portafolio de proyectos : ­ ¿Qué proyectos debo realizar? ­ ¿Qué estructura y controles son apropiados? ­ ¿Cuando debería la gerencia involucrarse? ­ ¿Qué información debería ser suministrada? ­ ¿Que aspectos básicos debo tener en cuenta ?

20 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS La Solución: Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1 Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto ¿Cómo controlar múltiples proyectos?

21 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Los proyectos necesitan: Dirección estratégica Dirección estratégica Priorización Priorización Orientación Orientación Soporte Soporte MONITOREO APROBACION PRIORIZACION Gerencia Ejecutiva Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1 Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto La Solución:

22 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS La gerencia necesita saber: Progreso Progreso Issues/hallazgos Issues/hallazgos Costos Costos Presupuesto Presupuesto MONITOREO APROBACION PRIORIZACION Gerencia Ejecutiva Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1 Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto La Solución:

23 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS MONITOREO APROBACION PRIORIZACION Gerencia Ejecutiva Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1 Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto Project Office Project procedures & templates PROJECT INITIATIONPLANNING & MONITORING RISK MANAGEMENTISSUE MANAGEMENT QUALITY MANAGEMENTPROJECT REPORTING CHANGE CONTROLDEPENDENCY MANAGEMENT DOCUMENT MANAGEMENTPROJECT ADMINISTRATION CONTRACT & 3RD PARTYPROJECT LIBRARY RECURSOSGUIA/DIRECCION ENTRENAMIENTO MANTENIMIENTO La oficina de soporte del proyecto (Project Support Office) proveerá a los proyectos con: Procedimientos/metodologías Procedimientos/metodologías Formatos y herramientas Formatos y herramientas Guías/dirección Guías/dirección Entrenamiento Entrenamiento Recursos de apoyo Recursos de apoyo La Solución:

24 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS MONITOREO APROBACION PRIORIZACION Gerencia Ejecutiva Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1 Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto Project Office Project procedures & templates PROJECT INITIATIONPLANNING & MONITORING RISK MANAGEMENTISSUE MANAGEMENT QUALITY MANAGEMENTPROJECT REPORTING CHANGE CONTROLDEPENDENCY MANAGEMENT DOCUMENT MANAGEMENTPROJECT ADMINISTRATION CONTRACT & 3RD PARTYPROJECT LIBRARY RECURSOSGUIA/DIRECCION ENTRENAMIENTO MANTENIMIENTO La gerencia ejecutiva suministra a la oficina de soporte del proyecto: Guías/dirección Guías/dirección Prioridad Prioridad Instancias formales de aprobación Instancias formales de aprobación La Solución:

25 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS MONITOREO APROBACION PRIORIZACION Gerencia Ejecutiva Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1 Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto Project Office Project procedures & templates PROJECT INITIATIONPLANNING & MONITORING RISK MANAGEMENTISSUE MANAGEMENT QUALITY MANAGEMENTPROJECT REPORTING CHANGE CONTROLDEPENDENCY MANAGEMENT DOCUMENT MANAGEMENTPROJECT ADMINISTRATION CONTRACT & 3RD PARTYPROJECT LIBRARY RECURSOSGUIA/DIRECCION ENTRENAMIENTO MANTENIMIENTO Los proyectos suministran a la oficina de soporte del proyecto: Reportes de progreso Reportes de progreso La Solución:

26 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS MONITOREO APROBACION PRIORIZACION Gerencia Ejecutiva Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1 Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto Project Office Project procedures & templates PROJECT INITIATIONPLANNING & MONITORING RISK MANAGEMENTISSUE MANAGEMENT QUALITY MANAGEMENTPROJECT REPORTING CHANGE CONTROLDEPENDENCY MANAGEMENT DOCUMENT MANAGEMENTPROJECT ADMINISTRATION CONTRACT & 3RD PARTYPROJECT LIBRARY RECURSOSGUIA/DIRECCION ENTRENAMIENTO MANTENIMIENTO La oficina de soporte del proyecto suministra a la gerencia ejecutiva: Reportes de progreso consolidados Reportes de progreso consolidados La Solución:

