Mejorando la Arquitectura Administrativa y Tecnológica de las Instituciones de Seguridad Social de América Seminario Internacional La Seguridad de la.

Presentación del tema: "Mejorando la Arquitectura Administrativa y Tecnológica de las Instituciones de Seguridad Social de América Seminario Internacional La Seguridad de la."— Transcripción de la presentación:

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2 Mejorando la Arquitectura Administrativa y Tecnológica de las Instituciones de Seguridad Social de América Seminario Internacional La Seguridad de la Subregión Andina después de las Reformas La Paz, Bolivia 22 al 24 de junio, 2005

3 Objetivo Subrayar la importante relación que existe entre el diseño organizacional de un organismo de seguridad social y la arquitectura de su tecnología de información (TI).

4 Arquitectura de información para la seguridad social y la sociedad Los organismos de seguridad social pueden recuperar el terreno perdido y alcanzar una época de crecimiento renovado mediante la adopción de TI. Supuesto principal Problemática del envejecimiento; Crecimiento del mercado laboral informal; Falta de confianza en el futuro del sistema; Necesidad de modernizar los organismos nacionales. Los acontecimientos sociales están forzando a los organismos de seguridad social a modernizarse

5 Computación Negocio Mediados de los 60s Productividad Administrativa Mayor interacción con los usuarios Productividad Personal y Departamental Productividad Organizacional Evolución de los Negocios y la Computación

6 Computación Basada en una Computadora Central: Mediados de los 60´s Los Organismos de Seguridad Social fueron pioneros exitosos en la adopción de tecnologías basadas en ordenadores centrales. Ventajas Muy útiles para manejar la contabilidad, la recaudación, los números de seguridad social, grandes nóminas de jubilados, archivos de las cotizaciones de personas, y algunos otros procesos. Titanes resolviendo problemas administrativos de gran magnitud.Pero El sistema de información electrónica no tocaba a la gran mayoría de los empleados. No permitía interactuar con los usuarios finales o con otros organismos.

7 Cliente/Servidor: Silos Operativos Departamentos que trabajan de manera independiente para alcanzar sus propias metas.Departamentos que trabajan de manera independiente para alcanzar sus propias metas. Aplicaciones basadas en un servidor para apoyar específicamente las funciones de negocio.Aplicaciones basadas en un servidor para apoyar específicamente las funciones de negocio. Aumento de la productividad personal y departamental.Aumento de la productividad personal y departamental. Los silos resultaron muy económicos en relación a su utilidad debido a la tecnología existente, pero inflexibles para poder aprovechar completamente los nuevos avances tecnológicos.Los silos resultaron muy económicos en relación a su utilidad debido a la tecnología existente, pero inflexibles para poder aprovechar completamente los nuevos avances tecnológicos. Recursos Humanos Aplicaciones propias Bases de datos propias Cadena de Abastecimiento Aplicaciones propias Bases de datos propias Finanzas y Contabilidad Aplicaciones propias Bases de datos propias Afiliación y Recaudación Aplicaciones propias Bases de datos propias Sistema propio Pensiones Aplicaciones propias Bases de datos propias Sistema propio

8 Existen ganancias en productividad al desarrollar procesos más básicos que pueden ser compartidos dentro del organismo, y Existen ganancias en productividad al desarrollar procesos más básicos que pueden ser compartidos dentro del organismo, y Existen ganancias en productividad al especializarse en procesos en los cuales el organismo posee ventajas y subcontratar los otros con especialistas. Existen ganancias en productividad al especializarse en procesos en los cuales el organismo posee ventajas y subcontratar los otros con especialistas.

9 Áreas críticas en la modernización de los organismos de seguridad social Modernización de un Organismo Transformación Tecnológica Transformación de los Procesos de Negocio Reestructura Organizacional Transformación Cultural

