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Auditoría de la Planificación y la Medición AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN Y LA MEDICIÓN Instructor: Dr. Diofante Acevedo Gamboa.

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Presentación del tema: "Auditoría de la Planificación y la Medición AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN Y LA MEDICIÓN Instructor: Dr. Diofante Acevedo Gamboa."— Transcripción de la presentación:

1 Auditoría de la Planificación y la Medición AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN Y LA MEDICIÓN Instructor: Dr. Diofante Acevedo Gamboa

2 Auditoría de la Planificación y la Medición Objetivo Dar a conocer las fases metodológicas para auditar el proceso, el sistema y los productos de la planificación y medición de una unidad de análisis e identificar las oportunidades de mejora de sus procesos, sistemas, instrumentos y técnicas con un enfoque preventivo.

3 Auditoría de la Planificación y la Medición Objetivos de la aplicación metodológica 1. Desarrollar capacidades para vincular sistémicamente los distintos elementos quie conforman un sistema y proceso de planificación, para su integración provechosa en el marco de la gerencia del desempeño de la organización 2. Identificar las especificaciones de contenido, estructura, interdependencia y redacción de los distintos elementos de un determinado tipo de plan. 3. Precisar las especificaciones de calidad de la medición del desempeño asociadas al contenido de un tipo de plan, que aseguren las posibilidades de conocer antes, durante y después las necesidades de mejora del desempeño. 4. Aplicar listas de chequeo (check lists) en forma lógico- secuencial, que permitan cuantificar el nivel de oportunidades de mejora de uno o más aspectos de un determinado tipo de plan.

4 Auditoría de la Planificación y la Medición Sistema de Planificación ¿Cuáles son los aspectos que pueden ser considerados en la auditoría de un Sistema de Planificación y Medición y Medición en la organización?

5 Auditoría de la Planificación y la Medición 2. … status actual en planificación 3. …la visión 4. …la misión 7. …estrategias 5. …valores 1. …una política pública 6. …evaluación de la situación actual

6 Auditoría de la Planificación y la Medición 11. …proyectos 10. …resultados 12. …relación plan-presupuesto 13. …conocimiento en planificación 14. …instrumentos y técnicas de planificación 9. …metas (estratégicas) 8. …objetivos estratégicos

7 Auditoría de la Planificación y la Medición 19. …retos de aumento o disminución de las metas 20. …indicadores de gestión y resultados 21. …acumulación de valores absolutos 16. …objetivos operativos 17. …metas operativas 18. …actividades (procesos) 15. …evaluación de resultados

8 Auditoría de la Planificación y la Medición 26. …habilidades en análisis e interpretación 27. …medios de presentación 28. …fuentes de información 25. …análisis e interpretación de indicadores 24. …evaluación de gestión y resultados 23. …normas y procedimientos de medición 22. …cálculo de indicadors

9 Auditoría de la Planificación y la Medición 32. …modalidades de medición 31. …sistemas de información 30. …línea base 29. …retos de aumento o disminución de metas

10 Auditoría de la Planificación y la Medición ¿Cuál es el enfoque de AUDITORÍA en planificación y medición del desempeño? Tipo de Auditoría Finalidad Proceso de Planificación PREVENTIVA Sistema de Planificación PREVENTIVA El Plan PREVENTIVA Auditoría de Gestión CORRECTIVA Auditoría Operacional CORRECTIVA Auditoría Financiera CORRECTIVA

11 Auditoría de la Planificación y la Medición ¿Qué UNIDAD la desarrolla? a. Unidad de Planificación b. Unidad de Auditoría Interna c. Contraloría General de la República d. Ministerio de Planificación y Desarrollo

12 Auditoría de la Planificación y la Medición PREVENCIÓN ¿Cuál es el enfoque que caracteriza una AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN Y MEDICIÓN?

13 Auditoría de la Planificación y la Medición ¿Existe respaldo legal para la realización de una AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN y la MEDICIÓN Instrumento Legal No Observaciones 14 Artículos Constitución de la República Bolivariana de Venezuela U1 U2U3U4U5 U Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Y otros Ley Orgánica de la Administración Pública Y otros Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley Sobre Simplificación de Procedimientos Administrativos Ley Orgánica de Planificación Ley Contra la Corrupción El elemento proceso es mencionado en 14 instrumentos legales del país. Sin embargo, es al que menos atención se le presta, ya que no está institucionalizado como criterio de gestión. Si atendiéramos este requerimiento, se estarían dando los pasos para potenciar las capacidades de respuesta de los entes públicos, e incrementar la satisfacción colectiva. 15

