EL MONITOREO EL MONITOREO CARACTERÍSTICAS Y FINALIDADES INDICADORES INDICADORES PLANEAMIENTO ESTRATEGIO HERRAMIENTAS DE APLICACIÓN HERRAMIENTAS DE APLICACIÓN.

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1 EL MONITOREO EL MONITOREO CARACTERÍSTICAS Y FINALIDADES INDICADORES INDICADORES PLANEAMIENTO ESTRATEGIO HERRAMIENTAS DE APLICACIÓN HERRAMIENTAS DE APLICACIÓN MICROSOFT PROYECT

2 EL MONITOREO CARACTERÍSTICAS Y FINALIDADES El monitoreo consiste en el análisis periódico de la ejecución de un programa, con el objetivo de lograr una identificación permanente del grado de cumplimiento de las acciones y las actividades de cada componente (Proyectos), el cronograma de trabajo, y los resultados acordes a lo planificado, lográndose de esta manera la implementación de acciones correctivas y re planificar, en relación a las mismas

3 La propia sinergia del proceso de ejecución de un programa, determinan la imposibilidad de considerar la planificación como un proceso estático; por lo cual es necesario implementar cambios durante el proceso de implementación, particularmente en este caso estudiado, que el programa cuenta con diversos proyectos articulados, con diversas Instituciones involucrados (Gubernamentales, gobiernos Subnacionales) y con mucha incidencia en la sociedad civil, en especial en el caso de la defensa costera de concepción.

4  El monitoreo es una herramienta, indispensable y básica, para la adecuación permanente del programa; por el cual es determinante que el diseño del sistema de monitoreo se realice en la etapa de la planificación del programa.  El monitoreo al ser una herramienta integral de gestión, contempla no solo el seguimiento estrictamente físico- financiero, sino también, la cobertura efectiva de las mismas y los resultados alcanzados.

5  Este punto es el que determina la diferencia entre monitoreo y las actividades propias de auditoría, al ser una instrumento de seguimiento interno y permanente, y no exclusivamente de control y fiscalización externa de los recursos ejecutados y disponibles.  Para el monitoreo, la información cuantitativa y cualitativa, suministrada por el Programa, es la base de su implementación

6 Como herramienta de evaluación constante de la gestión del Programa, el monitoreo ayuda a lograr los objetivos en un marco presupuestario y temporal definido y es un recurso indispensable para la optimización de la implementación del Programa. No se pueden ejecutar los programas adecuadamente, sin contar con la información sobre sus debilidades, fortalezas y recursos disponibles

7 LAS FINALIDADES DE ESTA HERRAMIENTA SON:  Proporcionar información permanente a los responsables y técnicos del programa acerca del grado de ejecución de las actividades del mismo, la forma de utilización de los recursos disponibles y el nivel de logro de los resultados esperados.  Facilitar, a través de lineamientos claros, la tarea de modificar lo anteriormente planificado.

8 PROCEDIMIENTO SUGERIDO PARA EL DISEÑO DEL MONITOREO El diseño del monitoreo se realiza durante la planificación del Programa, es decir antes de que el Programa comience su ejecución. Para ello, se deben considerar los siguientes pasos metodológicos:

9 Construcción de Indicadores. Para el monitoreo se proponen cuatro categorías generales de indicadores.  Indicadores de Proceso: facilitan el seguimiento, de la implementación de las actividades del Programa. Están estrictamente relacionados con la ejecución del mismo y dan cuenta de su desempeño.  Indicadores de Producto: información de lo ejecutado por el Programa.  Indicadores de Cobertura: información en cuanto a la relación del Programa, en el alcance de las metas de cobertura planificadas.  Indicadores de Resultados: nos permite información, en cuanto al grado de alcance de los objetivos específicos del Programa y la relación del mismo, con los factores críticos del Programa.

10 MATRIZ INFORMACIÓN BÁSICA Información básica  Presupuesto total, por componente.  Presupuesto ejecutado total, por componente, a la fecha de compromisos de Recursos.  Gastos operativos (personal, bienes de consumo, servicios no personales y bienes de uso), por total programa.  Actividades planificadas.  Actividades realizadas.  Número de obras realizadas.  Numero de obras proyectadas.  Costo unitario de obras.  Numero de actividades - proyectos iniciados.  Numero de actividades - proyectos concluidos.  Tiempo y forma de entrega de la obra.  Uso efectivo de los proyectos.