10 Arquitectura de la Empresa La AE establece el mapa del camino a seguir para cumplir con la misión del organismo por medio del desempeño óptimo de sus principales procesos de negocio dentro de un entorno informático eficiente. La AE establece el mapa del camino a seguir para cumplir con la misión del organismo por medio del desempeño óptimo de sus principales procesos de negocio dentro de un entorno informático eficiente. La AE es fundamental para la evolución de los sistemas de informática, el desarrollo de nuevos sistemas, y la introducción de tecnologías emergentes que optimizan el valor de la misión del organismo. La AE es fundamental para la evolución de los sistemas de informática, el desarrollo de nuevos sistemas, y la introducción de tecnologías emergentes que optimizan el valor de la misión del organismo. Desarrollar una AE: Puede mejorar la calidad, la consistencia y el acceso a la información que utilizan los gerentes y los analistas para administrar el trabajo y aprovechar los recursos. Puede mejorar la calidad, la consistencia y el acceso a la información que utilizan los gerentes y los analistas para administrar el trabajo y aprovechar los recursos. Ofrece a los gerentes fácil acceso a más información que sirva de base para sus requerimientos de análisis, monitoreo del servicio a clientes, asignación de recursos y toma de decisiones estratégicas. Ofrece a los gerentes fácil acceso a más información que sirva de base para sus requerimientos de análisis, monitoreo del servicio a clientes, asignación de recursos y toma de decisiones estratégicas.

11 Arquitectura de la Empresa Arquitectura de Negocios Arquitectura de Información Arquitectura de Aplicaciones Arquitectura Tecnológica Una AE permite la eficiente y eficaz coordinación de los procesos de negocio comunes, la introducción de tecnología, flujos de información, sistemas, e inversiones entre las organizaciones. Una AE se basa en un marco o estructura que caracteriza las relaciones que existen entre todos los elementos del sistema o actividad.

12 Cambios tecnológicos y nuevos productos comerciales de base de datos en el mercado tuvieron un salto cualitativo entre finales de los 90s y la actualidad. Cambios tecnológicos y nuevos productos comerciales de base de datos en el mercado tuvieron un salto cualitativo entre finales de los 90s y la actualidad. Esto refuerza la conveniencia de adoptar una arquitectura de aplicaciones que corran sobre bases de datos comunes para todos los programas públicos y que sirva para apoyo de la operación privada. Esto refuerza la conveniencia de adoptar una arquitectura de aplicaciones que corran sobre bases de datos comunes para todos los programas públicos y que sirva para apoyo de la operación privada. Arquitectura de Información Flujo de Información Base de datos común Pensiones Salud Guarderías Seguro de Desempleo Afiliación y Cobranza Otros Seguridad Social

13 ¿Qué implica construir una AE? Alineación - asegurar que la realidad de la iniciativa que se implementa esté alineada con los propósitos de la administración. Integración - lograr que las reglas de negocios sean consistentes a través de toda la organización, que la información y su utilización sean inmutables, que las interfases y el flujo de información se estandaricen, y que la conectividad e interoperabilidad se manejen a través de toda la empresa. Cambio - permitir y manejar cambios a cualquier aspecto de la empresa. Tiempo para llegar al mercado- reducir el tiempo para el desarrollo de sistemas, la generación de aplicaciones, el período de modernización, y los requerimientos de recursos. Convergencia – esforzarse por lograr una cartera estandarizada de productos de informática.

14 El Proceso de la AE La evolución de una arquitectura informática puede seguir un proceso ordenado y servir como base para organismos de seguridad social de todos tamaños, independientemente del nivel en que se encuentren en la curva de la modernización. 1234567 Conseguir Participación Apoyo Establecer Estructura Administrativa y Control Definir el Proceso y el Método de Arquitectura Desarrollar la Arquitectura Empresarial de Referencia Desarrollar la Arquitectura Empresarial Objetivo Desarrollar el Proyecto de Secuencias Utilizar la Arquitectura Empresarial Mantener la Arquitectura Empresarial 8 La AE deberá reflejar el impacto de los cambios en función de negocios y los cambios tecnológicos que se llevan a cabo en la empresa y a la vez apoyar la planeación de capital y la administración de inversiones de acuerdo a estos cambios. Las arquitecturas cambian constantemente y requieren de un período de transición.