14 Auditoría de la Planificación y la Medición ¿… qué puede hacerse peviamente? 1. Seleccionar los elementos del proceso y sistema de planificación de la organización y establecer su organización lógica. 2. Organizar la fundamentación teórica en las áreas de planificación y medición, de acuerdo con los criterios de diversos autores. 3. Clasificar y desagregar los ítems por cada aspecto de la áreas de planificación y medición. 4. Diseñar las LISTAS DE VERIFICACIÓN (check lists) por cada elemento de PLANIFICACIÓN y MEDICIÓN en forma lógico- secuencial

15 Auditoría de la Planificación y la Medición META ¿Qué elementos de una META pueden ser auditados? Características intraelemento Características interelemento Recursos Humanos Indicadores y medición

16 Auditoría de la Planificación y la Medición ¿Se requiere de conocimiento previo en PLANIFICACIÓN y MEDICIÓN? 1. Abarca ciclos presupuestarios de 12 meses y el progreso de logros. 2. Aseguran que el día a día, la actividad mensual y el logro representen el progreso como apoyo a las metas estratégicas de la organización. 3. La planificación operativa cumple con los ciclos del año fiscal. 4. Se enfoca en aspectos tales como: eficiencia, efectividad, procesos y productividad. 5. Responden al cómo institucional (esfuerzos mediante la conversión inteligente de gente, presupuesto, tecnología, espacio y materiales en bienes y servicios. PLAN OPERATIVO PLAN ESTRATÉGICO 1.Anticipación y diseño de futuros probables que se pueden dar, en vez de reaccionar al futuro que puede superar a la organización. 2.Implica crear visión competitiva de la organización en un horizonte de 2-4 años. 3.Se diseña para lograr una posición de la organización 4.Se elabora para revitalizar la misión de la organización. 5.Se anticipa y evalúa fortalezas, y debilidades, así como amenazas y oportunidades para lograr una posición deseada. 6.Se centra en aspectos de cambio, adaptación e innovación

17 Auditoría de la Planificación y la Medición META 1. Secuencia de metas 2. Meta según tipo de plan 3. Categoría de variable en la meta 4. Reto de aumento o disminución de la meta 6. Redacción de los elementos correctos 7. Redacción correcta de los elementos 5. Estimación del reto en la meta 8. Estimación del lapso de cumplimiento Característica intralemento

18 Auditoría de la Planificación y la Medición 1. Sirve de soporte a la misión 2. Sirve de soporte al desempeño de la unidad 3. Es una fiel representación de un objetivo 4. Uniformidad de presentación 5. Meta a la que afecta 6. Meta que la afecta META Característica interelemento

19 Auditoría de la Planificación y la Medición 1.Formulada en forma participativa 2.Responsable del cumplimiento de la meta 3. Responsable de recolectar información 4. Grado de compromiso para cumplir la meta 5. Responsable de supervisar el cumplimiento de la meta META Recurso Humano

20 Auditoría de la Planificación y la Medición PLANIFICA NO CAMINES SIN RUMBO...

21 Auditoría de la Planificación y la Medición …un resultado de auditoría de la planificación, por ejemplo del Elemento META, conduciría a su correcta redacción en los términos siguientes:

22 Auditoría de la Planificación y la Medición FIJACIÓN DE METAS 1. ¿Cómo se redactan?...o gramática de la redacción de METAS 1. Específicas 2. Medibles 3. Alcanzables 4.a. Realísticas 4.b. Relevantes 5. Delimitado en el tiempo Specific Measurable Attainable Relevant Timebound SMART

23 Auditoría de la Planificación y la Medición Objetivo: Asegurar la prosperidad de la gente joven en nuestra comunidad …dando a los indicadores un contexto estratégico… Alinear INDICADORES a OBJETIVOS y METAS Meta: Reducir el porcentaje de participación de jóvenes en edad escolar en actividades riesgosas

24 Auditoría de la Planificación y la Medición Metas de RESULTADOS (Efectos e Impactos) Dar apoyo a los ciudadanos con demencia de la tercera edad para que vivan en la comunidad. Proporcionar a los usuarios servicios de admisiones hospitalarias de emergencia. 2. ¿Cómo se clasifican según el MODELO LÓGICO?

