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EAdministración en la UPF: un caso de éxito Jornadas RedIRIS Bilbao, 29 de noviembre de 2012.

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1 eAdministración en la UPF: un caso de éxito Jornadas RedIRIS Bilbao, 29 de noviembre de 2012

2 eAdministración en la UPF Xavi Herrero i Anglí Jefe del Ámbito Administración Electrónica y Gestión de Identidades del Servicio de Informática

3 eAdministración en la UPF Sumario 1.La Universitat Pompeu Fabra 2.Administración electrónica en la UPF: contexto 3.El carnet universitario 4.Caso práctico 1: solicitud de certificados académicos 5.Caso práctico 2: firma de prórrogas de contratos de PDI 6.Próximas metas 7.Conclusiones

4 1. La Universitat Pompeu Fabra Universidad pública y urbana creada en 1990 Docencia de calidad Investigación de excelenciaVocación internacional eAdministración en la UPF

5 Campus del Mar: ciencias de la salud y de la vida Campus del Poblenou: comunicación y tecnologías de la información Campus de la Ciutadella: ciencias sociales y humanas Una universidad urbana en el corazón de Barcelona 1. La Universitat Pompeu Fabra eAdministración en la UPF

6 Campus de la Ciutadella: ciencias sociales y humanas

7 Campus del Poblenou: comunicación y tecnologías de la información

8 Campus del Mar: ciencias de la salud y de la vida

9 8.920 estudiantes de grado estudiantes de postgrado (másters oficiales y doctorado) personal docente e investigador 697 personal de administración y servicios 19 estudios de grado 37 programas de máster 9 programas de doctorado Presupuesto (2011): 130 millones de euros (*) Curso Dimensiones e indicadores* 1. La Universitat Pompeu Fabra

10 eAdministración en la UPF Sumario 1.La Universitat Pompeu Fabra 2.Administración electrónica en la UPF: contexto 3.El carnet universitario 4.Caso práctico 1: solicitud de certificados académicos 5.Caso práctico 2: firma de prórrogas de contratos de PDI 6.Próximas metas 7.Conclusiones

11 2. Administración electrónica en la UPF: contexto eAdministración en la UPF Proyecto iniciado el año 2010 por parte del Consejo de Dirección Plan de adaptación a la administración electrónica Los objetivos del plan son: Cumplimiento de la normativa: Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos Mejora de la eficiencia de la Universidad Mejora del servicio al estudiante, PAS, PDI y empresas Mejora de la gestión, con una reducción de los plazos de tramitación Ahorro: desarrollo de la relación telemática, procedimiento administrativo automatizado e interoperabilidad Trabajo conjunto con otras universidades

12 2. Administración electrónica en la UPF: contexto eAdministración en la UPF Plan de adaptación a la administración electrónica Aspectos clave: Colaboración con ACUP (Associació Catalana dUniversitats Públiques) Detección y priorización de proyectos a desarrollar Definición de las herramientas comunes Implantación de la identidad digital y la firma electrónica Plan de comunicación Plan de formación

13 La ACUP decidió en el año 2008 empezar a trabajar conjuntamente en el desarrollo de la administración electrónica. Se ha trabajado en distintos ámbitos: Normativo Organizativo Gestión documental y archivo Herramientas de identidad digital y firma electrónica Registro telemático Contratación electrónica Voto electrónico Notificación electrónica Evidencias electrónicas 2. Administración electrónica en la UPF: contexto eAdministración en la UPF

14 En la UPF, hemos avanzado en distintos ámbitos: Normativo Organizativo: reingeniería, simplificación y automatización de procesos Herramienta de tramitación Gestión documental y archivo Carnet universitario Módulos de firma, copia auténtica, digitalización, código de verificación, etc. Registro telemático Portafirmas Voto electrónico Notificación electrónica 2. Administración electrónica en la UPF: contexto eAdministración en la UPF

15 Caja de herramientas: 2. Administración electrónica en la UPF: contexto eAdministración en la UPF Gestor documental Identidad electrónica Carnet universitario electrónico Entidades de registro T-CAT Registro telemático Plataforma de tramitación Firma electrónica, validación y sello de tiempo Portafirmas Digitalización segura de documentos Código de verificación Herramientas comunes 2011 Registro telemático Formularios electrónicos Notificación telemáticas Voto electrónico Herramientas comunes 2012

