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Ministerio del Interior República de Colombia. INFORME DE LA REVISION POR LA DIRECCIÓN Oficina Asesora de Planeación Marzo 2012.

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1 Ministerio del Interior República de Colombia

2 INFORME DE LA REVISION POR LA DIRECCIÓN Oficina Asesora de Planeación Marzo 2012

3 ORDEN DEL DIA 1. Contextualización de la Revisión por la Dirección. 2. Contextualización del Sistema Integrado de Gestión Institucional. 3. Informe de revisión por la Dirección. 3.1 Política y Objetivos de Calidad. 3.2 Avance del Plan Estratégico. 3.3 Desempeño de los Procesos. 3.4 Resultados de las Auditorías Internas y Externas de Calidad y estado de las Acciones Preventivas y Correctivas.

4 3.5 Resultado de la Encuesta de Satisfacción al Usuario e Informe de Quejas, Reclamos y Sugerencias. 3.6 Conformidad del Producto y/o Servicio. 3.7 Acciones de Seguimiento de Revisiones Previas efectuadas por el Comité de Dirección. 3.8 Cambios que pueden afectar el Sistema. 3.9 Estado de Gestión sobre los Riesgos Recomendaciones para la Mejora.

5 1. CONTEXTUALIZACIÓN DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN La revisión al Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) se realiza al menos una vez al año, con el objeto de evaluar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas de dicho sistema. La revisión por la dirección es un requisito fundamental que deben cumplir las organizaciones que implanten su sistema de gestión de la calidad según la norma ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009. Esta revisión consiste en el análisis de los resultados aportados por el sistema de calidad y en la toma de decisiones para actuar y promover la mejora continua del sistema y de la propia organización.ISO 9001:2008 y la NTCGP 1000:2009

6 2.CONTEXTUALIZACION DEL SIGI Ley 489 de 1998 Decretos 3622 de 2005 reglamentarios y modificatorios Ley 489 de 1998 Decretos 3622 de 2005 reglamentarios y modificatorios Ley 872 de 2003 Decreto 4110 de 2004 reglamentarios y modificatorios Ley 872 de 2003 Decreto 4110 de 2004 reglamentarios y modificatorios Ley 87 de 1993 Decreto 1599/ 2005 reglamentarios y modificatorios Ley 87 de 1993 Decreto 1599/ 2005 reglamentarios y modificatorios

7 POLITICA DE CALIDAD En el compromiso de satisfacer a plenitud a nuestros Clientes y ofrecer un mejor bienestar a la población, nosotros el Ministerio del Interior en acatamiento de su misión y los deberes consagrados en la constitución, suministra productos y servicios de calidad como reto permanente, mediante una gerencia pública mucho más visible, responsable, confiable y de mayor credibilidad para la ciudadanía, con servidores públicos, íntegros, éticos, competentes y comprometidos con la mejora continua. 3. INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 3.1 POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

8 OBJETIVOS DE CALIDAD 1. Fortalecer la gobernabilidad territorial y afianzar la relación Nación-Territorio. 2. Promover el respeto y garantía de los Derechos Humanos y del Derecho Internacional Humanitario. 3. Definir y aplicar una política diferencial para las comunidades étnicas y minorías. 4. Contribuir a un Estado más democrático mediante la oferta de sistemas de participación ciudadana. 5.Fomentar los valores institucionales en los Servidores Públicos del Ministerio. 6.Incrementar la satisfacción del cliente. 7.Fortalecimiento de la Gestión Institucional.

9 3.2 AVANCE DEL PLAN ESTRATÉGICO Los objetivos del Plan Estratégico son: Fortalecer la gobernabilidad territorial y afianzar la relación Nación – Territorio. Promover el respeto y garantía de los DDHH y del DIH. Definir y aplicar una política diferencial para las comunidades étnicas y minorías. Un Estado más democrático mediante la oferta de sistemas de participación ciudadana.

10 Fortalecer la Gobernabilidad Territorial y Afianzar la Relación Nación-Territorio ESTRATEGIASAvance Diciembre2011Avance Cuatrienio Seguimiento a las alertas tempranas emitidas por el CIAT-Comité Interinstitucional de Alertas Tempranas (%/semestral) 100% Entidades Territoriales Asistidas Técnicamente para la Superación del Estado de Cosas Inconstitucional (Bimestral) 727%134% Ciudades y municipios con Sistema Integrado de Emergencias y Seguridad (SIES) en funcionamiento (trimestral) 100%32% Ciudades y Municipios con Línea 123 en funcionamiento 100%25% Ciudades y Municipios con sistema de video de vigilancia en funcionamiento 100%34% Ciudades y Municipios con infraestructura de seguridad entregados 100%6% Número de Planes Integrales de Seguridad Ciudadana (semestral) 100%25% Entidades territoriales certificadas en la superación del Estado de Cosas Inconstitucional (Numérico/semestral)* N/A Este indicador se empieza a medir a partir de 2012, primero se asiste técnicamente a las Entidades Territoriales y luego se certifica, por tanto no aplica para el año 2011.

11 Promover el Respeto y Garantía de los DERECHOS HUMANOS y del DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO ESTRATEGIASAvance Diciembre2011Avance Cuatrienio Planes integrales de prevención de violaciones de DD.HH. por departamento implementados (numérico/semestral) 100%16% Necrodactilias identificadas para apoyar el proceso de reparación (numérico/semestral) 100% Traslado de esquemas de protección y seguridad del Das a la Unidad Nacional de Protección (numérico/semestral) 100% Sesiones de la Mesa Nacional de Garantías con Actos de Reconocimiento y Adopción de Medidas Particulares de Protección en las Ciudades con mayor Riesgo de Violación de Derechos Humanos 100%21% Beneficiarios con medias de protección que gozan del derecho a la vida (porcentual/trimestral) 100% Líderes de Restitución de Tierras con Medidas de Protección 100%10%

12 Definir y Aplicar una Política Diferencial para las Comunidades Étnicas y Minorías ESTRATEGIASAvance Diciembre2011Avance Cuatrienio Tiempo del proceso de consulta previa (meses/semestral) 100% Planes de salvaguarda para los pueblos indígenas formulados (numérico/trimestral) 100% 32% Planes específicos de protección que atiendan las situaciones de alto riesgo de las comunidades Afrocolombianas operando (numérico/semestral) 100% 16% Consejos comunitarios de las comunidades negras fortalecidas en el conocimiento de sus derechos y gobernabilidad (numérico/semestral) 131% 36% Estudios etnológicos realizados para definir el carácter de comunidad o parcialidad indígena de una población (numérico/semestral) 213% 75% Número de kumpanias fortalecidas en sus valores culturales (semestral) 233% 58% Tiempo de expedición de certificados de presencia de Comunidades Étnicas 100% 100 Certificaciones de presencia de Grupos Étnicos expedidas 100% 32%

13 Un Estado más Democrático Mediante la Oferta de Sistemas de Participación Ciudadana ESTRATEGIASAvance Diciembre 2011Avance Cuatrienio Comunales fortalecidos en capacidad de gestión, organización, liderazgo y Emprendimiento (numérico/semestral) 209%71% Planes de transparencia electoral implementados (numérico/anual) 721%465% Participación de la Mujer en las Corporaciones de Elección Popular (Porcentual/Anual) 87%

14 GOBERNABILIDAD TERRITORIAL Y RELACIÓN NACIÓN-TERRITORIO Resultado 2010 Ago-Dic Meta 2011 Resultado 2011 Análisis % Avance 2011 Meta Cuatrienio Acumulado Cuatrienio (7 Ag ) Seguimiento a las alertas tempranas emitidas por el CIAT-Comité Interinstitucional de Alertas Tempranas (%/semestral) 0100% 100% 21/21total 100% Entidades Territoriales Asistidas Técnicamente para la Superación del Estado de Cosas Inconstitucional (Bimestral) Ciudades y municipios con Sistema Integrado de Emergencias y Seguridad (SIES) en funcionamiento (trimestral) ** Ciudades y Municipios con Línea 123 en funcionamiento Ciudades y Municipios con sistema de video de vigilancia en funcionamiento Ciudades y Municipios con infraestructura de seguridad entregados Número de Planes Integrales de Seguridad Ciudadana (semestral) Entidades territoriales certificadas en la superación del Estado de Cosas Inconstitucional (Numérico/semestral)* N.A 285N.A * Este indicador se empieza a medir a partir de 2012, primero se asiste técnicamente a las Entidades Territoriales y luego se certifica, por tanto no aplica para el año ** Este indicador está compuesto por: a) líneas 123, y b) circuitos cerrados de televisión CCTV 100% 727%