25 Auditoría de la Planificación y la Medición Metas de PRODUCTOS 1. Incrementar el número de horas de soporte a un mínimo de 8 por unidad por semana 2. Reducir el número de camas residenciales para gente de la tercera edad en un 10% para el mes de Abril 3. Reducir el promedio de veces de instalación y evaluación de equipos y adaptaciones de 6 a 2 meses Metas de PROCESO 1. Reducir el tiempo de atención a los pacientes del servicio de tarumatología 2. Mejorar la actualización de datos de las Historias Médicas del servicio de pediatría 3. Cumplir con el requerimiento de atención oportuna a los pacientes hospitalizados

26 Auditoría de la Planificación y la Medición Metas de INSUMOS Mantener el nivel de costos de las obras tipo a de acuerdo con el presupuesto establecido para el año 2009 Metas de DEMANDAS Reducir el promedio de veces de instalación y evaluación de equipos y adaptaciones de 6 a 2 meses

27 Auditoría de la Planificación y la Medición …estructura previa de un Check List aplicado a una META Comentarios SÍSÍ 1. Especificaciones NO Decisiones

28 Auditoría de la Planificación y la Medición ¿Cuál es la estructura final de una LISTA DE VERIFICACIÓN? 4. ¿Periódicamente se revisa el sistema de información para asegurarnos de su utilidad y actualización? 3. ¿El sistema de información descansa en una política de acceso a la información derivada del uso de indicadores? 2. ¿El sistema de información esta democratizado? 1. ¿El sistema de información abarca la totalidad de los indicadores de gestión y resultados? 9. Decisiones 8. Comentarios 7. No6. Sí5. Criterios 8. Fecha de Evaluación:7. Preparado por: 6. Soporte al plan: 5. Denominación del Proyecto: 4. Elemento: Sistema de Información3. Elemento No. S Tipo de Plan: Estratégico y Operativo 1. Unidad de Análisis: 10. Firma del Auditor 11. Hora Finalización Evaluación 12. Fecha Finalización Evaluación

29 Auditoría de la Planificación y la Medición 4. ¿Las variaciones de los valores de los indicadores consideran entre 8 y 12 períodos anteriores? 3. ¿Los indicadores son presentados con distintos tipos de comportamientos como soporte al análisis e interpretación? 2. ¿Los promedios se calculan considerando los todos los valores de la serie? 1. ¿Los indicadores tienen sus correspondientes patrones de referencia? 13. Decisiones 12.Comentarios 11. No10. Sí9. Criterios 8. Fecha de Evaluación:7. Preparado por: 6. Soporte al plan: 5. Denominación del Proyecto: 4. Elemento: MODALIDADES DE MEDICIÓN3. Elemento No. S Tipo de Plan: Estratégico y Operativo 1. Unidad de Análisis: 14. Firma del Auditor 15. Hora Finalización Evaluación 16. Fecha Finalización Evaluación 4. ¿Los indicadores de productividad son presentados en relaciones Físicas/Cronológicas y Físicas/Económicas? 4. ¿Los indicadores son presentados en secuencia lógica como soporte a la derivación de relaciones causa-efecto? 4. ¿Los indicadores de productividad son presentados en forma global y desagregada? X X X X X X X 12 de los 15 indicadores carecen de patrones de referencia Sólo se proporcionan valores estáticos de los indicadores NO APLICA No existen criterios para presentarlos en forma interdependiente NO APLICA Se acordarán los patrones de referencia correspondientes Se recomendarán 7 tipos de comportamientos de indicadores Es necesario previamente definir el alcance de medición de cada indicador No existen indicadores de esta índole, por lo que se demostrarán en reunión posterior

30 Auditoría de la Planificación y la Medición Sí X = X Fecha Finalización Evaluación Elemento No. S 28 Elemento No. S 29 4.¿Periódicamente se revisa el sistema de información para asegurarnos de su utilidad y actualización? 3. ¿El sistema de información descansa en una política de acceso a la información derivada del uso de indicadores? 2.¿El sistema de información esta democratizado? 1.¿El sistema de información abarca la totalidad de los indicadores de gestión y resultados? 9. Decisiones 8. Comentarios 7. No6. Sí 5. Criterios 8. Fecha de Evaluación: 7. Preparado por: 6. Soporte al plan: 5. Denominación del Proyecto: 4. Elemento: Sistema de Información3. Elemento No. S Tipo de Plan: Estratégico y Operativo 1. Unidad de Análisis: 10. Firma del Auditor 11. Hora Finalización Evaluación Elemento No. S 31 Elemento No. S 32 Coherencia Influencia

31 Auditoría de la Planificación y la Medición ¿Cuáles son los tipos de comentarios que se pueden contemplar en una lista de contemplación? 12. Fecha Finalización Evaluación 4. ¿Periódicamente se revisa el sistema de información para asegurarnos de su utilidad y actualización? 3. ¿El sistema de información descansa en una política de acceso a la información derivada del uso de indicadores? 2. ¿El sistema de información esta democratizado? 1. ¿El sistema de información abarca la totalidad de los indicadores de gestión y resultados? 9. Decisiones 8. Comentarios 7. No6. Sí5. Criterios 8. Fecha de Evaluación:7. Preparado por: 6. Soporte al plan: 5. Denominación del Proyecto: 4. Elemento: Sistema de Información3. Elemento No. S Tipo de Plan: Estratégico y Operativo 1. Unidad de Análisis: 10. Firma del Auditor 11. Hora Finalización Evaluación a. b. c. d. e. f. g. h. i.

