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DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTION FINANCIERA PARA LOS PROYECTOS INMOBILIARIOS PROMOVIDOS POR LA CONSTRUCTORA INMOBILIARIA ING. JORGE O. ROSERO & ASOCIADOS.

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1 DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTION FINANCIERA PARA LOS PROYECTOS INMOBILIARIOS PROMOVIDOS POR LA CONSTRUCTORA INMOBILIARIA ING. JORGE O. ROSERO & ASOCIADOS Sangolquí, Octubre del 2012

2 INTRODUCCION Impulso importante en la industria de la construcción durante los últimos años. Su estructura operativa es muy informal. La gestión presupuestaria es determinante y puede constituir en una ventaja competitiva.

3 LA CONSTRUCTORA Primer proyecto realizado en el año Calidad de producto y satisfacción de cliente la diferencian de la competencia. Construidos 14 inmuebles hasta la fecha, generalmente en el sector La Carolina.

4 ANALISIS SITUACIONAL (Análisis interno) FORTALEZASDEBILIDADES Registros históricos de los desembolsos realizados No posee un sistema de control de presupuestos Mantenimiento de control de inventarios a través de kárdex Los Presupuestos de Obra son poco confiables Poder de negociación con proveedores favorable para la Constructora Falta de herramientas técnicas para mantener stock mínimo de inventarios Experiencia de la Gerencia General en la industria inmobiliaria Ausencia de indicadores de eficiencia de mano de obra, lo cual no permite medir tiempos ociosos

5 ANALISIS SITUACIONAL (Análisis interno) FORTALEZASDEBILIDADES Análisis de variables externas para la generación de un presupuesto de obra El control de mano de obra recae en personal operativo, mas no en un nivel de mando medio o superior No se ha definido una política formal para establecimiento de precios

6 ANALISIS SITUACIONAL (Análisis externo) OPORTUNIDADESAMENAZAS Mantenimiento de la política gubernamental de incentivo a la vivienda Posible discontinuidad del actual gobierno Liquidez importante en el SFP e IESS, que da apertura a créditos para constructores y para compradores de vivienda Cierta desconfianza en la sociedad por constructoras y promotores faltos de seriedad Tasas de interés relativamente estables Tendencia al incremento de cargas tributarias a los sectores empresariales

7 ANALISIS SITUACIONAL (Análisis externo) OPORTUNIDADESAMENAZAS Mayor demanda, por cambio del contexto social, las necesidades y los deseos de la gente Posibles contingentes laborales y tributarios, dada la estructura legal actual Tributos municipales y fiscales ligeramente estables Competencia creciente Mercado amplio dispuesto a invertir en vivienda Competidores con poder económico Migrantes con deseos de volver a establecerse en Ecuador Situaciones de mercado relativamente adversas en referencia a compra de terrenos

8 ANALISIS SITUACIONAL (Análisis externo) OPORTUNIDADESAMENAZAS Mejores productos para construcción y acabados con beneficios de un cliente Premium Futuro imprevisible en relación al comportamiento de la demanda Vanguardia en nuevos productos y tecnologías Buen prestigio de la Constructora Target de mercado definido Precios competitivos de la Constructora

9 AUDITORIA DE GESTION FASE I – Conocimiento general Objetivo - Obtener un conocimiento general sobre las operaciones y la legislación relacionada a la Compañía

10 AUDITORIA DE GESTION FASE I – Conocimiento general PROCEDIMIENTORESULTADO U OBSERVACION 1. Realizar un recorrido de visita a las instalaciones -Oficinas ubicadas en una planta del Edificio El Conquistador -19 empleados administrativos y 76 empleados operativos -Cumplimiento de normas de seguridad industrial en obra 2. Conocer la estructura orgánico funcional - Ver organigramaorganigrama 3. Entrevistar al Departamento de Contabilidad -Encargada de registro y control de información contable -Tiene nivel de subgerencia, es decir reporta directamente a Gerencia General -Control interno satisfactorio, sin decir que es óptimo 4. Revisar asuntos externos de interés -Estabilidad en tasas de interés hipotecarias -Crecimiento del crédito hipotecario

