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Titulo Padre Ahora Contenido Conceptos Preliminares 2.0 MEDIR: Establecer Sistema de Medición 4.0 IMPLANTAR: Seleccionar y Aplicar Soluciones 3.0 ANALIZAR:

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Presentación del tema: "Titulo Padre Ahora Contenido Conceptos Preliminares 2.0 MEDIR: Establecer Sistema de Medición 4.0 IMPLANTAR: Seleccionar y Aplicar Soluciones 3.0 ANALIZAR:"— Transcripción de la presentación:

1 Titulo Padre Ahora Contenido Conceptos Preliminares 2.0 MEDIR: Establecer Sistema de Medición 4.0 IMPLANTAR: Seleccionar y Aplicar Soluciones 3.0 ANALIZAR: Estructurar Problema y Soluciones 5.0 CONTROLAR: Asegurar Mejora Continúa 1.0 DEFINIR: Formular Proyecto y Problema Conceptos Complementarios

2 Titulo Padre Ahora Formular Proyecto y Problema Establecer Sistema de Medición Estructurar Problema y Soluciones Seleccionar y Aplicar Soluciones Asegurar Mejora Contínua DEFINIR MEDIR ANALIZAR IMPLANTAR CONTROLAR ACTIVIDADES: l Establecer el Flujo del Proceso l Establecer elementos claves del problema l Definir Indicadores relevantes l Recolectar información numérica l Validar el Sistema de Medición para emplearlo en fases siguientes HERRAMIENTAS RECOMENDADAS l Flujograma de Procesos para Identificar elementos claves l Benchmarking para definir metas realista y relevantes l Fichas de Indicadores para definir con precisión las mediciones y las fuentes de los mismos Medir la frecuencia y posibilidades de errores para establecer metas en base a recolección de información numérica interna y de la competencia. Fase: Medir

3 Titulo Padre Ahora l Propicia la uniformidad de los modelos gráficos, incrementa la efectividad del proceso de modelamiento y facilitar la comunicación con los usuarios. l Establece convenciones, así como simbología para el modelamiento de flujos de trabajo. SIMBOLOGIA Actividad Manual: Representa desde una actividad elemental hasta un conjunto de actividades que agrupadas pueden conformar un procedimiento. Ejemplo: Compaginación de una Póliza Actividad Interactiva/Automática:Indica la presencia de actividades manuales y actividades de cómputo que se realizan conjuntamente. Ejemplo: Registro de una Póliza en Acsel/X Condicional (IF) : Se utiliza para representar las diversas condiciones que pueden producir una bifurcación en el flujo de las actividades. Base de datos : Es utilizada para indicar la presencia de una actividad de almacenamiento de datos computarizados. Archivo físico:Es utilizado para indicar la presencia de una actividad de almacenamiento de documentos. Herramienta: Diagramas de Flujo – Esquema General / Ejemplo DMAIC

4 Titulo Padre Ahora Ingreso de datos e Impresión Compa- ginado Facturación Firma Despacho Cobranzas Broker Negocios Registro con Slip Asignación de lainsp. Registro en el Sistema Descargo de la información Asignación por Emisor Evaluación de la solicitud Inspección A u t o s N u e v o s S / i n s p e c c i ó n E x c l u s i o n e s SI Inspec. OK NO Consulta al Inspector Auxiliar Inspector Jefe Emisor Funcionarios Herramienta: Diagramas de Flujo – Esquema General / Ejemplo DMAIC

5 Titulo Padre Ahora Registro en el Sistema Registro Fecha de Inspección Recepción deFormato Coordinar Visita Realiza Visita ¿ Está elCliente ? Realiza Inspección Coordina Segunda Visita ¿Más de 3Días? Elabora INFORME SI No SI Archiva INFORME Auxiliar Inspector Cliente Herramienta: Diagramas de Flujo – Esquema General / Ejemplo DMAIC

6 Titulo Padre Ahora l Las áreas, departamentos o puestos de trabajo se colocarán como filas en el flujograma. l Cuando el símbolo de flujo que une dos actividades manuales es bidireccional, esto indica la existencia de un proceso de coordinación entre ellas. l Cuando el símbolo de flujo que une dos actividades combinadas o de cómputo es bidireccional, esto indica el pase de control y la devolución de datos. Herramienta: Diagramas de Flujo – Pautas y Tips DMAIC

7 Titulo Padre Ahora Taller: Diagramas de Flujo Unidad/Puesto Proceso:Preparado por: Actual / Propuesto FLUJO DEL PROCESO DMAIC

8 Titulo Padre Ahora Herramienta: Benchmarking – Esquema General / Ejemplo Herramienta metodológica de recolección de información acerca de prácticas competitivas (comerciales, productos, servicios, procesos de trabajo, funciones de organizaciones, etc). FASES l I - Planeamiento del proyecto. l II – Recopilación de los datos necesarios. l III – Análisis de los datos sobre las brechas y los facilitadores de performance. l IV - Mejoramiento a través de la adaptación de los facilitadores del proceso. DMAIC