16 Procesos: 2. Administración electrónica en la UPF: contexto eAdministración en la UPF Sede electrónica Perfil del contratante Solicitud de certificados académicos Firma de prórrogas de contratos de PDI Factura electrónica Gestión de quejas y consultas de la Síndica de Greuges de la UPF Firma electrónica 2011 Firma de actas de calificación (PDI) Solicitud de títulos y e-título (estudiantes) Anulación de matrícula y devolución de tasas (estudiantes) Solicitud de licencias, permisos y vacaciones (PAS y PDI) Voto electrónico Firma electrónica 2012

17 Caja de herramientas: 2. Administración electrónica en la UPF: contexto eAdministración en la UPF

18 Caja de herramientas: 2. Administración electrónica en la UPF: contexto eAdministración en la UPF

19 Sumario 1.La Universitat Pompeu Fabra 2.Administración electrónica en la UPF: contexto 3.El carnet universitario 4.Caso práctico 1: solicitud de certificados académicos 5.Caso práctico 2: firma de prórrogas de contratos de PDI 6.Próximas metas 7.Conclusiones

20 3. El carnet universitario (PAS/PDI): constitución de la entidad de registro de CATCert eAdministración en la UPF Marzo-septiembre 2010 Duración: 6 meses Población: PAS y PDI Calendario Firma del convenio con CATCert Adaptación de los procedimientos necesarios Nuevo proyecto en la gestión de identidades Integración del conector de CATCert Formación de operadores Coordinación de centros de atención al usuario (CAU) Fases Inicio de entrega de carnet con certificado: septiembre 2010 Actualmente entregados carnets con certificado 92 % (noviembre 2012) Resultados

21 3. El carnet universitario (estudiantes) eAdministración en la UPF 2010 La UPF adjudica al Banco Santander el concurso de entidad financiera para emitir los carnets universitarios Enero 2011 Se constituye la entidad de registro de certificación digital para estudiantes Febrero-abril 2011 Se planifica el proyecto de distribución del carnet y se realizan pruebas de envío de ficheros Mayo 2011 Se inicia la campaña de captación de estudiantes que ya cursan estudios en la UPF y se adapta la aplicación de control de carnets Junio 2011 Se empiezan a repartir los primeros carnets de estudiantes del Banco Santander con certificado digital

22 3. El carnet universitario (estudiantes) eAdministración en la UPF Julio 2011 Se integra en el proceso de matrícula de los estudiantes de primer curso la solicitud del carnet Septiembre-octubre 2011 Se distribuyen los carnets a los estudiantes de primer curso Octubre 2011 Campaña de captación para estudiantes de máster y doctorado Noviembre-diciembre 2011 Se distribuyen los carnets de máster y doctorado 2012 La mayor parte de los estudiantes ya tienen el nuevo carnet

23 3. El carnet universitario (estudiantes) eAdministración en la UPF Curso : carnets distribuidos Curso : carnets distribuidos 100 % estudiantes de 1º y 2º con carnet UPF y certificado digital

24 eAdministración en la UPF Sumario 1.La Universitat Pompeu Fabra 2.Administración electrónica en la UPF: contexto 3.El carnet universitario 4.Caso práctico 1: solicitud de certificados académicos 5.Caso práctico 2: firma de prórrogas de contratos de PDI 6.Próximas metas 7.Conclusiones

25 eAdministración en la UPF MOTIVACIÓN PARTICIPANTES La implantación de este proceso facilita la obtención de certificados académicos desde cualquier lugar y en cualquier momento, reduce el tiempo de tramitación y reduce el gasto de papel. Gestión Académica: Definición funcional del proceso Unidad de Organización y Procesos: Definición funcional del proceso y coordinación del proyecto Servicio de Informática: Desarrollo y coordinación de las herramientas informáticas implicadas Secretaría General: Sede electrónica y validación legal del proceso ALCANCE Este procedimiento permite a los estudiantes realizar una solicitud telemática de certificados académicos tanto de grado como de máster. No hay ninguna restricción en cuanto a horario ni asistencia presencial. Solamente se necesita el carnet de la UPF (que tiene un certificado digital) o bien el DNI electrónico. El procedimiento es íntegramente telemático y con documentación electrónica firmada digitalmente. 4. Solicitud de certificados académicos