11 AUDITORIA DE GESTION FASE I – Conocimiento general

12 AUDITORIA DE GESTION FASE II – Evaluación de control interno Objetivo - Realizar la evaluación de control interno relacionado a la gestión presupuestaria de la Constructora

13 AUDITORIA DE GESTION FASE II – Evaluación de Control Interno PROCEDIMIENTORESULTADO U OBSERVACION 1. Aplicar un cuestionario de control interno -Presupuestos no son revisados por personal financiero -No se ha evaluado la eficacia de los presupuestos como herramienta de gestión -No hay revisión externa independiente a la información financiera contable 2. Realizar una hoja narrativa -Ausencia de auditores internos o externos -Los desembolsos son revisados por la Gerencia de Proyecto -Los presupuestos no están ligados a la técnica contable -Gestión financiera empírica

14 AUDITORIA DE GESTION FASE II – Evaluación de Control Interno PROCEDIMIENTORESULTADO U OBSERVACION 3. Evaluar controles mediante diagrama de recorrido -Ver diagramadiagrama 4. Concluir sobre la evaluación del control interno -Comparación entre valores reales y presupuestados no es realizado por personal financiero -No hay control sobre la presentación de las partidas de costo de obra en los estados financieros -Ausencia de revisiones independientes -Control interno relacionado con la gestión presupuestaria es deficiente

15 AUDITORIA DE GESTION FASE II – Evaluación de Control Interno

16 AUDITORIA DE GESTION FASE III – Examen profundo de áreas críticas Objetivo - Establecer puntos de mejora específicos en la gestión presupuestaria realizada en el Edificio Kandinsky (Proyecto culminado) Kandinsky

17 AUDITORIA DE GESTION

18 AUDITORIA DE GESTION FASE III – Examen profundo de áreas críticas PROCEDIMIENTORESULTADO U OBSERVACION 1. Obtener un presupuesto del proyecto Kandinsky -Presupuesto obtenido y clasificado por capítulo de costos. 2. Obtener un comparativo entre el valor de presupuesto y los desembolsos reales -Comparación a nivel general, sin especificidades -Realizada por el staff de construcción 3. Obtener un detalle de los desembolsos del Proyecto desde el área Contable -Los desembolsos no se hallan clasificados por componentes de costo; sino por proveedor.

19 AUDITORIA DE GESTION FASE III – Examen profundo de áreas críticas PROCEDIMIENTORESULTADO U OBSERVACION 4. Evaluar los componentes del costo de proyectos presentados en el detalle contable, basados en la NIC 2 Inventarios -No hay distinciones entre costo del inventario y gastos administrativos o de ventas 5. Comparar la información de desembolsos reales contable y la incluida en el presupuesto - No coteja la información contable con la del presupuesto

20 AUDITORIA DE GESTION FASE IV – Comunicación de resultados Objetivo - Mantener comunicación recurrente con los responsables del área auditada, de manera que se adopten medidas de seguimiento o corrección de manera oportuna

21 AUDITORIA DE GESTION FASE IV – Comunicación de resultados PROCEDIMIENTORESULTADO U OBSERVACION 1. Redactar la hoja de hallazgos -Las actividades de control presupuestario no son precisas -No se considera una adecuada clasificación de costos -En el presupuesto no se contemplan los costos indirectos 2. Realizar el plan de redacción del informe -Capítulo I: Información introductoria -Capítulo II: Control sobre elaboración y manejo de presupuestos -Capítulo III: Gestión de confiabilidad de datos

22 AUDITORIA DE GESTION Conclusiones generales -Preparación imprecisa de presupuestos -Clasificación inadecuada de los elementos de costo de proyectos en proceso -Análisis global de desembolsos frente a presupuestos sin especificidades por capítulos de costos

23 DISEÑO DE PRESUPUESTOS El presupuesto es una herramienta que ayudará a planificar, desarrollar y usar los recursos de manera efectiva en los proyectos inmobiliarios Enfoque en los presupuestos de costos y gastos, que servirán para determinar la viabilidad económica de un proyecto

24 PREPARACION DE PRESUPUESTO Los costos a calcular serán clasificados en: 1.Costos directos e indirectos – Materiales, mano de obra, planificación, desarrollo 2.Costos de subcontratos – Forman parte del proyecto pero son realizados por personas o compañías independientes, sustentados en contratos

25 FORMA DE PRESUPUESTAR 1.Definir la cantidad de material, mano de obra o subcontratos; para cada capítulo de costos necesarios para la ejecución. 2.Definir los costos unitarios de cada elemento de costo incluido en el proyecto, clasificado por capítulo de costos, ej.: (Obras preliminares, estructura, albañilería, aluminio y vidrio, etc.)

