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AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD DOC027A Hernán Jiménez & Asociados (Versión 1.11 de Mayo de 2004)

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Presentación del tema: "AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD DOC027A Hernán Jiménez & Asociados (Versión 1.11 de Mayo de 2004)"— Transcripción de la presentación:

1 AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD DOC027A Hernán Jiménez & Asociados (Versión 1.11 de Mayo de 2004)

2 HJ & ASOC2 HISTORIA DE LAS NORMAS ISO EJERCITO AMERICANO MIL-I MIL-Q-9858 Requerimiento de Sistemas de Inspección Especificación de los Sistemas de Calidad OTAN AQAP1 Especificación del Sistema de Calidad GRAN BRETAÑA BS / 5179 Normas de Calidad I979 BS SUIZA

3 HJ & ASOC3 ISO : INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION ISO/TC 176 GESTION Y ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD SC 2 SISTEMAS DE CALIDAD SC 1 VOCABULARIO SC 3 TECNOLOGIAS DE APOYO NP : NEW PROPOSAL WD : WORKING DRAFT CD : COMMITTEE DRAFT DIS : DRAFT INTERNATIONAL STANDARD

4 HJ & ASOC4 Entradas Salidas Responsabilidad Gerencial Administración de Recursos Medición. análisis, mejoramiento Ejecución del Producto (y/o Servicio) Producto/ Servicio RequisitosRequisitos ClienteCliente ClienteCliente SatisfacciónSatisfacción SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD MEJORAMIENTO CONTINUO ISO 9001:2000

5 HJ & ASOC5 ESTRUCTURA DE LAS REFERENCIAS NORMATIVAS RELACIONADAS CON LA ADMINISTRACION Y EL ASEGURAMIENTO DE CALIDAD VOCABULARIO ISO 9000 GUIAS TECNICAS APOYO ASEGURAMIENTO 9001 ADMINISTRACION 9004 VOZ DEL CLIENTE VOZ DE LA ORGANIZACION A B

6 HJ & ASOC6 DEFINICIONES DE LA NORMA NTC-ISO 8402 AUDITORIA DE CALIDAD Un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados con la calidad cumplen disposiciones preestablecidas, y si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos. AUDITOR DE CALIDAD Una persona calificada para efectuar auditorias de calidad. EVIDENCIA OBJETIVA Información cuya veracidad se puede demostrar, con base en hechos obtenidos a través de la observación, medición,el ensayo u otros medios.

7 HJ & ASOC7 CLASES DE AUDITORIA PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE INTERNA EXTERNA SUFICIENCIA CUMPLIMIENTO PRODUCTO/ PROCESO/PROYECTO ¿Quien ? ¿Qué se audita?

8 HJ & ASOC8 OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Determinar la o no de los elementos del sistema de calidad con requisitos especificados. Determinar la EFICACIA del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad para MEJORAR su sistema de calidad. CONFORMIDAD

9 HJ & ASOC9 ETAPAS DE LA AUDITORIA Sitio / Area Preparación Lista de verificación Reunión de apertura Realización de la Auditoria RNC ? Levante el RNC. Acción correctiva 1 1 Reunión de Cierre Reporte Seguimiento Levante NC. Fin Informe al Gerente Sepa que hace el área. Establezca fecha y tiempo. Auditoria de Suficiencia Manual Procedimientos Registros Auditoria de Cumplimiento SI NO Acuerde los hechos Presente los hechos Plan de auditoria

10 HJ & ASOC10 RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas. Documentar las observaciones. Informar los resultados. Verificar la eficacia de las acciones correctivas (pactado). Conservar y salvaguardar la documentación de la auditoria. Cooperar y apoyar al auditor líder.

11 HJ & ASOC11 Responsabilidad del AUDITOR LIDER Responsabilidad del AUDITOR LIDER Responsable por todas las etapas de la auditoria. Ayudar en la selección de otros miembros. Preparar el plan de auditoria. Representar el equipo frente a la gerencia. NC basadas en evidencias objetivas y sólidas. Reuniones de enlace se realicen regularmente. Presentar el informe de auditoria.

12 HJ & ASOC12 Preparación individual del auditor Lea los procedimientos con anticipación. Determine donde se realizan inspecciones. Utilice listas de verificación. Conozca la responsabilidad y posición de las personas auditadas. Sepa que pistas puede seguir.

13 HJ & ASOC13 PLAN DE AUDITORIA Objetivos y alcance. Documento de referencia. Areas que serán auditadas. Personas que serán entrevistadas. Relación de los miembros del grupo de auditores. Fecha y lugar. Hora y duración esperada para cada actividad principal. Programación de reuniones por realizar con la gerencia. Requisitos de confidencialidad. Distribución del informe y fecha esperada de la publicación. Asignaciones del equipo auditor. Elaboración y preparación de los documentos de trabajo

14 HJ & ASOC14 REUNION DE APERTURA Presentar miembros a la directiva. Revisar alcance y objetivos. Métodos utilizados en la auditoria. Conductos oficiales de comunicación. Necesidad de recursos especiales. Explicar NC, como se reportan y califican (mayor /menor). Hora y fecha de reunión de cierre y otras. Aclaraciones.

