P r e s e n t a Sistema de Operaciones y Logística.

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1 p r e s e n t a Sistema de Operaciones y Logística.

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3 Los profesionales en logística concentran sus esfuerzos en desarrollar soluciones principalmente para la industria y el comercio exterior. De hecho, muchos de ellos se han formado ahí, ya que la industria y el comercio exterior cuentan con áreas de logística importantes. El desarrollo ha sido a tal grado de especialización que estos sectores incluso ahora subcontratan a Operadores Logísticos, quienes llevan la administración de sus cadenas de suministro y distribución. En contraste, la logística en las empresas del sector servicios no ha sido debidamente atendida, ni desarrollada; al menos no en México. Aún más, algunas de estas empresas no subcontratarían a operadores logísticos, dada -precisamente- la naturaleza de sus servicios. Cómo subcontratar la logística de, por ejemplo, las concreteras, aseguradoras, empresas de mantenimiento y soporte, o empresas de servicios médicos de urgencia? El presente documento ofrece una alternativa: el SOL.

4 El SOL les permite reorganizarse, reconvertir recursos con los que ya cuentan y hacer que los resultados mejoren al incorporar un enfoque logístico en sus operaciones. SOL es: Sistema de Operaciones y Logística, un producto de ciaO, pensado para empresas ajenas a la investigación de operaciones y a la logística, pero que necesitan incorporar un enfoque logístico a su operación y manejarlo tal y como lo haría cualquier operador logístico de clase mundial. El SOL da una ventaja competitiva importante a las empresas que lo adoptan y pone a su alcance una infinidad de beneficios derivados de incorporar un enfoque logístico a sus operaciones y servicios. El SOL es un sistema operativo, dirigido a empresas de giro no logístico, pero con una fuerte actividad logística en su operación, normalmente con algún tipo de entrega crítica. Nota: El término sistema, como se explica más adelante, no se refiere a sistema de información; tiene más bien una connotación sistémica.

5 ¿Qué es el SOL? Está diseñado desde el punto de vista de un Director de Logística, es decir, con la visión de cómo debe organizar todos los aspectos que inciden en su operación, para garantizar la obtención de resultados. Institucionaliza la operación y desarrolla una cultura logística en la organización, que le hace ganar autonomía operativa. Detona la generación de conocimiento profundo de la organización, la mejora continua y la innovación, a partir de un efectivo subsistema o módulo de métrica y monitoreo de los procesos clave de la operación; esto puede hacer la diferencia en el competido mundo de los negocios. Responde a la Norma ISO-9001:2000, de hecho, una vez instalados, las empresas pueden optar por certificarse; este valor agregado, es apenas el servicio principal que ofrecen la mayoría de los consultores dedicados a ello. El SOL es automatizable, mediante el desarrollo de aplicaciones informáticas a la medida. Es escalable: puede resolver uno o varios servicios logísticos.

6 ¿En dónde se inserta el SOL? Desde un enfoque sistémico, un negocio está compuesto por tres sistemas, a saber: Sistema de Comunicación y Mercadotecnia. Sistema de Gestión Administrativa. Sistema de Operaciones. Modelo de negocio. Cada sistema tiene interfases importantes con los otros dos (intersecciones entre los tres sistemas representados en la Tabla).

7 ¿En dónde se inserta el SOL? Sistema de Comunicación y Mercadotecnia. Sistema de Gestión Administrativa. Sistema de Operaciones. Modelo de negocio. El SOL es un subsistema del negocio que tiene interfases con los tres sistemas principales. A su interior, el SOL cuenta con una serie de procesos y estructuras, llamados Módulos que administran distintos aspectos clave de las operaciones y la logística, y que hacen interfase con los otros tres sistemas; más adelante se describen estos módulos.