26 FORMA DE PRESUPUESTAR 3. Automatizar la obtención del costo unitario de los componentes mas preponderantes (cemento, hierro, mano de obra); mediante la aplicación de regresiones.

27 FORMA DE PRESUPUESTAR Estructura del presupuesto de costos (ejemplo):

28 FORMA DE PRESUPUESTAR En el ejemplo anterior, se debe llenar los campos en amarillo. Se puede observar que los costos unitarios relacionados con cemento, maestros y albañiles; dentro del capítulo de costos «Obras preliminares», se incluyen automáticamente desde la hoja de regresiones.

29 REGRESIONES Pronóstico de valores futuros a través de tendencias históricas existentes. Son utilizadas para determinar de manera automática el costo futuro de los elementos de costo mas importantes en la construcción (cemento, mano de obra, hierro)

30 REGRESIONES Procedimiento: 1.Recabar información histórica de precios de compra de 12 meses anteriores 2.Proyectar los 12 meses posteriores 3.Tomar el mayor valor proyectado, para que el modelo sea conservador

31 REGRESIONES Hoja de cálculo de regresión (ejemplo):

32 DATOS REALES La medida de éxito de este presupuesto tiene que ver con el registro sistemático de datos reales La inclusión de datos reales, permite verificar variaciones significativas; mismas que deben ser analizadas oportunamente

33 DATOS REALES Estructura de variaciones (ejemplo):

34 COSTO TOTAL DEL PROYECTO Con la información de presupuesto y real, se agrupa la información por tipo de costo (directos, indirectos, subcontratos), a fin de obtener el costo real del proyecto.

35 COSTO TOTAL DEL PROYECTO Estructura de costo total (ejemplo):

36 RESUMEN DE PRESUPUESTO Hoja diseñada para resumir los totales de costos presupuestados del proyecto; así como un gráfico comparativo de ayuda visual. Al incluir el área de construcción, se puede determinar el costo por metro cuadrado presupuestado para mencionado proyecto.

37 RESUMEN DE PRESUPUESTO

38 RESUMEN GRAFICO DE VARIACIONES Para mejorar la toma de decisiones, se preparó un gráfico de comparación entre presupuestos y desembolsos reales, clasificado por capítulo de costos.

39 RESUMEN GRAFICO DE VARIACIONES

40 ANALISIS DE VARIACIONES RELEVANTES Producto de la carga de información en el sistema de gestión diseñado, se obtienen variaciones significativas en diversos rubros del presupuesto. El análisis oportuno de estas variaciones constituye el éxito del sistema de gestión

41 ANALISIS DE VARIACIONES RELEVANTES La eficacia del presupuesto depende de: 1.La precisión con la que el personal de arquitectura o ingeniería, defina las cantidades de materiales y mano de obra a ser utilizadas; y, 2.El registro adecuado de desembolsos reales

42 VISUALIZACION DEL PRESUPUESTO EN EXCEL A continuación, una visualización del funcionamiento de la hoja electrónica diseñada para el presupuestopresupuesto

43 CONCLUSIONES Los presupuestos en la constructora no se elaboraban bajo parámetros técnicos adecuados No hay concordancia entre la información generada por el área operativa y el área administrativa Los presupuestos son generales La gestión financiera de la constructora merece un tratamiento técnico

44 RECOMENDACIONES Evaluar por parte de la Administración, la adopción de la plantilla diseñada. Preparar los presupuestos en conjunto entre personal financiero y operativo. Revisar constantemente las variaciones entre el presupuesto y el desempeño real.

45 GRACIAS POR SU ATENCIÓN


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