32 Auditoría de la Planificación y la Medición ¿Cuál es la estructura de una LISTA DE VERIFICACIÓN? 4. ¿Periódicamente se revisa el sistema de información para asegurarnos de su utilidad y actualización? 3. ¿El sistema de información descansa en una política de acceso a la información derivada del uso de indicadores? 2. ¿El sistema de información esta democratizado? 1. ¿El sistema de información abarca la totalidad de los indicadores de gestión y resultados? 9. Decisiones 8. Comentarios 7. No6. Sí5. Criterios 8. Fecha de Evaluación:7. Preparado por: 6. Soporte al plan: 5. Denominación del Proyecto: 4. Elemento: Sistema de Información3. Elemento No. S Tipo de Plan: Estratégico y Operativo 1. Unidad de Análisis: 10. Firma del Auditor 11. Hora Finalización Evaluación 12. Fecha Finalización Evaluación a. Eliminación de b. Sustitución de c. Modificación de d. Reubicación de e. Combinación de f. Incorporación de

33 Auditoría de la Planificación y la Medición ¿Cuándo pueden ser ejecutadas las DECISIONES? 1. Inmediatas antes de la ejecución del plan 2. Durante la ejecución del plan 3. Próximo acto de planificación a. Eliminación de b. Sustitución de c. Modificación de d. Reubicación de e. Combinación de f. Incorporación de

34 Auditoría de la Planificación y la Medición ¿ C ó mo se Verifica el cumplimiento de un ASPECTO sujeto a auditor ì a? 1. Contenido Sí X = X 100 Permiten verificar el nivel de cumplimiento de un ASPECTO considerando especificaciaones de calidad previamente racionalizadas 2. Coherencia X = X 100 Permiten verificar el nivel de vinculación que tiene un ASPECTO con respecto a otro que le antecede 3. Influencia X = X 100 Permiten verificar el nivel de influencia que tiene un ASPECTO con respecto a otro que le sucede

35 Auditoría de la Planificación y la Medición...hablemos de la AUDITORÍA DE LA MEDICIÓN

36 Auditoría de la Planificación y la Medición Si no puede ser medido, no puede ser comprendido; si no puede ser comprendido, no puede ser controlado; si no puede ser controlado, no puede ser mejorado… Howard S. Glitow

37 Auditoría de la Planificación y la Medición ¿Qué es AUDITORÍA DE LA MEDICIÓN? Es el proceso de identificación de incumplimiento de especificaciones de calidad de los instrumentos, técnicas, procedimientos de cálculo, normas y modalidades de medición, que sirven de punto de partida para evidenciar los diversos cumplimientos de políticas, planes, programas y proyectos en uma organización

38 Auditoría de la Planificación y la Medición 1. Indicador(es) para la meta 2. Denominación del indicador 3. Fuentes de información para la cuantificación de la meta 4. Está establecido indicador de segundo nivel 5. Valor inicial del indicador-meta 6. Establecido criterio aritmético 7.Identificados los indicadores complementarios de la meta 2. Indicador se corresponde con el aspecto de la meta a medir 8. Alcance de medición-indicador 9. Medio de verificación-indicador 10. Rango del desempeño-indicador META Indicadores y medición

39 Auditoría de la Planificación y la Medición 6. Establecido criterio aritmético (Porcentaje) 1. Se cumple con unidades del período correcto (no contaminación porcentual) 2. Se cumple con unidades del período incorrecto (contaminación porcentual) 3. Se cumple con unidades del período correcto e incorrecto (contaminación porcentual) 4. Se cumple parcialmente con unidades del período correcto e incorrecto. 5. Se cumple parcialmente con unidades del período incorrectos. 6. Se excede la meta con unidades del período correcto. META Indicadores y medición 7. Se excede la meta con unidades de períodos incorrectos. 8. Se excede la meta con unidades de períodos correctos e incorrectos. 9. Se cumple parcialmente la meta con unidades del período correcto e incorrecto.