8 En toda cadena logística, siempre se observan flujos de información, dinero y bienes (en el tiempo y forma requeridos), que se activan ante ciertos eventos, entre un conjunto de actores: E1 $, i, b E2 … En $, i, b … en él se puede observar que existe una relación cliente – proveedor, con una entrada y una salida, como en todo proceso. El uso de modelos de investigación de operaciones es costoso, complejo y, para todo fin práctico, se llega al mismo resultado. Además, el volumen y frecuencia en que se dan estos flujos, generan suficiente información como para administrarlos usando Control Estadístico de Procesos (CEP); creando conocimiento profundo. Si se observa con detalle y se aísla un eslabón de la cadena … ¿Por qué el SOL usa un enfoque de procesos?

9 ¿Qué elementos interactúan en el SOL? El SOL cuenta con dos componente básicos: Organización: COps-L, M-R, … Método. Lo primero aclara quién hace qué, lo segundo aclara el cómo hacerlo. Sistema de Comunicación y Mercadotecnia. Sistema de Gestión Administ rativa. Sistem a de Operac iones. Moelo de negocio. El componente metodológico incluye todas las políticas, lineamientos, procesos, instrucciones. Éstas están agrupadas en Módulos o ámbitos específicos (ver dibujo). Capacitación. Comunicación Logística. Desarrollo e Integración. Gestión de Calidad. Mantenimiento Nuevos servicios. Retroalimentación del cliente. TI Seguridad e Higiene Gestión directiva

10 ¿Qué elementos interactúan en el SOL? Gestión directiva de la logística: –Reportes ejecutivos con la información clave del negocio, para análisis y toma de decisiones. – Diagnósticos trimestrales de la operación. – Planes de trabajo trimestrales y de mayor horizonte: De inicio de operaciones; de implantación del SOL; de corrección y mejora; estratégicos; de negocio. – Instrumentos para el seguimiento y control de los planes. – Procedimientos para la supervisión. Abastecimiento de recursos: –Procedimientos documentados para la administración de las compras y de los proveedores clave para la logística, en general. –Control de inventarios. Tecnología de Información: – Sistema de información para automatizar la logística. –Plan estratégico en TI. Mantenimiento Integral: – Programas de mantenimiento preventivo y correctivo.

11 ¿Qué elementos interactúan en el SOL? Logística: – Cartas de operación (sistema de métrica de las operaciones). – Gráficos de control de los procesos CEP). – Documentación de análisis de problemas. – Documentación de proyectos de corrección y mejora. –Presupuestos de operación. –Análisis de capacidad instalada. –Análisis base de rentabilidad operativa. – Registros de los resultados de la operación. Retroalimentación del cliente: –Base de datos de cada uno de los asuntos que plantean los clientes. – Información agregada para el análisis estructural del servicio al cliente. Gestión de calidad: – Centro de Control de Documentos. – Reportes de auditorías. – Cursos y apuntes de técnicas de mejora continua y aseguramiento de calidad. Nuevos negocios: –Identificación de especificaciones de cada servicio. –Documentación de diseños de servicio y de tarifas correspondientes. –Contratos o acuerdos operativos con los clientes. –Registros de validación con los clientes.

12 ¿Qué elementos interactúan en el SOL? Desarrollo e integración: – Manual de Claridad Organizacional (descripción de puestos, categorías, roles y perfiles; análisis de competencias). –Tabulador de sueldos. –Bolsas de trabajo, cartera de candidatos. Capacitación y adiestramiento: – Registros de Detección de Necesidades de Capacitación (DNC´s). – Registros de la gente capacitada: cursos, horas- hombre, resultados. –Evaluación de la capacitación. –Documentación para la STyPS. Comunicación organizacional: – Tableros de comunicación. – Boletines periódicos de comunicación. –Medios. Seguridad e higiene: –Registros de accidentes e incidencias, en general.