15 DERECHOS HUMANOS Y EL DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO Resultado 2010 Ago-Dic Meta 2011 Resultado 2011 Análisis% Avance 2011 Meta Cuatrienio Acumulado Cuatrienio ( 7 Ag ) Planes integrales de prevención de violaciones de DD.HH. por departamento implementados (numérico/semestral) Necrodactilias identificadas para apoyar el proceso de reparación (numérico/semestral) Traslado de esquemas de protección y seguridad del Das a la Unidad Nacional de Protección (numérico/semestral) 0256 Sesiones de la Mesa Nacional de Garantías con Actos de Reconocimiento y Adopción de Medidas Particulares de Protección en las Ciudades con mayor Riesgo de Violación de Derechos Humanos Beneficiarios con medias de protección que gozan del derecho a la vida (porcentual/trimestral) 0100% 100% (8.498/8.498) 100% Líderes de Restitución de Tierras con Medidas de Protección %

16 COMUNIDADES ÉTNICAS Y MINORÍAS Resultado 2010 Ago-Dic Meta 2011 Resultado 2011 Análisis% Avance 2011 Meta Cuatrienio Acumulado Cuatrienio (7 Ag ) Tiempo del proceso de consulta previa (meses/semestral) Planes de salvaguarda para los pueblos indígenas formulados* (numérico/trimestral) Planes específicos de protección que atiendan las situaciones de alto riesgo de las comunidades Afrocolombianas operando (numérico/semestral) Consejos comunitarios de las comunidades negras fortalecidas en el conocimiento de sus derechos y gobernabilidad (numérico/semestral) Estudios etnológicos realizados para definir el carácter de comunidad o parcialidad indígena de una población (numérico/semestral) Número de kumpanias fortalecidas en sus valores culturales (semestral) Tiempo de expedición de certificados de presencia de Comunidades Étnicas 015 Certificaciones de presencia de Grupos Étnicos expedidas % 131% 100% 213% 233%

17 PARTICIPACIÓN CIUDADANA Resultado 2010 Ago-Dic Meta 2011 Resultado 2011 Análisis% Avance 2011 Meta Cuatrienio Acumulado Cuatrienio (7 Ag ) Comunales fortalecidos en capacidad de gestión, organización, liderazgo y Emprendimiento (numérico/semestral) Planes de transparencia electoral implementados (numérico/anual N.A Participación de la Mujer en las Corporaciones de Elección Popular (Porcentual/Anual) 020% Asamblea D: 17.43% Concejo M: 17.29% Promedio: 17.36% 20%17.36% 209% 721% 87%

18 3.3 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Gestión Asuntos Administrativos (Apoyo) 100% Gestión de Bienes 100% Actualizar inventarios. 100% Depurar inventarios. 100% Gestión de Servicios 100% Hoja de vida equipo de transporte. 100% Préstamo y consulta de publicaciones realizadas. 100% Adquirir bienes y servicios. 100% Gestión Asuntos Jurídicos (Apoyo) 95% Requerimientos judiciales respondidos oportunamente100% Tramitar todas las solicitudes de personerías jurídicas para asuntos religiosos. 99% Tramitar todas las solicitudes de inscripciones de entidades extranjeras y demás solicitudes allegadas referentes al tema. 100% Gestionar la elaboración y/o revisión de actos administrativos.99% Gestionar la respuesta a los derechos de petición, incluido el de consulta, que no correspondan a otros grupos, dependencias o entidades del Estado. 97% Atender todas las demandas en contra del MIJ.95% Atender las solicitudes de conciliación.97%

19 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Gestión Asuntos Jurídicos (Apoyo) 95% Tramite de sentencias condenatorias.73% Adelantar todos los trámites y procedimientos relacionados con la gestión contractual tanto del MIJ como del FPFD y FONSECON. 100% Llevar a cabo la vigilancia y control de la ejecución contractual de los contratos y convenios. 100% Tramitar las liquidaciones de los contratos.94% Gestión Control disciplinario Interno 92% Tramitar oportunamente el 100% de las investigaciones disciplinarias abiertas. 100% Tramitar el 100% de las quejas que se reciban.100% Realizar al menos cuatro (4) capacitaciones en materia disciplinaria.100% Gestión Contratación Pública (Apoyo) 100% Realizar las contrataciones establecidas en los planes de compras y de contratación necesarios para el funcionamiento de la Dirección. 100%

20 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Gestión de Talento Humano (Apoyo) 95% Desarrollar los Planes institucionales de Bienestar Social, Capacitación e Incentivos y Salud Ocupacional, generando pertenencia en la Entidad. 100% Diseñar e implementar un programa de capacitación teniendo en cuenta las nuevas directrices de la CNSC, así como las necesidades de los funcionarios. 73% Desarrollar un plan de Salud Ocupacional para mejorar la calidad delos programas que se vienen desarrollando por parte del MIJ en materia de salud ocupacional. 100% Garantizar que los funcionarios, contratistas y personal de seguir dad del MIJ puedan realizar las comisiones de servicio requeridas. 100% Generar oportunamente la información necesaria y requerida por las dependencias del Ministerio, ex funcionarios, entidades externas y demás usuarios. 100% Gestión Documental (Apoyo) 93% carpetas organizadas en el archivo de la Dirección de Derechos Humanos. 79% Registrar correspondencia recibida.100% Registrar correspondencia despachada.100% Recepcionar archivos de gestión.92%

21 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Gestión financiera (Apoyo) 95% Tramitar las operaciones presupuestales requeridas por las dependencias del MIJ o por el FPFD dentro de la gestión institucional en el SIIF II. 100% Elaborar los estados financieros del MIJ y del FPFD.82% Realizar las operaciones de tesorería necesarias para el cumplimiento de los compromisos financieros del MIJ y del FPFD. 100% Efectuar monitoreo de la ejecución presupuestal a todas las dependencias del MIJ y al FPFD. 100% Gestión recursos tecnológicos (Apoyo) 95% Garantizar el buen funcionamiento de los recursos computacionales (computadores. Portátiles, impresoras, escáner, video beams). 100% Mantener la infraestructura de la red de datos operativa.100% Administrar, mantener y brindar soporte al DataCenter.100% Administrar, mantener y brindar soporte a los servicios de la red (internet, correo electrónico, usuarios red LAN). 100% Hacer Gestión de seguridad de la información.88%

22 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Gestión recursos tecnológicos (Apoyo) 95% Administrar, mantener y brindar soporte a la plataforma SIGOB.100% Realizar el apoyo y acompañamiento tecnológico para la implementación de la nueva versión del SIGOB. 67% Administrar, mantener y brindar soporte a los Sistemas de Información, Portales Web y bases de datos. 100% Garantizar que las necesidades tecnológicas de las áreas misionales sean suplidas bajos los estándares y políticas de la oficina de sistemas. 100% Planeación y direccionamiento (Estratégico) 97% Orientar y acompañar la formulación del plan estratégico sectorial.100% Liderar el seguimiento y consolidación de los avances del plan estratégico sectorial. 100% Orientar y acompañar la formulación de los planes de acción.100% Liderar el seguimiento y consolidación de los avances de los planes de acción. 100% Orientar la formulación y consolidación de los avances del plan de desarrollo administrativo sectorial. 100% Rendición de informes a la Contraloría General de la República.100%

23 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Planeación y Direccionamiento (Estratégico) 97% Acompañar en el Diseño e implementación del Plan de Gestión Ambiental del MIJ. 100% Registro y actualización de proyectos.100% Seguimiento a proyectos de inversión.100% Formulación y seguimiento programas misionales de funcionamiento.100% Actualizar el SIGOB Ministerial del módulo de metas por resultados para coordinar y fortalecer la gestión institucional y sectorial. 100% Liderar la programación y seguimiento presupuestal del MIJ y del sector.100% Seguimiento a la ejecución presupuestal del MIJ y del sector.100% Gestionar las modificaciones presupuestales solicitadas del MIJ.100% Gestionar la autorización de vigencias futuras en el MIJ.100% Apoyar la viabilización de vigencias futuras del sector.100%

24 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Sistema Integrado de Gestión Institucional (Estratégico) 93% Participar en el diseño del Plan Sectorial del Servicio al Ciudadano.80% Efectuar Seguimiento a los Riesgos por procesos del Ministerio del Interior y Justicia. 100% Informe para Revisión por la Alta Dirección del Sistema de Gestión de Calidad del MIJ. 75% Formulación, consolidación y seguimiento al Plan de Racionalización de Trámites del MIJ y del sector. 100% Coordinar y liderar la organización de la documentación del Sistema Integrado de Gestión Institucional para Ministerio de Interior y Ministerio de Justicia. 100% Preparar documentos del Sistema de Gestión de Calidad para Ministerio del Interior y Ministerio de Justicia. 100% Seguimiento y control (Evaluación) 100% Realizar auditorías.98% Evaluar los Planes de Mejoramiento vigentes.100% Aplicación del autocontrol.100% Rendición de informes de ley a órganos de control.100%