40 Auditoría de la Planificación y la Medición IndicadorTipo Meta 1. Todas las evaluaciones serán asumidas dentro de los 5 días que el cliente accese al servicio 2. Todos los usuarios del servicio tienen una evaluación y plan de soporte dentro de 1 mes de acceso al centro horas de visitas familiares a ser realizadas por semana 4. Pocos usuarios reportan sentimientos de soledad y baja autoestima 5. Todo el personal será entrenado y concientizado para proteger a los adultos 6. Escribir y acordar un protocolo para el trabajo conjunto al mes de septiembre 7. 80% de los planes de rehabilitación serán completados y cada caso cerrado en 3 meses 8. Reducir la tasa de consumo de drogas en adolescentes en un 5% Clasificación de una META

41 Auditoría de la Planificación y la Medición …Un ejemplo de alineación de un plan… Alta deserción escolar y baja tasa de asistencia Necesidad Incrementar la retención estudiantil Objetivo Incrementar tas tasas de asistencia a clases de los grados 9-12 hasta un 95% ante un horizonte de temporaldiad de 3 años (Más otros objetivos) Metas - Diseñar un nuevo sistema de seeguimiento a estudiantes. - Implementar el sistema PHONE TREE - Intervención mediante orientación estudiantil - Implementar premios por asistencia Estrategias Tasas de asistencia Indicadores Registros de asistencia Fuente de Informaci ó n Monitorear las tasas de asistencia mensualmen te. Uso del Indicador

42 Auditoría de la Planificación y la Medición Identificación de un INDICADOR DE SEGUNDO NIVEL en el contexto de objetivos y metas de Planes Resultados INSUMOS DEMANDAS PRODUCTOSPROCESOS Asistencias registradas Asistencias establecidas

43 Auditoría de la Planificación y la Medición Identificación de un INDICADOR DE SEGUNDO NIVEL en el contexto de objetivos y metas de Planes Resultados PROCESOSINSUMOS DEMANDASPRODUCTOS Mesas técnicas de agua realizadas Mesas técnicas de agua PLANIFICA- DAS Horas empleadas en la ejecución de Mesas técnicas de agua Horas establecidas para la ejecución de Mesas técnicas de agua

44 Auditoría de la Planificación y la Medición 4. ¿Las variaciones de los valores de los indicadores consideran entre 8 y 12 períodos anteriores? 3. ¿Los indicadores son presentados con distintos tipos de comportamientos como soporte al análisis e interpretación? 2. ¿Los promedios se calculan considerando los todos los valores de la serie? 1. ¿Los indicadores tienen sus correspondientes patrones de referencia? 13. Decisiones 12.Comentarios 11. No10. Sí9. Criterios 8. Fecha de Evaluación:7. Preparado por: 6. Soporte al plan: 5. Denominación del Proyecto: 4. Elemento: MODALIDADES DE MEDICIÓN3. Elemento No. S Tipo de Plan: Estratégico y Operativo 1. Unidad de Análisis: 14. Firma del Auditor 15. Hora Finalización Evaluación 16. Fecha Finalización Evaluación 4. ¿Los indicadores de productividad son presentados en relaciones Físicas/Cronológicas y Físicas/Económicas? 4. ¿Los indicadores son presentados en secuencia lógica como soporte a la derivación de relaciones causa-efecto? 4. ¿Los indicadores de productividad son presentados en forma global y desagregada? X X X X X X X 12 de los 15 indicadores carecen de patrones de referencia Sólo se proporcionan valores estáticos de los indicadores NO APLICA No existen criterios para presentarlos en forma interdependiente NO APLICA Se acordarán los patrones de referencia correspondientes Se recomendarán 7 tipos de comportamientos de indicadores Es necesario previamente definir el alcance de medición de cada indicador No existen indicadores de esta índole, por lo que se demostrarán en reunión posterior

45 Auditoría de la Planificación y la Medición...cuál es el proceso de AUDITORÍA DE LA PLANIFICACIÓN Y LA MEDICIÓN

46 Auditoría de la Planificación y la Medición Fase de Planificación ¿Cuál será la finalidad de la auditoría? Fase de Ejecución ¿Cuáles serán las fases de ejecución de la auditoría? Fase de Elaboración de Informe ¿Cuál será la estructura y contenido del documento final? Evaluación y Consignación de Informe ¿Cuál fue el status de planificación y medición encontrado? Seguimiento a la Implementación de Recomendaciones ¿Cuáles serán los indicadores que permitirán saber si se han acatado las modificaciones acordadas? Fase de Asignación de Auditoría ¿Quién o quiénes ejecutarán la auditoría? Proceso Auditoría de la Planificación y la Medición Ministerio de Asuntos Agrícolas Secretaria de Medición, Evaluación y Seguimiento Dirección de Planificación


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