26 eAdministración en la UPF 4. Solicitud de certificados académicos PROCESO 1.La solicitud se inicia desde la sede electrónica de la Universitat dónde está publicado el trámite 2.Se realiza una autenticación de la persona a través de un certificado digital que puede ser el carnet de la UPF o el DNI electrónico 3.A partir de los datos recuperados, se obtienen los datos necesarios: los estudios cursados por esta persona, así como si el estudiante tiene bonificaciones, para calcular el importe a abonar 4.Se selecciona el estudio del que queremos obtener el certificado, y el idioma, que puede ser catalán, castellano o inglés, y un mail en el que recibiremos el certificado 5.Una vez seleccionado el estudio, se procede a realizar el pago por el TPV 6.Cuando se acaba el pago, se envía un correo electrónico con el certificado académico en formato PDF y con una firma digital de órgano al mail indicado por la persona 7.El certificado académico contiene un código seguro de verificación CSV que se puede utilizar para verificar la validez del documento desde la sede electrónica 8.Adicionalmente, desde las secretarías de cada estudio, se dispone de una funcionalidad incluida en la plataforma de tramitación telemática que permite, a partir del DNI de la persona, enviar un correo electrónico al solicitante con el link que le permita volver a descargar el certificado académico que ya solicitó

27 eAdministración en la UPF 4. Solicitud de certificados académicos AP. SEDE ELECTRÓNICA AUTENTICACIÓN RECUPERACIÓN ESTUDIOS PAGO ENVÍO CERTIFICADO COPIA AUTÉNTICA SELECCIÓN ESTUDIOS 4 6 TRAMITADOR CÓDIGO SEGURO DE VERIFICACIÓN 7 5

28 eAdministración en la UPF 4. Solicitud de certificados académicos Se han utilizado las siguientes herramientas: el tramitador electrónico que contiene toda la lógica de acceso a la plataforma de tramitación y la gestión de la solicitud el applet de validación, y el módulo de copia auténtica la aplicación de gestión académica para el acceso a los datos académicos el TPV para el pago con tarjeta de crédito HERRAMIENTAS El resultado es que el día 15/11/2012 se habían generado 175 certificados académicos desde que se puso en marcha el día 15/03/2012. El punto de mayor complejidad está en la integración de diferentes componentes de administración electrónica y sistemas de información internos. También es importante tener en cuenta el cambio cultural, tanto interno, como de los usuarios. CONCLUSIONES

29 eAdministración en la UPF 4. Solicitud de certificados académicos

30 eAdministración en la UPF Sumario 1.La Universitat Pompeu Fabra 2.Administración electrónica en la UPF: contexto 3.El carnet universitario 4.Caso práctico 1: solicitud de certificados académicos 5.Caso práctico 2: firma de prórrogas de contratos de PDI 6.Próximas metas 7.Conclusiones

31 eAdministración en la UPF 5. Firma de prórrogas de contratos de PDI MOTIVACIÓN PARTICIPANTES ALCANCE Este procedimiento permite tramitar la firma de prórrogas de contratos de PDI en todas sus modalidades. El proceso se gestiona de manera íntegramente telemática, con la opción de incorporar una firma física en uno de los casos. En función del trámite se contemplan todos los posibles actores involucrados en el proceso. Para realizar este trámite únicamente es necesario disponer de un certificado digital que puede ser el carnet de la UPF o el DNI electrónico. El documento del contrato se firma digitalmente, así como el rechazo del contrato si hay algún error. Al cierre del expediente todos los documentos se guardan automáticamente en el gestor documental. La implantación de este procedimiento permite agilizar el trámite de firma de los contratos por parte de los PDI i del Servicio de PDI, secretarías, vice-rector i comité de empresa. Servicio de PDI: Definición funcional del proceso Unidad de Organización y Procesos: Definición funcional del proceso y coordinación del proyecto Servicio de Informática: Desarrollo y coordinación de las herramientas informáticas implicadas Secretaria General: Adaptación normativa Archivo: Definición de la serie documental asociada al proceso

32 eAdministración en la UPF 5. Firma de prórrogas de contratos de PDI PROCESO 1.El tramite se inicia por parte del servicio de PDI desde la aplicación de gestión de la contratación (Ulisses), generando un nuevo proceso en la plataforma electrónica de tramitación 2.El interesado recibe un mail con un link para acceder a la plataforma de tramitación electrónica (también puede acceder desde CampusGlobal), dónde puede consultar el contrato generado desde el Servicio de PDI 3.El interesado puede: 1.Aceptar el contrato y firmarlo digitalmente. Si lo hace, el contrato pasa automáticamente al portafirmas de la vicerectora para que sea firmado digitalmente. En algunos casos, también se envía al portafirmas del Comité de Empresa 2.Rechazar el contrato, informando el motivo del rechazo 3.En función de si la firma es centralizada o no, los actores contemplados en el trámite son el Servicio de PDI o la secretaria de departamento correspondiente 4.El interesado recibe por correo electrónico el contrato firmado por ambas partes 5.Todo el trámite se realiza en el tramitador, que se comunica con la aplicación de gestión Ulisses para actualizar el estado del expediente 6.Una vez se resuelve el expediente, se cierra y pasa al archivo de forma automática