25 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) 87% Dirección de Asuntos para Comunidades Negras 61% Realizar 19 espacios de participación de las Comunidades Negras.100% Fortalecimiento a los Consejos Comunitarios de Comunidades Negras con titulación colectiva. 25% Formulación de un proyecto de Ley para la población Afrocolombiana.100% Cuatro Proyectos de Decretos consultados para la reglamentación de los capítulos IV,V y VII de la Ley 70 de 1993 y la subrogación del Decreto 3770 de % Estudio y verificación de documentación para el registro de consejos comunitarios y de certificaciones de miembros de las Comunidades Negras. 100% Apoyo en la formulación de 10 planes específicos en cumplimiento de la Sentencia. 100% Realización del Censo de las Comunidades de los Consejos Comunitarios de Curvaradó y Jiguamiandó. 0%

26 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) 87% Derechos Humanos 100% Seguimiento 10 Planes de Acción Departamentales en DDHH.100% Fortalecer la coordinación interinstitucional para el diseño e implementación de la Política Nacional Integral de Derechos Humanos y DIH. 100% 100% de los acuerdos de competencia de la Dirección de Derechos Humanos en el Proceso Nacional de Garantías para Defensores de DDHH son cumplidos. 100% 3 planes integrales de prevención y protección, departamentales y/o regionales formulados. 100% 13 planes integrales de prevención y protección, departamentales y/o regionales actualizados. 100% 16 departamentos asesorados en estrategias de prevención del desplazamiento forzado. 100% Capacitar 900 personas en seguridad preventiva y estrategias de autoprotección con enfoque de género. 100% 5 planes integrales de prevención y protección, departamentales y/o regionales implementados. 100%

27 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) 87% Derechos Humanos 100% 100% de las medidas de protección recomendadas por el CRER son implementadas en el término establecido. 98% 100% de las medidas de protección asignadas a los beneficiarios contribuyeron a garantizar su vida. 100% Cumplir con 100% de las actividades encomendadas a la Dirección Ejecutiva del Programa de Protección para Víctimas y Testigos de la Ley de Justicia y Paz. 100% Trasladar 256 esquemas de protección operados por el DAS al Ministerio del interior. 100% Crear una Unidad Administrativa Especial.100% necrodactilias procesadas en la Registraduría Nacional del Estado Civil y sus resultados positivos cotejados con el SIRDEC (Sistema de Información Red de Desaparecidos y Cadáveres). 100%

28 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) 87% Dirección Infraestructura 81% Revisión y trámite de solicitudes de cofinanciación de FONSECON- INFRAESTRUCTURA. 100% Comprometer los recursos de FONSECON - INFRAESTRUCTURA.100% Seguimiento y control a los convenios interadministrativos y su ejecución presupuestal de FONSECON- INFRAESTRUCTURA. 100% Liquidación de contratos y convenios.100% Revisión y trámite de solicitudes de cofinanciación de FONSECON- SIES. 100% Comprometer los recursos de FONSECON- SIES.100% Seguimiento y control a los convenios interadministrativos y su ejecución presupuestal de FONSECON- SIES. 100% Liquidación de proyectos Terminados FONSECON SIES.100% Continuar con proyecto de Sistema de Vigilancia y Seguridad electrónica (brazaletes electrónicos). 74% Supervisión del Proyecto de Sistema de Vigilancia y Seguridad electrónica. 66%

29 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) 87% Dirección Infraestructura 81% Plan general para el desarrollo de establecimientos penitenciarios en el cuatrienio. 25% Adecuación de la infraestructura de las sedes administrativas del Ministerio del Interior y de Justicia. 11% Consulta Previa 100% Certificar la presencia de Grupos étnicos.100% Coordinar los procesos de consulta previa entre las empresas interesadas en realizar algún proyecto o actividad y los grupos étnicos. 100% Fortalecimiento al Proceso de Consulta.99,98% Asuntos Indígenas 96% Registro y certificación de autoridades indígenas.100% Registro de constitución y novedades de asociaciones indígenas.98% Realizar estudios etnológicos para determinación de carácter de comunidades o parcialidades indígenas. 100% Apoyo a la solución de conflictos de las comunidades indígenas y ROM.100% Realizar acompañamiento a las Comunidades Indígenas en la ejecución de recursos del Sistema General de Participaciones para Resguardos Indígenas. 100%

30 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) 87% Asuntos Indígenas 96% Realizar Jornadas de Capacitación a Autoridades Locales y miembros de las poblaciones a objeto. 100% Formulación de reglamentos internos.100% Fortalecimiento de las Kumpanias Rom.100% Espacios de concertación y dialogo con comunidades indígenas.100% Consulta a comunidades sobre proyectos de ley.100% Realización de Encuentro regionales LGBTI.50% Diseño y formulación del Programa de Garantías de los Pueblos Indígenas afectados por el desplazamiento. 100% Diseño y formulación de los planes de salvaguarda para los pueblos indígenas (10 formulados). 100% Diseñar y formular el Programa de Protección de la Mujer Indígenas.100% Cumplimiento ordenes Auto 382 de % Atención de casos de violación de Derechos Humanos Atendidos.100%

31 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) 87% Gestión del Riesgo 78% Documento de política y anteproyecto de Ley del marco normativo del SNPAD formulado y radicado en el Congreso de la República. 100% Talleres de Asistencia técnica en Gestión del Riesgo realizados.100% Municipios asistidos con plan municipal de gestión del riesgo formulado.100% Herramientas para la asistencia técnica en gestión del riesgo a nivel municipal y departamental diseñadas y reproducidas. 33% Implementar el sistema integrado de información del SNPAD, mediante plan de ajustes y desarrollos del sistema realizado. 50% Municipios costeros de las regiones pacífica y Caribe con planes locales de emergencia y contingencia- PLEC´s por tsunami formulados y aprobados. 14% Municipios con planes locales de contingencia por huracanes formulados y aprobados. 50% Plan Nacional de Gestión del Riesgo volcánico para el Cerro Machín formulado y adoptado. 90% Personas reasentadas fuera de la zona de amenaza volcánica alta (ZAVA) del Volcán Galeras (Nariño). 32%

32 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) 87% Gestión del Riesgo 78% Fortalecimiento de la capacidad de respuesta ante futuros flujos de lodo en 8 municipios del área de influencia del Volcán Nevado del Huila. 51% Atención humanitaria a la población afectada por situaciones de emergencia, calamidad o desastres causados por eventos naturales en el territorio nacional, de manera subsidiaria y complementaria. 100% Subsistemas de la red de telecomunicaciones para la Atención y Prevención de Desastres. 60% Monitoreo por telecomunicaciones de emergencias en el territorio nacional. 100% Actualizar los protocolos de actuación en caso de desastre súbito nacional. 100% Dotación y capacitación a organismos operativos del SNPAD.100% Fortalecimiento organizacional de la Dirección de Gestión del Riesgo en la preparación de la respuesta frente a situaciones de emergencias, calamidades y desastres. 69% Cofinanciación de obras de recuperación inmediata en zonas afectadas por emergencias en el territorio nacional. 100%

33 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) 87% Gestión del Riesgo 78% Reparación de viviendas afectadas por desastres naturales y apoyos a procesos de reubicación y reconstrucción. 100% Formulación de Plan de Acción Específico por declaratoria de Desastre Nacional por Ola Invernal % Articulación y coordinación interinstitucional e intersectorial para el seguimiento y monitoreo de la ejecución del Plan de Acción Específico por Ola Invernal % Socializar del Plan Nacional de Formación y Capacitación a entidades del SNPAD (Sector educativo). 75% Procesos de capacitación y actualización a funcionarios de las Entidades del SNPAD. 0% Generar alertas sobre la posible ocurrencia de eventos naturales en el territorio nacional publicadas en el sistema Integrado de Información dirigidas a las entidades públicas y privadas del SNPAD y a la comunidad en general. 100%

34 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) 87% Gestión del Riesgo 78% Generar Boletines y Comunicados de prensa especializados sobre acontecimientos relacionados con la Gestión del Riesgo en el territorio nacional publicadas en el sistema Integrado de Información dirigidas a las entidades públicas y privadas del SNPAD y a la comunidad en general. 100% Promover la realización de las sesiones ordinarias y extraordinarias de los organismos asesores y coordinadores del SNPAD en cumplimiento de la normatividad vigente. 58% Gestión ante la Comunidad Internacional y la Cooperación para el fortalecimiento de las capacidades técnicas y operativas del Sistema Nacional para la Prevención y Atención Desastres. 100% Donaciones en especie y financieras.100% En el marco de CAPRADE contar con el componente Colombia dentro de la Estrategia Andina de PAD. 51% En el marco de AEC contar con el componente Colombia dentro del Plan de Acción de San Marcos. 100%