9 Titulo Padre Ahora Herramienta: Benchmarking - Pautas y Tips l Fines de aplicación: como parte de un proceso de solución de problemas con el propósito de mejorar la organización ó como un mecanismo de actualización en las prácticas modernas de negocios. l El benchmarking NO es un mecanismo de reducción de recursos, ni una receta que requiere buscar los ingredientes y utilizarlos para tener éxito; SI es un proceso de descubrimiento y experiencia de aprendizaje, un nuevo enfoque adminsitrativo. l Categorías de benchmarking: s INTERNO s COMPETITIVO s FUNCIONAL s GENÉRICO DMAIC

10 Titulo Padre Ahora Proceso: 3.2 Concretar Ventas (Vender / Obtener Ordenes de Compra) Continúa luego del proceso de Marketing (Generar Demanda). Contempla todas las actividades necesarias realizadas por la Unidad de Ventas, y su apoyo por las Areas de Operaciones o Adminstración, hasta tener una orden en firme y luego registrarla en el sistema de facturación. Responsable: Sub Procesos Claves: Juan Pablo Martínez l Generar Oportunidades l Elaborar Propuestas l Realizar Estimaciones - Cotizaciones l Gestionar Oportunidades l Hacer seguimiento a la O/C l Registrar Cronograma de Facturación Salidas Principales Indicadores (Niveles 1 y 2) Unid. Herramienta: Ficha de Proceso - Esquema General / Ejemplo Objetivos Estratégicos para alineamiento (Mapa Estratégico): l F1. Incrementar Margen l C1. Fortalecer Posición en el Mercado Externo l F1.a Margen de Contribución Acumulado (%) l F1.a.1 Cumplimiento de Estándares del Pipeline - Inventario (PINV) l F1.a.2 Cumplimiento de Estándares del Pipeline - Avance (PAVA) l C1.b Ventas de Exportación / Ventas Totales l (%) l Ordenes de Compra l Cronograma de Hitos Facturables l Oportunidades cargadas al Pipeline l Avances o Acciones sobre el Pipeline N

11 Titulo Padre Ahora Indicador: F1a. Margen de Contribución Acumulado Se acumulan los últimos 3 meses con el fin de reducir las fluctuaciones que dificultan percibir las tendencias. Responsable: F1. Incrementar el Margend La empresa como un todo Performance de Unidad Proceso Rol / Puesto : Cumplimiento de Objetivo : Medición de: X X Para todas las ordenes de compra del periodo (mes anterior y 2 anteriores), Sumar (Monto de Venta - Horas Cotizadas * Tarifa Promedio por hora) Formula /Cálculo Mensual Segundo Viernes de c/mes Periodo de Control: Oportunidad de Control: El Sistema de Ventas. Generará automáticamente registros para el Sistema de Indicadores de Gestión (Implementación a realizar) Fuente / Procesos Oportu- nidad de Captura El último día útil de cada mes. La persona a cargo del Sistema de Ventas activará la opción para generar los datos. Karina RissiUnidad de medida:Miles de US$ Metas Fechas Valor Verde Rojo 31/03/ /06/ /09/ /12/ , /12/04 1,500 1,200 31/12/05 1,800 1,500 31/12/06 2,000 1,800 Herramienta: Ficha de Indicador - Esquema General / Ejemplo DMAIC

12 Titulo Padre Ahora Indicador: C2.b. Satisfacción de Clientes Se miden tres rubros que corresponden a los Valores Externos de la empresa: Seriedad, Eficacia, Colaboración. Se acumulan los últimos 3 meses con el fin de reducir las fluctuaciones que dificultan percibir las tendencias. Herramienta: Ficha de Indicador - Esquema General / Ejemplo Responsable: C2. Lograr Percepción de Mayor Valor a Precio Equivalente La empresa como un todo Performance de Unidad Proceso Rol / Puesto : Cumplimiento de Objetivo : Medición de: X X Se recolectan las encuestas enviadas por mail y se realiza un promedio simple a nivel proyecto y a nivel global. Formula /Cálculo Mensual Primer Viernes de c/mes Periodo de Control: Oportunidad de Control: Personal del Cliente asignados al Proyecto. Fuente / Procesos Oportu- nidad de Captura La última semana de cada mes. El Responsable de Calidad elabora Matriz Personas vs Proyectos y la valida con los Líderes de cada Proyecto. Christian BerriosUnidad de medida:Puntaje de 1 a 9 Metas Fechas Valor Verde Rojo 31/03/ /06/ /09/ /12/ /12/ /12/ /12/ DMAIC

13 Titulo Padre Ahora Herramienta: Ficha de Indicador - Pautas y Tips l Los indicadores deben tener correlación con las intenciones. l Los valores más altos o más bajos, deben corresponder al mejor cumplimiento o al peor cumplimiento del Objetivo (según corresponda). l Se debe tratar de recolectarse mediciones objetivas y concretas al menor costo posible usando los sistemas o procedimientos vigentes. l En ocasiones debemos sacrificar el grado de correlación por la facilidad de obtener datos DMAIC

14 Titulo Padre Ahora Indicador: Responsable: Performance de Unidad Proceso Rol / Puesto : Cumplimiento de Objetivo : Medición de: Formula /Cálculo Periodo de Control: Oportunidad de Control: Fuente / Procesos Oportu- nidad de Captura Unidad de medida: Metas Fechas Valor Verde Rojo Taller: Ficha de Indicador DMAIC


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