11 INDICADORES Indicadores de PROCESO 1.Cumplimiento de la Programación 1. - Cronograma de Ejecución Física 2.- Distribución de Recursos y Calendario de Implementación 3. - Montos a ser comprometidos 1.Distribución de los Recursos del Préstamo. Indicadores de PRODUCTO Cuadros Anuales Indicador de COBERTURA 1.Cumplimiento de la meta de cobertura (relevamiento trimestral) C11 Indicadores De RESULTADO 1.Alcance de los resultados. Cuadro por componentes. Resultados obtenidos en relación con los objetivos específicos proyectados. Cuadro N°

12 ALCANCE DEL SISTEMA DE MONITOREO DEL PROYECTO  El Sistema de Monitoreo consiste en un conjunto de herramientas que permiten determinar como las actividades y los insumos que se están ejecutando, para cumplir con los objetivos establecidos, en el Proyecto.  El Sistema de Monitoreo permite una verificación continua de la fase de ejecución de actividades del Proyecto de Mejoramiento y Ampliación de la Defensa Costera y Canales de la ciudad de Concepción.  Se realiza en función del cronograma de actividades previamente acordado y en función que requiere cada actividad. Así mismo, provee una retro alimentación continua del desarrollo de actividades que permite identificar factores de éxito y ejes problemáticos de manera a ajustar el curso de acción.

13 HERRAMIENTAS DE APLICACIÓN Las herramientas utilizadas para la investigación:  Cronograma general de actividades.  Los Formularios, para la obtención de las informaciones básicas en cada uno de los niveles.  El Microsoft Project que determinará la ruta critica.

14 PROPUESTA DE UN SISTEMA MONITOREO  El Sistema de Monitoreo, debe contar indefectiblemente con un Marco Lógico en la que se contemplan todas las etapas.  El Marco Lógico describe el fin, el propósito, los resultados esperados y las actividades que se prevé realizar para el cumplimiento en cada etapa del seguimiento.  Así mismo, se incluyen los indicadores, los medios de verificación y los supuestos sobre las cuales se basa en el cumplimiento de los objetivos del seguimiento.

15 Fin  El plan de monitoreo tiene como fin la “Obtención de indicadores o informaciones oportunas sobre el avance del Proyecto. Propósito  El propósito del plan de monitoreo en el “cumplimiento de los cronogramas o plan de ejecución del Proyecto verificados”.  Tanto el Fin como el Propósito del plan operativo se describen en el cuadro del Marco Lógico del Plan de Monitoreo.

16 RESULTADOS Y ACTIVIDADES En el cuadro del Marco Lógico del Plan de Monitoreo se describen los resultados esperados y las actividades previstas y son: Para la obtención de estos resultados se dispone la realización de dos (2) actividades con la preparación de los informes y el análisis y registros de los mismos. SISTEMA DE MONITOREO DISEÑADO INFORMES NECESARIOS INFORMES MENSUALES SOBRE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS. Con este resultado se pretende disponer de un sistema aplicable según lo dispone el esquema del Manual Operativo POA y Cronograma de Actividades.

17 Para la obtención de este resultado se realizaran dos (2) actividades en el control, ordenamiento y actualización de archivo de documentos. INFORMES REGULARES SOBRE ACCIONES. Para la obtención de este resultado se realizaran tres (3) actividades con la preparación de informes trimestrales, semestrales y anuales de implementación del POA. ARCHIVO DE DOCUMENTOS POR DEPENDENCIA.

18  A partir de los indicadores construidos, se debe establecer, el tipo de información básica que será requerida, la periodicidad de su relevamiento y los instrumentos para que sea registrada de acuerdo con las necesidades establecidas en el diseño del sistema.  Los indicadores a ser utilizados, deben ser lo suficientemente claros y adaptables al proceso de ejecución del Programa y/o sus Proyectos, a continuación se detallan en el cuadro los indicadores propuestos: METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE INDICADORES.

19 Estos se construyen utilizando el marco lógico a partir de los resultados y/o productos esperados descriptos en las secciones. Resultados y/o productos esperados de la investigación IndicadoresMedios de verificaciónObservaciones Objetivos particularesObservaciones

20  Identificar los indicadores y medios de verificación necesarios para monitoreo del proyecto. Estos se construyen a partir de los objetivos generales del proyecto.  Es imprescindible contar con información de base que servirá como punto de partida, en el caso de no contarse con un estudio el cual provea los elementos necesarios a ser considerados para la elaboración de la línea de base del proyecto. IDENTIFICACIÓN DE LOS INDICADORES Y MEDIOS DE VERIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DE BASE NECESARIA PARA LA EVALUACIÓN FINAL DEL PROYECTO.