35 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) 87% Gestión del Riesgo 78% En el marco del Proyecto Mesoamérica contar con el componente Colombia para el Sistema Mesoamericano de Información Territorial - SMIT. 100% Gobernabilidad Territorial 100% Establecer un enlace permanente de Gobierno Nacional con departamentos y municipios: Consolidar un esquema de atención y gestión integral a gobernadores, alcaldes y autoridades territoriales. 100% Diseñar y desarrollar un plan integral de consolidación institucional de fronteras. 100% Crear un centro de gestión integral para las autoridades locales. Consolidar un esquema de atención y gestión integral a gobernadores y alcaldes y autoridades territoriales. 100% Formulación y seguimiento a iniciativas de ley que contribuyan a mejorar las condiciones de seguridad ciudadana. 100% Asesoría a las entidades territoriales en el manejo del orden público, la seguridad y la convivencia ciudadana. 100% Realizar consejos de seguridad con énfasis en asuntos de política criminal judicialización, derechos humanos y atención de poblaciones vulnerables. 100%

36 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) 87% Gobernabilidad Territorial 100% Implementar y consolidar el Observatorio de Seguridad Ciudadana y Orden Publico como herramienta para la toma de decisiones y la elaboración, implementación, seguimiento y evaluación de políticas públicas en materia de Seguridad, Convivencia y Orden Público. 100% Creación de comités departamentales y continuar apoyando y asistiendo comités departamentales existentes. 100% Fortalecimiento de los mecanismos de judicialización del delito de la trata de personas. 100% Fortalecer e implementar el Centro Operativo Anti trata de Personas - COAT. 100% Realización de la campaña de prevención de lucha contra la trata de personas. 100% Fortalecimiento de la Comisión Intersectorial de Alertas Tempranas- CIAT, Seguimiento a las Alertas tempranas emitidas. 98% Entidades Territoriales fortalecidas con condiciones para garantizar el goce efectivo de los derechos de la PD. 100% Entidades territoriales con sus Planes Integrales Únicos PIU articulados con la política pública de atención integral a la población desplazada PPAIPD. 100%

37 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Diseño de Normas (Misional) 87% Revisión e implementación del SIDEPAR a los 1103 municipios y 32 departamentos. 0% Definición de lineamientos de la política en materia de participación ciudadana. 100% Formulación de propuesta del marco normativo de la participación.100% Investigación y divulgación sobre temas de participación ciudadana.100% Elaboración y distribución de material informativo a los concejales.100% Formulación de planes de transparencia electoral.100% Coordinación y monitoreo del proceso electoral.100% Impulso a la cultura del control social a la gestión pública.100% Fortalecimiento en la capacidad de gestión ante el Estado, estructura administrativa, liderazgo local, sostenibilidad y emprendimiento. 100% Plan Nacional de Gestión del Riesgo por tsunami formulado y aprobado.0%

38 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Diseño de Normas (Misional) 87% Elaboración y Seguimiento de Proyectos de Ley y/o Acto Administrativo 96% Formulación, presentación e impulso ante el Congreso de la República de los Proyectos de Ley y Acto Legislativo prioritarios para el MIJ. 75% Elaboración de agendas semanales de proyectos de ley en trámite.100% Presentación, seguimiento y control de los proyectos de Ley o Actos Legislativos de iniciativa del Ministerio del Interior y de Justicia, del Gobierno Nacional y de autoría Parlamentaria. 100% Reuniones de concertación para dar impulso a las iniciativas prioritarias para el Ministerio del Interior y de Justicia con parlamentarios y entidades del Estado. 100% Coordinar y gestionar la respuesta oportuna a las citaciones del Congreso al Ministro del Interior y de Justicia. 100% Acompañamiento en los debates de control político en los que se cite al Ministerio del Interior y de Justicia. 100% Impulsar Proyectos de Ley de iniciativa gubernamental para fortalecer la gobernabilidad. 100%

39 PROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL PROCESO SUBPROCESO PORCENTAJE PROMEDIO CUMPLIMIENTO DE METAS ASOCIADAS AL SUBPROCESO Descripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Formulación y Adopción de Políticas (Misional) 100% Diseño y reglamentación del Sistema Nacional de Derechos Humanos y Derecho Internacional Humanitario. 100%

40 METAS QUE SE ENCUENTRAN POR DEBAJO DE 90% CON RESPECTO AL CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR PROCESOSUBPROCESODescripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Descripción Cualitativa Sistema Integrado de Gestión Institucional (Estratégico) Participar en el diseño del Plan Sectorial del Servicio al Ciudadano. 80% Se han celebrado dos nuevas reuniones a nivel del Ministerio del Interior, para revisar el estado del plan de servicio al ciudadano, se avanza en la conformación del Grupo de servicio al ciudadano, se está levantando información para saber cuantas personas lo conformarían y se está elaborando el acto administrativo para su creación y sus funciones, Se elaboró y revisó el proyecto de Guía de Protocolos de los diferentes medios de atención al ciudadano, esta se remitió a la Oficina de Información Pública mediante Memorando 273 del 26/12/2011 de conformidad con las funciones en el Decreto 2893 de Se espera el retorno del protocolo para su publicación en la web. Informe para Revisión por la Alta Dirección del Sistema de Gestión de Calidad del MIJ. 75% Mediante correo electrónico se solicitó a las diferentes Direcciones del Ministerio la Información para el Informe para Revisión por la Dirección, se ha reiterado el envío de la información previamente solicitada en los meses de noviembre y diciembre. La Oficina de Control Interno reportó el estado de los hallazgos de la auditoría externa a noviembre

41 PROCESOSUBPROCESODescripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Descripción Cualitativa Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) Dirección de Asuntos para Comunidades Negras Fortalecimiento a los Consejos Comunitarios de Comunidades Negras con titulación colectiva. 25% Se priorizaron 44 Consejos Comunitarios de Comunidades Negras, donde se seleccionaron 36 consejos comunitarios por el área de influencia estratégica de FUPAD y los otros 8 Consejos Comunitarios se priorizaron por presentar situaciones de mayor vulnerabilidad. Cuatro Proyectos de Decretos consultados para la reglamentación de los capítulos IV,V y VII de la Ley 70 de 1993 y la subrogación del Decreto 3770 de % En el mes de Abril, se tiene un proyecto integral de la reglamentación de los capítulos IV, V y VII de la Ley 70 de 1993 y así mismo se tiene elaborado una propuesta de subrogación del Decreto 3770 de En el mes de junio la oficina Jurídica a un no ha emitido respuesta referente al MEM DCN-0230 del 24 de junio de 2011 Realización del Censo de las Comunidades de los Consejos Comunitarios de Curvaradó y Jiguamiandó. 0% Se finalizo el Auto Censo y los resultado de este reposan en custodia en el Archivo General de la Nación, existe un acta del comité de Censo del Consejo Comunitario de Curvaradó, En el mes de Julio se llevo a cabo el comité de censo del Consejo comunitario del rio curbaradó, se realizó la entrega de formularios diligenciados al archivo General de la Nación

42 PROCESOSUBPROCESODescripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Descripción Cualitativa Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) Dirección Infraestructura Continuar con proyecto de Sistema de Vigilancia y Seguridad electrónica (brazaletes electrónicos). 74% Este avance debe ser presentado por el ministerio de justicia, por cuanto la subdirección de infraestructura ya no tiene competencia al respecto Supervisión del Proyecto de Sistema de Vigilancia y Seguridad electrónica. 66% Este avance debe ser presentado por el ministerio de justicia, por cuanto la subdirección de infraestructura ya no tiene competencia al respecto Plan general para el desarrollo de establecimientos penitenciarios en el cuatrienio. 25% Este avance debe ser presentado por el ministerio de justicia, por cuanto la subdirección de infraestructura ya no tiene competencia al respecto. Por competencia es del Ministerio de Justicia. Adecuación de la infraestructura de las sedes administrativas del Ministerio del Interior y de Justicia. 11% De acuerdo con la Evaluación realizada por la Secretaria General y la Oficina Asesora de Planeación, los recursos quedaran programados para la próxima vigencia, referente a los proyectos de Bancol y Citibank Asuntos Indígenas, ROM y Minorías. Realización de Encuentro regionales LGBTI. 50% Durante el año 2011 se realizaron 3 Encuentros Regionales LGBTI. El equipo de trabajo inicio con la planificación de los próximos Encuentros Regionales para el año 2012

43 PROCESOSUBPROCESODescripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Descripción Cualitativa Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) Gestión del Riesgo Herramientas para la asistencia técnica en gestión del riesgo a nivel municipal y departamental diseñadas y reproducidas. 33% Durante el 2011 se contrato 1 modulo virtual de las 3 herramientas técnicas Implementar el sistema integrado de información del SNPAD, mediante plan de ajustes y desarrollos del sistema realizado. 50% Durante el año 2011 se realizaron mejoras al sistema de información, con la definición de nuevas interfaces y mejoras en usabilidad, organización y navegación conceptual basada en procesos. Se realizaron un total de ocho talleres con la participación de delegados de más de 75 entidades nacionales o territoriales. Municipios costeros de las regiones pacífica y Caribe con planes locales de emergencia y contingencia- PLEC´s por tsunami formulados y aprobados. 14% Durante el 2011 se conformaron dos Planes de Contingencia para Tsunami finalizados correspondientes a los municipios de Tumaco y Buenaventura. Están en proceso de formulación los planes de contingencia de los municipios expuestos en los departamentos de: Choco, Cauca y Nariño. Municipios con planes locales de contingencia por huracanes formulados y aprobados. 50% Se cuenta con el Plan de Contingencia por Huracanes para el Municipio de San Andrés, formulado, en proceso de aprobación por parte de la DGR. Se capacitaron 16 municipios de 7 departamentos de la Costa Caribe, de los cuales participaron un total de 147 personas, 7 Crepad y 15 Clopad. Personas reasentadas fuera de la zona de amenaza volcánica alta (ZAVA) del Volcán Galeras (Nariño). 32%Durante el 2011 se reasentaron a 103 personas de las 356 en total.

44 PROCESOSUBPROCESODescripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Descripción Cualitativa Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) Gestión del Riesgo Fortalecimiento de la capacidad de respuesta ante futuros flujos de lodo en 8 municipios del área de influencia del Volcán Nevado del Huila. 51% Esta pendiente la adecuación de 1 Torre de Comunicación. Al mes de Julio, se ha tenido dificultan en la actualización de los planes, por lo que no se ha ejecutado avance en la evaluación de los requerimientos. Se esta adelantando la evaluación de necesidades de los organismos operativos para su fortalecimiento. Se está finalizando la adecuación de la ruta del Minuto de Dios. Subsistemas de la red de telecomunicaciones para la Atención y Prevención de Desastres. 60% El Convenio ya esta en implementación, a través de este se realizara la entrega y distribución de los equipos de telecomunicaciones. Se efectuó el proceso contractual en el mes de Diciembre de 2011, y se programó la entrega de los equipos para el mes de Enero de Fortalecimiento organizacional de la Dirección de Gestión del Riesgo en la preparación de la respuesta frente a situaciones de emergencias, calamidades y desastres. 69% La firma consultora contratada para adelantar el estudio técnico para la creación de la nueva entidad de Gestión del Riesgo, entregó los productos establecidos que exige el DAFP para la aprobación de la creación de la nueva entidad. Socializar del Plan Nacional de Formación y Capacitación a entidades del SNPAD (Sector educativo). 75% Durante el 2011 se realizaron 120 talleres en el mes de junio Por instrucción del director de Gestión del Riesgo

45 PROCESOSUBPROCESODescripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Descripción Cualitativa Aplicación y Ejecución de Normas (Misional) Gestión del Riesgo Procesos de capacitación y actualización a funcionarios de las Entidades del SNPAD. 0% De acuerdo a instrucciones del Director de Gestión del Riesgo, este evento se aplazará para el primer trimestre del año 2012 en la ciudad de Medellín, debido a la primordialidad de los temas relacionados con la atención de la segunda temporada de Lluvias La realización de la muestra del SNPAD en la ciudad de Bogotá, se postergo para el primer trimestre del año Promover la realización de las sesiones ordinarias y extraordinarias de los organismos asesores y coordinadores del SNPAD en cumplimiento de la normatividad vigente. 58% Durante el 2011 el Comité Técnico Nacional para la Prevención y Atención de Desastres realizó 29 reuniones. En el marco del Comité Andino de Prevención y Atención de Desastres (CAPRADE) contar con el componente Colombia dentro de la Estrategia Andina de PAD. 51% 31 de Diciembre de Se efectuó la reunión del Comité Andino de Prevención y Atención de Desastres - CAPRADE, en la ciudad de Bogotá, para los días 22, 23 y 24 de Noviembre de 2011, en el marco de la Presidencia del Comité asumida por Colombia. Diseño de Normas (Misional) Revisión e implementación del SIDEPAR a los 1103 municipios y 32 departamentos. 0% En el mes de diciembre se cuenta con la evaluación de la funcionalidad del SIDEPAR y la formulación del Proyecto, sin embargo por falta de recursos y la importancia del proyecto, se reprogramó su ajuste e implementación para el año 2012.

46 PROCESOSUBPROCESODescripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Descripción Cualitativa Diseño de Normas (Misional) Plan Nacional de Gestión del Riesgo por tsunami formulado y aprobado. 0% 31 de Diciembre de A 31 de Diciembre de 2011, el Decreto ya aprobado por los entes pertinentes, esta pendiente de Firma Presidencial. De acuerdo con lo manifestado por la Secretaría jurídica de Presidencia de la República, el Proyecto de Decreto debe ser firmado inicialmente por el señor Ministro del Interior y posteriormente enviarse a los demás Ministros para luego ser firmado por el señor Presidente de la república. Elaboración y seguimiento de proyectos de ley y/o acto administrativo Formulación, presentación e impulso ante el Congreso de la República de los Proyectos de Ley y Acto Legislativo prioritarios para el MIJ. 75% Al finalizar la gestión del 2011 se formularon, presentaron e impulsaron 3 proyectos de ley: a)Estatuto de la Participación. b) Código electoral c)Ley Estatuto de los Partidos y Movimientos Políticos Gestión Asuntos Jurídicos (Apoyo) Tramite de sentencias condenatorias. 73% Durante el 2011 se recibieron 11 solicitudes de pago de sentencias condenatorias, de las cuales se han pagado 8. Gestión del talento humano (Apoyo) Diseñar e implementar un programa de capacitación teniendo en cuenta las nuevas directrices de la CNSC, así como las necesidades de los funcionarios. 73% Se diseñó, elaboró, aprobó y ejecutó el Plan de Capacitación y dentro del mismo se realizaron 48 capacitaciones e inducciones a 62 nuevos funcionarios. Gestión documental (Apoyo) carpetas organizadas en el archivo de la Dirección de Derechos Humanos. 79%Se lograron organizar carpetas, quedando faltando 2900

47 PROCESOSUBPROCESODescripción de la Meta PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR DE LA META ASOCIADO AL PROCESO Y SUBPROCESO Descripción Cualitativa Gestión financiera (Apoyo) Elaborar los estados financieros del MIJ y del FPFD. 82% Para el mes de Diciembre ya se habían remitido los estados financieros de Julio a septiembre tanto del Ministerio como del FPFD, en lo relacionado con el envío de la información contable a la Contaduría. El último trimestre, aún tiene plazo para su presentación así : Estados financieros Octubre y Noviembre, hasta Enero 30 de y para Estados financieros de Diciembre 2011, hay plazo hasta Febrero Gestión recursos tecnológicos (Apoyo) Hacer Gestión de seguridad de la información. 88% Esta actividad se realizó en coordinación con la Subdirección de Sistemas del Ministerio de Justicia. Queda pendiente un (1) documento correspondiente a la Dirección Jurídica. Realizar el apoyo y acompañamiento tecnológico para la implementación de la nueva versión del SIGOB. 67% Durante el año se realizó acompañamiento al modulo de SEGUIMIENTO A METAS MINISTERIALES; estos meses se adelantaron tareas de capacitación a los usuarios del modulo (Gestores, de metas); con la finalidad de perfeccionar la funcionalidad del modulo con siete (7) metas institucionales; además en este Periodo se adicionan estas metas. Los Módulos que quedaron en operación son: Módulo de Gestión Documental, Módulo de Seguimiento a Proyectos de Ley y Módulo de Metas Ministeriales.

