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En 2003, cuando inició el proyecto de modernización, se encontró un sector educativo con las siguientes condiciones: Las entidades desarrollaban los procesos.

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Presentación del tema: "En 2003, cuando inició el proyecto de modernización, se encontró un sector educativo con las siguientes condiciones: Las entidades desarrollaban los procesos."— Transcripción de la presentación:

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2 En 2003, cuando inició el proyecto de modernización, se encontró un sector educativo con las siguientes condiciones: Las entidades desarrollaban los procesos que consideraban pertinentes, sin que existiera una articulación de sector. No existía una estandarización de procesos. Existía una infraestructura tecnológica y sistemas de información de apoyo obsoletos. Las Plantas organizacionales eran insuficientes y con perfiles inadecuados. No se contaba con plantas físicas apropiadas.

3 Reorganizar y fortalecer a las secretarías de Educación, con el fin contar con instituciones que desarrollen la política educativa de manera eficiente y logren ampliar su capacidad de apoyo a las instituciones educativas..

4 MINISTERIO DE EDUCACIÓN SECRETARÍAS DEPARTAMENTALES SECRETARÍAS MUNICIPALES MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DESAGREGACIÓN DE RECURSOS CONSOLIDACIÓN DE RESULTADOS INSTITUCIONES EDUCATIVAS MODELO DE TRABAJO

5 Hemos llegado a las secretarías de educación de manera integral, mediante el diseño e implementación de 5 componentes: Procesos. Sistemas de Información y tecnología. Gente y Cultura. Actividades Complementarias Estructuras organizacionales. GENTE Y CULTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS ESTRUCTURA PROCESOS

6 GENTE Y CULTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS ESTRUCTURA PROCESOS Son el grupo de actividades y métodos de trabajo que realizan y utilizan los funcionarios de la Secretaría de Educación para cumplir con sus objetivos y funciones y consolidar buenas prácticas en el sector COMPONENTE DE PROCESOS

7 II. Diseño de procesos Modelo Macro Diseño Detallado Estructura Modelo Seguimiento I. Planeación estratégica Normatividad Concepto Entidad Misión / Visión Objetivos y Funciones III. Diseño de Sistemas de Información Sistemas de información e infraestructura tecnológica REINGENIERÍA DE PROCESOS

8 MACROPROCESOS DIRECCIONAMIENTO MACROPROCESOS DE APOYO Gestión Administrativa de bienes y servicios Gestión de recursos humanos Gestión financiera Gestión de tecnología Informática Asuntos legales y públicos MACROPROCESOS MISIONALES Gestión de Programas y Proyectos Gestión de la calidad del Servicio educativo Gestión de la Cobertura del Servicio Educativo Atención al usuario Gestión estratégica de la secretaria de educación Administración del Sistema de Gestión de Calidad Control Interno Gestión de la información Gestión de la inspección y vigilancia de establecimientos educativos

9 ESTRUCTURA

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11 Preparación Revisar la estructura actual de la Secretaría, e identificar la composición de esta. Identificar la planta de cargos administrativos del nivel central. Identificación del procedimiento de aprobación de nueva estructura organizacional para la Secretaría de Educación. Documentación Análisis de la información y clasificación de la Secretaría de Educación dentro de las Tipologías. Validación de la Estructura propuesta con la Secretaría. Estudio de cargas de trabajo. Revisión de la Estructura, Manual de Funciones y Perfiles de los cargos. Costeo de la planta de cargos actual y propuesta. Comparativo de cargos propuestos v./s. funcionarios actuales. Validación y Ajuste de Información Revisión y validación del cuadro comparativo de cargos propuestos v./s. funcionarios actuales. Revisión del costeo de la planta actual y la propuesta según fuente de financiación. Revisión de como se ejecuta los gastos administrativos. Escenarios Financieros. Validación de la información. Adopción Expedición actos administrativos de adopción de la estructura, establece la planta de cargos y se define el manual de funciones, perfiles y cargos para la Secretaría de Educación. Expedición actos administrativos de adopción de la estructura, establece la planta de cargos y se define el manual de funciones, perfiles y cargos para la Secretaría de Educación. Acompañamiento para la implementación. Acompañamiento para la implementación. Seguimiento para determinar avances, retrasos y acciones. Seguimiento para determinar avances, retrasos y acciones. Secretaría de Educación y ProyectoSecretaría de Educación y Direcc. Fortalecimiento METODOLOGÍA DE ESTRUCTURA

12 PeríodoSE Con Reingeniería desarrollada78 En proceso7 Total85 Estructura OrganizacionalSE Adoptadas por las S.E39 Viabilizadas por el Ministerio40 En proceso de diseño y viabilización11 Total90 AVANCES ESTRUCTURA

13 GENTE Y CULTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS ESTRUCTURA PROCESOS Corresponde a la infraestructura tecnológica y sistemas de información necesarios para soportar la gestión de los procesos misionales y de apoyo de la entidades territoriales, que garanticen, tanto en el nivel nacional como en el territorial, información confiable y oportuna.