21 ÍtemsIndicadorMedios de verificación Información de base necesaria Información disponible y acciones acordadas I. Objetivo General II. Impacto del Proyecto

22 Título del Proyecto: Institución ejecutora: Institución responsable: Apellido y Nombre del Consultor responsable: FORMULARIO DE MONITOREO Plan de Trabajo ACTIVIDADESCONTENIDOPRODUCTOEJECUCION N°Nombre Condiciones Especiales

23  Presentación del Plan Operativo del Proyecto.  Vigencia del Reglamento operativo.  Contratación de Recursos Humanos. Plazos para desembolsos Ejecución del Proyecto  Proceso licitatorio  Adjudicación de obra  Firma de contrato  Desembolso de anticipo.  Desembolsos.  Recursos adicionales  Solicitud de ampliación de contrato.  Ampliación de contrato.  Desembolsos.

24 Informes.  Informes bi mestrales de consultores.  Avance físico y financiero.  Estado de los desembolsos y el avance general del Proyecto.  Estimación de metas logradas y beneficiarios. Supervisión de obras y control de ejecución  Seguimiento y control de las medidas ambientales.  Fiscalizar la ejecución de las medidas de protección ambiental.  Revisión ambiental intermedia. Aspectos Financieros  Cuenta especial.  Autorización de desembolsos.

25 Proceso de Desembolso  Presentación de solicitud de pago.  Autorización de la fiscalización.  Verificación Unidad Técnica.  Verificación MOPC.  Remisión al Organismo encargado.  Proceso de pago.  Proceso de Pago a Instituciones Financieras.  Proceso de Pago a Organismos Financieros.  Remisión a Organismos Bancarios Nacionales.  Auditoria financiera

26 PLANEAMIENTO ESTRATEGIO Es una herramienta central para el logro de una administración Acertada, ya que tiende a disminuir al máximo, el margen de error de las actividades de la organización. La ventaja de su aplicación, reside en permitir una planificación adecuada, en función de objetivos analizados previamente. Ahora bien, podemos describir el ámbito en el que se desarrolla esta actividad en cuatro preguntas básicas: ¿Dónde estamos en este momento? ¿Dónde estamos en este momento? ¿A dónde queremos llegar? ¿A dónde queremos llegar? ¿Cómo haremos para llegar hasta allí? ¿Cómo haremos para llegar hasta allí? ¿ En qué medida logré lo que me propuse? ¿ En qué medida logré lo que me propuse?

27 GESTIÓN DE PROYECTO  Se entiende por gestión de a la tarea de generación, desarrollo, materialización, control y evaluación de todo el ciclo de vida del Proyecto.  El término gestión, subraya la importancia de entender al Proyecto en toda su complejidad.  Para la concreción del Proyecto, se requerirá la definición de la idea, los estudios pertinentes, resolver el financiamiento, estudiar los objetivos y el modo de alcanzarlos, controlar su ejecución.

28 ¿QUÉ ES ENTONCES UN PROYECTO? Podemos decir que un proyecto, es un conjunto de acciones planificadas en función de un objetivo, en un plazo determinado. CARACTERÍSTICAS  Se denominan características, a los factores que inciden directa o Indirectamente en la determinación de los objetivos del proyecto, que afectan real o potencialmente su desarrollo, y que influyen en su resultado.

29 LAS CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO SON LAS SIGUIENTES: 1.EL TIPO DE PROYECTO  Proyectos de negocios, planes de inversión.  Proyecto de empresa.  Lanzamiento de un producto, negocio o servicio.  Estudio de proyecto para la realización de un producto único ( vivienda, obras de ingeniería, etc.).  Proyecto de interés social.  Estudio de un ciclo de un proceso de producción y de su repetición.

30 2. LOS OBJETIVOS PRIORITARIOS DEL PROYECTO  Obtener beneficios económicos.  Lograr un óptimo aprovechamiento de los recursos existentes.  Lograr para un producto, un porcentaje de un mercado.  Terminar un proyecto en un plazo determinado.  Mejorar condiciones sociales o de infraestructura.  Obtener para su organización un flujo de fondos que le permita afrontar otro proyecto.