15 El Proceso de AE Arquitectura de Arranque La Arquitectura Tal Como Está Arquitectura Objetivo La Arquitectura que Será Caracteriza a la empresa existente: 1) La tecnología actual satisface las necesidades actuales del negocio; y 2) Diseño arquitectónico actual que define la información implementada, las aplicaciones, y la tecnología utilizada para soportar las necesidades de negocios actuales. Es una representación de un estado futuro deseado o empresa a construir: 1) Arquitectura de negocios objetivo que define las futuras necesidades de negocios de la empresa que se abordan por medio de tecnologías nuevas o emergentes; 2) Diseño arquitectónico objetivo que define los futuros diseños que se utilizarán para dar soporte a las futuras necesidades de negocios. Plan de secuencia para la transición de los sistemas, aplicaciones y prácticas de negocios

16 La AE implica llevar a cabo una reforma institucional para alcanzar una integración que abarque las diferentes áreas La transformación es difícil; se requiere de un gran liderazgo para cambiar las instituciones

17 El IRS El IRS uno de los mayores y más interesantes retos en la transformación de TI-AE.El IRS uno de los mayores y más interesantes retos en la transformación de TI-AE. Como institución recaudadora de impuestos es responsable de administrar un número amplio y complejo de impuestos a diferencia de un organismo de seguridad social.Como institución recaudadora de impuestos es responsable de administrar un número amplio y complejo de impuestos a diferencia de un organismo de seguridad social. Durante el período 1990-1996, el IRS emprendió el proyecto conocido como la Modernización del Sistema Fiscal (MSF). La historia de la MSF muestra con claridad que la tecnología y la administración deben definirse y desarrollarse de manera simultánea. Una de las principales lecciones para el IRS fue la necesidad de redefinir su arquitectura administrativa a fin de poder llevar a cabo los proyectos tecnológicos riesgosos.Durante el período 1990-1996, el IRS emprendió el proyecto conocido como la Modernización del Sistema Fiscal (MSF). La historia de la MSF muestra con claridad que la tecnología y la administración deben definirse y desarrollarse de manera simultánea. Una de las principales lecciones para el IRS fue la necesidad de redefinir su arquitectura administrativa a fin de poder llevar a cabo los proyectos tecnológicos riesgosos.

18 Organización del IRS en 1998 (Simplificada)

19 Consejo PrincipalComisionado/ Sub-Comisionado(s) Equipo de Oficina Nacional RH, Finanzas, EEO, Comunicaciones, Planeación, Investigación Agencia de Servicios Compartidos Instalaciones, Adquisiciones, etc. Agencia de Servicios de Sistemas e Información Apelaciones Servicio Jurídico al Contribuyente Investigación Criminal Ingreso de Inversión y Salarios Pequeños Negocios y Auto Empleados Negocios Medianos y Grandes Entidades Gubernamentales y Exentas de Impuesto Internal Revenue Service Organización Futura Servicios Compartidos Unidades Funcionales Divisiones operativas 2,600 IRS Empleados1,000 IRS Empleados 4,900 IRS Empleados7,000 IRS Empleados1,900 IRS Empleados1,600 IRS Empleados4,500 IRS Empleados 21,000 IRS Empleados39,000 IRS Empleados9,500 IRS Empleados2,800 IRS Empleados

20 Los tres pilares para la construcción de las tecnologías del IRS a nivel empresa son: La actualización del sistema telefónico para aumentar la capacidad para presentar declaraciones por teléfono; La actualización del sistema telefónico para aumentar la capacidad para presentar declaraciones por teléfono; Los tres portales de seguridad de las tres principales líneas de negocios; Los tres portales de seguridad de las tres principales líneas de negocios; El Ingreso de Información de Cuentas de los Clientes. El Ingreso de Información de Cuentas de los Clientes. Además, hay programas objetivo (tales como la presentación de declaraciones en forma electrónica y las firmas electrónicas) y la actualización de sistemas de legado. El IRS

21 El IRS empezó a trabajar con un portafolio de planeación que permite que existan plataformas estándares y ordenadores centrales, PCs estandarizadas, y un sistema de seguridad que ofrece protección a través de todos los portales. El IRS empezó a trabajar con un portafolio de planeación que permite que existan plataformas estándares y ordenadores centrales, PCs estandarizadas, y un sistema de seguridad que ofrece protección a través de todos los portales. Esto requiere tener el mismo software, la misma seguridad y la misma plataforma. Se cree que al haber cambiado a un sistema de empresa permitió adoptar cambios en meses mientras que antes se hubieran requerido siete u ocho años (por ejemplo, realizar auditorias corporativas) Esto requiere tener el mismo software, la misma seguridad y la misma plataforma. Se cree que al haber cambiado a un sistema de empresa permitió adoptar cambios en meses mientras que antes se hubieran requerido siete u ocho años (por ejemplo, realizar auditorias corporativas) El IRS actualmente posee una arquitectura de la empresa totalmente documentada (la versión 2.0 salió a principios de 2002). El IRS actualmente posee una arquitectura de la empresa totalmente documentada (la versión 2.0 salió a principios de 2002). El IRS