14 Software como servicio SAS DESARROLLO DE LOS SISTEMAS MISIONALES DESARROLLO DE LOS SISTEMAS MISIONALES Infraestructura – Física/Lógica Portal Servidor WEB / Seguridad Servidores de Aplicaciones Servidores de Aplicaciones Servidores de Bases de Datos Servidores de Bases de Datos Soacha Guajira Antioquia Ibagué Sahagún Buenaventura INTERNET MATRÍCULA RRHH G. CALIDAD EDUCATIVA GESTIÓN FINANCIERA SERVICIO AL CIUDADANO DWH - RRHH

15 Secretaría de Educación de Guainía Secretaría de Educación de Uribía COMPONENTE DE TECNOLOGÍA

16 Software de Servicio al Ciudadano CaracterísticasSEImpacto Transaccional PQRs / mes PHP Arquitectura de 2 capas 4 Modulos 800 a 900 operadores. SIGRRHH S. MATRÍCULA SERVICIO AL CIUDADANO SERVICIO AL CIUDADANO CALIDAD EDUCATIVA CALIDAD EDUCATIVA GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN FINANCIERA

17 Secretaría de Educación de Cartago. Oficina de Servicio al Ciudadano COMPONENTE DE TECNOLOGÍA

18 Software Recursos Humanos CaracterísticasSEImpacto Sistem Transaccional 90 Bogotá, Medellín, Malamb o y Soledad Funcionario s administrad os Usuarios de consulta.NET - (Windows, Linux) Arquitectura de 3 capas 10 Modulos 2500 usuarios - operadores. SIGRRHH S. MATRÍCULA SERVICIO AL CIUDADANO SERVICIO AL CIUDADANO G. CALIDAD EDUCATIVA G. CALIDAD EDUCATIVA GESTIÓN Y CONTROL FINANCIERO GESTIÓN Y CONTROL FINANCIERO

19 Software de Gestión de Calidad Educativa CaracterísticasSEImpacto Transaccional EE Java, (Linux) Arquitectura de 3 capas 6 Modulos usuarios. SIGRRHH S. MATRÍCULA SERVICIO AL CIUDADANO SERVICIO AL CIUDADANO CALIDAD EDUCATIVA CALIDAD EDUCATIVA GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN FINANCIERA

20 Referentes de Calidad: Lineamientos Curriculares Orientaciones pedagógicas Estándares básicos de Competencias Referentes de Calidad: Lineamientos Curriculares Orientaciones pedagógicas Estándares básicos de Competencias Evaluaciones: Estudiantes (SABER y ESTADO) Docentes (Prueba, Desempeño y ascenso) Autoevaluación Institucional Evaluaciones: Estudiantes (SABER y ESTADO) Docentes (Prueba, Desempeño y ascenso) Autoevaluación Institucional Medios y TICS: Autoevaluación de Uso de Medios (PEI y PMI) Autoevaluación de escenarios de uso TIC Valoración de escenarios de maduración TIC Medios y TICS: Autoevaluación de Uso de Medios (PEI y PMI) Autoevaluación de escenarios de uso TIC Valoración de escenarios de maduración TIC PEI: Horizonte Institucional Propuesta pedagógica Gobierno escolar Calendario escolar, Convenios y Articulación Proyectos Transversales PEI: Horizonte Institucional Propuesta pedagógica Gobierno escolar Calendario escolar, Convenios y Articulación Proyectos Transversales PMI Autoevaluación Institucional Formulación del PMI Seguimiento de Acciones Índice de inclusión Plan de Formación Docente PMI Autoevaluación Institucional Formulación del PMI Seguimiento de Acciones Índice de inclusión Plan de Formación Docente PAM Caracterización Diseño del PAM Seguimiento Programador de tareas, eventos y asistencia Calendario escolar PAM Caracterización Diseño del PAM Seguimiento Programador de tareas, eventos y asistencia Calendario escolar COMPONENTE DE TECNOLOGÍA