48 3.4 RESULTADOS DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS Y EXTERNAS DE CALIDAD Y ESTADO DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS AUDITORIA EXTERNA Los hallazgos Auditoría Externa - ICONTEC fueron: 1. En el acta de revisión por la Dirección del martes 15 de noviembre de 2010 no se evidenció que hubiera incluido como elemento de entrada la conformidad del producto o servicio. Acciones a) Capacitar a los Funcionarios del MIJ en la aplicación del procedimiento Control de producto y/o Servicio No Conforme SI-P-03 - Tres talleres para las 14 direcciones:

49 Se evidencia que la Oficina Asesora de Planeación realizó las capacitaciones programadas para cada una de las direcciones, en la aplicación del Procedimiento, control de producto y/o servicio. Estado de la gestión: (Avance 100%) b) Elaborar un procedimiento que oriente el compromiso y la revisión por la Alta Dirección: La Oficina Asesora de Planeación registra en la página web el Procedimiento de Revisión por la Dirección debidamente ajustado, actualizado y difundido, se evidencia la firma en el procedimiento. Estado de la gestión: (Avance 100%)

50 2. En el proceso de Planeación y Direccionamiento por el incumplimiento de la actividad del Plan de Acción relacionada con la "Automatización del Proceso" no se tomaron las acciones para eliminar las causas de esta no conformidad con el objeto de evitar que vuelva a ocurrir. Acciones a) Divulgar el procedimiento "Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora", SI-P-04, para el cumplimiento del plan de acción (Capacitación - Direcciones y Dependencias del MIJ): La Oficina Asesora de Planeación, realizo las capacitaciones del procedimiento. Esta acción fue cumplida el 30 de Marzo de Estado de la gestión: (Avance 100%). b) Revisar, ajustar y divulgar el procedimiento formulación y seguimiento del plan estratégico y de acción PD-P-01 de acuerdo con los nuevos planes estratégicos y de acción. (procedimiento ajustado y capacitación a direcciones y dependencias de MIJ).

51 Se evidencia que la Oficina Asesora de Planeación, cuenta con el procedimiento Formulación y Seguimiento del Plan Estratégico Cuatrienal PD-P-01 (Actualizado, ajustado y divulgado) Versión 2 del 9 de Diciembre de 2011 y el Procedimiento Formulación y Seguimiento del Plan de Acción PD-P-08 (Actualizado, ajustado y divulgado) Versión 2 del 9 de Diciembre de 2011, los cuales se encuentran firmados en el archivo de documentación del Grupo de Mejoramiento Continuo y están publicados en la página Web, se realizaron las capacitaciones a los funcionarios de las Direcciones y Subdirecciones del Ministerio. Estado de la Gestión: (100%)

52 3. En el proceso Vigilancia y Control - Política Criminal y Penitenciaria no se han determinado los criterios y métodos necesarios para asegurarse que tanto la operación como el control sean eficaces y eficientes. Evidencia: Para la realización de las visitas a los establecimientos carcelarios, las listas de verificación diseñadas no contemplan estándares normativos mínimos. Acciones De acuerdo al informe presentado por la Oficina de Control Interno, y teniendo en cuenta lo contemplado en los decretos 2893 de 2011 y 2897 de 2011, y la fecha de evaluación de dicho plan, la oficina de Control Interno realizó evaluación del estado de avance de las acciones de mejora de los hallazgos No. 1, 2 y 4; por cuanto el hallazgo No. 3 hace referencia a las funciones que son competencia del Ministerio de Justicia y del Derecho, en referencia los temas de Política Criminal y Penitenciaria. Sin embargo la Oficina Asesora de Planeación informó mediante enviado el 16 de Enero de 2012 al Jefe de la Oficina de Planeación del Ministerio de Justicia sobre dicho hallazgo. Por competencia dada la escisión de los ministerios este hallazgo es de responsabilidad del Ministerio de Justicia y del Derecho.

53 4. En el proceso Gobernabilidad Territorial no se evidenció el desarrollo de las actividades de aceptación por parte del Ministerio. En las actas del Comité Interinstitucional Alerta Temprana, no se dejó registro de las condiciones de aceptación de las actividades por parte del Representante de Ministerio del Interior y de Justicia, formato código SI-AS-P-01-FO1. Acciones a) Capacitar a los funcionarios que intervienen en el procedimiento Evaluación de Informes de Riesgo y Notas de Seguimiento para dejar el registro de las condiciones de aceptación de las actividades por parte del representante del Ministerio del Interior y de Justicia: La Dirección de Gobierno y Gestión Territorial realizo las 3 capacitaciones en la Metodología CIAT los días 16, 24 y 26 de Marzo de 2011 con la participación de 31 personas entre las 3 capacitaciones. Esta acción fue cumplida el 30 de Marzo de Estado de la gestión: (Avance 100%)

54 b) Revisar y mejorar la planificación del Procedimiento Evaluación de Informes de riesgo y notas de Seguimiento Procedimiento mejorado y actualizado: La Dirección de Gobierno y Gestión Territorial realizo la actualización y el ajuste del procedimiento Evaluación de Informes de Riesgo y Notas de Seguimiento el cual se protocolizara una vez realizada la escisión. Esta acción fue cumplida el 31 de Octubre de Estado de la gestión: (Avance 100%)

55 AUDITORIA INTERNA El ciclo de Auditorías Internas de Calidad vigencia 2011 se realizó con cubrimiento de la totalidad de procesos, bajo la norma NTCGP-1000/2009 MECI : la mayor participación se refleja en : Procesos de apoyo con un 46% Procesos misionales con el 33% Del total de fortalezas identificadas por los auditores, la mayor concentración está en los procesos de apoyo con 39% y misionales con un 36%.

56 Se redujo en un 41% los hallazgos encontrados frente a la auditoria interna de calidad realizadas en el Se redujo en un 64% las acciones correctivas frente a la auditoria interna de calidad realizada en el 2010.

57 3.5 RESULTADO DE LA ENCUESTA GENERAL DE SATISFACCIÓN AL USUARIO E INFORME DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS Resultado de la Encuesta de Satisfacción al Usuario. FICHA TECNICA DE LA ENCUESTA Realizado por: Oficina Asesora de Planeación. Tamaño de la muestra:90 Encuestas. Fecha de recolección: 20 Noviembre. Marco muestral: Todos los clientes que llegaron al Ministerio del Interior durante la repartición de encuestas. Método de recolección: Se repartieron 10 encuestas por piso a cada uno de los vigilantes que supervisan la entrada de cada nivel y ellos se encargaron de entregarle a las personas visitantes al Ministerio una encuesta, luego de 2 semanas se recogieron las 90 encuestas que se repartieron en las sedes del Edificio Camargo y Bancol.

58 El 77% de los encuestados percibe que la rapidez en la atención que reciben es buena. El 9% de las personas piensan que es regular. El 3 % de las personas respondieron que era mala *NC: No Contestaron 2011

59 En el 2010 la mayoría de los clientes percibieron que era muy buena la rapidez en la atención recibida.

60 La claridad con la que se suministra la información es: 78% buena 9% regular 1% mala 2011

61 El producto y/o servicio que recibieron las personas fueron: 70% Bueno 11% Regular 3% Malo 2011

62 68% de los clientes perciben que la facilidad para acceder al Ministerio es buena. 19% piensan que es regular. Un 1% que es malo. 2011

63 Un 51% de los usuarios que realizan trámites por medio de la página Web opinan que es bueno. Un 18% piensa que es regular. El 5% opina que es malo. 2011

64 DEPENDENCIAS QUE CUMPLIERON Y NO CUMPLIERON CON LA ENTREGA DE LA ENCUESTA DE SATISFACCION DEL CLIENTE

65 TRAMITES DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Los trámites del Ministerio del Interior son: Inscripción en el Registro Único de Organizaciones de Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras. Extensión de los efectos jurídicos de personerías jurídicas especiales a sus entidades religiosas afiliadas o asociadas. Inscripción del Representante Legal de una entidad religiosa con personería jurídica especial o extendida. Registro de Constitución y novedades de Asociaciones de autoridades tradicionales y/o Cabildos Indígenas. Aprobación de reforma de estatutos de entidades religiosas no católicas. Reconocimiento de personería jurídica especial a entidades religiosas no católicas.

66 Registro de nuevo Representante legal y Junta Directiva de Asociaciones de Autoridades Tradicionales. Inscripción y reconocimiento de Personerías Jurídicas a entidades extranjeras de Derecho privado sin ánimo de lucro. Medidas de protección a personas de la población objeto del programa de la Dirección de Derechos Humanos.

67 los Servicios del Ministerio del Interior son: Certificado de existencia y representación legal de una entidad religiosa no católica con personería jurídica especial o extendida. Certificación de presencia de grupos étnicos en zonas de ejecución de proyectos. Certificación de existencia y representación legal de Comunidades y/o Resguardos Indígenas. Información para presentar proyectos que financia el Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana –FONSECON- Certificación de existencia y representación legal de entidades extranjeras. Apoyo a emergencias. SERVICIOS DEL MINISTERIO DEL INTERIOR

68 Acceder al centro de documentación de la Dirección de Gestión del Riesgo para la Prevención y Atención de Desastres. Recursos para cofinanciación de proyectos de prevención y mitigación, presentadas por los Comités locales o regionales.