31 3. LOS RECURSOS DISPONIBLES PARA LA PROGRAMACIÓN, EL DESARROLLO Y EL SEGUIMIENTO  Grado de conocimiento en gerenciamiento de proyectos.  Conocimiento de la materia específica del proyecto.  Posibilidad de asesoramiento.  Grado de desarrollo del mercado en cuestión. 4. EL TIEMPO ESTIMADO DE PROGRAMACIÓN, QUE DEPENDE DE:  Las condiciones externas e internas.  El grado de urgencia de comienzo y fin de cada proyecto.  Los recursos disponibles para realizar el gerenciamiento.

32 ETAPAS DE UN PROYECTO Un proyecto se divide en etapas, que marquen el avance parcial en el desarrollo del mismo. A continuación, detallaremos las diferencias etapas a seguir:  Análisis del proyecto: comprende desde el surgimiento de la idea, hasta las conclusiones del estudio de la factibilidad técnica y económica.  Desarrollo del proyecto: esta etapa incluye la definición de sus características, los objetivos y al programación de tareas, necesarias para alcanzarlos.  Seguimiento: una vez comenzado el proyecto, se inicia el seguimiento de los procesos proyectados.  Evaluación: es la última etapa y mide el grado de alcance de los  objetivos fijados y la precisión de la programación.

33 ETAPAS DE PROYECTO – TAREAS DEL GERENCIADOR IDEA - NECESIDAD ANALISIS DE FACTIVILIDAD OBJETIVOS Y OBJETIVOS Y CARACTERISTÍCAS CARACTERISTÍCAS PROGRAMACIÓN SEGUIMIENTO EVALUACIÓN DE RESULTADOS RESULTADOS  Entender idea y necesidad  Predefinir el proyecto  Realizar o delegar análisis:  Económico financiero: Técnico: De riesgo  De acuerdo a estos estudios: Reformular y volver a analizar  Desistir del proyecto ó seguir  Estudiar los requerimientos de resultado  Entender las limitaciones de borde  Definir objetivos del proyecto y estructura  Definir y comunicar políticas de calidad.  Definir, comunicar y registrar características del proyecto.  Estudiar tiempos y métodos.  Programar tareas, relaciones entre tareas.  Gestionar recursos. Presupuestar  Inicio del proyecto  Relevar datos de avance, desviaciones presupuestarias.  Solucionar atrasos.  Prever problemas y tomar mediadas.  Realizar, comunicar y registrar cambios.  Cierre del proyecto.  Evaluar resultados del proyecto  Evaluar desempeños  Evaluar la programación y el seguimiento.

34 La importancia del Gerenciamiento La programación como ahorro de Recursos  A riesgo de realizar una simplificación, exagerada, podemos decir que la programación, es el desarrollo de metodológico y práctico de la idea.  Para alcanzar los objetivos propuestos, es fundamental analizar el punto de partida, el contexto y la situación de la organización a los efectos de terminar la factibilidad técnica y económica de la realización del proyecto. El gerenciamiento tiene al menos, cuatro fases de desarrollo conceptualmente importantes. A saber: ANTES DEL PROYECTO Idea, Análisis e Inicio del Proyecto. Idea, Análisis e Inicio del Proyecto. DURANTE EL PROYECTO  Programación.  Seguimiento. DESPUÉS DEL PROYECTO  Cierre y Evaluación de Resultados.

35 Tareas del Responsable de Proyecto Es fundamental para alcanzar los objetivos propuestos, que el responsable analice el proyecto, lo defina, y realice la programación, el seguimiento y evaluación de Resultados. 1.ANÁLISIS Se debe analizar: El punto de partida del proyecto.El punto de partida del proyecto. El contexto.El contexto. La situación actual de su organización.La situación actual de su organización. La factibilidad técnica y económica.La factibilidad técnica y económica.

36 2. PROGRAMACIÓN En este punto, se debe determinar, la forma en que se alcanzará el objetivo:  Las tareas a desarrollar y sus relaciones.  Los recursos necesarios.  Las responsabilidades.  La forma de comunicación durante el proyecto.

37 3. SEGUIMIENTO El seguimiento consiste en:   Evaluar en que medida avanza el proyecto, de acuerdo a lo programado.   Responder rápidamente, anta cualquier imprevisto. Resumiendo, el seguimiento permite:   Ser cociente de errores y aciertos de la programación y actuar en función de los mismos.   Tomar las decisiones necesarias durante el proyecto y poder evaluar las consecuencias de la mismas.   Recabar datos útiles para programar el tiempo restante del proyecto coco así también de los próximos proyectos, de una manera más eficiente.