22 Casos Analizados IRS (agencia tributaria de EE.UU.)IRS (agencia tributaria de EE.UU.) Los Sistemas Operativos de los Programas de Pensiones de Cuentas IndividualesLos Sistemas Operativos de los Programas de Pensiones de Cuentas Individuales IMSSIMSS SSASSA ANSESANSES

23 Los Sistemas Operativos de las Cuentas Individuales para el Retiro

24 Sistemas Operativos de los Programas de Pensiones Factor determinante para el éxito o fracaso de las reformas a los sistemas de pensiones. Se definen seis procesos básicos para el funcionamiento del sistema, los cuales pueden estar integrados en una sola agencia o pueden someterse a diferentes combinaciones de centralización/descentralización. 1.Afiliación 2.Pago de aportaciones 3.Individualización en las cuentas y fondos 4.Administración de fondos 5.Transferencias intermedias 6.Pago de beneficios.

25 Para determinar cual puede ser el mejor esquema, los criterios sobre los que se deben fundar estos análisis son: Eficacia de la administración. Seguridad de los procesos. Costos asociados a cada uno de los procesos. De estos, los aspectos que se deben de estudiar pueden ser: Economías de escala y de especialización en las agencias recaudadoras. Sincronización y velocidad de las transferencias. Incentivos. Mecanismos de control. Posibilidad de controles cruzados y costos alternativos.

26 Economías de escala y de especialización, distribución de costos fijos. Mayor control directo y aplicación de los mecanismos fiscales. Control de la confidencialidad. Se evitan duplicaciones. Ventajas de cada uno de los sistemas Mayor competencia. Mejor servicio al cliente. Las TI han disminuido costos de operación: ahora es mucho más barato permitir que los flujos de dinero vayan directamente a los administradores de fondos y que el flujo de información vaya directamente a una base de datos nacional. Centralizado Descentralizado

27 Al desagregarse el tema del sistema operativo en seis procesos, la discusión deja de ser una de privado contra público o centralizado contra descentralizado, ya que en cada uno de los procesos puede ser conveniente aplicar una combinación diferente. Las principales críticas hacia los sistemas de pensiones reformados se refieren a las altas comisiones las cuales dependen del proceso operativo. Una implicación de política al desagregar los procesos del sistema operativo está en que para minimizar el costo de comisiones se requiere de un adecuado balance entre centralización y descentralización de los procesos de información para cada proceso, y una regulación que centraliza (o descentraliza) todos los procesos puede resultar inadecuada par alcanzar un resultado competitivo.

28 Un ejemplo de un problema operativo es que el número de cuentas inactivas o con error aumenta cada bimestre, y en la práctica no se han desarrollado métricas de administración para evaluar si en efecto se trata de un problema mayor o uno decreciente. Fuente: AIOS, 2003

29 Recomendaciones Los Sistemas Operativos de los Programas de Cuentas Individuales no se pueden separar del resto del sistema de seguridad social, tenerlos separados es muy costoso. Momento oportuno para que los países que reformaron sus sistemas de pensiones entre los 80 y 90, revisen, corrijan y/o rediseñen sus sistemas operativos. Además de los 6 procesos mencionados, se tiene que distinguir claramente los dos flujos que le dan vida al sistema: flujo financiero y el flujo de información. Es crucial que el diseño de la parte operativa del flujo de información enlace con todas las agencias que forman parte del sistema (Agencias nacionales, bancos, aseguradoras, etc.) y así tener una sola base de información (datos).

30 Debe lograrse la individualización de las cuentas de los cotizantes desde el momento de la aportación. Crear un conjunto de indicadores tanto para la autoridad nacional, como para los operadores, para medir el sistema, así mejorar el servicio, hacer correcciones, etc. Estos indicadores ayudarán a incentivar la competencia en la parte descentralizada del sistema operativo bajando las comisiones. Recomendaciones