69 3.5.2 Informe de Quejas, Reclamos y Sugerencias. Durante el primer semestre del año 2011, el Ministerio del Interior recibió: 67% de Sugerencias.* 27% de Quejas. 4% de Reclamos. 1% en Felicitaciones. *en su mayoría las sugerencias son de carácter externo y en las dependencias son manejadas como asuntos de consulta y demanda de información RESUMEN 2011

70 Durante el primer semestre del año 2010, el Ministerio del Interior y de Justicia recibió: 39% de Sugerencias. 48% de Quejas. 9% de Reclamos. 5% en Felicitaciones.

71 Se evidencia una gestión transparente de esta entidad y una actitud de mejoramiento continuo TOTAL Quejas en el 2011: 237

72 Se obtuvieron un total de 10 Felicitaciones en el primer semestre del año En el 2010 se obtuvieron 22 Felicitaciones. 2011

73 A todas las solicitudes de quejas, reclamos, sugerencias, recibidas en el Ministerio del Interior, las dependencias realizaron el siguiente trámite: Trámite Externo: traslado a otra institución. Trámite Interno: Respuesta cumpliendo los términos de Ley. Respuesta Extemporánea: las que se generan fuera de los términos de ley. efectividad en el servicio prestado y un cumplimiento satisfactorio y persistente para la obtención de la transparencia en la Gestión Sectorial. La Respuesta Extemporánea en cero muestra mayor 2011 Respuesta Extemporánea Tramite Interno, dentro de términos de Ley. Tramite Externo, traslado a otra institución. TOTAL Respuestas en el 2011: 861 De las 865 Solicitudes se Encontró:

74 En el 2010 se generaron 12 Respuestas Extemporáneas y en el 2011 cero Respuestas Extemporáneas. En el 2011 se realizaron 861 Respuestas en total. En el 2010 se realizaron 467 respuestas en total.

75

76 Las dependencias que registraron mayor número de Solicitudes en el 2011 fueron: Asuntos Legislativos, 49%. Secretaria General, 40%. Control Disciplinario Interno 4%. Las dependencias que no aparecen registradas en el gráfico son porque o no recibieron o reciben entre 1 o 2 solicitudes. SOLICITUDES DISTRIBUIDAS POR DEPENDENCIAS

77 3.6 CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO DIRECCIÓN PARA LA DEMOCRACIA, LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y LA ACCIÓN COMUNAL. El subproceso Coordinación de los Procesos Electorales, ofreció 601 veces sus productos y estos cumplieron con los requisitos de Conformidad y no existe inconformidad. DIRECCIÓN PARA LA DEMOCRACIA, LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y LA ACCIÓN COMUNAL. El Subproceso de Inspección, control y vigilancia a las Federaciones y a la Confederación Nacional de Acción Comunal, ofreció 31 veces sus productos y estos cumplieron con los requisitos de Conformidad y no existe inconformidad.

78 DIRECCIÓN DE GOBIERNO Y GESTIÓN TERRITORIAL. El Subproceso de Asesoría y Asistencia Técnica en el Ministerio del Interior, ofreció 2085 veces sus productos y estos cumplieron con los requisitos de Conformidad y no existe inconformidad. DIRECCIÓN DE ASUNTOS LEGISLATIVOS. El Subproceso Gestión de los Asuntos Legislativos, ofreció 66 veces sus productos y estos cumplieron con los requisitos de Conformidad y no existe inconformidad.

79 DEPENDENCIAS QUE CUMPLIERON Y NO CUMPLIERON CON LA ENTREGA DEL FORMATO DE PRODUCTOS NO CONFORMES DEPENDENCIAINFORME DE PRODUCTO NO CONFORME Dirección de Gobierno y Gestión TerritorialENTREGÓ Dirección para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción ComunalENTREGÓ Dirección de Asuntos LegislativosENTREGÓ Dirección de Asuntos Indígenas, ROM y MinoríasNO ENTREGÓ Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y PalenquerasNO ENTREGÓ Dirección de Derechos HumanosNO ENTREGÓ Oficina Asesora Jurídica/ReligiosoNO ENTREGÓ

80 3.7 ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR EL COMITÉ DE DIRECCIÓN En la reunión realizada con la Alta Dirección el día 16 de Noviembre de 2010 se acordó: Fortalecer el compromiso de la Alta Dirección con el mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad. Acción de Mejora: Resolución 0357 del 1 de Marzo de 2012, por la cual se designa y establecen las funciones al Representante de la Alta Dirección del Sistema Integrado de Gestión Institucional. Implementar acciones que permitan generar en los servidores públicos la interiorización del cambio y su compromiso con la institución. Acción de Mejora: Capacitación y re-inducción como consecuencia de la escisión de los Ministerios.

81 Fortalecer el proceso de elaboración de políticas, con personal competente para que lidere el proceso al interior del MIJ. Acción de Mejora: Actualización del Procedimiento Formulación y Elaboración de Políticas*. Mejorar el proceso de contratación para evitar hallazgos de la contraloría. Acción de Mejora: se expidió Resolución de Manual de Contratación, Manual de Interventoría, se actualizaron los Procedimientos con base a estos documentos y adicionalmente se contrató Transparencia por Colombia para la elaboración de una cartilla de contratación y para la Guía del Plan de Mejoramiento. Realizar reingeniería a los procesos que manejan recursos. Acción de Mejora: Se están actualizando los procedimientos del Ministerio del Interior.

82 Continuar capacitando a los funcionarios en la Aplicación de los Documentos del Sistema de Gestión. Acción de Mejora: Se realizaron 85 reuniones en las diferentes dependencias con el fin de capacitarlos en la actualización de los Documentos del SIGI. Disponer de herramientas tecnológicas que permitan mejorar y controlar los procesos del MIJ. Acción de Mejora: Se suscribió el convenio con el PNUD para implementar los módulos del SIGOB Sistema de gestión y Seguimiento a Metas Institucionales, Sistema de Agenda Legislativa y el SIGOB Correspondencia. Fortalecer el equipo MECI con mayor capital humano competente. Acción de Mejora: Se asignaron dos (2) profesionales de planta y dos (2) contratistas con el fin de mejorar el equipo. Realizar visitas aleatorias a las Direcciones a fin de evaluar si se están cumpliendo a cabalidad con los procedimientos. Acción de Mejora: Se realizaron 85 reuniones en las diferentes dependencias y se continua con el apoyo técnico a las diferentes Direcciones Misionales y de Apoyo.

83 Realizar visitas aleatorias a las Direcciones a fin de evaluar si se están cumpliendo a cabalidad con los procedimientos. Acción de Mejora: Se realizaron 85 reuniones en las diferentes dependencias y se continua con el apoyo técnico a las diferentes Direcciones Misionales y de Apoyo.

84 Planeación y Direccionamiento Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional Gestión de Tecnologías de Comunicación e Información Gestión del Talento Humano PROCESOS ESTRATÉGICOS FORMULACIÒN Y ADOPCIÓN POLÍTICAS DISEÑO DE PROYECTO DE NORMAS APLICACIÓN Y EJECUCIÓN DE NORMAS VIGILANCIA Y CONTROL PROCESOS MISIONALES Gestión Contractual PROCESOS DE APOYO Gestión de Recursos Administrativos y Financieros Gestión de Asuntos Jurídicos Gestión Documental Gestión de Asuntos Disciplinarios PROCESOS DE EVALUACIÓN SEGUIMIENTO Y CONTROL VIGILANCIA Y CONTROL

85 ESTRUCTURA ORGÁNICA MINISTERIO DEL INTERIOR

86 ENTIDADES ADSCRITAS: Establecimientos Públicos o Fondo para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia. o Corporación Nacional para la Restructuración de la Cuenca del Río Páez y Zonas Aledañas Nasa Kiwe. Unidad Administrativa Especial con Personería Jurídica. o Dirección Nacional de Derecho de Autor. Unidad Administrativa Especial del Orden Nacional con Personería Jurídica. o Unidad Nacional de Protección-UNP. ENTIDADES VINCULADAS: Empresa Industrial y Comercio del Estado o Imprenta Nacional de Colombia. ÓRGANOS DE ASESORÍA Y COORDINACIÓN: o Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo o Comité de Gerencia. o Comisión de Personal. o Comité de Coordinación de Sistema de Control Interno.

87 3.8 CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SISTEMA Legislación que Afectó el Sistema de Gestión de Calidad el cual está en mejoramiento continuo: Ley 1444: por medio de la cual se escinden unos Ministerios, se otorgan precisas facultades extraordinarias al Presidente de la República para modificar la estructura de la administración pública y la planta personal de la fiscalía general de la nación y se dictan otras disposiciones. Decreto 2893: Se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior. Decreto 4147: se crea la nueva Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres. Decreto 4065: se crea la Unidad Nacional de Protección (UNP).