21 Software de Gestión y Control Financiero CaracterísticasSEImpacto Business Intelligence 90 Cultura de medición Gestión por excepción foco en lo que está mal Java, OWB, OWF, BO Arquitectura de DWH 3 Modulos 180 usuarios – 300 SIGRRHH S. MATRÍCULA SERVICIO AL CIUDADANO SERVICIO AL CIUDADANO CALIDAD EDUCATIVA CALIDAD EDUCATIVA GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN FINANCIERA

22 ¿Cómo funciona? SecretaríasDatacenter Internet Data Warehouse Secretarías MEN Sist. heterogéneos Fuentes de datos Información Consolidada Procesos ETL Presupuesto Tesorería Contabilidad Democratización de la Información

23 GENTE Y CULTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS ESTRUCTURA PROCESOS Es el desarrollo de actividades de intervención organizacional y estrategias de administración del cambio para promover la apropiación de procesos, sistemas de información y habilidades de gestión en los funcionarios de la Secretaría. COMPONENTE DE GENTE Y CULTURA

24 Compromiso Información Educación Nivel de compromiso Tiempo APROPIACIÓN - PROPIETARIO Hacen suyo el cambio y crean formas innovadoras de usarlo y mejorarlo INSTITUCIONALIZACION - COMPRA Se convierte en la forma de hacer el trabajo Nuevo Statu Quo ADOPCIÓN Disposición a trabajar con e implementar el cambio PERCEPCIÓN POSITIVA - COMPRENSIÓN PERSONAL Entendimiento de los impactos y beneficios personales Disposición a conseguir las destrezas para adoptar el cambio COMPRENSIÓN GENERAL Entendimiento del impacto en la organización y en su área funcional CONCIENCIA Comprensión del alcance y de la iniciativa de cambio CONTACTO Se da a conocer la iniciativa de cambio COMPONENTE DE GENTE Y CULTURA

25 Estrategia de comunicación (divulgación), motivación y sensibilización: Consiste en las actividades que deben realizarse de manera continúa durante todo el proyecto con el objeto de fomentar la participación de todos los funcionarios de la Secretaría y lograr su compromiso. Estrategia Apropiación de Procesos Enfoque de procesos Versus Funciones Lenguaje y estructuración de procesos Análisis de procesos Conocimiento y utilización de indicadores ESTRATEGIAS DEL PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO

26 Estrategia Apropiación de Sistemas de Información Uso estratégico de la información Confiabilidad, Oportunidad y Calidad Uso de los Sistemas de Información Entrada a la era de TIC´S (Conectividad-Correo electrónico institucional) Estrategia Apropiación de Gestión de Calidad Mejoramiento Continuo (PHVA) – Planes de mejoramiento Gestión de Calidad – Autocontrol Equipos de Alto Desempeño

27 Estrategia para el Desarrollo de Habilidades 15.Manejo del cambio (resistencia) 16.Eficiencia de gestión (Política Eficiencia – Proyecto Modernización) 17.Comunicación 18.Liderazgo 19.Compromiso 20.Innovación 21.Creatividad 22.Trabajo en equipo 23.Orientación al logro 24.Pensamiento estratégico 25.Cultura de la evaluación 26.Cultura del aprendizaje 27.Cultura del servicio

28 GENTE Y CULTURA SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS ESTRUCTURA PROCESOS Son acciones orientadas a garantizar el éxito de la implementación de todos los proyectos que se definan tanto en mejoramiento de procesos, como en sistemas de información. COMPONENTE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

29 Situación encontrada Resultados ImpactoCifras Organización física75 SE Historias laborales activas COMPONENTE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

30 ImpactoCifras Equipos de computo en 70 S.E Impresoras en 70 S.E.187 Secretarías con Página WEB70 Secretarías con conectividad100% COMPONENTE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

31 Buscando fortalecer la sostenibilidad de las acciones implementadas, se inició la Certificación Nacional de Calidad en los procesos de Cobertura, Recursos Humanos, Atención al Ciudadano y Calidad educativa.. Certificación en calidad

32 ALCANCE

33 Preparación Auditoría de Diagnóstico Acompañamiento y Seguimiento Preauditoría de certificación Auditoría de certificación Sostenibilidad FASES CERTIFICACION PROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVA

34 Las SE que son auditadas por ICONTEC deben superar el 70% de cumplimiento Avance General

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36 Secretaría de Educación de Pereira Secretaría de Educación de Cartagena

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