38 4. EVALUACIÓN Al evaluar los resultados se logra:  Aprender de la tarea realizada.  Aumentar el conocimiento especifico sobre su organización.  Registrar datos reales.  Tomar decisiones en función de los mismos.

39 Proyecto Para plantear los objetivos del proyecto, se deben tener en cuenta las conclusiones obtenidas al momento de realizar el:  Análisis técnico.  Análisis económico financiero.  Análisis de riesgo. Para realizar la programación, es importante no alejarse de los aspectos centrales que hacen al éxito del proyecto. No se deben perder de vista:  Objetivos y metas del proyecto.  Áreas y tareas críticas para el plazo o el costo.  Áreas y tareas que aportan valor.

40 IDEA – NECESIDAD PREDEFINICIÓN DE PROYECTO PREDEFINICIÓN DE OBJETIVOS Y CARACTERISTICAS FACTIBILIDAD ECONÓMICA FACTIBILIDAD TÉCNICA ANÁLISIS DE RIESGO REFORMULACIÓN DEL PROYECTO OBJETIVOS Y CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO PROGRAMACIÓN SEGUIMIENTO EVALUACIÓN DE RESULTADOS

41 Estructura de la Programación Es la herramienta mas fácil de entender y la mayor difusión. Además, es un elemento indispensable en la presentación de un proyecto. Para poder realizarlo, se debe analizar el proyecto de manera de poder expresarlo, como un listado de tareas. Estas tareas se representan como barras en una escala de tiempo, elegidas con sensatez y teniendo en cuenta, los tiempos del proyecto. Así mismo es necesario estimar, además de las etapas, la duración y el inicio de cada una de ellas. Técnicas Básicas de Programación Diagrama de Barras o Gantt

42 El diagrama de barras tal tal como fue visto hasta ahora, no contempla de ninguna forma la relación establecidas entre las tareas. Por lo tanto, se hace difícil establecer rápidamente la repercusión de los retrasos en las tareas iniciales, sobre el tiempo total de proyecto. Para programar un proyecto correctamente, se debe contemplarse cuáles son las relaciones entre las tareas (qué tareas pueden realizarse al mismo tiempo, cuales deben terminarse para que empiece la siguiente, etc.) La gran ventaja del diagrama de barras, es la claridad y la simplicidad en que se exponen los tiempos y los recursos necesarios del proyecto. Esta ventaja, lo convierte en una poderosa herramienta de análisis y de comunicación Diagrama de Barras Combinada con Recursos

43 Los pasos a seguir para confeccionar un diagrama de red, son los siguientes:  Listar las actividades.  Relacionar unas con otras a través de una red, conectando las tareas vinculadas entre sí.  Estimular la duración de las actividades y determinar el comienzo y el fin de las mismas.  Calcular márgenes disponibles.  Prever los recursos necesarios. Análisis de Red o Pert

44 TAREASDURACIÓNINICIO 1 Plan estratégico 2 semanas 10 de agosto 2 Definir oportunidad de negocio 1 semana Al terminar la tarea 1 3 Estudiar condiciones de borde 2 semanas Al terminar la tarea 1 4 Plan de Acción 2 semanas Al terminar 2 5 Poner en práctica el plan inicial 5 semanas Al terminar 3 y 4

45 ANÁLISIS DE RED CON PRECEDENCIAS Para confeccionar un análisis de red con precedencia, debe confeccionar para cada Tarea, el siguiente cuadro. Luego, cada una de estas tareas debe relacionarse con las otras tareas, por medio de flechas según la secuencia que sigue. Comienzo más temprano (duración) Fin más temprano Comienzo más tardío Número de tareas Fin más tardío

46  Analizando los gráficos de las figuras anteriores, existen tareas con ciertos márgenes de tiempo y tareas que no tienen ningún margen.  La tarea 4 “Plan de Acción”, debe comenzar en la semana 3 y su duración debe ser de 2 semanas, de forma tal de terminar en la semana 5. Cualquier alteración, en el comienzo o en la duración de la tarea, por el motivo que fuera, tendrá alguna consecuencia sobre la duración del proyecto.  En cambio la tarea 3 “Estudio de condiciones de borde”, puede iniciarse la semana 2 ó 3. Empezar esta tarea en la semana 3, no implica ningún retraso en la fecha de finalización del proyecto.  Para identificarlo rápidamente en el análisis de red con precedencia, las tareas que conforman el camino crítico, fueron marcadas con una línea más gruesa en la parte superior. Camino Crítico