88 3.9 ESTADO DE GESTIÓN SOBRE LOS RIESGOS El Mapa de riesgo del PRIMER SEMESTRE DE 2011 arrojo los siguientes resultados: Total Riesgos: 77 Los Riesgos que aún siguen latentes a pesar de aplicar las acciones para mitigar dichos riesgos fueron 12 pero los que se encuentran en zona de Riesgo grave son 4: Proceso y/o Subproceso DescripciónCausas Acciones a Implementar Acciones Realizadas Conclusiones y/o Novedades 1 Asuntos Jurídicos / Asuntos religiosos y Entidades Extranjeras La falta de seguridad y de medios idóneos, cohecho, hurto y perdida de documentación, falsedad, tráfico de influencias, fraude, extorsión, presiones indebidas. Falta de un archivo idóneo, con los estándares y parámetros de seguridad, falta de espacio y de archivadores. Solicitar archivo acorde con las necesidades de seguridad y de espacio, así como una persona especialista en archivística. En este momento no se han realizado acciones, ya que hasta ahora se va a solicitar la adecuación del archivo. Hasta el momento se ha implementado debido a los últimos sucesos de perdida y filtración de información que se ha venido detectando.

89 Proceso y/o Subproceso DescripciónCausas Acciones a Implementar Acciones Realizadas Conclusiones y/o Novedades 2 Asuntos Jurídicos / Gestión de lo Contencioso Sucesos negativos que afectan el normal funcionamiento de la defensa judicial de la entidad Falta de recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para atender oportunamente la defensa y vigilancia de los procesos judiciales en contra de la entidad - Ineficiencia del sistema de mensajería solicitar ante las directivas y dependencias pertinentes, la implementación de las medidas tendientes a dotar adecuadamente el grupo, a fin de que pueda cumplir idóneamente con su función. Esta decisión corresponde a las Directivas del Ministerio.. Requiere de decisión de la Alta Dirección. 3 Aplicación de Normas / Acceso a la Justicia Carencia de requisitos del proyecto que impiden la viabilización y por ende la Implementación del Centro de Convivencia Ciudadana No seguir con el procedimiento establecido, y/o no atendiendo las indicaciones de la Guía para la Implementación y Puesta de Funcionamiento de Centros de Convivencia Ciudadana. Implementación y aplicación del cumplimiento de los requisitos de la lista de chequeo. Realizar visitas de verificación a las comunidades que presentan proyectos a viabilizar. Aplicación de los Anexos: 1, Lista de Chequeo Requisitos para la Construcción y Dotación de Centros de Convivencia Ciudadana. 2, Solicitud de Requisitos. 3, Requerimientos para adicionar, aclarar o complementar Proyecto. 4, Devolución de Proyectos. 5, Ficha Estudio de Viabilidad Social, Económica y Jurídica. A pesar de haber tomado las acciones necesarias para el cumplimiento de los requisitos de los proyectos a viabilizar, se sigue presentando el riesgo, teniendo que devolver la mayoría de los proyectos, ya que no cumplen con los parámetros establecidos por el Programa en la Guía de Implementación, además de la verificación a través de la lista de chequeo.

90 Proceso y/o Subproceso DescripciónCausasAcciones a ImplementarAcciones Realizadas Conclusiones y/o Novedades 4 Vigilancia y Control / Acceso a la Justicia - Centros de Conciliación y/o Arbitraje y Entidades Avaladas Fallas que pueden presentarse en los equipos y en los sistemas de información implementados por el Programa Nacional de Conciliación en Derecho y/o Arbitraje: SIC - SECIV. Falta de actualización del software, las licencias y migración a nuevas versiones. Rápido crecimiento en el volumen de la información y en el Log de auditoria en las bases de datos. Falta de protección de la información ante imprevistos que puedan presentarse. Falta de certificados de seguridad. La OFICINA DE SISTEMAS debe: *Mejorar la plataforma, del hardware y del software. *Comprar servidores y licencias necesarias para mantener el sistema estable y actualizado. *Migrar la plataforma. *Mantener la base de datos. *Comprar licencias. *Ajustar los sistemas de acuerdo a la normatividad vigente. *Realizar con frecuencia back up de la información de los Sistemas de Conciliación. *Planear y proteger la información ante su rápido crecimiento. *Comprar el certificado de seguridad, para zona privada. *Elaborar copias de seguridad para salvaguardar la información de los Sistemas de Conciliación y mantenerlas en Instalaciones diferentes a las del MIJ, en casos de desastres. Comunicaciones enviadas a la Oficina de Sistemas. El riesgo se ha presentado en este trimestre, debido a inestabilidad del software por cambio del servidor y ataque de hacker, para lo cual se solicitó mediante correos electrónicos y comunicaciones (MEM MEM ) a la Oficina de sistemas, la revisión y gestión para solucionar los inconvenientes presentados en SIC (Sistema de Información de la Conciliación). Adicionalmente se realizó una reunión con los responsables de sistemas el día 12 de abril de 2011 para tratar estos temas.

91 RESUMEN DE LOS RIESGOS DEL PRIMER SEMESTRE DE 2011 Total Riesgos77 Riesgos Controlados 60 Riesgos latentes124 se encuentran en Zona Grave Riesgos que no Reportaron Seguimiento a las Acciones Aplicadas 5 * Aplicación de Normas / Comunidades Negras. *Control Disciplinario Interno. *Aplicación de Normas / Infraestructura(2 Riesgos). *Aplicación de Normas / Consulta Previa.

92 Con el fin de dar cumplimiento al Decreto 2893 de 2011 el cual escinde los Ministerios y modifica la Estructura del Ministerio del Interior, fue necesario actualizar la Guía para la Administración del Riesgo y el Formato Mapa de Riesgo. Se realizó una capacitación a cada uno de los representantes de las dependencias acerca de la guía, el formato de producto no conforme y como diligenciar el Formato Mapa de Riesgo. Hasta el momento han reportado 15 Riesgos y se esperan que lleguen 16 aproximadamente. Segundo Semestre de 2011

93 MAPAS DE RIESGOS RECIBIDOS PROCESOSUBPROCESO Gestión del Talento Humano Administración de Talento Humano Bienestar Social, Capacitación y Salud Ocupacional Reconocimiento de Viáticos y Gastos de Viaje Gestión de Tecnologías de Comunicación e Información Comunicación y Divulgación Institucional Gestión de Servicio al Ciudadano Gestión de Tecnología Diseño de Proyecto de NormasGestión de los Asuntos Legislativos Aplicación y Ejecución de Normas Asuntos Indígenas, ROM y Minorías Gobierno y Gestión Territorial Gestión para la Seguridad y la Convivencia Ciudadana Derechos Humanos Consulta Previa Inspección, Vigilancia y Control a las Federaciones y Confederación Nacional de Acción Comunales Gestión Contractual Gestión de Recursos Administrativos y FinancierosGestión de Recursos Financieros Total Mapas de Riesgos Recibidos: 15

94 MAPAS DE RIESGOS PENDIENTES POR RECIBIR PROCESOSUBPROCESO Planeación y DireccionamientoN/A Formulación y Adopción de PolíticasN/A Diseño de Proyecto de Normas Gestión de Proyectos de Decreto y de Resoluciones Ejecutivas Aplicación y Ejecución de Normas Coordinación de los Procesos Electorales Promoción de los Mecanismos, Instancias y Canales de Participación Ciudadana Asuntos para comunidades Negras, Afro colombianas, Raizales y Palenqueras Financiación de proyectos para la Seguridad y Convivencia Ciudadana Financiación de Proyectos para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia – FPFD. Gestión DocumentalN/A Gestión de Asuntos Jurídicos Gestión de lo Contencioso Actuaciones Administrativas Asuntos Religiosos y Entidades Extranjeras sin ánimo de lucro Gestión de Asuntos DisciplinariosN/A Gestión de Recursos InternacionalesN/A Gestión de Recursos Administrativos y FinancierosGestión de Recursos Administrativos Seguimiento y ControlN/A Total Mapas de Riesgos por Recibir: 16

95 3.10 RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA Implementar una nueva y mejor Plataforma Tecnológica. Lograr el funcionamiento del SIGOB correspondencia. Actualizar las Tablas de Retención Documental. Operativizar el Comité de Gerencia. Actualizar los documentos del Sistema conforme al Decreto Actualizar el Mapa de Riesgo de acuerdo con la nueva guía de Gestión del Riesgo. Mejorar y adecuar espacios para la conservación de documentos. Adelantar la adquisición de la planta eléctrica del edificio BANCOL


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