27 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS MONITOREO APROBACION PRIORIZACION Gerencia Ejecutiva Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 1 Propietario del Proyecto Gerencia del Proyecto Equipo del Proyecto Project Office Project procedures & templates PROJECT INITIATIONPLANNING & MONITORING RISK MANAGEMENTISSUE MANAGEMENT QUALITY MANAGEMENTPROJECT REPORTING CHANGE CONTROLDEPENDENCY MANAGEMENT DOCUMENT MANAGEMENTPROJECT ADMINISTRATION CONTRACT & 3RD PARTYPROJECT LIBRARY RECURSOSGUIA/DIRECCION ENTRENAMIENTO MANTENIMIENTO Define todo el marco conceptual para administrar y controlar proyectos La Solución:

28 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Oficina de Proyectos La visión de una Oficina de Proyectos es la de un medio para mejorar la administración de proyectos mediante el apoyo y soporte en aspectos como: –La alineación de la estrategia de negocio con los objetivos del proyecto –El establecimiento de un canal de comunicación y soporte entre los grupos del proyecto y la alta gerencia –El involucramiento de la alta gerencia en el caso de aspectos críticos donde se deba prestar ayuda a los equipos del proyecto –La administración del cambio en la organización y la integración funcional –La identificación, comunicación, mitigación y solución de los hallazgos claves, riesgos y conflictos –La administración de dependencias y restricciones

29 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Beneficios del PSO Los beneficios concretos resultantes de la implementación de la Oficina de Proyectos son : –Provee a la alta gerencia con información estructurada para la toma de decisiones teniendo en cuenta los aspectos presupuestados y los nuevos hallazgos usando criterios como: Tamaño del proyecto Potencial en la generación de ingresos Reducción de costos Contribución al incremento de valor del accionista Alineación estratégica l Incrementa la probabilidad de éxito de los diferentes proyectos minimizando demoras y riesgos de negocio l Asume los aspectos de administración de proyectos que distraen a la organización del logro de sus objetivos estratégicos de negocio l Proporciona una distribución optima del capital y del recurso humano

30 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Nivel de Madurez Nivel de Madurez en Gerencia de Proyectos

31 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Nivel de Madurez en Gerencia de Proyectos Project Management Matutiry Nivel 1 – Procesos no confiables No hay reglas. Poco soporte organizacional. El éxito de los proyectos depende en las habilidades de individuos y no de un equipo. Nivel 2 – Procesos Informales Falta de estándares. La implementación difiere de proyecto a proyecto. Nivel 3 – Procesos Estandarizados Existencia de lineamientos y metodología de project management. En la gran mayoría de los proyectos se utilizan los lineamientos y metodología. Apoyo de la gerencia. Nivel 4 – Seguimiento y Monitoreo de Procesos Integración del ciclo de vida de los proyectos. La metodología es usada por toda la compañía. La gerencia controla los proyectos. Nivel 5 – Optimización de procesos Análisis regular y optimización de las practicas de project management. Los proyectos soportan el plan estratégico de la compañía.

32 III JORNADA DE GERENCIA DE PROYECTOS DE TI OFICINA DE PROYECTOS Nivel de Madurez en Gerencia de Proyectos Project Portfolio Management Project portfolio management organiza una serie de programas y proyectos dentro de un solo portafolio, consistente en reportes, que son tomados de los objetivos del proyecto, costos, cronogramas, recursos, riesgos y otros factores críticos. La dirección puede revisar regularmente los portafolios completamente, asignar recursos apropiadamente y ajustar proyectos a producir los mas altos retornos por departamento. –Programme Management El proceso de manejar múltiples proyectos continuamente, –Project Management La disciplina de definir y lograr objetivos mientras se optimiza el uso de recursos (dinero, tiempo, gente, espacio, etc.). Las compañías usan proyectos por : –Mejorar eficiencia y márgenes (Reducción de costos) –Incrementar ingresos (Nuevos productos) –Crecimiento del negocio (M&A,) Project Management desde un punto de vista organizacional Maturity 1 & 2 Maturity 3 Maturity 4 & 5


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