15 HJ & ASOC15 ENFOQUE DE LA AUDITORIA Haga sentir cómodo al auditado Sea amigable. Explique el propósito de la auditoria. Evite preguntas cuya respuesta sea SI o NO. LOS 7 AMIGOS DEL AUDITOR ¿Qué? ¿Como? ¿Por qué? ¿Muestreme? ¿Donde? ¿Quien? ¿Cuando?

16 HJ & ASOC16 EJECUTANDO LA AUDITORIA Haga un muestreo de actividades,no se centre en una. Busque evidencia observando lo que ocurre y revisando registros. Haga anotaciones completas. Escuche las explicaciones del auditado. Anote y confirmelas más adelante si es procedente.No de la impresión de que no cree. Escriba los detalles : procedimientos, registros, ordenes,lotes,ect. Auditoria abierta y amigable resultará en un acuerdo de que el problema existe. Verifique si la NC es o no puntual.

17 HJ & ASOC17 REPORTE DE DISCREPANCIAS. Cada N.C.debe tener un reporte separado. Reporte debe contener 3 ítems : Descripción completa y precisa de lo observado. Referencia a la cláusula del estandard/ documento de calidad de la organización. Explicación de los requisitos de la cláusula / documento. Las discrepancias deben atribuirse solamente a una cláusula de la norma, la más aplicable. En ocasiones, la única referencia es la documentación de la organización.

18 HJ & ASOC18 LA REUNION DE CIERRE PREPARACION Cada uno relata sus hallazgos. El equipo evalúa y revisa los hallazgos. Se define si son NC y su clase. Se prepara un borrador del reporte final. REUNION DE CIERRE Agradecimientos. Resumen del alcance. Objetivo y método usado. No todas las NC se pueden descubrir. Preguntas y discusiones al final. Presentación de las NC por el equipo.Hechos solamente. Resumen general por el A.Líder. Invitación a discutir cualquier punto. Acuerdo de las fechas para terminación de las acciones correctivas DIRIGIDA POR EL AUDITOR LIDER

19 HJ & ASOC19 INFORME FINAL DE LA AUDITORIA Alcance y objetivos. Fechas e identificación de la organización. Detalles del plan de auditoria,miembros y entrevistas. Documentos de referencia : norma,manual de calidad,ect. Relación de las no conformidades encontradas. Análisis de las fortalezas del sistema. Capacidad del sistema para lograr los objetivos de calidad definidos. Lista de distribución. Precisos,soportados y referencias precisas. Detalles y NC aceptadas por las partes involucradas Listos al terminar la auditoria o muy cerca.

20 HJ & ASOC20 SEGUIMIENTO VERIFIQUE LA IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS DESPUÉS DE LA FECHA ESTABLECIDA ESTABLEZCA UNA NUEVA FECHA VERIFIQUE DE NUEVO ESCALE CIERRE LOS REPORTES DE NO CONFORMIDAD NO SI NO

21 HJ & ASOC21 TALLER AUDITORIA SELECCIONE AUDITORES FORME AUDITORES CALIFIQUE Y DECLARE COMPETENTES A LOS AUDITORES PLANEE LA AUDITORIA EJECUTE AUDITORIA HAGA SEGUIMIENTO PREPARE INFORME AL DIRECCION.

22 HJ & ASOC22 CALIFICACIÓN DE AUDITORES EDUCACION Estudios secundarios. Habilidad para expresar conceptos e ideas. SER EXACTO Y CONCRETO FORMACION Conocimiento de la norma y : Técnicas de examen indagación,evaluación e informes. Competencia demostrada. EXPERIENCIA Trabajo 4 años en el sector 2 años. Antes de ser auditor: 4 auditorias. HABILIDADES Mente abierta,buen criterio,aptitudes analíticas y tenacidad.Maneja situaciones difíciles.No es conflictivo. Persistente Gran capacidad de lectura SE DEBE REVISAR SU DESEMPEÑO CADA 2 AÑOS.

23 HJ & ASOC23 ADMINISTRACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA SEGUIMIENTO/ MTO. DEL DESEMPEÑO Evaluación del desempeño : observaciones de auditoria, ect. Consistencia entre los auditores : Talleres de entrenamiento. Revisión de informes de auditoria. Rotación de auditores entre equipos. Entrenamiento. Controlar necesidades y actuar. FACTORES OPERACIONALES Recursos. Planificación y programación de auditorias. Formatos formalizados. Confidencialidad. APTITUDES DE LOS AUDITORES

24 HJ & ASOC24 APLICACIÓN PRACTICA ELABORE LOS DOCUMENTOS CORRESPONDIENTES SELECCIONE AUDITORES CALIFIQUE AUDITORES TALLER DE COMPETENCIA LLEVE A CABO LAS 4 AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD DURANTE AL AÑO. SEA JUSTO, EXACTO Y EXIGENTE.


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