33 eAdministración en la UPF 5. Firma de prórrogas de contratos de PDI

34 eAdministración en la UPF 5. Firma de prórrogas de contratos de PDI Se han usado las siguientes herramientas: el tramitador electrónico que contiene toda la lógica de acceso a la plataforma de tramitación y gestión del expediente el applet de firma el portafirmas la aplicación de gestión de la contratación Ulisses la integración con el gestor documental HERRAMIENTAS El resultado es que a día 15/11/2012 se han tramitado 895 prórrogas de contratos de PDI desde el día 16/04/2012 El punto de mayor complejidad está en la integración de diferentes componentes de administración electrónica y sistemas de información internos. También es importante tener en cuenta el cambio cultural, tanto interno, como de los usuarios, más concretamente llevar a cabo y un plan de distribución de los certificados digitales y un plan de formación de su uso CONCLUSIONES

35 eAdministración en la UPF 5. Firma de prórrogas de contratos de PDI

36 eAdministración en la UPF Sumario 1.La Universitat Pompeu Fabra 2.Administración electrónica en la UPF: contexto 3.El carnet universitario 4.Caso práctico 1: solicitud de certificados académicos 5.Caso práctico 2: firma de prórrogas de contratos de PDI 6.Próximas metas 7.Conclusiones

37 eAdministración en la UPF 6. Próximas metas Avanzar en herramientas: Formularios electrónicos Estados de la tramitación Interoperabilidad

38 eAdministración en la UPF 6. Próximas metas Servicios y procedimientos 2012: Factura electrónica 15 facturas (01/04/2012) Reserva de portátiles 1664 solicitudes (10/09/2012) Reserva de material audiovisual 264 (10/09/2012) Voto electrónico 21/05/2012 Solicitud de certificados académicos de doctorado Solicitud de licencias i permisos para el PAS y PDI Proyecto del ámbito de la investigación: Solicitud de ayuda COFRE Solicitud de ayuda COMENÇA Despliegue de la notificación electrónica (eNotum)

39 eAdministración en la UPF 6. Próximas metas Procesos primer semestre 2013: Gestión de quejas y consultas de la Síndica de Greuges de la UPF Renuncia a la evaluación y recurso Permanencia: continuidad y quinta convocatoria Añadir el ranquing al certificado académico Firma de actas de calificación Gestión de convenios electrónicos Certificados de docencia Acreditaciones PDI Tramos de docencia Certificados de evaluación de la docencia

40 eAdministración en la UPF Sumario 1.La Universitat Pompeu Fabra 2.Administración electrónica en la UPF: contexto 3.El carnet universitario 4.Caso práctico 1: solicitud de certificados académicos 5.Caso práctico 2: firma de prórrogas de contratos de PDI 6.Próximas metas 7.Conclusiones

41 eAdministración en la UPF 7. Conclusiones Cambio cultural interno 1 Nueva tipología de incidencias 2 Nueva cultura de uso del certificado digital 3 Aplicar principio de proporcionalidad y no sólo el de seguridad: no pedir mas al proceso electrónico que al papel 4 Resistencia al cambio 5 Dificultad de tener modelos de referencia contrastados 6 Herramientas poco probadas 7 Dificultades de avanzar en la interoperabilidad 8

42 eAdministración en la UPF 7. Conclusiones Mejora de servicio y, por tanto, de la imagen de la Administración Mejora de la eficiencia interna: ahorro en tiempo en la tramitación Transformación de la Administración: reingeniería y simplificación de los procesos Mayor disponibilidad del personal para realizar tareas de valor añadido Cumplimiento de la normativa vigente Eliminación de errores (volver a introducir información, pérdida de documentación…) Reducción del uso de papel Mejora del servicio al estudiante, PAS, PDI y empresas Accesibilidad a los servicios públicos 24 sobre 7 Simplicidad en las tramitaciones con la Administración Rapidez y agilidad en la obtención del servicio requerido Eliminación de la necesidad de desplazarse físicamente a la administración Fomento del uso generalizado de las nuevas tecnologías Beneficios para la Universidad Beneficios para los estudiantes, PAS, PDI y empresas

43 Eskerrik asko Muchas gracias por vuestra atención Xavi Herrero i Anglí Servei dInformàtica de la UPF


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