13 ¿Por qué el ISO-9001:2000 en el SOL? Por aseguramiento de calidad. Por claridad organizacional. Por método de implantación. Por Control de Calidad y mantenimiento al SOL. Por estandarización internacional del SOL. Por imagen. Capacitación. Comunicación Logística. Desarrollo e Integración. Gestión de Calidad. Mantenimiento Nuevos servicios. Retroalimentación del cliente. TI Seguridad e Higiene Gestión directiva

14 SOL vs. ISO-9001:2000 El SOL tiene un enfoque de procesos más robusto y exigente. El SOL ofrece trabaja también en los costos y la rentabilidad operativa. El SOL ofrece automatización. Planeación operativa más robusta. Administración de proyectos. Alinea y articula organización. Organiza y da método para la gestión, ofrece los cómos. El SOL tiene un enfoque eminentemente logístico.

15 Del Módulo de Gestión Directiva del SOL...

16 CMD.

17 TI.

18 El futuro inmediato de la TI en Médica Móvil.

19 Otros logros importantes durante 2005-2006. Además de la mejora en sus indicadores logísticos, Médica Móvil también ganó lo siguiente: Toda la documentación de su operación logística: manuales, procesos y registros, entre otros. Toda la gente involucrada, capacitada y con una cultura logística en ciernes. Toda la gente involucrada, capacitada en la interpretación de la Norma ISO-9001:2000, así como con una cultura en ISO básica; esto incluye la formación de auditores internos. ISO 9001:2000: Todo el personal auditado y listo para iniciar preparativos para recibir pre-auditoría de certificación en SEP06, así como la auditoría de certificación en OCT06. Control electrónico de documentos del SOL. Recomendación para certificado OCT06. Y muy importante: el desarrollo informático denominado Módulo de Reportes Logísticos (MLR).

20 Otros logros importantes durante 2005-2006. Objetivo: Explotar la información del SIMM (Sistema de Información ya existente) con contenido logístico, para la toma de decisiones en ése ámbito. Beneficios: Automatiza la medición y monitoreo logísticos. Da seguimiento a cada servicio, en cada fase del proceso logístico. Herramienta de toma de decisiones a nivel supervisión. Facilita el análisis causal de los problemas logísticos enfrentados. Permite evaluar la efectividad de las decisiones en muy corto plazo. Valida la información logística del SIMM. Valor agregado: control de costos de médicos externos.

21 Otros casos.

22 ¿Qué sigue después del Proyecto SOL? 2006: Consolidar, apropiar y certificar. Iniciar en otras plazas. 2007: Fortalecer mejora continua y dominio en técnicas estadísticas: reactivar Quest y capacitar en Prediction. 2° semestre 2007: Activar proceso de planeación estratégica de logística, a saber: Información interna: indicadores. Recabar información externa: nuevas tecnologías, benchmarking, competencia, mercado, … Sesión de análisis. Identificación de áreas de oportunidad. Proyectos estratégicos de logística. Selección de proyectos y de los gerentes de proyecto. 2008: Inician proyectos estratégicos autorizados. El SOL es una plataforma operativa robusta que le permite ampliar su cobertura en el muy corto plazo y capitalizar su mercado cautivo. Se puede integrar un plan de inmediato, para ello.

23 Nuestro negocio consiste en generar ambientes controlados de trabajo que hagan predecibles los resultados de nuestros clientes. Para ello integran servicios que se pueden agrupar en: Servicios a la operación. Servicios de soporte a la operación. Servicios de planeación de las operaciones. Servicios de dirección de proyectos. Los servicios incluyen desde el outsourcing de una parte o área de la operación de sus clientes, hasta el outsourcing de la totalidad de su operación. De la experiencia que han adquirido en la Dirección de Operaciones Logísticas es que han desarrollado el SOL. Sin embargo, también tienen productos específicos para inmobiliarias y constructoras, y cuentan con la metodología para desarrollar sistemas operativos para negocios en otros giros. Sus sistemas operativos tienen características generales similares a las descritas aquí para el SOL.